مدير التموين | تطوير مجموعات أدوات تجعل العمل أسهل

لقد ذكرنا استخدام الأطقم سابقًا كطريقة لتبسيط المعاملات التي يقوم بها أمين مخازن التموين. وهذا مفيد بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بتخصيص قطع متعددة من المعدات للأفراد، حيث تتلقى مجموعة محددة من الأفراد نفس المعدات مرارًا وتكرارًا. ويساعد ذلك أيضًا في إزالة المعدات غير المرغوب فيها أو منتهية الصلاحية بطريقة فعالة، مما يلغي العمالة الإضافية لمعالجة الأصناف المجمعة من نفس النوع. تُعد الأطقم أفضل مساعد لأمين المخازن، باستثناء شخص آخر يساعده.

ما هي العدة؟

حسب التعريف البسيط، فإن العدة هي مجموعة من العناصر المتعددة في التخزين التي عادة ما يتم تخصيصها للموظفين. يمكن استخدام ذلك عندما يكون لدى وكالتك موظف جديد، أو عندما يكون لدى شخص ما مهمة متخصصة. بشكل أساسي، بالنسبة لأي دور محدد في وكالتك، إذا كانت هناك مجموعة محددة من المعدات المتعلقة بتلك الوظيفة، فإن المجموعات تمنح أمين المخازن القدرة على تجميع كل تلك العناصر معًا في مجموعة محددة، وبمسح ضوئي واحد، يمكنك تعيين كل تلك العناصر للشخص الذي يحتاج إليها. يوفر الكثير من الوقت، ويسمح لموظفيك باستلام العناصر التي يحتاجونها بسرعة، بحيث يمكن لأمين المخازن وموظفي الوكالة التركيز على مهامهم الخاصة بهم خارج نطاق مساءلة المعدات.

هناك بعض الطرق الأخرى لاستخدام ميزة العُدة، وسنناقش ذلك في مقالات مستقبلية. في الوقت الحالي، سنركز على الاستخدام الأساسي للمجموعات في إدارة الأصول.

إنشاء وتعيين الأطقم

كما ذكرنا في التعريف، فإن إنشاء أطقم المعدات التي يتم إصدارها للموظفين الجدد هي الوظيفة الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بإنشاء الأطقم. إن نشاط الإصدار الأكثر شيوعًا هو توفير المعدات للضباط الجدد في أي وكالة، وعندما يكون لديك وكالة تضم أكثر من 100 فرد محلف، يمكنك بسهولة تعيين خمسة إلى عشرة ضباط جدد في أي وقت من الأوقات. إن الاضطرار إلى إصدار معدات فردية لكل ضابط جديد سيستغرق الجزء الأكبر من اليوم، وهذا أمر غير مقبول. خاصةً عندما نعلم أن جميع الضباط الجدد يتلقون نفس الكمية من المعدات، وبنفس الكميات، وضمن نفس الأصناف. من المنطقي أن يكون لديك برنامج لإدارة الأصول يسمح لأمين مخزنك باستخدام قائمة محددة مسبقًا من المعدات المذكورة، وتنظيم الكميات المناسبة في الصناديق الخاصة بها داخل منطقة التخزين الخاصة بك، ووضع علامة عليها لإصدارها كمجموعة “مستأجرين جدد”.

ما يجعل برنامج إدارة الأصول الخاص بك متميزًا حقًا، هو عندما يتعرف على هذه العناصر في المستقبل أثناء الشراء، وعندما يقوم أمين المخازن بإدخالها عند استلامها، يسأل أمين المخازن عما إذا كان يريد إصدار مجموعة أدوات “مستأجر جديد” أثناء إدخال العناصر في مخزن وكالتك. بنقرتين على الفأرة، يعرض البرنامج الأطقم التي يمكن صنعها، ويكمل أمين مخزنك كلاً من الإدخال وصنع العدة في معاملة واحدة، ويترك لهم تركيز وقتهم وطاقتهم على المهام الأكبر المتعلقة بالمعدات.

هذه العملية نفسها يجب أن تنتشر عندما ينتقل الضباط إلى مهام بدوام كامل، مثل K-9، والمرور، والمخدرات، وأي مهام خاصة أخرى لدى وكالتك تستلزم إصدار معدات معينة.

تحديث أطقم الأفراد

وبطبيعة الحال، فإن ما نصدره للضباط اليوم ليس هو نفسه بعد خمس سنوات من الآن، وبعد عشر سنوات من الآن، وهكذا. عندما يتم شراء قطعة جديدة من المعدات وتحتاج إلى تخصيصها لجميع الضباط، يمكن أن تكون هذه المهمة سهلة بما فيه الكفاية بمفردها. ولكن ماذا لو كانت قطعة تحل محل شيء ما في طقم المستأجرين الجدد على سبيل المثال؟ بالتأكيد، يمكن لأمين مخازنك أن يعود ويستبدل العناصر الموجودة في الأطقم الحالية، وحتى إصدارها للضباط الجدد عند قدومهم. ولكن ماذا لو منحك برنامج إدارة الأصول الخاص بك القدرة على رؤية قائمة بمن يحتاجون إلى هذا العنصر الجديد، بناءً على التعريفات المعينة في نظامك؟ ثم يقوم أمين مخازنك بالاتصال بهؤلاء الضباط بسرعة، ويطلب منهم إحضار الصنف القديم، واستبداله بالصنف الجديد. هذا يجعل الحياة سهلة، أليس كذلك؟ لا تقوم جميع برامج إدارة الأصول بذلك، وهذه الأنواع من السيناريوهات هي التي يتعامل معها أمين المخازن يوميًا. هذه المهام ضرورية، لكنها تمتص وقتاً أكثر مما يمكنك تحمله، وتحتاج إلى برنامج يجعل مهمتهم أسهل، بحيث يتم زيادة إنتاجية وكالتك إلى أقصى حد.

الاستنتاجات

كلما زادت قدرة برنامج إدارة الأصول الخاص بك على تقديم المزيد من الخدمات لوكالتك، كلما زاد الوقت الذي يمكنك إنفاقه على المهام الحرجة وليس على المهام الإدارية. ونحن نعلم جميعًا أن هذه مسألة وقت فقط قبل وقوع الحادث التالي الذي يتطلب كل ما هو عملي. من الأفضل أن يحصلوا على جميع المعدات التي يحتاجونها بسرعة، بدلاً من أن يعلقوا في انتظار أن يوقعوا على كل عنصر على حدة.

كن آمنًا هناك!