غرفة الأدلة | الجدولة والقوة العاملة

نناقش اليوم أحد أصعب الأجزاء في أي عملية، خاصة في غرفة الأدلة. بغض النظر عن عدد المرات التي نناقش فيها هذا الموضوع، وبغض النظر عن مدى معرفتنا به، هناك دائمًا ظهور ثغرات تتعلق بالتوظيف. سنحاول استكشاف بعض الطرق لمعالجة مشكلة التوظيف، للتقليل من تلك المخاوف، مع بقاء القوى العاملة متسقة مع احتياجات غرفة الأدلة الخاصة بك.

فرضية الأدلة/القوة العاملة

تتفق جميع المنظمات العاملة في مجال إدارة الأدلة المهنية تقريبًا على أن ضابط الأدلة/الممتلكات الواحد، في ظل الظروف العادية (فكر في الظروف “الروتينية”) يمكنه التعامل مع ما بين 6000 و7000 قطعة من الأدلة في كل عام، بدقة. أي شيء أعلى من ذلك، سيصبح أي شيء فوق ذلك، وسيصبح مجال الخطأ هو الوضع الطبيعي، وهذا ليس بالأمر الجيد. وتفترض هذه الفرضية شرطين آخرين: ألا يكون الضابط مكلفًا بمهام أخرى، مثل مستودع الإعاشة، والأسطول، وصيانة الإمدادات العامة للوكالة.

ويمكنك أن تتوقع أن يستغرق موظفو الأدلة لديك في المتوسط 45 دقيقة لمعالجة قضية واحدة، بدءًا من الاستلام، إلى التخزين، إلى النقل، إلى التصرف. إذا أخذت متوسط عدد الساعات التي يعملها الموظف العادي بدوام كامل في كل عام، وهو 2032، وقسمت ذلك على 0.75 (الذي يمثل 45 دقيقة)، ستصل إلى الرقم: 27039، وهو ما يمثل عدد القضايا التي يمكن لموظفك معالجتها في غرفة الأدلة. علاوة على ذلك، إذا أخذنا متوسط عدد العناصر في كل قضية، 2.75، فسنجد أن متوسط عدد العناصر في عدد القضايا المعطاة هو 7,449.75، وسنقوم بتقريبها إلى 7,500. ما يجب أن تستخلصه من هذا التمرين هو أنك تحتاج على الأرجح إلى شخصين في غرفة الأدلة كحد أدنى، لأنه كما ترى من خلال الصيغ التي قمنا بها، لم نأخذ في الحسبان التطهير حقاً، وهي وظيفة حيوية للحفاظ على غرفة الأدلة الخاصة بك منظمة. يتطلب تطهير العناصر، حتى تلك المسجلة للإتلاف، توثيقًا خاصًا وخطوات إضافية، وقد ركزنا فقط على الاستلام والتخزين وعملية التخلص الأولي.

إذا كان حجم وكالتك أقل مما يوحي به الرقم أعلاه، خذ بيانات المكالمات للخدمة من السنوات الثلاث السابقة، وخذ بيانات القضايا من نفس الفترة. بالنسبة لكل سنة، قم بحساب متوسط عدد المكالمات التي تتلقاها وكالتك لكل حالة تم فتحها. ثم قم بتطبيق نفس العمليات الحسابية التي ذكرناها أعلاه على كل مجموعة من الأرقام السنوية. يجب أن تلاحظ ما إذا كان لديك اتجاه تصاعدي أو تنازلي في المكالمات والقضايا. إذا كان الاتجاه تصاعديًا، فيمكنك أن تتنبأ رسميًا بأن لديك زيادة في عدد الأدلة، وبالتالي ستحتاج إلى النظر في خيارات موظفي غرفة الأدلة الخاصة بك.

أولويات الجدولة

هناك عدد قليل من الأولويات المختلفة التي يجب معالجتها عند وضع جدولك الزمني لغرفة الأدلة، وتلبية احتياجاتك من القوى العاملة. أولاً، ذكرنا ضرورة أن يكون التطهير جزءاً رئيسياً من المعادلة. يجب على أي وكالة أن تخصص جزءًا كبيرًا من عمل غرفة الأدلة للتطهير بالكامل. إذا كنت تخطط لتشغيل جدول زمني من الاثنين إلى الجمعة مع ساعات العمل القياسية، فسيكون من أفضل الممارسات تخصيص أحد تلك الأيام حصريًا للتطهير، مع إغلاق غرفة الأدلة أمام جميع الأعمال الأخرى.

بمجرد تحديد ذلك، فإن الأولوية التالية هي “ساعات العمل القياسية” التي ذكرناها سابقًا. هل ساعات العمل القياسية من 8:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً، أم من 7:00 صباحًا إلى 4:00 مساءً، أم من 9:00 صباحًا إلى 6:00 مساءً؟ ربما تستبعد الساعة وتجعلها ثماني ساعات متواصلة مع أخذ فترة الغداء حسب الرغبة؟ النقطة المهمة هي أنه يجب عليك اتخاذ بعض القرارات فيما يتعلق بغرفة الأدلة الخاصة بك، ومدى توافرها للتعامل مع كل من أعمال إنفاذ القانون والأعمال العامة.

بمجرد أن تحدد ساعات العمل، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد أن يعمل جميع موظفيك في نفس الوقت، أو إذا كنت تريدهم أن يتقاسموا نوبات العمل أو يتداخلوا أو يغطوا نوبات متناوبة. على سبيل المثال، إذا كانت غرفة الأدلة الخاصة بك تتطلب موظفًا واحدًا بدوام كامل، وموظفًا آخر بدوام جزئي، فقد يكون من المفيد أن يأتي موظفك بدوام جزئي في النصف الثاني من كل يوم تكون فيه غرفة الأدلة مفتوحة، للمساعدة في إنجاز المهام التي بين يديك، وإنهاء ما جلبه اليوم. قد تكون هناك طريقة أخرى تتمثل في إحضارهم في اليوم السابق للتطهير، وكذلك يوم التطهير، حتى يتمكنوا من تجهيز ذلك الجزء قبل اليوم، ومن ثم المساعدة في تنفيذ الخطة، لجعل الأمور تسير بشكل أسرع.

قد تكون هناك اعتبارات أخرى لعملية الأدلة في وكالتك، وهذه هي الاعتبارات الأساسية. بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة الأساسية، يمكنك البدء في وضع كل شيء آخر في مكانه الصحيح.

الاستنتاجات

لا يجب أن تكون الجدولة والقوى العاملة عملية صعبة. فمن خلال تطبيق بعض العمليات الحسابية الأساسية، إلى جانب بعض الفرضيات الإرشادية، يمكننا بسرعة تحديد احتياجات أي وكالة، وكيفية تحقيق احتياجاتها الخاصة.

كن آمناً هناك!