السلع القابلة للتلف | هل تعرف تواريخ انتهاء الصلاحية؟

يُعامل مستودع التموين معاملة سيئة في بعض الأحيان. فهم مجبرون على إدارة المعدات التي يتم شراؤها في بعض الأحيان في وقت متأخر جدًا، أو في وقت مبكر جدًا على أن يتم التصريح بإصدارها. فهم يتعاملون مع شحنات متأخرة، وموردين متأخرين، وإدارات شراء متطلبة، وباب دوار من المعدات التي تدخل وتخرج من مكاتبهم. بالتأكيد، يمكن التحكم في ذلك. ولكن ليس بأي درجة من الراحة. ثم تأتي الضربة القاضية لمدير الأصول: السلع القابلة للتلف. كما لو أن التلاعب بحس الجميع بالتوقيت والتنظيم لم يكن كافيًا، علينا أن نلقي بأصناف ذات تواريخ انتهاء الصلاحية على مديري الربع، ونتوقع منهم إدارة هذه الأصناف، مع كل شيء آخر، بكفاءة. بمعنى، دون إهدار أي أصناف. ما الذي يمكن القيام به لإدارة هذه التفاصيل الدقيقة، بحيث لا تفسد مراجعة أداء أمين الصندوق وميزانيتك؟

برنامجك يلعب دورًا

لقد كنا ثابتين على هذه النقطة، وما زلنا كذلك: إذا كان برنامجك غير قادر على تتبع تفاصيل عملياتك، الكبيرة منها والصغيرة، فهو لا يستحق العناء. قد يكون أرخص البرامج مغرياً، ولكن من المؤكد أنه لا يأخذ في الاعتبار جميع أنواع المعلومات التي ناقشناها سابقاً. وبالتأكيد لا يأخذ في الاعتبار تواريخ انتهاء الصلاحية. علاوةً على ذلك، حتى أغلى البرامج لا يضمن حتى أغلى البرامج تكلفةً أنه يوفر أكثر عرض متطور لأصول وكالتك. من المهم طرح أسئلة حول ما يمكن للبرنامج القيام به. عندما يتعلق الأمر بتواريخ انتهاء الصلاحية، لا يمكن أن يكون هناك شك في أنه عند اختيار برنامج إدارة الأصول، يجب أن يأخذ في الاعتبار تواريخ انتهاء الصلاحية. تسمح هذه الميزة بوظائف متنوعة داخل برنامج إدارة الأصول التي توفر إمكانات إدارة كاملة الطيف ليس فقط لأمين الصندوق وأقرانه، ولكن أيضًا للمسؤولين الذين يتطلعون إلى تحقيق أقصى استفادة ممكنة من القليل الذي يُعرض عليهم في كل دورة ميزانية.

بيانات تاريخ الصلاحية والاستخدامات المتعددة

الاستخدام الأول والأكثر وضوحًا والأساسي بالطبع لبيانات تاريخ انتهاء الصلاحية واضح. حتى يتمكن أمين المخازن من إصدار الأصناف القابلة للتلف في وقت معقول لضمان الاستفادة القصوى من المنتج. ونحن نتحدث هنا عن البطاريات ورذاذ الفلفل والدروع الواقية للبدن والذخائر بجميع أنواعها، بالإضافة إلى فئة أخرى من الأصناف التي تناسب هذه الحاجة إلى التسجيل وهي الأجهزة التي تحتاج إلى صيانة، مثل أجهزة الرادار/ليدار وأجهزة قياس الضغط والوزن والأسلحة النارية وأجهزة اللاسلكي وغيرها من المعدات التي تحتاج إلى صيانة و/أو معايرة روتينية.

ومع ذلك، في حين أن هذا يخدم المهمة الحالية، يجب أن نتذكر أن الشراء دوري بطبيعته، فهو ليس موحدًا. صحيح أن وكالتك قد تحتاج إلى تبديل المسدسات كل خمس سنوات، ولكن الاحتمال هو أن هناك مدًا وجزرًا في الاستخدام على مجموعة متنوعة من المنتجات الأخرى التي لها تواريخ انتهاء الصلاحية أو “نهاية المدة” المتعلقة بها. قد تستهلك 17,000 بطارية من نوع CR123 في إحدى السنوات، ولكن في العام التالي قد تستهلك 8,900 بطارية فقط، ولكن في العام الذي يليه ستستهلك 12,375 بطارية. النقطة المهمة هي أن برنامج إدارة الأصول الخاص بك يجب أن يتتبع استخدام العناصر مع تواريخ نهاية المدة، بغض النظر عن نوع التاريخ، وأن يقدم لك اقتراحات بشأن أفضل استراتيجية طلب لاحتياجات وكالتك.

يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا أيضًا على توفير تحليل مقارن لجميع السلع، وخاصة الأنواع القابلة للتلف. من خلال إدخال تواريخ انتهاء الصلاحية، وتحليل البرنامج لإصدار هذه الأصناف، يجب أن يكون برنامجك قادرًا على إعداد تقارير توفر معلومات عن أفضل الكميات التي يجب طلبها من السلع القابلة للتلف، لضمان عدم إهدار أي شيء على الرف. في حين أن وكالتك قد تضع ميزانية لـ 500 قنبلة يدوية يدوية فلاش بانج، قد يكون من المنطقي بعد تحليل سير العمل لديك، أن إصدار خمسة طلبات شراء لـ 100 قنبلة يدوية في كل مرة، موزعة على مدار ثلاث سنوات، أكثر منطقية من طلب 500 دفعة واحدة، لأن احتمال انتهاء صلاحية عشرة منها قبل طلبك التالي قد تم الكشف عنه من خلال التحليل. اسأل أي بائع، فإن طلب 500 بأي شكل من الأشكال لا يزال طلب 500، وعلى الرغم من أنه يبعدك عن الطلب “الكبير”، إلا أنه لا ينبغي أن يؤثر على كسر السعر الذي قد تحصل عليه. ولكن الأهم من ذلك أنه يضمن أنك لا تهدر أموالاً طائلة من أجل “الحصول على صفقة أفضل”، وأنك تحترم الالتزام بالمساءلة التامة التي يكلف بها قادة البلديات ويحبها المواطنون أكثر من الشحن المجاني.

مثال آخر لا يزال يتضمن “بيع” المنتج الذي وصلت “عتبة” انتهاء صلاحيته. لنفترض أن لديك منتجاً تنتهي صلاحيته في ديسمبر 2019، ومع حلول شهر أكتوبر 2017، فأنت تعلم أنه لن يتم استخدامه كله من قبل إدارتك في تلك الفترة الزمنية. إذا كان عنصرًا شائعًا، مثل البطاريات على سبيل المثال، فقد يكون له قيمة بالنسبة لدائرة بلدية أخرى في منطقتك، حتى لو كانت تخدم نفس الولاية القضائية التي تخدمها. لأغراضنا، لنفترض أن دائرة المياه تحتاج إلى بطاريات AA، مثلك تماماً. يمكنك أن تتخلى عن 500 بطارية في الوقت الحالي، لأن لديك مخزونًا لن يتم التعامل معه، وتريد بيع الفائض لديك عاجلاً وليس آجلاً. يمكنك بيعها لهذا القسم بسعر التكلفة، مع تحويل الفرق من دورة ميزانية العام المقبل. صحيح أنه في مثل هذا السيناريو داخل القسم، يبدو الأمر من الخارج وكأنه سرقة من أجل أن تدفع لبولس، لكن ما يحدث في الحقيقة هو أنك تحل مشكلة أصول لقسم واحد، وتدعم ميزانيتك للدورة التالية. في هذا المثال، نحن نتحدث عن أرقام صغيرة. ولكن، إذا كان لدى وكالتك مخزونات يجب إدارتها، تخيل تكرار هذا السيناريو عدة مرات حسب الضرورة لتصحيح مخزون أصولك؟ أن تكون قادرًا على تحسين توقعات ميزانيتك بعدة إلى عشرات الآلاف من الدولارات، من خلال اتباع نمط الكفاءة الذي يحدده برنامجك يجعلك تعرف أن ميزانيتك قادرة على تحمل مد وجزر القاعدة الضريبية، مع ضمان تجهيز موظفيك واستعدادهم لأي شيء يواجهونه.

الاستنتاجات

يجب أن تعمل البرامج من أجلك، طوال الوقت. إذا كانت لا تقوم بهذه الأشياء، وأكثر من ذلك، فهي ببساطة تعيقك. لم تعد ميزانيات البلديات قادرة على تحمّل العمل بشكل غير فعال، ولا أنت أيضًا. ولإنجاز المهمة الحالية، لا بد من تحقيق الكفاءة في جميع جوانب عملياتك الداخلية. وهذا يعني المغامرة في طرق جديدة للتفكير لم يتم النظر فيها في مجال السلامة العامة في السابق. وهذا يعني استخدام برمجيات تضع وكالتك في الصدارة بكثير، سواء من حيث الدولارات أو من حيث المنطق.

كن آمناً هناك!