غرفة الأدلة |السياسة

لقد تحدثنا عن كتابة الأوامر العامة ودليل الإجراءات ودليل التعبئة والتغليف. لقد تم تحديد عملية الأدلة لدينا بشكل جيد في هذه المرحلة، ولم يتبق لدينا أي عمل متبقي، أليس كذلك؟ قريب، ولكن ليس لدينا وعاء من الذهب! لدينا بعض السياسات التي يجب كتابتها. على الرغم من اختلاف كل وكالة عن الأخرى، إلا أن هناك بعض الاعتبارات الأساسية التي يجب أن يتم تحديدها في السياسة، بدلاً من أي من الوثائق الموضحة سابقاً.

اعتبارات السياسة

جداول الاحتفاظ – أولاً، تخضع جداول الاحتفاظ للتغيير من خلال التشريعات وقواعد المحكمة. يعد تحديد المراحل المختلفة في السياسة من أفضل الممارسات، لأنه يجعل من السهل تغيير دورات التاريخ المعنية. سواء كانت 60 يومًا، 90 يومًا، 180 يومًا، 180 يومًا، سنتين، أيًا كانت متطلبات الاحتفاظ بالممتلكات أو الأدلة أو أي اعتبارات أخرى، فإن كتابة هذه العناصر في السياسة، وربطها بالترتيب العام والوظيفة الإجرائية المقابلة أمر ضروري.

الاتصال بالمالك – من أفضل السياسات الأخرى التي يجب وضعها هي تلك التي تحدد عدد محاولات الاتصال بالمالك قبل أن يتم التخلص من العنصر. وعادةً ما يكون أمام المالك 30 يوماً من وقت الاتصال به، ويكون على علم بتوفر سلعته. ولكن كيف يمكننا إثبات أنه تم الاتصال بهم؟ أو ماذا نفعل إذا فشلت طرق الاتصال المتبعة؟ يجب تحديد كل ذلك في السياسة، مع وضع قائمة مرجعية مرتجلة لكيفية محاولة الاتصال، وعدد المرات، وماذا نفعل عندما تفشل جميع المحاولات.

طرق التدمير/الإزالة السليمة – سياسة تحدد الطرق المحددة لإزالة العناصر وإتلافها، لتشمل الأجهزة المحددة المستخدمة (على سبيل المثال: المحارق)، إذا تم نقل الممتلكات إلى موظفين آخرين، ومن هو هذا الشخص المحدد، أو من ينوب عنه. في هذه الحالة، قد تطلب وكالتك وثائق محددة لنقل الممتلكات، ويجب إدراج تلك الوثائق في وثيقة السياسة.

مواصفات التخزين – لقد ذكرنا أن بعض أنواع الأدلة والممتلكات لها اعتبارات تخزين خاصة، وينبغي إدراجها لكل عنصر مناظر، لتشمل أي فحوصات سلامة يجب إجراؤها خارج نطاق النشاط الروتيني المتعلق بالتدقيق. إذا كان التحقق من تلك الفحوصات سيتم توثيقه (وينبغي أن يكون كذلك)، فيجب وضع كيفية تحقيق ذلك ضمن هذه السياسة أيضًا.

جدول التدمير – هذا عنصر آخر جيد آخر يجب كتابته في السياسة، وهو الجدول الزمني الفعلي لتدمير الممتلكات. على الرغم من أنك قد تميل إلى تغطية هذا الموضوع في خطاب سياسة التدمير المناسب، إلا أنه من الأفضل فصل الموضوعين في سياستين منفصلتين. يمكن أن تتغير عتبات جدول التدمير الخاصة بك، وكذلك طرق التدمير الخاصة بك، ولكن ليس بالضرورة في نفس الوقت. يمكن أن يتسبب التحديث المستمر لجزء واحد من خطاب السياسة في حدوث الكثير من الصداع لجميع المعنيين. من الأفضل ترك وضع عتبات التدمير، حسب الحجم والتاريخ، للسياسة الخاصة بها.

جداول الجرد والتدقيق – هذه بالتأكيد واحدة من أولى رسائل السياسة التي يجب وضعها معًا، والتي تحدد تواتر عمليات الجرد الداخلي والتدقيق الداخلي والخارجي. وينبغي تحديد تواتر حدوثها، والموظفين المشاركين فيها، وكيفية تسجيل النتائج، ومن يحصل على إخطار بتلك النتائج، كل ذلك يجب أن يكون محددًا في هذه السياسة.

الاستنتاجات

هذه عينة أساسية لأنواع الأشياء التي يجب أن توضع في السياسة، ولا تعتبر هذه بأي حال من الأحوال نظرة شاملة. الشيء الرئيسي الذي يجب استخلاصه، بخلاف الأمثلة الأساسية، هو نوع المعلومات التي تنقلها في السياسة والإجراءات مقابل الأوامر العامة. جميعهم يعملون معًا، لكنهم يغطون مجالات مختلفة تمامًا. إن التأكد من أن كل واحد منهم يغطي مجال مسؤوليته الخاصة، ويعملون جميعًا معًا لإبلاغ الموظفين بتوقعات العمل الخاصة بهم، هو أكبر ما يمكن أن يستفيد منه جميع المعنيين.

كن آمناً هناك!