غرفة الأدلة | الأوامر العامة

يتم الخلط كثيرًا بين الأوامر العامة والسياسة العامة. حيث يخلط الناس بين الاثنين وكأنهما نفس الشيء. من المحتمل أن يكون الإداريون أكثر ذنبًا في هذا الأمر من الموظفين المباشرين، لأنهم يجب أن يعالجوا الأوامر العامة والسياسة في نفس السؤال عادة، لذلك من السهل الوصول إلى نقطة تبدو فيها جميعًا متشابهة. في هذه المقالة، سنضع أساسًا لماهية الأوامر العامة، من حيث صلتها بغرفة الأدلة، وكيف أنها تُعلم السياسة، لكنها لا تصبح سياسة.

تعريف الأوامر العامة

يعرّف القاموس الأوامر العامة بأنها أي مجموعة من الأوامر الدائمة الصادرة عن رئيس ما والتي تحدد سياسة ذلك الرئيس للإعلان عن الأعمال الرسمية، أو أي مجموعة واحدة من الأوامر الدائمة التي تنظم واجبات وسلوك الموظفين بصفتهم الرسمية.

تم إقحام كلمة سياسة هنا، لكن لاحظ أنها لم تُخلط بالأوامر العامة. بل تُركت بمفردها على وجه التحديد، كمنتج للأوامر العامة. الأوامر العامة هي تلك التعليمات التي تحدد الوظيفة الأساسية للوحدات داخل المنظمات، وما يتحمل مسؤوليته الموظفون في تلك الوظائف، وتحدد تلك المسؤوليات. من السهل جدًا خلطها بالسياسة، لكنها في الواقع ليست كذلك. تميل السياسة إلى الدوران حول مفهوم معالجة المشاكل عند ظهورها، ويمكن التخلص منها مع تغير الظروف. الأوامر العامة لا تفعل ذلك أبدًا.

بدلاً من ذلك، تشكل هذه الأوامر أساس ما يقوم به كل شخص ولماذا يقوم به. إذا لم يكن لديك أوامر عامة محددة، فإنك تفقد جزءًا كبيرًا من مادة “العلامة التجارية” لوكالتك. دعنا نحدد ما يجب أن تشمله الأوامر العامة لغرفة الأدلة.

مواضيع الأوامر العامة

يجب أن تنص أي وثيقة أمر عام على الغرض منه. ويميل هذا إلى أن يكون ملخصًا قصيرًا وشبه تنفيذي للمبدأ التوجيهي للأمر العام. وفي هذه الحالة، ينبغي أن تكون جملة تنص على إنشاء الوظائف الأساسية لغرفة الأدلة، وعمليات الموظفين، ومساءلة العناصر، والمحافظة عليها من قبل الوكالة.

بعد ذلك، يجب أن يكون هناك بيان سياسة. يسلط هذا البيان الضوء على السياسات المتعلقة بالأوامر العامة. ضع في اعتبارك أنه عند كتابة سياسات جديدة، يجب إضافتها رسمياً إلى هذا البيان. هذا أمر مهم على النحو الواجب، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع مسائل الانضباط. تذكر بعض الوكالات الوظائف الأساسية في هذا القسم، ولكننا لا ننصح بذلك. إن تغطية الوظائف في بيان الغرض، ثم الالتفاف وإضافة المزيد من اللغة المتعلقة بالوظائف الأساسية يجعل تجربة القارئ، أي موظفيك، مربكة. دعونا نزيل هذا الالتباس منذ البداية.

بعد ذلك، يجب أن نحدد أدوار وحدة الأدلة والتسلسل الهرمي، بشكل عام. يجب توثيق تغييرات هيكل الوكالة عند حدوثها في هذا القسم، إذا كانت تؤثر على وحدة الأدلة. إذا كنت تتذكر من العام الماضي، فقد تناولنا موضوع فصل وظيفة الممتلكات المفقودة عن غرفة الأدلة. إذا جاء الوقت الذي أدمجتم فيه ذلك مرة أخرى في وظائف غرفة الأدلة، وتم تحديد هذا الدور بشكل صريح في مكان آخر، فيجب إضافة هذه اللغة في هذا القسم من الأوامر العامة. لقد رأينا أمثلة لم يتم فيها تحديد الأدوار في الوحدة. وقد يكون السبب في ذلك هو أن تلك الوكالات لم ترغب في قضاء الوقت في تحديث أوامرها العامة باستمرار. هذه ليست فكرة جيدة، لأنه من المؤكد أنك إذا قمت بتوسيع موظفي الأدلة من ثلاثة أشخاص إلى 12 شخصًا، بسبب زيادة النشاط، فسيكون لديك نوع من هيكل القيادة يتطور داخل تلك المجموعة الأكبر. لا يكفي أن تقول أن الوحدة تقوم بـ x و y و z. يجب أن تشرح بوضوح ما هو الدور المسؤول عنه كل دور، من حيث صلته بالوظيفة العامة والتشغيل.

في القسم التالي، تحديد مرافق التخزين الخاصة بك هو المفتاح. إذا كان لديك مرافق تخزين متعددة، فستحتاج إلى تقديم موقع فعلي جزئي في هذا القسم، مع مناقشة ساعات عمل كل مرفق والاتصال بعد ساعات العمل. ستحتاج أيضًا إلى تحديد مرافق التخزين المتوفرة لديك، وإذا كانت هناك مرافق بديلة للمواد غير المدرجة. أي شيء غير مذكور في أي من الفئتين يعني أنك تقبل مسؤولية تخزين تلك المواد بشكل عام، وأن موظفي الأدلة لديك سيقبلون تلك المواد. ومرة أخرى، إذا كانت هناك تغييرات على العناصر التي يتم قبولها وتلك التي يتم تخزينها خارج الموقع، فستحتاج إلى إجراء تلك التعديلات في الأوامر العامة على الفور.

بعد ذلك يجب عليك مناقشة الوصول إلى المرافق. يمكننا أن نفترض أن معظم المرافق لديها على الأقل، نوع من مواقع التخزين المؤقت، ولكن الوصول إلى هذا الموقع لا يعني الوصول إلى غرفة الأدلة. ويجب توضيح ذلك. يجب أن يتم تعريف الدخول إلى غرفة الأدلة من قبل موظفين غير موظفين في غرفة الأدلة على أنه دخول مصحوب بمرافق، ما لم يوقع المشرف على غرفة الأدلة والمشرف على الموظفين الذين لديهم حق الدخول بدون مرافقة على هذا الدخول. كما يجب أن يكون في هذا القسم تحديد من لديه حق الوصول إلى المفاتيح، وما هو مسموح له بالقيام به بهذه المفاتيح (أي لا يسمح له بإعارتها).

وينبغي أن يحدد القسم التالي إدارة سجلات الأدلة، والتي سوف تتوافق مع الميزات الآلية الأساسية لنظام إدارة الأدلة. يجب أن تأخذ بعض الوقت لتحديد ما يحتفظ به برنامج النظام. الإشارة إلى موقع الأدلة، وتاريخ ووقت النشاط، مثل الاستلام والتخزين والإفراج والتصرف، مما يُظهر صورة كاملة لتسلسل الحيازة. وصف العناصر، والأرقام التعريفية (الرموز الشريطية كمثال)، ومن هو المالك المتصور للممتلكات.

وينبغي أيضاً إضافة أساس جداول الاحتفاظ إلى هذا القسم؛ بعض الدول لديها لوائح تتعلق بالممتلكات التي يتم العثور عليها. ولدى دول أخرى قوانين بشأن إتلاف أدلة المخدرات، بعد المحاكمة. مهما كانت الظروف الخاصة في ولايتك القضائية، اجمع تلك المعلومات وأدرجها في الأوامر العامة. وتذكر أنه كلما تغيرت تلك اللوائح، ستتغير كذلك أوامرك العامة.

يجب تعريف عمليات التفتيش في القسم التالي. وعمليات التفتيش هي أنشطة يتم فيها الاتصال رسميًا بالموظفين المرتبطين مباشرة بالقضايا التي لديها أدلة مخزنة بشكل نشط ويطلب منهم ملء استمارات تشير إلى حالة تلك العناصر. في الوكالات الأكبر حجمًا، قد يكون من الضروري إجراء هذه الاستقصاءات الرسمية عدة مرات في السنة. أما إذا كانت وكالتك أصغر، فقد تكون هناك حاجة لإجراء هذه الاستطلاعات مرة واحدة فقط سنويًا. يمكن أن توفر هذه الاستطلاعات في بعض الأحيان معلومات تتعلق بالملاحقات القضائية التي لم يتم إدخالها في سجل المحكمة في ذلك الوقت، أو توفر معلومات قبل التوصل إلى قرار رسمي. لن تعني هذه المعلومات بالضرورة أن بإمكانك التخلص من البنود ببساطة، ولكنها تساعد على استباق العمل الذي سيأتي.

بعد ذلك، يجب أن تحدد الأوامر العامة الخاصة بك عمليات التدقيق حسب الجدول الزمني (سنوي، نصف سنوي) ومن يقوم بها، وما هي المهام التي تتضمنها عملية التدقيق. يمكن أن تكون نقطة خلاف حول من يجب أن يجري عمليات التدقيق هذه. وقد ذكرنا في نظام لوكالة أصغر حجماً أن مشرفاً على الأدلة، إلى جانب موظفي التدقيق في المدينة، يمكن أن يعمل، ولكن يجب أن يكون للمشرف على غرفة الأدلة نشاط يومي أقل في غرفة الأدلة لإنجاح ذلك. يجب أن تتم عمليات التدقيق من قبل موظفين ليس لديهم نشاط يومي مباشر في المناطق التي يتم تخزين الأدلة فيها. إذا كنت وكالة صغيرة ستواجه مشاكل في الاعتماد على موظفي الوكالة، فستحتاج حقًا إلى التفكير في طلب المساعدة الخارجية.

بعد ذلك، تحديد عمليات الجرد، وسبب حدوثها، ومن يقوم بها، ومتى. تقوم العديد من الوكالات بإجراء عمليات الجرد عندما تتغير القيادة في غرفة الأدلة، وهذا هو الوقت الوحيد الذي يتم فيه إجراء عمليات الجرد الرسمية. قد تختار إجراء عمليات الجرد على أساس أكثر تواترًا. ستحتاج إلى تحديد من يمكن أن يشارك في عمليات الجرد هذه، ومن ينبغي أن يوثق التناقضات. في حالة تغييرات الإشراف، يجب أن يتم تسجيل التناقضات من قبل المشرف القادم، ولكن قد ترغب في أن يكون موظفو الشؤون الداخلية طرفًا ثالثًا في التحقق من العناصر وحالتها.

نظرًا لأننا نحدد الأنشطة المتعلقة بالمساءلة، يمكننا أن نأخذ وقتًا لتحديد استخدام العناصر المخزنة كوسائل مساعدة في التدريب. يكون ذلك مفيدًا إذا كان لديك برنامج K-9، وتحتاج إلى تزويد البرنامج بالمواد المخدرة للتدريب. ولكن عند القيام بذلك، تحتاج إلى تحديد من الذي يأذن بمثل هذه المساعدات التدريبية، ونقترح وضع مسؤولية الإذن مع المشرفين على الوحدتين المعنيتين، الأدلة و K-9، ثم تحديد متى وإذا كان يجب إعادة المخدرات أو تدميرها، وكيف يجب تنفيذ التدمير وتوثيقه. يمكن استخدام ذلك أيضًا في تحديد وظائف مساعدات التدريب الرئيسية الأخرى، فبعض الوكالات تحصل على الأسلحة النارية لاستخدامها من خلال مصادرة الأسلحة النارية التي تم الحصول عليها بطريقة غير مشروعة، ويمكن أن يسهل المفهوم المستخدم في مساعدات التدريب اللغة والهيكل اللازمين لهذا الغرض.

تفاعل النظام

كيف يمكننا تطبيق ما تحدده الأوامر العامة على وظائفنا وأنشطتنا اليومية؟ يجب أن يمنحك نظام إدارة الأدلة الخاص بك القدرة على كتابة المعلمات التي تنطبق على كل عنصر يتم إدخاله، بحيث يمكنك التنقل بسهولة بين الخيارات التي تنطبق على كل عنصر. وسواء كان الأمر يتعلق بإدخال صنف، أو التوقيع على خروجه للمحكمة، أو تدقيق الصنف وحالته الحالية، أو تقييم الصنف، أو إعادته إلى المالك، أو شرائه إلى الوكالة، يجب أن يتيح لك برنامج النظام الخاص بك توثيق وتسجيل جميع الوظائف والأنشطة الموضحة في أوامرك العامة. هذه هي أفضل طريقة للتأكد من أن عملك لا يتم تنفيذه بشكل صحيح فحسب، بل أن الأعمال الورقية تتطابق مع ما يتم إنجازه. إذا كان برنامجك لا يتطابق مع الوظائف والأنشطة الموضحة في أوامرك العامة، فهو لا يفشل فقط في تلبية معايير نظام معلومات العدالة الجنائية فحسب، بل إنه لا يفي بمعايير وكالتك.

الاستنتاجات

من الواضح أن الأوامر العامة المكتوبة ضرورية. فهي تشكل العمود الفقري لهيكل وكالتنا وما ننجزه. فبدون الأوامر العامة، تضيع السياسات والإجراءات والتعليمات في البحر. اربط وكالتك بأوامر عامة، والقدرة على تتبع وفرض المهام والأنشطة اللازمة لإتمام المهمة، وسيكون الجميع على نفس الصفحة.

كن آمناً هناك!