التدريب على الأدلة | معايير التعامل مع العملات وتغليفها وتخزينها

في هذا الإصدار، سنناقش في هذا الإصدار التعامل السليم مع العملة وتغليفها، وكيف أن هذا النوع من التدريب ليس ضروريًا لموظفي الأدلة فحسب، بل يجب أن يكونوا خبراء في هذا الموضوع، وما هي الأجهزة والبروتوكولات الإضافية اللازمة لتخزين أدلة العملة وإدارتها بشكل استثنائي.

التعامل الأولي

العملة هي واحدة من تلك العناصر “الثلاثة الكبرى” الحساسة بطبيعتها، وهناك تاريخ من سوء التعامل وسوء الإدارة والسرقة الصريحة للعملة من داخل غرف الأدلة. في تلك الحالات، ما يتم تحديده عادةً هو نقص في الضوابط الداخلية في أحد المجالات التي تسمح بوجود “فجوة” في استدعاء ما هو موجود بالفعل، وما هو موجود. وكانت الوكالات بارعة في معالجة تلك الثغرات، والتدريب عليها، وتنفيذ السياسات، ثم العودة إلى العمل.

التعامل الأولي مثل مسألة التعامل مع المخدرات التي ناقشناها من قبل. اعتمادًا على الظروف التي تنطوي على أدلة العملة، ستحتاج إلى التوثيق من خلال الصور الفوتوغرافية، ومكان العثور على الأموال، وكيفية وضعها. مرة أخرى، ارتداء القفازات، ووضع الأموال في مظروف مصمم للعملة هي الخطوة التالية. والآن، تكمن المشكلة الكبيرة هنا في كيفية عد هذه الأموال، للتحقق من المبلغ الموجود. تطلب بعض الوكالات من اثنين من الموظفين عدّ الأموال يدويًا في وقت واحد، والاتفاق على الرقم، ثم تغليف العملة من أجل الاستلام. هناك طريقة أخرى تتمثل في أخذ دليل العملة إلى البنك الذي تحتفظ وكالتك بحسابات فيه، واستخدام العدادات الخاصة بهم للتحقق من المبلغ. تتم الطريقة المعتادة من خلال فرضية الموظفَين التي ذكرناها سابقًا، ومع ذلك، يعمل موظف البنك كشاهد على النشاط، ويوقع على المبلغ الذي تحقق منه العداد، ولكنه لا يتعامل مع العملة على وجه التحديد. هذا يعني أنه سيتعين عليك إرسال موظفين إلى البنك في وقت مبكر لتعلم كيفية تشغيل العداد، ومن المحتمل أن يحتاجوا إلى الاتصال في وقت مبكر لضمان أن موظفي البنك يمكنهم أن يشهدوا على النشاط. ومع ذلك، فإن ما لا يأخذه هذا الأمر في الحسبان هو تلك الساعات التي تكون فيها البنوك مغلقة، وهي معظم الوقت. البديل لهذا الترتيب هو وجود عداد متاح للموظفين، بدلاً من استخدام طرق العد اليدوي فقط. تأكد من تطبيق هذه المعايير نفسها على النقود المزيفة أيضًا. هناك حقيقة غالباً ما يتم إغفالها وهي أن النقود المزيفة لديها فرصة أكبر في أن يتم استدعاؤها إلى المحكمة كمستند إثبات أكثر من العملة الحقيقية. يجب أن تكون العملية التي تتبعها في التعامل مع كليهما واحدة، لأن ذلك يدل على الاتساق. ومع ذلك، تأكد من الفصل بين العملة المزيفة والحقيقية، حتى لو كانتا جزءًا من نفس الحقيبة. أولاً، إنهما عنصران مختلفان تمامًا، ولكن هذا أيضًا يوضح احتياجات التخزين لدينا. وينبغي وضع علامة على العملة المزيفة على هذا النحو على المظروف بحيث يسهل تحديد العملة الحقيقية والعملة المزيفة.

وبمجرد أن يقوم الضباط بعدّ الأموال، والتحقق من المبلغ، وإغلاق المظروف الدائم، فإن الخطوة التالية هي أن يقوم الضباط بإدخال هذه الأدلة في نظام إدارة الأدلة الخاص بك إلى القضية المقابلة، ثم الإشارة إلى الموقع المحدد الذي تم وضع الأدلة فيه داخل موقع التخزين المؤقت الخاص بك. هناك بروتوكولان إضافيان يمكن وضعهما في هذا الجزء من دورة حياة الأدلة، وهما أن يكون لديك تنبيه آلي يخبر موظفي الأدلة بوجود عملة مخزنة في الخزائن. يمكنك القيام بذلك بالنسبة لجميع أنواع الأدلة، لكن موظفيك سيقل حساسيتهم تجاه وابل التنبيهات. من خلال الحد من أنواع العناصر، فإنهم يتلقون تنبيهات عليك لإبقائهم على اطلاع دائم عندما يتلقون تنبيهًا حتى يعلموا أن عليهم الانتباه. يجب أن يتم إنشاء هذا التنبيه من نظام إدارة الأدلة الخاص بك، ولا ينبغي أن يتطلب عملاً إضافياً من جانب موظفي الإدخال. يجب أن تؤدي حقيقة أنهم يقومون بإدخال العملة إلى إطلاق التنبيه بشكل مستقل، وبمجرد تأكيدهم لهذا العنصر في تقرير الأدلة، يجب أن يرسل التنبيه. البروتوكول الثاني الذي يجب إضافته هو إدراج العملة على ورقة داخل الموقع المؤقت، والتي توضح الموقع المؤقت المحدد، ومقدار العملة الإجمالي، وتاريخ ووقت إدخالها، ومربع للضباط لكتابة أرقام شاراتهم. يمنحك هذا تأكيدًا مزدوجًا على دخول العملة إلى سلسلة الأدلة قبل الاستلام.

الاستلام والتخزين

عندما يتلقى موظفو الأدلة لديك التنبيه، يجب أن يدرج مبلغ المال الذي تم إدخاله في موقع التخزين المؤقت. ومع ذلك تأتي نقطة تتعلق بالسياسة. وتحتاج كل وكالة إلى تحديد عتبة العملة التي، عند الوصول إليها، يمكن استدعاء الموظفين الذين يثبتون أنه يمكن استدعاؤهم إلى العمل قبل بداية يوم العمل التالي، أو بداية نوبتهم التالية، بسبب الطبيعة الحساسة للعملة، وعلى وجه الخصوص، الإصدارات السائبة منها. قد تقرر بعض الوكالات أنه إذا كانت مستويات العملة التي تصل قيمتها التراكمية إلى 1,000.00 دولار أو أي حالة تصل إلى هذا المستوى. قد يقول البعض لا حتى 5000.00 دولار، أو 10000.00 دولار. النقطة المهمة هي أنه مهما كانت تلك العتبة، يجب أن يكون هناك سبب وجيه وراء تلك العتبة، يتم شرحه في وثيقة رسمية، والتي تُعلم بعد ذلك كيفية كتابة السياسة، وتشرح بلغة إنجليزية واضحة، ما هي الظروف التي تنشط عملية الاستدعاء. ضع في اعتبارك أنه نظرًا لطبيعة عمليات الاستدعاء، فإنك لا تدفع بالضرورة معدلًا قياسيًا للعمل الإضافي. قد يكون لديك في الواقع حد أدنى لعدد الساعات التي يجب أن تدفعها لموظفيك في ظل ظروف الاستدعاء، لذا تأكد من مراعاة ذلك عند حساب الحد الأدنى الذي ستدفعه وكالتك. يجب عليك معالجة الكميات الكبيرة من العملة في غرفة الأدلة الخاصة بك بسرعة، لتجنب أي هفوة أو فقدان للعملة. على الرغم من أنه من المحتمل أن يتم تأمينها في موقع التخزين المؤقت الخاص بك، إلا أن هذه الخطوة مهمة، لأنها تشير إلى المستوى الذي تتعامل به وكالتك مع العملة بشكل عام. يمكن لمحامي الدفاع استخدام هفوة تتعلق بالعملة السائبة بأي عدد من الطرق في تشكيل دفاع جنائي، وما يمكن أن يؤدي سوء التعامل مع الأدلة، وخاصةً العملة، إلى تعرض وكالتك لمزيد من التدقيق فيما يتعلق بالتعامل مع الأدلة. في جوهرها، يمكن أن تكون هفوة واحدة فيما يتعلق بالعملة هي حجر الدومينو الرئيسي في سلسلة من التأثيرات التي تطيح بالباقي.

وعلى افتراض أن موظفي الأدلة لدينا قد عادوا إلى العمل، ويقومون بمعالجة إدخالات الأدلة في الليلة السابقة، فإنهم يزيلون العملة من المخزن المؤقت، ويضعون محتوياتها في مظروف مختوم للغاية، ويوقعون على ورقة العملة التي تؤكد أنهم استولوا على العملة، ثم إلى غرفة الأدلة، حيث يتم تحديث القيد في نظام إدارة الأدلة لإظهار العملة التي تم تسجيلها في غرفة الأدلة. ولكن بدلاً من وضع هذه الأدلة في الرفوف العامة، نحتاج إلى استخدام خزنة. ومرة أخرى، نحتاج إلى أن يكون لدينا شخصان للتحقق من الكمية التي ستوضع في الخزنة. إذا كان هناك شخص واحد فقط متاح في غرفة الأدلة، فيجب أن يكون هناك شخص آخر في الوكالة يمكنه الذهاب إليه لمساعدته في إتمام هذه العملية، قبل إقفال الأدلة في الخزنة. ومن الناحية المثالية، يتم تعليق ورقة أخرى داخل الخزنة، حيث تكون نفس البيانات المسجلة في نموذج الاستلام هي السجل الموجود في الخزنة، والتي تحتفظ بإجمالي مستمر لجميع العملات في الخزنة، ومساحة فارغة لتسجيل وقت خروج العملة من غرفة الأدلة. ولا يمكننا التأكيد على هذه النقطة بما فيه الكفاية. إن الوقت الوحيد الذي تغادر فيه العملة تلك الخزنة هو عندما يطرأ شيء ما مثل الاختبار في مختبر الجريمة، أو عرضها على المحكمة، أو إعادتها إلى المالك. خارج هذه الظروف الثلاثة، وحتى انتهاء القضية المتعلقة بتلك العملة، لا يوجد سبب لخروج العملة من الخزنة.

الاعتبار الآخر هو إذا كانت العملة التي تم إحضارها مبللة. لا نريد تخزين الأدلة المبللة. سيحتاج الضباط الذين يجلبون مثل هذه العملة إلى تجفيفها تمامًا، قبل وضعها في مخزن مؤقت. قد يعني هذا أنك ستحتاج إلى توفير مراوح للضباط ليقفوا على أهبة الاستعداد أثناء تجفيف العملة.

نقل الأدلة

ستحتاج وكالتك إلى إضافة عنصر آخر إلى سياستك عندما تتم معالجة العملة خارج الأدلة، وهو الجدول الزمني عند معالجة العملة خارجها. عادة، تقوم غرف الأدلة عادةً بإخراج العملة وإيداع الأموال مباشرةً في حساب مرتبط بوحدة الأدلة التابعة للوكالة. لديك خيارات. فبعض الوكالات تستخدم الوقت كعامل، والبعض الآخر يستخدم مبلغًا معينًا من إجمالي العملة في الخزنة كحد أدنى عند حدوث هذا النشاط. فقط تأكد من أنه أياً كانت الطريقة التي تستخدمها، فإنها موثقة بوضوح، وأن الإجراء واضح. كما استخدمنا شخصين للتحقق من المبلغ الداخل، سنستخدم شخصين للتحقق من المبلغ الخارج. وسيقومان بالتوقيع على خروج العملة، والتوجه إلى البنك، وإجراء عملية الإيداع، وجمع سجل بالإيداع، وإعادة ذلك السجل إلى غرفة الأدلة، ليتم وضعه في ملف التصرف في المواد الموجودة في الخزنة. في النقل، يجب أن تشير السياسة إلى أن الموظفين المعنيين لا يتخذون أي انحرافات غير ضرورية عن الطريق الأكثر مباشرة من وإلى البنك. يجب أن يبقى الموظفون على اتصال مع بعضهم البعض ومع الأموال حتى يتم إيداعها. وتفضل بعض الوكالات تحويل هذه الأموال إلى إدارة الشؤون المالية، وهو أمر مقبول بالتأكيد. المهم هو أن تتأكد من اتباعك لمفهوم تنسيق الشخصين للتحقق من مبلغ العملة المأخوذة من الخزنة، وإعطائها إلى قسم المالية، ثم إيصال مناسب لتسليمه بعد ذلك.

التصرف في العملة

لا نقوم عادةً بإتلاف العملة. ومع ذلك، فإننا نميل إلى التخلص منها، وذلك باستخدام صيغة التعامل مع الأدلة. عندما يتعلق الأمر بالتصرف، من المرجح أن تكون نتائجنا النهائية هي الإعادة إلى المالك أو الإيداع المصرفي. ليس لدينا أي سبب للاحتفاظ بالنقدية إلا إذا كنا نستخدم الأموال المحجوزة لتمويل صندوق الاستثمار الجنائي أو أي برنامج آخر متعلق بالنقدية. على أي حال، يجب أن يتم تحويل الأموال إلى البنك في هذه المرحلة. في حال أردنا إعادة العملة إلى صاحبها، فإننا سنحصل على نسخة من أمر الحكم، ونطلب من موظف التحقيق المسؤول صياغة خطاب من الوكالة يوضح رقم القضية، وأن المسألة قد تم حلها (مع ذكر ماهية هذا التصرف)، وأن العملة التي تخص أيًا من الأطراف سيتم إعادتها. يجب أن تتطلب الرسالة توقيع هذا الضابط، وكذلك توقيع رئيسه، ثم تذهب تلك الوثائق إلى غرفة الأدلة التي ستطلب تقديم الأموال المعنية في قسم الشرطة لإعادتها. يقوم اثنان من الموظفين باسترداد الأموال، باستخدام الوثائق الموجودة في متناول اليد، وجمع إيصال آخر يوضح عملية التحويل، ثم إحضار النقود، حيث يتم استعادتها بعد ذلك في خزنة العملة. يمكن لموظفي الأدلة بعد ذلك الاتصال بالمالك، بأي طريقة مقبولة وفقًا لمعايير الوكالة، لإبلاغه بأن عملته جاهزة للإرجاع إليه، والأيام والساعات التي تكون فيها غرفة الأدلة متاحة للإرجاع. يجب على موظفيك جمع توقيعات من المالك، ونسخة ملونة من بطاقة هويته. لقد ناقشنا الكثير من التواقيع الورقية في بعض الضوابط الداخلية، والتي تعتبر ضرورية، ولكن ضع في اعتبارك أنه على غرار مناقشتنا المتعلقة بالمخدرات، يجب تسجيل عدد من هذه التواقيع في نظام إدارة الأدلة الخاص بك، إلكترونيًا. من الضباط الذين يقومون بإدخال المواد إلى موظفي الأدلة الذين يقبلونها، إلى التوقيعات الخاصة بالمحكمة أو المختبر، وحتى هذه العملية، حيث يقوم المالك باستعادة ممتلكاته، هذه خطوات قد تتطلب بعض التوقيعات الورقية، ولكن يجب أن تتطلب أيضًا توقيعات إلكترونية. وهذا يتضمن ذلك التأكيد المزدوج والمثالي الذي نهدف إليه من خلال الأدلة التي نقدمها.

في العديد من الحالات، قد تقوم المحكمة بتقييم الرسوم على العملة، وفي تلك الحالات، قد يحتاج موظفوك إلى تقديم أوراق مماثلة لتحويل تلك الأموال إلى المحكمة. ومع ذلك، فإن أي أموال متبقية، والتي تعتبر مصادرة يمكن أن تغذي خزائن وكالتك من أجل التدريب والمعدات التي ربما لم تكن قادراً بالضرورة على تحمل تكاليفها لولا ذلك. لا تأخذ هذا الأمر كأداة تحفيزية للاستيلاء على كل الأموال التي يتم العثور عليها، ولكن عليك أن تدرك أن كل العمل الشاق الذي تقوم به في إدارتها له مردود في بعض الأحيان على وكالتك، وقد يأتي ذلك في الوقت المناسب أحيانًا.

الاستنتاجات

قد تبدو المراحل والأنشطة المحيطة بالتعامل مع الأدلة وتخزينها بسيطة، لكنها ليست كذلك على الإطلاق. في محاولة معالجة جميع الشواغل المختلفة، يحتاج المرء إلى إدراك كم المعلومات التي تدخل في قاعدة معرفية مناسبة للتعامل مع الأدلة، خاصة من منظور موظفي الأدلة. تخلق العملة مجموعة خاصة من الظروف التي تتطلب إشراك شخصين في كل مرحلة من مراحل العملية، ولضمان تغطية جميع قواعدنا، نحتاج إلى إشراك شخصين، مع تأكيد مزدوج في كل مرحلة، والتحقق من أن العملة التي نحن مسؤولون عنها، لم يتم تغييرها أو تغييرها أو فقدانها. من خلال الحفاظ على هذا المستوى من التفاصيل في كل مرحلة، نؤكد أنه في حالة حدوث فقدان، فإننا نعرف إلى أين نذهب وما الذي نبدأ البحث عنه. وباستثناء السيناريو الأسوأ، يمكننا تحقيق دقة بنسبة 100% في تخزين وإدارة أدلة العملة. وهذا هو صانع الفرق.

كن آمناً هناك!