برمجيات إدارة الأصول | سهولة الاستخدام

أي برنامج تستخدمه يجب أن يجعل الحياة أسهل. إذا لم يفعل ذلك، فإن شرائك للبرمجيات سيخلق عملاً بدلاً من أن يقلل منه. وإحدى الطرق التي تجعل البرمجيات الحياة أسهل هي أخذ المهام الأكثر شيوعًا التي يقوم بها الشخص، وجعلها سريعة وفعالة بحيث يمكن للشخص التركيز على المشاكل الأكبر في عمله اليومي. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون البرنامج قادرًا على إنشاء تقارير تلقائيًا، يمكن عرضها ونشرها عند الطلب، دون الحاجة إلى المراجعة والتحرير. كما يجب أن تجعل البرمجيات أيضاً المدخلات والمخرجات والوظائف الأخرى المتعلقة بالاقتناء بنفس سهولة تعيين ونقل المعدات. إن البرمجيات التي تحد من هذه الوظائف، أو تجعل بعض الوظائف صعبة دون بذل جهد إضافي، أو حتى عمليات شراء إضافية، تجعل البرمجيات عتيقة وفخاً للمال. وكلا الأمرين لا يمكن لأي وكالة عامة أن تتحمّل التقيّد بهما.

المهام الشائعة في إدارة الأصول

سيخبرك أي مدير للأصول أن المهام الشائعة هي تعيين المعدات للموظفين، ونقل المعدات المتخصصة بين طرفين، واستلام المعدات من الموظفين. هذه هي المهام التي تحدث بشكل متكرر في دور مدير الأصول، وهي أيضًا المهام التي يمكن أن تستغرق معظم الوقت. يجب على البرمجيات التي توفر نظام إدارة في هذه الحالة أن تأخذ ذلك في الاعتبار وتجعل هذه المهام أقل ما يمكن أن تؤثر على سير العمل. لأنه إذا كانت الوكالة ستعتمد على برمجيات لإدارة المعدات، فإن القيمة الرئيسية لتلك البرمجيات هي أنها تقلل من الوقت والعمل. إذا لم توفر تلك البرمجيات وفورات في التكلفة في ساعات العمل، فهي ليست سهلة الاستخدام، وهي لا تؤدي المهمة التي من المفترض أن تؤديها. وإذا لم يكن بإمكانه تقليل الجهد المبذول في هذه المعاملات، فمن المحتمل ألا يساعد في أي طرق أخرى ينبغي أن تساعد بها برمجيات إدارة الأصول.

توليد التقارير

لأنظمة إدارة البرمجيات بجميع أنواعها وظيفة أساسية تتمثل في توليد التقارير، لتحليل الجوانب المختلفة لأي شيء يفترض أن تديره تلك البرمجيات. العديد من أنظمة البرمجيات الموجودة في السوق تغفل حقيقة أن كل إدخال وكل إجراء وكل جزء من البيانات له قيمة جوهرية في النهاية الخلفية، لأغراض التحليل. وبدلاً من إزالة تلك البيانات من وظائف إعداد التقارير، يجب أن تجد تلك البرمجيات طريقة لدمج البيانات بطريقة مفيدة. وعلاوة على ذلك، يجب أن تكون التقارير التي يتم تجميعها مفيدة ويتم إنشاؤها تلقائيًا. فبدلاً من أن يضطر مدير الأصول إلى تحديد ما يدخل في التقرير، يجب أن يكون الكثير من التقارير التي يحتاجها عادةً جزءًا من البرنامج، ويجب أن يتم ملء تلك البيانات في تلك التقارير، دون الحاجة إلى أن “يولد” مدير الأصول، أو بشكل أكثر ملاءمة، القيام بالعمل الشاق، لاختيار البيانات التي تدخل في التقارير.

بالتأكيد، التقارير المخصصة التي قد تكون خاصة بالوكالة، وهو أمر لا يمكن للبرامج التنبؤ به. لكن التقارير النموذجية، مثل ما هو موجود في المخزون، وما الذي يحتاج إلى إعادة طلبه، وما الذي يحتاج إلى صيانة، وما الذي يحتاج إلى التحقق من توافقه مع الضمان في الثلاثين يومًا القادمة، (والقائمة تطول)، هي تقارير يجب أن تكون البرامج التي تتعامل مع إدارة الأصول مبرمجة بالفعل، ويجب أن تقوم تلك البرامج بتجميع تلك المعلومات لمدير الأصول دون الحاجة إلى تحديد المواد. هذا جزء رئيسي آخر من دور مدير الأصول الذي يمكن تبسيطه، ويمكن تقليل عبء العمل بشكل كبير من خلال ميزات البرامج الآلية.

آليات التنبيه

هناك جانب آخر من جوانب إدارة الأصول التي تكسب الكثير من ساعات العمل، وهو الحفاظ على اليقظة بشأن العناصر التي تحتاج إلى إعادة طلبها، وما الذي تنتهي صلاحيته، وما الذي يحتاج إلى إصلاح، وغيرها من الاهتمامات المعتادة لإدارة الأصول. الكثير من عروض البرامج المتوفرة لا توفر هذه الإمكانية. والعديد من تلك التي توفرها، لا تتعمق في أنواع التنبيهات التي يجب أن توفرها برامج إدارة الأصول. بالتركيز على الأمثلة الأساسية المذكورة سابقًا، قد يكون لدى وكالتك ما بين ثمانية إلى اثني عشر مقاسًا مختلفًا من الملابس الموحدة التي يجب أن تكون متوفرة لموظفيك في أي وقت. الكثير من برامج إدارة الأصول المتوفرة ستراقب الزي الرسمي الخاص بك، لكنها لن تقوم بتقسيمها حسب المقاسات، ولن تأخذ في الحسبان عمر قطعة زي معينة، ولن توفر القدرة على التنبيهات المتخصصة التي تحث مدير الأصول لديك على الفحص البصري للتأكد من أن عناصر الزي الرسمي القديمة لا تزال ضمن نطاق اللون المقبول، وهو ما يتحول إلى مشكلة كثيراً ما يتم تجاهلها فيما يتعلق بالزي الرسمي. يمكن أن يكون هذا موقفًا نضع فيه أنفسنا وضباطنا في موقف الفشل. فبمجرد ورود الشكاوى الطويلة حول مظهر زيهم الرسمي الباهت و”المبيض”، تقترن بملاحظات المواطنين الذين يقولون إن الضباط المعنيين كانوا وقحين وغير مهنيين، وهو أمر مقلق، لأن الضباط المعنيين كانوا قد تلقوا الثناء قبل شهر من ذلك على مهنيتهم. وغني عن القول أن مظهر ضباطنا يترك أثرًا دائمًا على كل ما يقولونه أو يفعلونه، سواء كان إيجابيًا أو سلبيًا. عندما يتعلق الأمر بإدارة الأصول، علينا أن نحسن التعامل معهم، وهذا يعني أن البرنامج الذي تستخدمه يجب أن يحسن التعامل معهم.

هناك نوع آخر من التنبيهات التي لا تأخذها الكثير من البرامج الموجودة في الاعتبار، وهو عندما يكون لعنصر معين تاريخ مشكوك فيه من الخدمة المقبولة. لنفترض أن أحد الموزعين يقدم عرضًا رائعًا حول قاطع أحزمة الأمان، وتقرر وكالتك أن السعر معقول، ويبدو أن هناك تاريخًا محترمًا للمنتج مرتبطًا بالقاطع مع وكالات أخرى، ولذلك يشترونه. يقول الموزع أن المنتج له عمر افتراضي فعال مدعوم من الشركة المصنعة مدته خمس سنوات، أو خمسة استخدامات، قبل أن يكون الاستبدال ضرورياً أو موصى به. ومع ذلك، بعد مرور عام على وجود المنتج في متناول اليد، ينبهك برنامجك أنه بمعدل الاستبدال الذي يحدث بين الموظفين، فإنه يدرك أن عملية الشراء ستستمر لمدة عام آخر فقط قبل الحاجة إلى طلب جديد بالكامل. تقريبًا كل نظام برمجيات إدارة الأصول في السوق لا يمكنه إجراء هذا النوع من الاتصال. ألن يكون من المفيد لمدير أصولك ولك كمسؤول أن يكون هذا النوع من المعلومات في متناول يدك عندما يحدث هذا الأمر مع الموزع؟ إن المساءلة مهمة، ولا ينبغي أن يكون وجهك هو الوجه الذي يحدق فيه الجميع عندما يتم ذكر “تجاوز التكاليف” بقدر ما يتم ذكره كمزحة عابرة. إذا كان المنتج لا يقوم بما يفترض أن يقوم به، فيجب أن تكون هذه المعلومات متاحة لك بمجرد ملاحظتها، كما أن مدير الأصول لديك لديه الكثير من المشاكل، فالمشاكل المكانية هي شيء يجب أن يعمل على حلها شيء مكاني مثل البرمجيات.

الاستنتاجات

الحقيقة البسيطة هي أن البرنامج يجب أن يعمل من أجلك، وليس العكس. بالتأكيد، فإن إعداد التهيئة لمستوى راحتك، وإدخال أبعاد المنتج التي تريد التقاطها خارج النموذجية هي أشياء تحتاج كمستخدم إلى وضعها في مكانها الصحيح. ومع ذلك، فإن هذا إجراء يتم القيام به في الواجهة الأمامية لنشر البرنامج. وبمجرد الانتهاء من ذلك، في اليوم الأول، وفي كل يوم من الآن فصاعدًا، يجب أن يتولى البرنامج العمل الشاق المتمثل في الفهرسة والمراجعة وإعداد التقارير والتنبيه وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة لمدير الأصول، حتى يتمكنوا من التركيز على الجوانب الأوسع من وظيفتهم، مثل جعل الإدارة تبدو ممتازة!

كن آمناً هناك!