هل يجب على ضباط الشرطة استخدام برمجيات إدارة الأدلة؟

أثناء حديثنا مع العملاء المحتملين، نواجه أحيانًا مقاومة من موظفي غرفة الأدلة فيما يتعلق بقيام ضباط الشرطة بالجزء الأولي من إدخال البيانات في إدارة الأدلة. هذه المقاومة متوقعة، كما أفترض، من أي شخص معتاد على أخذ المعلومات المكتوبة بخط اليد ونقلها إلى أي قاعدة بيانات أو جدول بيانات قد يكون قيد الاستخدام. إنه ليس شيئًا اعتدنا على القيام به، وبالتالي نميل إلى أن نكون متشككين.

تم تصميم العديد من أنظمة برمجيات إدارة الأدلة الحديثة، إن لم يكن معظمها، بطريقة تسمح لضابط الشرطة الذي يقوم بتسجيل الأدلة بإدخال البيانات مباشرة مثل رقم القضية والموقع والتاريخ/الوقت واسم المشتبه به وما إلى ذلك، في نظام إدارة الأدلة، مما يسمح بطباعة بعض أو كل تلك المعلومات على ملصق الرمز الشريطي. إن نظام إدارة الأدلة هذا يلغي تمامًا الحاجة إلى نموذج الأدلة الورقي المدرسي القديم، والسجلات الورقية، وإيصالات النقل المكتوبة بخط اليد، وما إلى ذلك.

ومع ذلك، أثناء قيامنا بعرض نظام إدارة الأدلة الخاص بنا، نسمع أحيانًا من مديري غرف الأدلة “أوه لا، لا يمكنني أن أثق في أي شخص آخر، سأستمر في القيام بإدخال البيانات بنفسي”. في حين أن هذا من حقك بالتأكيد، فلماذا لا ترغب في استخدام نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك إلى أقصى إمكاناته؟ ستظل لديك، كمدير أو فني لغرفة الأدلة، القدرة على مراجعة البيانات للتأكد من دقتها وتصحيحها حسب الحاجة. نظرًا لأن الموظف يجب أن يوصل المعلومات إلى غرفة الأدلة بطريقة أو بأخرى، فلماذا لا تلغي بعض الخطوات في العملية وتوفر بعض الوقت على الجميع؟ إن ازدواجية الجهد تكلف وكالتك الوقت والمال في الكفاءة المفقودة.

إن مزايا تكليف الموظفين بإدخال البيانات كثيرة. أولاً، لدينا جميعًا ضباط في وكالاتنا يمكن أن ينافس خط يدهم خط طبيب الطوارئ، حيث يستحيل عمليًا قراءته. لا بد أن تحدث أخطاء عندما لا يمكنك قراءة ما هو مكتوب بوضوح. وبينما نحن نتحدث عن موضوع الأخطاء، ما الذي يجعلك متأكداً من أنهم لا يرسلون الأخطاء المكتوبة بخط اليد الآن وأنك ببساطة تكرر تلك الأخطاء عند نقل المعلومات إلى قاعدة بياناتك؟ من المحتمل أن يكون برنامج إدارة الأدلة الجديد الخاص بك مصمم خصيصًا لاكتشاف وتصحيح العديد من الأخطاء الشائعة، وهو أمر لن تفعله تلك النماذج الورقية القديمة أبدًا.

بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تحتوي أنظمة إدارة الأدلة الحديثة على ميزات لا يمكن تكرارها في النماذج الورقية، مثل عرض خطوط الطول والعرض لموقع الاسترداد لكل قطعة من الأدلة أو الحفاظ على سلسلة تلقائية غير قابلة للتغيير من الحيازة. يمكن جعل الحقول داخل برنامجك “مطلوبة”، وبالتالي القضاء على إمكانية إغفال المعلومات المهمة. حاول القيام بذلك مع نموذج ورقي. سيقدّر المحققون أيضًا عدم وجود المزيد من النماذج التي يتوجب عليهم البحث فيها أثناء مراجعتهم للقضايا، كما أن الدقة المضافة وسهولة البحث عن المعلومات داخل نظام إدارة الأدلة سيجعل عملهم أسهل بكثير.

سيحتاج الضابط إلى توصيل المعلومات إليك، إما عن طريق كتابتها بخط اليد (الطريقة القديمة) أو كتابتها في نظام إدارة الأدلة (الطريقة الجديدة). إذا أُتيح لك الاختيار، فإن معظم الضباط اليوم سيخبرونك على الأرجح أنهم يفضلون الكتابة. لقد نشأ الضباط الشباب الذين يتم تعيينهم اليوم على الكتابة، وهذا ليس مفهومًا غريبًا عليهم على الإطلاق. أضف إلى ذلك القدرة على القيام بكل ذلك تقريبًا في الميدان على أجهزة MDC أو الأجهزة اللوحية وسيجعلون القرار سهلًا بالنسبة لك. إذا كنت لا تزال مصراً على نماذج الأدلة المكتوبة بخط اليد، فمع ذلك استخدم بطاقات الأدلة المكتوبة بخط اليد.

يستخدم نظام إدارة الأدلة الجديد الخاص بك ملصقات الرموز الشريطية التي لا يمكن طباعتها حتى يتم إدخال البيانات في النظام. هل تريد حقًا أن يحمل كل عنصر من عناصر الأدلة بطاقتين، البطاقة الأصلية المكتوبة بخط اليد التي أكملها الموظف، وبطاقة الرمز الشريطي المطبوعة في غرفة الأدلة؟ وماذا يحدث لكل تلك النماذج الورقية بمجرد التخلص من القضايا؟ هل يتم تخزينها لسنوات في خزائن ملفات مغلقة في قبو في مكان ما؟ هل تم تمزيقها؟ متجاهلاً؟

تقبّل التغيير وقم به بشكل صحيح. ثق ببرنامج إدارة الأدلة الجديد الخاص بك، فقد تم التفكير كثيراً في تصميمه. قبل أن تعرف ذلك، سيكون الجميع قد قبلوا به وستقدرون جميعًا الطريقة الجديدة “الأفضل” لتقديم الأدلة. وبمجرد أن تبدأ حزم الأدلة في الوصول إليك وهي تحمل ملصق الرمز الشريطي مع جميع المعلومات ذات الصلة، كل ما عليك القيام به في غرفة الأدلة هو التحقق من أن الأدلة قد تم تغليفها بشكل صحيح، وتدوين أي عمل مخبري مطلوب، والتحقق مرة أخرى من أن البيانات كاملة ودقيقة، وتعيين عناصر الأدلة إلى موقع التخزين الجديد وسكب فنجان آخر من القهوة! إن الوقت الذي تم توفيره لموظفي غرفة الأدلة سيكون لديك الآن الوقت الكافي لإجراء عمليات التدقيق، وتنظيم غرفة الأدلة الخاصة بك، وإجراء جميع التحسينات التي كنت تتحدث عن إجرائها لسنوات.