وحدة أدلة RMS المجانية؟ (الجيد والسيئ وكل ما بينهما)

في المقال السابق بعنوان “لماذا برامج إدارة الأدلة؟”، ناقشنا مزايا وجود نظام برمجيات متقدم لإدارة الأدلة في كل غرفة أدلة، وتحدثنا عن الأشياء التي قد تفوتك إذا كنت لا تزال تدير أدلتك “بالطريقة القديمة”. واليوم نناقش إحدى الخرافات التي تحيط بوحدة الأدلة المجانية في نظام إدارة الأدلة RMS. لا تنخدع. كلمة “مجاني” لا تعني بالضرورة أنك توفر المال. في الواقع، قد تنفق في النهاية ثلاثة أضعاف المبلغ الذي تعتقد أنك توفره. في هذه المقالة، سنناقش في هذه المقالة إيجابيات وسلبيات جميع وحدات أدلة RMS المتوفرة بشكل شائع تقريبًا، وسنسمح لك بتحديد الخيار الذي يناسب احتياجاتك وميزانيتك بشكل أفضل.

إيجابيات وحدة الأدلة RMS

• إنه مجاني! لن يجادل أحد في مدى صخب هذه الكلمة! لكن ما لا يخبرونك به هو أنه مجاني “كما هو”. لا تخصيص على الإطلاق. إذا كنت بحاجة إلى أي تخصيص لوحدة الأدلة، فقد يكلف ذلك قسمك ثلاثة أضعاف المبلغ الذي تدفعه عادةً مقابل أي تخصيص للبرامج.
• لا يحتاج الضباط للذهاب إلى نظام مختلف لإدخال أدلتهم، وإذا كانوا معتادين على نظام إدارة الأدلة، فلن يحتاجوا إلا إلى الحد الأدنى من التدريب لاستخدام وحدة الأدلة.
• يتم تخزين جميع المعلومات في نظام واحد.
• سلسلة الحجز الآلي.

سلبيات وحدة الأدلة RMS

• ضعف دعم العملاء: لم تقم معظم أنظمة RMS ببناء وحدة الأدلة الخاصة بها من داخل غرفة الأدلة. لقد بنوها بسرعة لتخزين بيانات الأدلة وأدرجوها في نظام إدارة الأدلة كوحدة نمطية مجانية حتى يتمكنوا من الادعاء بأن نظام إدارة الأدلة الخاص بهم يمكنه التعامل مع غرفة الأدلة. لقد سمعنا من العديد من الأشخاص الذين أجبروا على استخدام وحدة الأدلة في RMS “لا تجني RMS المال من غرفة الأدلة ولهذا السبب لا تعتبر مشاكلنا التقنية من أولوياتهم أبدًا”.
• عدم القدرة على التعامل مع الأدلة الرقمية: هناك عدد قليل جداً من وحدات الأدلة المضمنة في أنظمة إدارة الأدلة الرقمية لديها القدرة على التعامل مع الأدلة الرقمية. تقوم جميع أقسام الشرطة بجمع الأدلة الرقمية من مسارح الجريمة. يجب أن يتم التعامل مع صور مسرح الجريمة وتسجيلات المقابلات ومقاطع الفيديو التي التقطتها الكاميرات داخل السيارة والكاميرات القابلة للارتداء بشكل منفصل في نظام مختلف، أو حتى أسوأ من ذلك، على قرص DVD أو قرص صلب.
• في حين أن نظام RMS الخاص بك يمكنه تخزين معلومات الأدلة الأساسية الخاصة بك، إلا أن هناك الكثير من العمليات التي ربما لا يستطيع القيام بها. على سبيل المثال، هل يمكنه التعامل مع المخزون، ونقل الأدلة، والتصرف في الأدلة، وقانون تقادم الأدلة، والتذكير التلقائي، وما إلى ذلك؟ استناداً إلى ما رأيناه، من المحتمل أن نظام إدارة الأدلة الخاص بك لا يدعم أياً من هذه العمليات الهامة.
• ضعف القدرة على إعداد التقارير: لقد ذكرنا سابقًا أن التعامل مع الأدلة ينطوي على الكثير من الأعمال الورقية. تقارير الأدلة، والتقارير النقدية، وتقارير مكتب الكحول والتبغ والأسلحة النارية والمتفجرات، وتقارير المختبر، وغير ذلك. عندما تستخدم وحدة الأدلة RMS لإدخال بياناتك، ستحتاج على الأرجح إلى إيجاد طريقة أخرى لطباعة كل هذه التقارير، مما يضيع المزيد من وقت ضباطك.
• قدرات بحث محدودة: مرة أخرى، نظرًا لأن وحدة الأدلة في نظام إدارة الأدلة RMS لم يتم إنشاؤها من داخل غرفة الأدلة، فقد تجد أن أداء حتى وظائف البحث البسيطة قد يكون صعبًا. إن فكرة أتمتة غرفة الأدلة الخاصة بك تعني القدرة على العثور على “الأشياء” الخاصة بك بسرعة وسهولة. إذا لم يتمكن نظام إدارة الأدلة أو نظام الأدلة الحالي لديك من توفير ذلك، فأنت تهدر وقتًا ثمينًا.
• لا يوجد قانون للتقادم: يعرف فنيو الأدلة أنه يجب الاحتفاظ بكل دليل (بما في ذلك الممتلكات المفقودة والموجودات) لفترة زمنية محددة مسبقاً. تستند معظم الوكالات في فترة الاحتفاظ الأولية هذه إلى فترة التقادم. يعرف كل فني أدلة أهمية هذه المعلومة لأنه بمجرد انقضاء هذا التاريخ، يمكنك البدء في عملية التخلص من الأدلة لتوفير مساحة أكبر في غرفة الأدلة لديك. لا تقوم معظم أنظمة نظام إدارة الأدلة بإخطارك تلقائيًا عند مرور ذلك التاريخ، مما قد يؤدي إلى وجود أكوام من العناصر غير الضرورية في غرفة الأدلة الخاصة بك. تحتوي معظم غرف الأدلة بالفعل على مساحة كبيرة من الرفوف إذا تم التخلص من العناصر بكفاءة.

الحل الهجين

إذا كنت مجبرًا على استخدام وحدة الأدلة في نظام إدارة الأدلة RMS وما زلت ترغب في إدارة غرفة الأدلة الخاصة بك بكفاءة، فهناك حل هجين لك يوفر لك جسرًا سلسًا بين نظام إدارة الأدلة RMS ونظام إدارة الأدلة الخاص بك. سينقل بياناتك ذهابًا وإيابًا بنقرة زر واحدة دون الحاجة إلى تكرار أعمال إدخال البيانات الخاصة بك. يمكن لموظفيك الاستمرار في استخدام نظام RMS كنظام لإدخال البيانات وسيتولى CaseGuard إدارة البيانات من تلك النقطة حتى التصرف النهائي في الأدلة. من السهل العثور على الأدلة، وإجراء الجرد المادي، ونقل الأدلة، والتخلص منها، وإنشاء التقارير وتشغيلها، وتصدير بياناتك بأي تنسيق قد تحتاجه.

لنواجه الأمر. أنظمة RMS رائعة فيما تقوم به، ولكنها مصممة للتعامل مع السجلات وليس الأدلة.