لماذا برامج إدارة الأدلة؟ الطريقة القديمة لا تزال تعمل!

Often, when talking to department heads at small or mid-size law enforcement agencies about their

غرفة الأدلة وما إذا كانت قد تستفيد من برامج إدارة الأدلة أم لا، نسمع “الطريقة القديمة لا تزال تعمل”. ولكن هل هي كذلك؟ حقًا؟ لا يسعني إلا أن أتساءل عما إذا كان رئيس القسم يفهم حقًا العمليات اليومية في غرفة الأدلة، أو إذا كان يعتقد أن “الطريقة القديمة لا تزال تعمل” لمجرد أنه لا يسمع أي شكاوى.

إن “الطريقة القديمة” لإدارة الأدلة تعتمد دائمًا على الورق تقريبًا، وتبدأ عندما يجمع الضابط دليلًا في مسرح الجريمة. يقوم الضابط إما بوضع علامة على الدليل أو يضع الدليل في حقيبة الأدلة ويكتب بعض المعلومات عن الدليل على الحقيبة نفسها، ربما رقم القضية وتاريخ الحادث وعنوانه. ومن المحتمل أن يتم تخصيص رقم للأدلة للأدلة، وبحلول نهاية مناوبته/مناوبتها يكون الضابط قد سلّم الدليل إلى غرفة الأدلة أو وضعه في خزانة تخزين مؤقتة ليتم استرداده لاحقًا من قبل موظفي غرفة الأدلة. وعادةً ما يكون تقرير الأدلة المكتوب بخط اليد مصحوبًا بالأدلة، مع إرفاق نسخة منه بتقرير القضية. هناك دائمًا تقريبًا بعض الازدواجية في الجهد، وهناك دائمًا احتمال حدوث خطأ بشري وسوء الكتابة اليدوية والإهمال العام.

عندما يتلقى أمين الأدلة الأدلة، يجب عليه تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى عمل مخبري أم لا، وما إذا كان هناك حاجة إلى إجراء أي إخطارات، ثم تعيين موقع تخزين دائم ووضع العنصر على رف أو في صندوق. عادةً ما يتم تسجيل العناصر في سجل رئيسي. تتطلب العديد من الوكالات أيضًا من أمين الأدلة إدخال أي بيانات تتعلق بالأدلة في نظام إدارة السجلات.

ويمكن أن يعني تتبع الأدلة طوال دورة حياتها ملاحظات فوضوية مكتوبة بخط اليد على تقارير الأدلة، وتحديثات في السجل، وإدخال بيانات إضافية في نظام إدارة السجلات في أي وقت تتغير فيه حالة العنصر أو موقع تخزين الأدلة. وأقل ما يمكن قوله هو أن الحفاظ على سلسلة عهدة يمكن الدفاع عنها يمثل تحديًا.

هذه الطريقة التي تتطلب عملاً مكثفاً لا تزال تُستخدم في آلاف وكالات إنفاذ القانون في الولايات المتحدة وحول العالم. في حين أنها لا تزال تعمل، إلا أننا نود أن نشير إلى بعض الأشياء التي قد تفوتك إذا كنت لا تزال تقوم بها “بالطريقة القديمة”.

• كل دقيقة إضافية يقضيها الضابط في كتابة تقرير الأدلة هي دقيقة أخرى لا يقضيها في الشارع. إنها حقيقة أن أنظمة إدارة الأدلة الورقية تهدر وقتًا ثمينًا.
• إن اكتشاف الأخطاء وتصحيحها في النظام الورقي أمر صعب ويستغرق وقتاً طويلاً. مع معظم الأنظمة الحديثة، توجد أنظمة لمنع الأخطاء البشرية واكتشافها.
• هل يقوم أمناء الأدلة لديك بعمليات تدقيق منتظمة وعشوائية؟ يكاد يكون من المستحيل إجراء جرد دقيق كل ثلاثة أشهر أو حتى كل عام. كيف يمكنك التأكد مما يوجد في غرفة الأدلة الخاصة بك؟
• لا يوجد أي إحساس بالتعاون بين أمناء الأدلة والضباط والمحققين والمدعين العامين في الأدلة الورقية.
• وتصبح المهمة الصعبة للغاية المتمثلة في الحصول على الاعتماد مستحيلة عمليًا بدون نظام حديث وقادر على إدارة الأدلة.
• يمكن بسهولة تغيير سلسلة الحيازة في النظام الورقي ومهاجمتها من قبل محامي الدفاع.
• يمكن أن يكون من الصعب أو المستحيل تحديد مكان العناصر المفقودة أو المفقودة دون استخدام الماسحات الضوئية للرموز الشريطية والتكنولوجيا الحديثة.
• يمكن الطعن بسهولة في أنظمة إدارة الأدلة الورقية في المحكمة.
• يمكن لبعض أنظمة إدارة الأدلة الحديثة أيضًا التعامل مع تخزين الأدلة الرقمية وتأمينها. ليست هناك حاجة لنسخ الصور ومقاطع الفيديو على قرص أو حفظها في نظام منفصل.
• تتمتع أفضل الأنظمة بالقدرة على مشاركة الأدلة الرقمية بسهولة من خلال الوصول المتحكم به أو البريد الإلكتروني.
• قد يمثل العثور على العناصر أو ملفات القضية أو المعلومات عن الأشخاص المتورطين في قضية ما تحديًا إذا حدث شيء ما لنظام الملفات أو السجلات. كيف يمكنك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من نظام ورقي؟
• إن التصرف في القضايا المغلقة بدون نظام برمجيات حديث لإدارة الأدلة أمر صعب ويستغرق وقتًا طويلاً، مما يؤدي إلى أكوام من “الأشياء” غير الضرورية في غرفة الأدلة لديك. إذا كان أمناء الأدلة لديك يسمحون بتراكم الأشياء، فذلك لأن عملية التخلص من الأدلة ببساطة صعبة للغاية ومن الأسهل تجاهل المشكلة!

في حين أن أقسام الشرطة الأصغر حجمًا قد يكون لديها عدد أقل من الأدلة التي يتم جمعها كل أسبوع، فإن المسؤولية المحتملة التي ينطوي عليها فقدان أو سوء التعامل مع دليل ما هي نفسها التي تواجهها الوكالات الأكبر حجمًا. قد تؤدي مشكلة صغيرة واحدة في سلسلة الحفظ إلى تعريض أدلتك وقضيتك للخطر. قد يستغرق الأمر سنوات حتى تتلاشى العين السوداء التي يمكن أن تحصل عليها الوكالة من إهمال التعامل مع الأدلة.

معظم برامج الأدلة الموجودة في السوق اليوم ستحل على الأقل بعض المشاكل المذكورة أعلاه، بل إن بعض الأنظمة لديها القدرة على مساعدة وكالتك على أن تصبح بلا أوراق بنسبة 100%.

إذا كانت مهمتك هي اختيار أفضل برامج إدارة الأدلة المتاحة لوكالتك وميزانيتك، فابقَ على اطلاع. سنناقش في المقالات القادمة كيف يبدو نظام برمجيات إدارة الأدلة الجيد وكيفية اختيار نظام لوكالتك، بناءً على احتياجاتك وميزانيتك.

إذا كان لديك سؤال محدد ترغب في طرحه، أو مشكلة فريدة، فأخبرنا بذلك! فخبراء الأدلة لدينا متاحون لتقديم آرائهم لإعادتك إلى المسار الصحيح!