غرفة الأدلة | جمع بيانات الأدلة

أصبح جمع البيانات المتعلقة بإنتاج غرف الأدلة مهمة صعبة في السابق، إلا أن جمع البيانات المتعلقة بإنتاج غرف الأدلة أصبح أمرًا معتادًا. إن معرفة المواد التي تم إدخالها في النظام والمواد المخزنة والمواد التي تم التخلص منها هي أرقام شائعة يتم تقييمها عند النظر في عبء العمل في غرفة الأدلة. ولكن هناك الكثير مما يحدث في غرفة الأدلة أكثر بكثير مما يحدث في غرفة الأدلة من أشياء أخرى غير ما يأتي ويبقى ويذهب. دعونا نناقش بعض الطرق الأخرى لتقييم أداء غرفة الأدلة والموظفين.

فئات الأدلة

للحصول على فكرة دقيقة تمامًا عن الاتجاهات، وعبء العمل الذي يتم إنجازه في غرفة الأدلة، من المهم لأغراضنا الإحصائية وإعداد التقارير أن نصنف الأدلة في نظام إدارة الأدلة لدينا. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي ببساطة تصنيف العناصر حسب ماهيتها. على سبيل المثال، فئة الأسلحة النارية شاملة لكل شيء. فهناك المسدسات، والمسدسات، وحتى بعد ذلك، يمكنك تقسيمها إلى فئات أخرى. هناك البنادق، والبنادق، ناهيك عن الأسلحة النارية العسكرية التي تُعد فئة خاصة بها قد تصادفها في الميدان. ناهيك عن بنادق الخرطوش، وبنادق الشعلة، وغيرها من الأجهزة المتخصصة التي تُصنَّف كأسلحة نارية. كلما تمكنت من تقسيم الفئات الفرعية مثل هذه، كلما تمكنت من الحصول على المزيد من تقارير الأصناف الخاصة بك. كلما تمكنت من تحديد الاتجاهات، وتحديد أنواع البنود الشائعة في وكالتك، أو التي أصبحت شائعة. يمكن أن يساعد هذا النوع من المعلومات في التخطيط، والنفقات، واستخدام الموارد عند التفكير في ميزانيتك المستقبلية، وممارسات التوظيف، وأين يجب التركيز على أنشطة معينة للوكالة.

من المهم أيضًا تقسيم الذخيرة لأننا نعلم أن المجرمين لا يهتمون دائمًا بأشياء مثل العيار، وينتهي بهم الأمر بوضع ذخيرة عيار 9 ملم في مسدسات ذات عيار 357. يمكن أن تكون القدرة على تسجيل الذخيرة في غرفة الأدلة لديك أمرًا حاسمًا في تحديد الاتجاهات. قد يكون أحد الأمثلة على ذلك هو أن غرفة الأدلة الخاصة بك تحتوي على مجموعة متفرقة من المسدسات ذات العيارات المختلفة، مع عدم وجود عيار واحد بارز، ومع ذلك، تجد أن هناك عيارًا واحدًا سائدًا من الذخيرة التي تستقبلها، وهو .40 Smith & Wesson، ثم تكتشف أنه في ولاية قضائية تبعد 50 ميلاً إلى الشرق منك، أن منزل أحد المتقاعدين تعرض للسرقة أثناء تواجدهم خارج الولاية، وأن خزائن الأسلحة الخاصة بهم قد تم نزعها أو اقتحامها، وأن إحدى الخزائن كانت مخصصة لمخبأ ذخيرة من عيار 40 سميث آند ويسون، لتزويد عدة مسدسات مجهزة لها، يملكها المتقاعد. قد تكون هناك جريمة أخرى يمكنكم إغلاقها، وذلك بفضل تتبع الفئات التي يوفرها نظام إدارة الأدلة.

يجب أن يكون هذا النوع من تصنيف الفئات والفئات الفرعية قابلاً للتطبيق ليس فقط على الأسلحة النارية ولكن على الإلكترونيات والمخدرات والممتلكات المتسلسلة، وأي شيء يدخل إلى غرفة الأدلة الخاصة بك. كلما زاد ما يمكن القيام به لتصنيف العناصر الخاصة بك، كلما كان عمل جمع البيانات والنتائج التي يمكنك تتبعها أسهل.

تتبع بيانات الأدلة

بعد ذلك، نحتاج إلى النظر في أنواع البيانات التي يجب أن نتتبعها. دعونا نبدأ من نهاية دورة حياة الأدلة؛ التصرف.

كما ناقشنا عدة مرات في مقالات CaseGuard السابقة، هناك العديد من التصرفات المتعلقة بالأدلة. الإعادة إلى المالك، وأمر بالإتلاف، والممتلكات غير القابلة للإرجاع، والممتلكات المعروضة للبيع بالمزاد، والممتلكات المخصصة لاستخدام الوكالة. هذه كلها تسميات أساسية؛ قد تستخدم وكالتك لغات مختلفة. كما أن بعضها يمكن أن يغذي بعضها الآخر (انظر الممتلكات غير القابلة للإرجاع)، ولكن يمكن أن يكون لها استخدامات خاصة بها. وحتى ذلك الحين، يمكن أن يكون هناك تصنيفات أخرى للأدلة أيضًا. لقد ناقشنا أيضًا الحاجة إلى الحصول على أوامر بالإتلاف كنقطة تلقائية في أمر القاضي والحكم/إبرام أي إجراء قضائي يتضمن أدلة. وثمة طريقة أخرى لمعالجة هذه المسألة، فيما يتعلق بالأشياء التي نعلم أنها ستخضع دائمًا للإتلاف، وهي العمل مع المدعي العام على وضع سياسة دائمة مع المحكمة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمخدرات والأدوات. حتى إذا تم رفض قضية تتعلق بالمخدرات، فإن هذا النوع من الأدلة لن يتم إعادته إلى مالكه أو يتم تخصيص أي تصرف آخر له بخلاف الإتلاف. بعض الوكالات لديها سياسات معمول بها حيث يمكن استخدام المخدرات والأدوات المخدرة كوسائل تدريبية، سواء كان ذلك لتدريب الكلاب البوليسية K-9 وهو الأكثر شيوعًا، أو للتدريب أثناء الخدمة أو جزء من التدريب في الفصول الدراسية للمجندين الجدد الذين عادوا من الأكاديمية. إذا كنت تريد بالفعل استخدام هذه الأدلة بهذه الطريقة، فمع أن التعليق على إتلافها سليم من الناحية الفنية، يجب عليك الاحتفاظ بها في خزنة المخدرات، داخل غرفة الأدلة. ويجب عليك “إتلافها” في الأدلة، ومن ثم إضافتها إلى الموقع، بما في ذلك تسجيلها. لقد قمت أساساً بإنشاء عملية من خطوتين داخلياً. ولكن ماذا لو كان لديك القدرة على اختيار التدمير على أنه إما أن يتم تدميرها أو نقلها؟ وبهذه الطريقة، يمكنك رؤية العناصر التي تم اعتبارها للتدمير، ومن ثم معرفة ما يتم إتلافه، وما يمكن أن يخدم غرضًا آخر، مثل مساعدات التدريب. يجب أن يمنحك نظام إدارة الأدلة الخاص بك القدرة على ذلك. اعتمادًا على البنية التحتية الخاصة بك، قد تقرر وضع مساعدات التدريب في غرفة الأدلة، أو مع مستودع/مهمة المعدات الخاصة بك، إذا كانت هناك غرفة آمنة داخل ذلك القسم. وبخلاف ذلك، قد يستمر تخزين مساعدات التدريب التي تم تحويلها إلى أدلة المخدرات في غرفة الأدلة.

ومن البيانات الأخرى التي يمكن أن تكون مفيدة هي الحصول على متوسط الوقت الذي تستغرقه معالجة الأدلة في مرحلة التصرف. على سبيل المثال، لنفترض أن أحد المواطنين تقدم بشكوى مفادها أن الأمر استغرق وقتاً طويلاً جداً لاستلامه العقار، مشيراً بشكل أساسي إلى العملية بأكملها، بدءاً من التخزين الأولي، مروراً بعملية المحاكمة، ثم بمجرد توقيع أمر القاضي. يجب أن يقوم نظام إدارة الأدلة لدينا بتسجيل اليوم الذي نسجل فيه أن العنصر جاهز للتصرف، ثم يُظهر مقدار الوقت الذي استغرقته عملية معالجة العنصر داخليًا، ليشمل الاتصال بالمالك، ثم بمجرد تأكيد المالك اهتمامه بالعنصر، كم من الوقت استغرق حضوره للتوقيع على العنصر. إذا كانت البيانات الزمنية تظهر أن العملية استغرقت 30 يوماً، وسياستنا هي إكمال العملية في 30 يوماً، فقد أكدنا أننا ضمن السياسة. ولكن، يجب أن نكون قادرين على النظر في كل تحديث، أو مرحلة من مراحل العملية، وإذا استغرق المالك 15 يوماً من تلك الأيام للظهور، عندها نعرف ما هو الجزء الرئيسي من المشكلة، ويمكننا بسهولة وضع علامة على الشكوى لا أساس لها، ويمكننا على الأرجح القيام بذلك دون الاتصال بموظفي الأدلة لدينا.

هناك عنصر آخر لتتبع بيانات الأدلة وهو وجود خريطة جغرافية مرمزة جغرافيًا لمصدر الأدلة. إن فكرة رسم خرائط الجرائم ليست جديدة، ولكن هذه الفكرة ليست مستخدمة بكثرة. في حين أن رسم خرائط الجرائم مفيد جدًا، إلا أن ما لا يظهره دائمًا هو المواقع التي يتم فيها العثور على الأدلة. في بعض الأحيان تقع جريمة ما في موقع واحد، ولكن قد تقوم وكالتك بإجراء مذكرات تفتيش في عشرات الأماكن المتعلقة بتلك الجريمة الواحدة، ويمكن أن يكون تتبع المكان الذي ينتهي إليه الدليل مفيدًا، خاصة في تلك الحالات التي يكون فيها موقع واحد له علاقة بجرائم متعددة. وترى معظم الوكالات هذا الأمر في “مكب النفايات” القديم، وهي الأماكن التي يقوم المجرمون فيها بشكل روتيني بإلقاء الأدلة التي تربطهم بالجرائم، ولا توجد صلة بينهم وبين مجرمين آخرين من هذا القبيل. ولكن هذا من شأنه أن يعطي فكرة عن المكان الذي يجب التركيز فيه على جهود الدوريات بشكل خاص، حيث قد يكون التواجد الروتيني في المنطقة يثبط المزيد من عمليات الإغراق. ولكن، قد يثبت أيضًا أن هناك صلة بين أطراف متعددة، فيما يتعلق بجرائم متعددة، ويمكن أن يكون ذلك مفيدًا في إثبات تهم التآمر، أو أن الجرائم مرتبطة بجهد منظم.

عند النظر في تتبع البيانات خلال فترة التخزين، فإن أحد الأشياء التي يمكن أن يكون من المفيد تحليلها هو مقدار الوقت الذي يمضيه شيء ما في الأدلة، قبل أن يتم طلبه مرة أخرى. بعض العناصر سيطلبها المحققون في يوم العمل التالي. والبعض الآخر قد يبقى لأشهر قبل أن يأتي المدعون العامون لطلبه. والمقصود من ذلك هو أنه يمكنك الحصول على فكرة عن العناصر التي تمر بين يديك، وتطوير مجموعة أخرى من الاتجاهات، مع معرفة متوسط الوقت الذي تستغرقه العناصر التي يتم استدعاؤها لأغراض التخزين، وكذلك مقدار الوقت الذي تستغرقه تلك العناصر للعودة. يمكن أن يساعد هذا في التنبؤ بمتوسط سير العمل، على الفترات الزمنية السنوية والفصلية والشهرية والأسبوعية وحتى اليومية، مما يساعد في تقييم مقدار الموظفين المطلوبين الآن وفي المستقبل للحفاظ على احتياجاتك من الأدلة.

الإشعارات

من الأمثلة التي تعتمد على المستخدم البحت، هناك طريقة أخرى لتقييم إدارة الأدلة في وكالتك وهي معرفة من يطلب الإشعارات، ونوع الإشعارات التي يطلبونها. يمكن أن يؤكد ذلك عبء العمل، وما يعمل عليه موظفوك حاليًا، ولكن يمكن أن يكون أيضًا مؤشرًا على ما قد يقوم الموظفون بالتحقق منه خارج واجباتهم المعتادة. قد يكون ذلك أنه قد طُلب منهم المساعدة في قضية ما، أو أن لديهم بعض الاهتمامات المشروعة بسبب اهتمام هامشي يتعلق بمكالمة يعملون عليها. وقد يكون أيضًا مؤشرًا على من يقوم بشيء لا ينبغي أن يقوم به. يمكن أن يساعدك هذا في إيقاف شيء ما قبل أن تلحق سمعة وكالتك ضررًا بالغًا بسمعة وكالتك.

الاستنتاجات

هذه عينة صغيرة من أنواع البيانات التي يجب أن يوفرها نظام إدارة الأدلة الخاص بك. هناك الكثير من البيانات التي يجب أن تكون قادرًا على جمعها من نظامك والتي توفر لك معلومات أكثر بكثير عما يعمل عليه موظفو الأدلة لديك، ومدى عملهم في تلك الأجزاء من العمل، وما هي المعلومات التي يمكن أن ينتجها دورهم لمزيد من التحليل في حل مشاكل الجريمة الطويلة الأمد والحادة في مجتمعك. يمكن أن يساعدك ذلك في العثور على المشاكل التي لن تعثر عليها أشكال التحليل الأخرى ويجعلك أقرب إلى أن تكون متقدماً على مشاكل المجتمع.

كن آمناً هناك!