كيف يمكنني تنظيم غرفة الأدلة؟ من أين أبدأ؟

إذا كنت متواجداً في غرف الأدلة لأي فترة من الزمن، فربما تكون قد رأيت بعض الغرف الجيدة حقاً وبعض الغرف السيئة حقاً، ومعظمها يقع في مكان ما بين الاثنين. إذا كانت غرفتك في مكان ما في أسفل المقياس، فلدينا بعض الاقتراحات لمساعدتك على التنظيم.

بادئ ذي بدء، يرجى أن تفهم أن معرفة أنه يمكنك تحديد موقع العناصر بسهولة ليس بالضرورة المعيار الذي يجب أن تقيّم به غرفة الأدلة الخاصة بك. إذا أصبحت غير متاح لسبب ما واضطر الرئيس إلى تحديد موقع عنصر مهم للمحكمة، فهل يمكنه ذلك؟ هل يمكن لأي شخص غيرك العثور عليه؟

يمكن للمرء أن يقدم حجة مفادها أنه مع وجود برنامج حديث لإدارة الأدلة، لا يهم حقًا المكان الذي تضع فيه عنصرًا ما، فستتمكن دائمًا من تحديد موقعه. ونحن نوافق على ذلك نظرياً. ولكن من الناحية العملية، وجدنا أن وجود جميع الأسلحة في موقع محدد، على سبيل المثال، يجعل التدقيق أسهل بكثير جداً. والأهم من ذلك، ليس لدى كل وكالة برنامج حديث لإدارة الأدلة. فالأنظمة القائمة على الورق فوضوية ومربكة، خاصةً فيما يتعلق بالعناصر القديمة التي تم نقلها من موقع إلى آخر، ثم من موقع إلى آخر على مر السنين.

لنبدأ بما هو واضح. تسمية مواقع تخزين محددة داخل غرفة الأدلة. مواقعك هي المفتاح للعثور على العناصر التي تحتاج إلى العثور عليها، ويجب أن تكون بسيطة وسهلة الفهم لأي شخص بأقل قدر من التدريب. باختصار، يجب أن تكون منطقية.

يمكن أن يكون الموقع كبيرًا أو صغيرًا حسب حاجتك إليه، ولكن لا ينبغي أن يكون كبيرًا جدًا بحيث يصبح تدقيقه صعبًا. يمكن أن يكون الموقع رفًا واحدًا، أو حتى صندوقًا على الرف، ولكنه غالبًا ما يكون عبارة عن مجموعة من الرفوف أو صف من الرفوف.

على سبيل المثال، قد يُطلق على بنك معين من الرفوف اسم “1”، في حين أن صفًا من الرفوف داخل هذا البنك يسمى “أ”. قد يكون الرف المحدد في هذا الصف هو “3”. 1A3 الآن فريد من نوعه، وصغير بما يكفي ليكون سهل الاستخدام. يمكنك التقدم خطوة إلى الأمام وتسمية الصناديق أو الصناديق الفردية على هذا الرف المحدد، مثل 1A3a، 1A3a3b، إلخ…

ليس بالضرورة أن تكون المواقع مرقمة، أو على الأقل ليس جميعها. قد تكون “الثلاجة” موقعًا محددًا داخل غرفة الأدلة الخاصة بك، على سبيل المثال. ومع ذلك، حاول الامتناع عن تسمية المواقع الخاصة بك للعناصر التي قد تكون موجودة داخلها. قد يبدو الموقع المسمى “كحول” فكرة جيدة، إلى أن تضطر إلى البدء في وضع عناصر أخرى هناك لعدم وجود مساحة في مكان آخر. كما أن وجود عدد قليل جدًا من المواقع الكبيرة يمثل مشكلة، فإن وجود عدد كبير جدًا من المواقع الصغيرة يمكن أن يمثل مشكلة أيضًا. إن فرز العشرات من المواقع المتشابهة في حالة وجود شيء ما في غير محله يستغرق وقتاً طويلاً. وبالمثل، إذا كان هناك موقع معين يحتوي على أكثر من بضع مئات من العناصر، فقد تجد نفسك تتجاوزه أثناء عمليات التدقيق الروتينية ببساطة لأنه يستغرق وقتًا طويلاً.

هناك مدارس فكرية مختلفة حول مكان تخزين الأغراض المختلفة داخل غرفة الأدلة. إذا وصلت حقيبة كبيرة تحتوي على مسجلات سيارات، ومحافظ، وأموال نقدية، وأسلحة نارية، ومخدرات، هل ستحتفظ بالحقيبة بأكملها معًا في صندوق أو صناديق، في منطقة واحدة؟ أم ستفصل بين المخدرات والأسلحة النارية والنقود؟ لكل نظام مزاياه. نقترح الاحتفاظ بعناصر معينة في مواقع محددة لأسباب تتعلق بالمساءلة. بعض الأغراض التي قد ترغب في الاحتفاظ بها في أماكن محددة داخل غرفة الأدلة هي الأسلحة النارية والنقود والمخدرات. وغالباً ما تحمل هذه العناصر المحددة مسؤولية إضافية. على سبيل المثال، قد يتم الاحتفاظ بالمخدرات الخاصة بك في قبو للمخدرات من نوع ما مع التحكم في الوصول إليها وإخضاعها للتدقيق المنتظم. هل يمكنك تخيل محاولة تدقيق جميع الأدوية الخاصة بك إذا كانت مخزنة في جميع أنحاء غرفة الأدلة؟

ربما ينبغي الاحتفاظ بالنقدية تحت قفل ومفتاح منفصلين داخل غرفة الأدلة، والنظر في وجود شخصين في كل عملية تدقيق. تودع العديد من الوكالات الآن الأموال النقدية في حساب مصرفي مخصص لغرفة الأدلة.

فكر، قدر الإمكان، في تخزين الصور ومقاطع الفيديو رقمياً، بدلاً من نسخها على قرص وتخزينها على الرف. يجب أن يكون أي برنامج حديث وقادر على إدارة الأدلة قادرًا على التعامل معها، كما أنه من الأسهل بكثير تحديد موقعها ونسخها ونقلها وما إلى ذلك…

إذا كانت مسؤولية “إعادة تنظيم” غرفة الأدلة تقع على عاتقك، ففكر في فصل العناصر التي أنت متأكد من إمكانية التخلص منها أثناء عملك. لا تضع تلك العناصر مرة أخرى على الرف ليتم نسيانها مرة أخرى. من المحتمل أنك ستجد أيضًا تلك “القطعة” المفقودة منذ عامين! قد يكون القدوم إلى العمل كل يوم إلى فوضى غير منظمة أمرًا محبطًا، فلماذا لا تحولها إلى شيء تفخر به؟ سيصبح عملك أسهل بكثير، وستتساءل لماذا انتظرت طويلاً!