حجة وجود أمين حفظ مخصص لإدارة الأدلة

معظم إدارات ووكالات إنفاذ القانون الكبيرة لديها ضابط أو موظف دعم، أو فريق من الموظفين الذين تتمثل مهمتهم الوحيدة في إدارة استلام وتخزين وإتلاف مختلف أنواع الأدلة في نهاية المطاف. ولأسباب مختلفة، فإن العديد من الإدارات والوكالات المتوسطة الحجم والصغيرة لا تفعل ذلك. وفي حين أن مستويات التوظيف والشواغل المتعلقة بالميزانية قد تجعل من الصعب على الإدارات والوكالات الأصغر حجماً تعيين موظف متفرغ لإدارة الأدلة، إلا أن فوائد ذلك تفوق بكثير السلبيات. فمن الإنتاجية إلى الروح المعنوية للموظفين، يمكن أن يؤدي وجود أمين مخصص لإدارة الأدلة إلى تحسين أي إدارة أو وكالة لإنفاذ القانون بشكل كبير.

نلقي هنا نظرة على الأسباب التي تجعل من وجود أمين مخصص لإدارة الأدلة هدفًا لكل قسم أو وكالة، وما هي المشاكل المحتملة التي قد تنشأ عن وجود هذا المنصب، وما هي الحلول التي يمكن أن تتغلب على هذه المشاكل.

الإيجابيات

يُفضل وجود موظف أو فريق من الموظفين الذين يديرون أدلة الإدارة أو الوكالة على أساس التفرغ الكامل لعدة أسباب. أولاً وقبل كل شيء، سيصبح هذا الموظف سريعاً خبيراً فيما يتعلق بنظام إدارة الأدلة في الإدارة أو الوكالة وبرمجيات إدارة الأدلة.

سيكون أمين أو أمناء إدارة الأدلة قادرًا على تدريب الموظفين الآخرين على إدارة الأدلة وسيكون قادرًا على الإدلاء بشهادته في المحكمة إذا كانت هناك أسئلة أو مخاوف بشأن طريقة التعامل مع الأدلة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن وجود موظف أو موظفين مخصصين لإدارة الأدلة يضمن عدم وضع الموظفين غير المهتمين بإدارة الأدلة في هذا المنصب كواجب جانبي. ولن يؤدي ذلك إلى تحسين الروح المعنوية فحسب، بل سيقلل أيضًا من احتمال ارتكاب الأخطاء نتيجة الإهمال أو اللامبالاة. وفي المقابل، سيزداد عدد القضايا التي تتم مقاضاتها بنجاح، وستقلل الإدارة أو الوكالة من خطر مقاضاتها من قبل المشتبه بهم بسبب سوء التعامل مع الأدلة أو إتلافها.

في حين أن الأمر قد يبدو وكأنه تضحية، خاصة بالنسبة للإدارات والوكالات المتوسطة والصغيرة، فإن وجود موظف أو موظفين مخصصين لإدارة الأدلة سيؤتي ثماره بالتأكيد على المدى الطويل.

السلبيات

إن الجانب السلبي الأكثر وضوحًا لوجود موظف أو فريق من الموظفين الذين يديرون أدلة إدارة الأدلة في الإدارة أو الوكالة بدوام كامل هو أن هذا الموظف أو الموظفين لن يكونوا متاحين للقيام بأنواع أخرى من العمل. إذا تم تعيين موظف أو موظفين مكلفين بإنفاذ القانون في وظيفة أمين إدارة الأدلة بدوام كامل، فلن يكون بمقدوره أو بمقدورها أداء واجبات إنفاذ القانون العادية وقد تنخفض إحصاءات الإدارة أو الوكالة نتيجة لذلك. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود موظف أو موظفين متفرغين لإدارة الأدلة على أساس التفرغ قد يؤدي إلى اعتماد الموظفين الآخرين على هذا الشخص أو الأشخاص بشكل كبير عند التعامل مع أنظمة مراقبة الأدلة وأنظمة تخزين الأدلة في الإدارة أو الوكالة. من المستحسن أن يتلقى جميع الموظفين تدريبًا أساسيًا على الأقل في مجال الإدارة السليمة للأدلة والتعامل معها وتغليفها وأساليب وتقنيات التخزين الأولية من حيث صلتها بعمليات وكالتك.

يجب أن تأخذ إدارات ووكالات إنفاذ القانون في الحسبان حقيقة أن جميع الموظفين سيستقيلون في نهاية المطاف، أو سيعاد تعيينهم، أو سيتقاعدون، ويجب أن يكون لديهم خطة احتياطية في حالة نشوء هذا الموقف. إن وجود شخص أو أشخاص إضافيين مدربين تدريباً عالياً على الإدارة السليمة للأدلة إلى جانب أمين أو أمناء إدارة الأدلة أمر لا بد منه بالتأكيد.

التغلب على العقبات

قد يبدو وجود موظف أو فريق من الموظفين المخصصين فقط لإدارة الأدلة هدفاً مستحيلاً، خاصة بالنسبة لإدارات أو وكالات إنفاذ القانون الأصغر حجماً و/أو التي لديها ميزانيات محدودة للعمل بها. ومع ذلك، فإن وجود موظف أو موظفين في هذا المنصب قد يؤدي في الواقع إلى زيادة الإنتاجية بين الموظفين الآخرين الذين لن يضطروا إلى القلق بشأن أداء واجبات أمين إدارة الأدلة. في حين أن وجود ضابط إنفاذ قانون محلف لأداء هذه الواجبات هو الأفضل، خاصةً إذا دعت الحاجة إلى الإدلاء بشهادته في محكمة قانونية، يمكن تدريب موظفي الدعم على إدارة الأدلة وتشغيل برنامج تتبع الأدلة الخاص بالقسم أو الوكالة بسهولة.

هل لدى إدارتك أو وكالتك أموال فائضة يجب إنفاقها؟ إن تعيين أمين متفرغ لإدارة الأدلة أو تعيين موظف حالي لإدارة الأدلة بدوام كامل سيكون طريقة حكيمة لإنفاق هذه الأموال. هل لدى إدارتك أو وكالتك أي موظفين في الخدمة الخفيفة سيعتبرون في نهاية المطاف معاقين بشكل كامل؟ قد يكون العمل كأمين مخصص لإدارة الأدلة هو الدور المثالي لهم. يجب أن تتعلم إدارات ووكالات إنفاذ القانون أن تكون مبدعة ويجب ألا تخشى إعادة تعيين الموظفين بناءً على الاحتياجات الحرجة.

الاستنتاجات

يعتبر استلام الأدلة وتخزينها وإتلافها في نهاية المطاف مهمة مهمة، وينبغي على إدارات ووكالات إنفاذ القانون التعامل معها على هذا الأساس. من خلال وجود أمين مخصص لإدارة الأدلة، يمكن لإدارات ووكالات إنفاذ القانون زيادة احتمالات أداء هذه المهمة بشكل جيد وتقليل احتمالات خسارة القضايا أو مقاضاتها بسبب مشاكل في الأدلة. إن وجود أمين مخصص لإدارة الأدلة سيزيد أيضًا من معنويات الموظفين لأن الموظفين الذين لا يهتمون بإدارة الأدلة لن يضطروا إلى قضاء وقتهم في هذا المجال.

قد يكون من المنطقي أن تقوم إدارة أو وكالة إنفاذ القانون بتعيين أمين أدلة جديد أو إعادة تعيين موظف حالي لأداء هذا الواجب. على الرغم من أنها قد تكون خطوة إضافية وربما مكلفة، خاصة في الإدارات أو الوكالات الأصغر حجماً، إلا أن وجود أمين متفرغ لإدارة الأدلة يستحق العناء على المدى الطويل.