غرفة الأدلة | دليل التعبئة والتغليف

لقد ناقشنا العديد من الموضوعات التي تتناول التعامل مع الأدلة، وسلطنا الضوء على الحاجة إلى التغليف المناسب، بالإضافة إلى الأسلوب السليم. هل هناك طريقة يمكنك من خلالها معالجة مسألة التغليف بشكل أكبر وأكثر مباشرة؟ نعم، هناك

دليل التغليف

العديد من الجمعيات ذات الصلة بجمع الأدلة لديها أدلة تغليف تصف التعليمات خطوة بخطوة لتغليف أنواع معينة من الأدلة. بل إن لديهم أمثلة على كتيبات إرشادية من منظمات أو وكالات مجاورة خارج المنطقة. وينبغي لأي وكالة تضع معيارًا جديدًا للأدلة أن تنظر في مراجعة مثل هذه الأدلة ووضع دليل خاص بها. يساعد دليل التعبئة والتغليف في توصيل ما يجب أن تبدو عليه توقعات الأدلة التي تدخل النظام بلغة واضحة.

مواضيع الدليل

يغطي أحد الموضوعات التي يتم إغفالها لغة الوكالة والمختصرات. في بعض الأحيان يتم افتراض هذه المعلومات، ومع مرور الوقت لا ننقل المعلومات بشكل رسمي. عندما يتعلق الأمر بالأدلة، نحتاج حقًا إلى تجنب إغفال المعلومات التي تشكل جزءًا من عمليتنا. يمكن أن يؤدي شيء من هذا القبيل، والذي يمكن اعتباره صغيرًا، إلى مشاكل كبيرة بطريقة أو بأخرى. وينبغي أيضًا توضيح المختصرات من حيث صلتها بالأدلة، والوكالات التي نرسل إليها المواد، واللغة الخاصة بالعمليات والإجراءات.

كما ينبغي توفير دليل للخدمات. قد تكون هناك حاجة إلى إدخال بعض عناصر الأدلة ولكن لا يتم الاحتفاظ بها في غرفة الأدلة حتى يتم فحصها بالكامل، وخدمة الفحص هذه ليست من مهامنا كوكالة بل نعتمد على وكالة خارجية أو طرف ثالث. هذا مكان رائع لتوفير تلك المعلومات، إلى جانب معلومات الاتصال والبريد.

يجب أن يكون دليل التعبئة والتغليف الخاص بالوكالة خاصًا بأدوات الوكالة وسياستها ومعاييرها. على الرغم من أن استخدام مواد مصدرية من مواد تغليف أخرى هو طريقة مقبولة للعثور على الأساليب الناجحة وغير الناجحة وأفضل الممارسات، لا يعني أنه يمكنك ببساطة نسخ ولصق المواد من أدلة أخرى. ومع ذلك، هناك مواضيع معينة في مثل هذا الدليل ستكون هي نفسها الموجودة في أدلة أخرى. لقد تحدثنا عن الطابع الفريد للعملة، والإلكترونيات، والأسلحة النارية، والمجوهرات، والمخدرات من حيث صلتها بالطبيعة الحساسة لهذه المواد، وكيفية تغليفها. في أي دليل، من المهم توفير صور فوتوغرافية للمراحل المتصورة لتغليف كل نوع من الأصناف التي تمت مناقشتها، وما هي حدود المواد التي تدخل في حقيبة واحدة، وما لا ينبغي استخدامه في تغليف المواد.

يجب أيضًا أن يكون هناك قسم يناقش وضع العلامات على الأصناف. ستجد أنه عندما تتعامل مع أنواع متعددة من الأصناف، قد يكون من الصعب وضع ملصقات الوكالة في نفس المكان بالضبط في كل مرة. بصرف النظر عن تحديد ملصقات الوكالة المقبولة، والمعلومات المقبولة لوضعها على تلك الملصقات أو داخلها، يجب أن تكون هناك أيضًا تعليمات مكتوبة واضحة، إلى جانب الرسوم البيانية المقابلة التي توضح للعاملين نقاط وضع الملصقات الأساسية على العبوات، وتوفر بدائل في حالة وجود اعتبارات إضافية. إذا كانت العناصر لها أنواع مختلفة من طرق التخزين في ظل ظروف مختلفة، فيجب أيضًا وصف تلك الاعتبارات، لتشمل ما يجب أن يستند إليه الموظفون في اتخاذ قرارهم بشأن التعبئة والتغليف، والخطوات التي يجب اتباعها في تلك الظروف.

هذا هو الوقت المناسب أيضًا لتذكير الموظفين ببعض السلائف التي أدت إلى إطلاق إخطارات بشأن بعض العناصر. على سبيل المثال، ناقشنا سابقًا أنه يجب أن يكون لدى موظفي الأدلة سياسة استدعاء للتعامل مع بعض العناصر التي تم إدخالها في التخزين المؤقت خلال إطار زمني معين من وصول العنصر.

تفاعل النظام

بالإضافة إلى الدليل المكتوب والمنظم بشكل جيد، يجب أن يدمج نظام إدارة الأدلة الخاص بك المعلومات الأساسية من الدليل في وظائف الإدخال، بحيث يمكن للموظفين مراجعة تعليمات التغليف على الفور بشأن المواد وخطوات تغليف المواد بشكل صحيح، وبمن يجب الاتصال بشأن المواد التي قد لا تدخل غرفة الأدلة على الفور. يجب أن يكون نظامك قادرًا على التقاط صور للخطوات، وحتى مقاطع فيديو تعليمية من البداية إلى النهاية للمناولة الأولية، والتغليف، والإدخال، والتخزين المؤقت. من خلال استكمال دليل التغليف الخاص بك، يعزز نظام إدارة الأدلة الخاص بك المعايير المقبولة، مما يضمن الامتثال لتوقعات الوكالة، والمعايير الوطنية، مثل CJIS.

الاستنتاجات

إن وضع دليل التعبئة والتغليف هو حجر الزاوية في أي غرفة أدلة في أي وكالة، ويحدد كيفية التعامل مع الأدلة والحفاظ عليها من قبل وكالتك. وكلما أسرعت في معالجة هذه القضايا، كلما توقعت أن تستوعب وكالتك المعايير المتوقعة للحفاظ على سلامة الأدلة.

كن آمنا هناك!