فرز سجلات الأدلة | تحديد ما يجب إزالته ومتى يتم إزالته

قد يكون الاستيلاء على أي غرفة أدلة أمرًا مزعجًا حقًا. خاصة إذا كانت الغرفة مهملة. قد يكون بها كل المخزون اللازم للحالات الحالية، ولكن قد يكون بها أيضًا مخزون وأوراق لم تكن بحاجة إليها منذ سنوات. وتصبح المشكلة هي مشكلة الفرز. أنه يجب علينا القيام بعمل سريع لتقييم تلك العناصر التي لدينا، وما هي حالتها.

جرد كامل للغرفة

عند الاستيلاء على غرفة الأدلة، يجب أن تكون مهمتنا الأولى هي إجراء جرد كامل لما هو موجود في المخزن، وتصنيف العناصر حسب عمر التخزين، وحالة القضية. ستجد على الأرجح أنه من خلال اختزال النتائج إلى هاتين الفئتين، ستجد كمية جيدة من الأدلة التي يمكن معالجتها لتدميرها أو إزالتها من غرفة الأدلة.

ومع ذلك، ستكون هناك نتائج تتطلب بعض عمليات البحث الإضافية، وسنتطرق إلى هذه السيناريوهات لاحقًا. عند فك شفرة حالة هذه العناصر، يجب أن تكون قادرًا على البدء في إعادة تنظيم رفوفك بعناصر من الحالات النشطة، والبدء في تجميع صناديق العناصر القديمة غير النشطة على الإطلاق. من تلك العناصر غير النشطة، يبدأ التنقيب.

سجلات المحكمة والتصرفات

نأمل مخلصين أن يكون لدى ولايتك موقع إلكتروني لسجلات المحكمة على الإنترنت يسمح لك بالبحث عن طريق رقم القضية، حتى تتمكن من معرفة حالة تلك العناصر التي تبدو غير نشطة. على الرغم من أن المعلومات الموجودة على الإنترنت لن تحتوي على محتوى كافٍ لاتخاذ قرار، إلا أنها بمثابة دليل لمن يمكنك طرح السؤال عليه. صحيح أنه في عالم مثالي، يمكنك فقط طرح هذه الأسئلة على المحققين لديك، وسيتم حل المسألة. ولكن إذا كنت تستخدم نظام الفرز، فإنك تحتاج إلى إجابات دقيقة بسرعة، ولهذا السبب فإن إجراء محادثة مع طاقم المدعي العام المساعد للمدعي العام لديك سيكون على الأرجح أمرًا مناسبًا في هذا السيناريو. ستحتاج إلى تقديم أرقام القضايا الموجودة في سجل المحكمة، لأن المحاكم لا تستخدم أرقام القضايا لدينا بالضرورة. إذا كان السجل على الإنترنت يُظهر أن القضية قد تم حلها، فيجب أن يكون هناك ملف حكم موقع من القاضي، وإذا كان جميع الأطراف يعملون بكفاءة، فيجب أن يكون هناك لغة في هذا الأمر تقول إن الأدلة في القضية قد تم تعيينها من القاضي. على الأرجح، وما نبحث عنه، هو اللغة التي تنص على أنه يمكن إتلاف العناصر. ولكن ستكون هناك حالات يكون فيها التصرف هو أنه يمكن إعادة الأغراض إلى الأطراف المعنية. وهذا يعني المجرمين في بعض الأحيان أيضًا.

في حالة الإتلاف، يتعلق الأمر بإرفاق الحكم مع أوراق التصرف، وتحديد تاريخ للإتلاف. في حالة إعادة الممتلكات، قد تكون هذه حالة يجب على وكالتك إعداد خطاب استمارة جديدة وإرسالها إلى آخر العناوين المعروفة للأطراف المعنية. تأكد من وضع موعد نهائي لاسترداد الأغراض. من خلال القيام بذلك، ووضع سياسة الوكالة التي تعكس هذا الموعد النهائي، فإنك تزيل إمكانية مطالبات الضياع، وخاصة مطالبات الضرر. يمكن لغرف الأدلة أن تكون نقطة جذب لمثل هذه المطالبات، وقد يكون من الصعب ترتيب إجراءاتك عند التعامل مع غرفة الأدلة حيث يكون الفرز ضرورياً. لكن معالجة هذه النقاط الدقيقة ستسهم في إيجاد مساحة عمل منظمة، حيث تكون الكفاءة هي محور التركيز. يعد إخراج العناصر من الأدلة في التواريخ المحددة ضمنيًا جزءًا رئيسيًا من هذه العملية، حتى لو كان يمثل اثنين بالمائة فقط من إجمالي النشاط في غرفتك. إذا لم تتم معالجة العناصر في الوقت المناسب، خمن ماذا سيحدث؟ الحلقة المفرغة التي تعالجها الآن. ومن يريد أن ترتبط هذه المشكلة باسمه؟ من الضروري وضع جدول زمني منفصل للاحتفاظ بالمواد القابلة للإرجاع، وتختلف الأطر الزمنية. لقد سمعنا ما يصل إلى 90 يومًا من بعض الوكالات، ولكن معظمها يقع في مكان ما بين 14 و30 يومًا. وهذه النطاقات الزمنية القصيرة شائعة بما فيه الكفاية، ومن المحتمل أن يكون من الممكن الدفاع عنها بشكل كافٍ، بحيث يجب أن تكون وكالتك حذرة من تحديد نطاق زمني مماثل. عندما تنص السياسة واتصالاتك على نفس الشيء بشكل متسق، ويتم تطبيقه على نفس المستوى، فلا داعي للخوف.

لا قرارات ومتابعات

سيكون من الجيد جدًا أن يتوقف عملنا على العناصر القديمة عند البحث في سجلات المحكمة. ولكن هذا لن يحدث أبداً. فبعض القضايا ستكون غير مكتملة في السجل الذي تعرضه على الإنترنت. وعندما تسأل المساعدين القانونيين عنها، لن يكون لديهم الكثير من المعلومات. أفضل رهان لك هو التشاور مع محققيك ومعرفة ما يعرفونه عن القضية، ويجب أن يكونوا مصدرًا رائعًا في مثل هذه القضايا. ربما هناك صفقة معلقة قيد الإعداد، وربما هناك نقص في الثقة في القضية ويجري البحث عن صفقة إقرار بالذنب، وربما لن تتم متابعة القضية في النهاية. على الأرجح، إذا كانت القضية غير مكتملة في المحكمة، فلن نتمكن من التوصل إلى اتفاق. وهذا أمر متوقع، لكن الهدف من القيام بهذا العمل هو البدء في تحديث هذه البنود. نريد أن تكون لدينا صورة كاملة عن مكان كل شيء وما هي العناصر التي ستتطلب المتابعة في المستقبل. يساعدنا ذلك في وضع جدول زمني للاحتفاظ بالأغراض، ووضع خطة لكيفية التعامل مع بعض الأغراض، ويساعدنا كذلك في تطوير الجرد وإعداد التقارير لإدارتنا حتى يكونوا على علم، حتى اليوم، بما يحدث في غرفة الأدلة وما يتم القيام به لمعالجة المشاكل.

الاستنتاجات

تعتبر غرف الأدلة وحوشًا تتطلب عناية مكثفة مسبقًا لترتيبها وتجهيزها للاستخدام. هناك العديد من الأشياء التي يجب معالجتها لجعلها في المستوى المطلوب. بمجرد قيامك بإجراء عملية فرز خاطفة لمخزونك، وتحديث جميع العناصر والأوراق ذات الصلة، يكون لديك الآن سطح “نظيف” للعمل من خلاله، ويجب أن تساعد التجربة في إنتاج بعض السياسات الفعالة التي تعالج المشكلات التي ستكون اعتبارات أصغر على المدى الطويل، ولكنها تساعد في المساهمة في تحقيق أهداف الشفافية والنزاهة والكفاءة.

كن آمناً هناك!