10 أشياء يجب البحث عنها في أنظمة إدارة الأدلة الرقمية

نندهش أحيانًا عندما نعلم أن العملاء المحتملين لا يفهمون حقًا ما يمكن أن يفعله نظام إدارة الأدلة الرقمية القادر على القيام به بشكل كامل. قد يعلمون أن النظام الذي يستخدمونه الآن لا يعمل، أو على الأقل ليس فعالاً للغاية، ولكن ليس لديهم أي فكرة عما ينقصهم. لذلك فكرنا في أن نأخذ بضع دقائق للتحدث عن بعض الميزات المهمة التي يجب أن تبحث عنها عند مقارنة أنظمة إدارة الأدلة الرقمية.

1. أولاً وقبل كل شيء، يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الرقمية الجديد سهل الاستخدام وسهل الفهم حتى بالنسبة لأكثر الأشخاص الذين يواجهون تحديات في استخدام الكمبيوتر بيننا. إذا شعر المستخدمون بالإحباط، فسوف تتعب من سماع ذلك وستصاب بالإحباط أيضاً. يجب أن تكون عمليات تحميل الصور والفيديو بديهية وسريعة. لا أحد يريد الجلوس ومشاهدة شريط تقدم لا يتقدم. ستجد أن بعض الموظفين يشعرون بالراحة مع متصفح إنترنت إكسبلورر، بينما يفضل البعض الآخر استخدام جوجل كروم أو فايرفوكس. يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الخاص بك متوافقاً مع جميع المتصفحات الشائعة ويجب أن يتكيف بسهولة مع أحجام الشاشات المختلفة أو ما يشار إليه عادةً بالتصميم المتجاوب.
2. يجب أن يكون نظام إدارة الأدلة الرقمية الجديد الخاص بك متعدد الاستخدامات بما يكفي لقبول الملفات من أي مصدر تقريبًا، مثل أي نوع من الكاميرات الثابتة والهواتف المحمولة (iOS أو Android) وكاميرات الفيديو التي يتم ارتداؤها على الجسم من أي نوع، والكاميرات داخل السيارة، وكاميرات المراقبة، إلخ…
3. يجب أن يتمتع أي نظام جدير بالاهتمام لإدارة الأدلة الرقمية بالقدرة على مصادقة الملفات قبل وبعد تحميلها. ستشعر أنت والمدعي العام بالراحة والاطمئنان عندما تعلم أن صورك ومقاطع الفيديو الخاصة بك لم يتم تغييرها أو، إذا حدث ذلك، فإن برنامج الأدلة قد اكتشف ذلك وطلب تفسيرًا من القائم بالتحميل. بالإضافة إلى ذلك، يجب التقاط جميع البيانات الوصفية الأخرى من كل ملف فردي تلقائيًا وجعلها قابلة للبحث بسهولة. من المحتمل أن تتضمن هذه البيانات معلومات الجهاز، وتاريخ ووقت إنشاء الملف، وارتفاع الملف وعرضه، وإحداثيات النظام العالمي لتحديد المواقع، وغير ذلك الكثير.
4. إمكانيات البحث داخل برنامج الأدلة مهمة للغاية. لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى لو كانت وكالة صغيرة لتجميع آلاف الصور ومقاطع الفيديو، والتي لن يساعدك أي منها إذا لم يكن من السهل تحديد موقعها بأي عدد من استعلامات البحث التي يحددها المستخدم.
5. يجب أن يوفر نظام إدارة الأدلة الرقمية الجديد الخاص بك بالتأكيد سلسلة عهدة كاملة وغير قابلة للتغيير. ستخبرك هذه السلسلة أنت وأي شخص آخر بالضبط من قام بتحميل ملف، ومن اطلع على ملف، ومن قام بتنزيل ملف، ومن قام بحذف ملف، ومن قام بطباعة ملف، وأي شيء آخر مرتبط بهذه الملفات.
6. تعد القدرة على مشاركة الملفات رقميًا أحد الأسباب التي تدفع الوكالات غالبًا للبحث عن نظام أفضل. لم يعد هناك أي سبب وجيه لطباعة الصور، أو حتى لنسخها على قرص مدمج/قرص فيديو رقمي، عندما يكون بإمكانك السماح لأي شخص من اختيارك بالوصول المباشر (ولكن المحدود) إلى برنامج إدارة الأدلة الجديد. اسمح للمدعي العام بالبحث عن صور القضية بنفسه، ويمكنه تنزيل أو طباعة الصور التي يحتاجها بالفعل، بدلاً من إضاعة وقت وموارد موظفيك.
7. وعلى نفس المنوال، يجب أن تكون أنت (أو مسؤول النظام لديك) قادرًا على منح أذونات المستخدم لأفراد أو مجموعات مستخدمين محددة تسمح بمستويات مخصصة من الوصول بناءً على الحاجة. لا يحتاج كل ضابط إلى الوصول إلى كل صورة. تأكد من أن نظام إدارة الأدلة الرقمية الجديد الخاص بك سيتيح لك القدرة على تقييد الوصول إلى القضايا الحساسة لمن يحتاج إليها بالفعل فقط.
8. حتى أكثر أنظمة إدارة الأدلة الرقمية الأساسية يجب أن توفر أدوات تحسين بسيطة (تتحكم أنت في استخدامها) مثل القدرة على تدوير الصور، وعكس الألوان، والقص، والسطوع، والتباين، وما إلى ذلك … في حين أن أنظمة إدارة الأدلة الرقمية المتطورة قد تسمح بإجراء مقارنات بين الصور جنبًا إلى جنب (مفيدة لمقارنة بصمات الأصابع أو بصمات الأحذية، من بين أشياء أخرى)، ومعايرة الصور، ومزامنة مقاطع الفيديو من مصادر وزوايا مختلفة، وتنقيح مقاطع الفيديو، أو حتى التكامل مع Adobe Photoshop.
9. يجب أن يتمتع نظام إدارة الأدلة الجديد بالقدرة على أرشفة القضايا القديمة واستعادتها حسب الحاجة.
10. أحد أكبر التحديات التي نواجهها هو عدد لا يحصى من تنسيقات الفيديو الخاصة التي تأتي عبر غرفة الأدلة، وكل منها يتطلب “مشغل” مختلف. هل سيقوم نظام إدارة الأدلة الرقمية الجديد الخاص بك بتشغيل مقاطع الفيديو لجميع أنواع الملفات التي تواجهها؟ أم سيتطلب استخدام برنامج طرف ثالث؟ تعد تعددية الاستخدامات هي المفتاح، وكذلك دعم النظام وترقيات البائعين مع تطور التكنولوجيا الرقمية.

نأمل أن نكون قد أطلعناك، أو على الأقل ذكّرناك بقدرات بعض أنظمة إدارة الأدلة الرقمية الموجودة في السوق اليوم. حظًا موفقًا أثناء بحثك عن أفضل حل للأدلة الرقمية لوكالتك!