Cómo redactar documentos utilizando la redacción de plantillas

Visión general

Dentro de CaseGuard, puede redactar un número infinito de documentos con un formato similar utilizando la Redacción de plantillas. Utilice la herramienta Documento manual para redactar primero un documento y, a continuación, guárdelo como plantilla en la barra de herramientas de la izquierda. Esta plantilla puede utilizarse indefinidamente en cualquier documento futuro que siga el mismo formato.

¿Qué significa esto exactamente? La ubicación específica en la que se dibujaron los cuadros de redacción se guarda dentro de la plantilla. Esas casillas se reproducirán en el mismo lugar en cualquier documento futuro al que se aplique la plantilla.

La función Template Redaction es especialmente útil para formularios o informes que tienen un formato consistente, como los formularios médicos. Los usuarios podrían redactar información de identificación personal (IIP) como “Nombre”, “Correos electrónicos” y “Números de teléfono” de un formulario utilizando la herramienta Documento manual. Al aplicar las redacciones a un formulario médico y guardarlo como plantilla, podemos aplicar esta “plantilla de formulario médico” utilizando la herramienta Plantilla en miles de los mismos formularios médicos con un trabajo manual mínimo.

La herramienta Template puede:

• Crear una plantilla para agilizar el proceso de redacción
• Gestionar plantillas creadas anteriormente
• Aplique varias plantillas a cualquier documento

Siga los pasos para crear una plantilla

• Empieza por seleccionar el botón Documento manual de la barra de herramientas de la izquierda y dibuja sus cuadros de redacción sobre la información identificable, como nombres o correos electrónicos, dentro de una página de su documento.

• Oprima en Plantilla bajo la Barra de herramientas de la izquierda y, a continuación, oprima en “Guardar como plantilla.” Aparecerá la ventana “Guardar como plantilla PDF”.

• Añade un Nombre de plantilla para recordarlo para futuros usos.
• En “Guardar redacciones de“, los usuarios tienen dos opciones:
  • Oprima en “Todas las páginas” para guardar las redacciones de todas las páginas del documento como plantilla.
  • Oprima en “Seleccionar páginas” para guardar las redacciones de las páginas necesarias.

• Obtenga una vista previa de la plantilla censurada en el campo Vista previa de la parte derecha de la ventana emergente.
• Oprima en “Guardar” en la parte inferior derecha de la ventana para crear una Plantilla para utilizarla en el futuro en tipos de documentos similares.

Gestione sus plantillas

• Oprima en  Plantilla en la Barra de herramientas de la izquierda y, a continuación, oprima en “Administrar plantillas PDF“. Aparecerá una ventana emergente Administrar plantillas PDF.

• Dentro de la ventana:
  • Busque sus plantillas guardadas utilizando la barra de búsqueda de la parte superior. El número que aparece en la barra de búsqueda es el número total de plantillas guardadas en CaseGuard Studio.
  • Aplique una de sus plantillas oprimiendo en Aplicar plantilla. Aparecerá la ventana Aplicar plantilla PDF, donde podrá previsualizar y aplicar la plantilla.
  • Oprima en Eliminar  para eliminar una plantilla.
    • Nota: no podrá deshacer esta acción.

Aplicar una plantilla

• Oprima en Plantilla en la barra de herramientas de la izquierda y oprima en Aplicar plantilla PDF. Aparecerá una ventana emergente.
  • También puede acceder a la misma ventana emergente oprimiendo en dentro de la ventana emergente Administrar plantillas PDF.

• Oprima en el menú desplegable “Seleccionar una plantilla” y elija la plantilla que desea utilizar.
• En “Aplicar plantilla en“, seleccione aplicar a  Todas las páginas o Páginas seleccionadas.
• Oprima en “Aplicar.” La Plantilla de Redacción comenzará a aplicarse a sus documentos.
• Una vez completado el proceso de redacción, oprima en Exportar del Barra de atajos o el Panel de lista de tareas para procesar el archivo.

Veámoslo en acción.

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