غرفة الأدلة | توثيق العمل

بعد مناقشة كيفية تطوير صيغة التوظيف لغرفة الأدلة الخاصة بك، وتطوير ما يجب تتبعه، وكيفية تتبع عمل غرفة الأدلة، يأتي الآن وقت وضع كل ذلك في تقرير يمكن لإدارتك متابعته. إنها الحكومة، ونحن نحب الإحصائيات والأرقام عندما يتعلق الأمر بتقييم الأداء.

توثيق العمل

كما ناقشنا في المرة السابقة، فإن تحديد ساعات عمل غرفة الأدلة الخاصة بك هو شيء واحد. أما معرفة عدد الساعات التي تستغرقها عملية الممتلكات الخاصة بك فهو أمر مختلف تماماً. ولكن وجود مجموعتي البيانات مهم لأي وثائق تقوم بتجميعها حول العملية.

من المهم أيضًا أن يكون لديك وثائق توضح ساعات العمل التي تم تخصيصها لأي أنشطة. كما ذكرنا من قبل، ستحتاج على الأرجح إلى تخصيص يوم من كل أسبوع لأنشطة التطهير/التخلص من النفايات. في هذه الحالة، قد يكون من السهل تحديد عدد الساعات المخصصة لهذا الجهد كل عام. ولكن ماذا لو كانت هناك ست حالات على مدار العام كان عليك فيها تجاوز هذا الجدول الزمني. إن وجود ساعات محددة مرتبطة بالأنشطة الرئيسية أمر بالغ الأهمية في الحصول على ساعات العمل.

الساعات التي يتم إنفاقها على الاستلام هي فئة أخرى في هذه المحاسبة يجب أخذها في الاعتبار. أما المناولة الخاصة والتفتيش فهي فئة أخرى، حيث ننظر إلى الوقت المستخدم في مراجعة وتخزين وفهرسة وصيانة أشياء مثل الأدلة الخطرة والمواد الخطرة والمواد السائبة والمواد الكبيرة والمواد طويلة الأجل والمواد المحتفظ بها للوكالات الأخرى وما إلى ذلك. تمثل هذه كلها سيناريوهات يجب أن يكون موظفو الأدلة لدينا مستعدين للتعامل معها، ولكن لا ينبغي أن يتوقعوا أن تكون جزءًا من وظائفهم المعتادة، وبالتالي من المهم توثيق الحاجة عند ظهورها. وبينما نقوم بتوثيق ذلك عامًا بعد عام، سنلاحظ وجود اتجاهات وتقلبات وحتى انخفاضات في بعض أنواع المواد التي نتعامل معها وبعض الأعمال التي نقوم بها. يساعدنا ذلك في الحصول على صورة كاملة لما تبدو عليه عملية الأدلة لدينا في أي لحظة معينة.

توثيق العناصر

يجب أن يتم جزء “الرفع الثقيل” من هذا الأمر من خلال إدخال الضباط، ولكن ما نحتاج إلى استكمال تلك الإدخالات هو أين تذهب تلك العناصر إذا كان هناك تعامل خاص، وما الذي يحدث لكل عنصر. على سبيل المثال، عند إرسال المخدرات إلى المختبر الجنائي لتحليلها، ما هي المعالجة/المناولة التي يجب أن يقوم بها موظفو الأدلة لجعل الأدلة مقبولة للتحليل؟ عندما يتم نقل الأسلحة النارية من غرفة الأدلة للتحليل، واختبار إطلاق النار، وأغراض التحقيق الأخرى، ما هي متطلبات موظفي الأدلة عند إدارة عمليات النقل تلك، أو المهام؟ في مثالين فقط، قد نتحدث عن ثلاثة أو أربعة مستندات يجب تعبئتها، وشخصين أو ثلاثة أشخاص يجب إخطارهم، وقد يلزم إنشاء عبوات جديدة، والقائمة تطول. إن الحصول على صورة دقيقة لما يدخل في كل عنصر أمر بالغ الأهمية في توثيق عبء العمل.

توثيق الأنشطة

لقد بدأنا بالفعل في التطرق إلى هذا الأمر في القسم الأخير، لكن توثيق جميع الأنشطة أمر بالغ الأهمية أيضاً. وسواء كان الأمر يتعلق بالأعمال الورقية لنقلها إلى المالك أو التحقق من العناصر للمحكمة، فإن القدرة على توثيق كل مهمة يتم تكليف موظفي الأدلة لديك في إدارة الأدلة هو الجزء الثالث من هذا اللغز المتمثل في توفير تحليل شامل لما يدخل إلى غرفة الأدلة. عمليات الإتلاف، والفوائض، والمزادات، وجميع أنشطة التصرف تلك هي جزء من هذا أيضًا لأن لكل منها متطلباته الفريدة.

قد تفكر في نفسك أن كل هذا يبدو صعبًا للغاية، وعملًا أكثر مما يمكنك التعامل معه، عندما يقترن باحتياجات عملية الممتلكات الخاصة بك. لكن كل ما أوجزناه هنا يجب أن يكون محددًا في برنامج إدارة الأدلة الخاص بك، ويجب أن يتم تجميعه في الوقت الحقيقي، في تقرير من اختيارك، يمكن تلخيصه وفحصه حسب الرغبة. إذا كان برنامج إدارة الأدلة الخاص بك لا يوفر لك هذه الميزة، فهذا يعني أنه عفا عليه الزمن، وحان الوقت للانتقال إلى القرن الحادي والعشرين. صحيح أنك قد تحتاج إلى مراجعة هذا النوع من التقارير قبل إرسالها إلى الإدارة، ولكن يجب أن تكون أيام “العد اليدوي” والاضطرار إلى كتابة ملخصات يومية كبيرة من الماضي. لم يعد لدى جهات إنفاذ القانون الوقت الكافي للأداء غير الآلي، ويجب أن يمهد برنامج إدارة الأدلة الخاص بك الطريق لسهولة الاستخدام بالنسبة لك.

الاستنتاجات

ليس من الضروري أن يكون توثيق عبء العمل في تشغيل الممتلكات تحدياً. فتعليق الأنشطة المحددة والعناصر وأنواع العمالة التي تدعمها، إلى جانب تعيين الأعمال الورقية التي توضع في مكانها، من شأنه أن يوفر الكثير من الجهد الذي كنت تحتاج إلى بذله في السابق. لا يزال عليك أن تتوقع أن تكون عملياً في التقرير، ولكن ليس بنفس القدر الذي كنت تبذله من قبل. يجب أن يعمل برنامج إدارة الأدلة من أجلك، وليس العكس. يجب أن يكون توثيق عبء العمل الخاص بك أحد الأشياء العديدة التي يقوم بها من أجلك.

كن آمناً هناك!