10 أشياء يجب البحث عنها في نظام إدارة الأدلة الحديث

إذا كنت قد توصلت إلى استنتاج مفاده أن الوقت قد حان أخيرًا لترقية غرفة الأدلة الخاصة بك باستخدام نظام حديث لإدارة الأدلة، فإن الخيارات العديدة المتاحة لك قد تكون مربكة ومحبطة في آن واحد. على الرغم من أن أنظمة الأدلة قد تبدو متشابهة إلى حد ما ظاهريًا، إلا أنك كلما تعمقت أكثر كلما وجدت اختلافات أكثر.

السؤال الأول، وربما السؤال الأهم الذي يجب أن تطرحه هو “ما الذي أريد تحقيقه؟ إذا كانت غرفتك مثل معظم غرف الأدلة، فمن المتوقع أن تتعامل ليس فقط مع الأدلة المادية، ولكن أيضًا مع العديد من أشكال الأدلة الرقمية. هل تبحث عن جدول بيانات مبجّل بميزانية محدودة؟ هل أنت بحاجة إلى نظام أدلة يمكنه التعامل مع أي شيء يمكنك إلقاءه عليه، الآن وفي المستقبل؟ هل أنت مستعد لدفع مبلغ كبير من المال مقدماً؟ هل ستسمح ميزانيتك بالرسوم التعاقدية الحتمية المرتبطة بالدعم والترقيات؟

لقد اعتقدنا أنه قد يكون من المفيد مناقشة بعض الميزات الرئيسية التي قد تكون فكرت فيها بالفعل أو لم تفكر فيها. من الواضح أن هناك العديد والعديد من الأشياء التي ستلعب دوراً في قرارك، ولكن دعنا نبدأ بهذه الأشياء العشرة.

من أجل إجراء هذه المناقشة، دعنا نفترض أنك تبحث عن نظام كامل لإدارة الأدلة ولديك الأموال الكافية لشرائه. من الواضح أن السعر مهم بالنسبة لنا جميعًا، لكننا لسنا مهتمين به بشكل كبير في هذه المرحلة من مناقشتنا.

1. يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الجديد، أولاً وقبل كل شيء، سهل الاستخدام. تنجذب معظم الوكالات نحو الأنظمة التي تسمح للضباط بإدخال البيانات مباشرة في النظام. إذا وجد الضباط صعوبة في استخدامه، فستخوض معركة شاقة منذ اليوم الأول. يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك بديهيًا وسهل الاستخدام. يمكنك أن تتوقع بعض المقاومة (دعنا نواجه الأمر، رجال الشرطة يكرهون التغيير)، ولكن كلما كان النظام أسهل في التعلم والتذكر، كلما قلّت المشاكل التي ستواجهها في المستقبل. تجنب، قدر الإمكان، التكرار. نحن جميعًا نكره إدخال نفس البيانات مرتين أو ثلاث مرات اعتمادًا على الشاشة التي نعمل عليها.
2. فيما يتعلق بهذا الموضوع، لكي يفهم ضباطك نظام إدارة الأدلة الجديد ويقبلونه، ستحتاج إلى القدرة على تخصيص النظام ليناسب احتياجات وكالتك. يمكن أن يتولد الإحباط من شيء بسيط مثل تسمية رقم القضية بـ “رقم التقرير” أو “رقم الحادثة”. إذا كان ضباطك يطلقون عليه “رقم قضية” منذ 25 عامًا، فوفر على نفسك الصداع وتماشى مع التيار. يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك مرنًا بما يكفي للسماح لك بتخصيص نظام أدلة يناسبك أنت. فمن المؤكد أن مقاس واحد لا يناسب الجميع.
3. إن الوظيفة الأكثر أهمية لأي نظام جديد لإدارة الأدلة هي القدرة على تخزين بياناتك بأمان وأمان. ربما تكون قد خضت بالفعل نقاش “الخادم مقابل السحابة”. هل الإدارة العليا مرتاحة للتخزين السحابي؟ هل هم مرتاحون للرسوم المرتبطة بالتخزين السحابي؟ من الناحية المثالية، يكون نظام إدارة الأدلة الجديد مرنًا بما يكفي للسماح لك بالاختيار الصحيح لوكالتك. لا تنسى، إذا اخترت خادمًا داخليًا، فستحتاج أيضًا إلى نظام نسخ احتياطي موثوق به.
4. هل أنظمة إدارة الأدلة التي تقوم بتقييمها “حديثة” على الإطلاق؟ في بعض الأحيان، يعلق بائعو البرمجيات في روتين مع تكنولوجيا قديمة لأن قاعدة عملائهم الحالية لا تريد التغييرات أو الترقيات المفروضة عليهم. ابحث عن أشياء مثل تصميم الويب سريع الاستجابة والقدرة على استخدام متصفحات متعددة. هل هناك تطبيقات وظيفية للهاتف المحمول لأنظمة الأدلة التي تفكر فيها؟ نحن نرى المزيد والمزيد من الوكالات تطالب بالقدرة على القيام بأكبر قدر ممكن من العمل في الميدان، على الأجهزة المحمولة وأجهزة إدارة الأدلة المتنقلة. لا تفترض أن أي نظام لإدارة الأدلة يستخدم تقنية الباركود هو نظام “حديث”. فتكنولوجيا الرمز الشريطي الشريطي موجودة منذ عقود.
5. هل تقوم أنظمة إدارة الأدلة التي تفكر في استخدامها بتأمين الأدلة الرقمية بشكل كافٍ وتعاملها بنفس أهمية الأدلة المادية؟ يحتاج الضباط إلى معرفة أنه عندما يقومون بتحميل الصور ومقاطع الفيديو، فإنها ستكون موجودة بالفعل في اليوم التالي. ليس هناك ما هو أكثر إحباطاً للضابط من أن يسمع أن صوره “مفقودة” بسبب وجود مشكلة أثناء التحميل. هذا يعود إلى سهولة الاستخدام. يجب أن يقوم نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك حرفيًا بتوجيه الضابط خلال عملية التحميل، وإيقافه إذا كان يقوم بشيء خاطئ، وحفظ عمله إذا تم استدعاؤه في حالة الطوارئ، وتقديم المساعدة إذا لزم الأمر، وإعلامه بأنه أكمل المهمة التي بين يديه بنجاح بمجرد انتهائه. من الناحية المثالية، سيكون لديك أنت وموظفيك القدرة على تقييد الوصول إلى الصور ومقاطع الفيديو الحساسة للأشخاص الذين يحتاجون بالفعل إلى الوصول إليها فقط.
6. تأتي الأدلة الرقمية في العديد من التنسيقات لدرجة أنه يكاد يكون من المستحيل مواكبة ذلك. هل يمكن لنظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك التعامل مع أي تنسيق قد تواجهه؟ هل ستتمكن من تشغيل معظم تنسيقات الفيديو الشائعة داخل البرنامج؟ أم ستحتاج إلى تنزيل مشغل خارجي واستخدامه؟ إذا كنت لا تفهم برامج الترميز، فستفهمها قريباً!
7. تخزين البيانات المرتبطة بعشرات الآلاف من الأدلة أمر رائع، على افتراض أنه يمكنك بالفعل العثور على ما تبحث عنه عندما تحتاج إليه. محرك بحث قوي وسهل الاستخدام أمر بالغ الأهمية.
8. ربما تكون إحدى أهم الميزات التي يجب فحصها عن كثب هي سلسلة العهدة. يجب أن تبدأ السلسلة بإدخال البيانات الأولية وتعكس كل تغيير تم إجراؤه على السجل. إذا أخطأ الضابط في تهجئة اسم المشتبه به وأجرى تقني الأدلة تصحيحًا، فمن الأفضل أن تظهر السلسلة ذلك. عندما ينتقل غرض ما من خزانة مؤقتة إلى صندوق تخزين، من الأفضل أن يظهر ذلك بشكل صحيح في السلسلة. هل يمكن لأي شخص، وأعني أي شخص، تغيير السلسلة بأي شكل من الأشكال؟ إذا كان الأمر كذلك، استمر في البحث. سيتعلم محامو الدفاع قريبًا تقدير سلسلة الأدلة التي لا يمكن أن تكون خاطئة.
9. هل تسمح لك أنظمة إدارة الأدلة التي تقوم بتقييمها بتخويل حقوق ومستويات وصول مختلفة للمستخدمين لمختلف الضباط أو المجموعات؟ هل قد ترغب يومًا ما في منح المدعين العامين لديك وصولاً محدودًا حتى يتمكنوا من مراجعة السجلات والأدلة الرقمية بأنفسهم، دون خلق عبء عمل زائد على موظفيك؟ كيف قد ترغب في نهاية المطاف في مشاركة أدلتك الرقمية؟
10. هل سيكون نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك “قائماً بذاته” أم سيتم ربطه مع نظام إدارة الأدلة الحالي؟ كيف ستتم عملية نقل البيانات بسلاسة ودقة؟ هل ستكون عملية نقل البيانات لمرة واحدة أم ستكون واجهة مستمرة بين أنظمة برمجية معقدة؟ إذا لم تكن قد استشرت أخصائيي تكنولوجيا المعلومات لديك، فربما يجب عليك القيام بذلك قبل المضي قدمًا.

حظًا موفقًا وأنت تتخذ هذا القرار الأكثر أهمية لضباطك ووكالتك. ستعيشون جميعًا معه لسنوات قادمة. إنه يستحق كل اهتمامكم وتركيزكم. بينما قد تحصل على فرصة ثانية، إلا أنها ستكون باهظة الثمن!