كيف تشارك أدلتك الرقمية؟

تستخدم العديد من الإدارات بالفعل نظام برمجيات حديث لإدارة الأدلة يستخدم تقنية الرموز الشريطية. وتمتلك بعض هذه الأنظمة القدرة على إدارة الأدلة الرقمية، وإن كان ذلك بدرجات متفاوتة من النجاح. سيقوم نظام إدارة الأدلة الرقمية الجيد بالتحقق من صحة الملفات وتتبعها من لحظة تقديمها كدليل، مع الحفاظ على سلسلة عهدة غير قابلة للتغيير، وصولاً إلى التخلص النهائي منها.

في مكان ما في منتصف سلسلة العهدة تلك، ستجد في مكان ما في منتصف سلسلة العهدة تلك، ستجد أين شاهد الضابط سميث صورة، أو المحقق جونز قام بتحميل مقطع فيديو. ولكن هل تعلم أنه يمكنك مشاركة أدلتك الرقمية مع أشخاص من خارج مؤسستك؟

تتمثل إحدى أهم وظائف نظام إدارة الأدلة الرقمية في العصر الحديث في القدرة على مشاركة الصور ومقاطع الفيديو والملفات الصوتية وغيرها رقميًا، دون الحاجة إلى طباعة أو نسخ نسخ. يحتاج العديد من المدعين العامين إلى نسخ متعددة من الأدلة الرقمية قبل المحاكمة. واحدة لأنفسهم، وواحدة لمحامي الدفاع، وأحيانًا واحدة للقاضي الذي يترأس الجلسة، وما إلى ذلك. ببساطة عن طريق جعل المدعي العام (المدعين العامين) “مستخدمًا” للنظام، يمكنك تزويده أو تزويدها بإمكانية الوصول المباشر حتى يتمكنوا من مراجعة الأدلة، وطباعة الأدلة، وتنزيل الأدلة، وحتى إرسال الأدلة بالبريد الإلكتروني، طالما أنك قد زودتهم “بحقوق مستخدم” كافية للسماح بذلك.

قد تتساءل الآن “ألن أفقد السيطرة على أدلتي؟ نود أن نقترح أنه سيكون لديك في الواقع سيطرة أكثر إحكامًا مما يمكن أن يكون لديك مع النسخ المطبوعة. ونعني بذلك كيف يمكنك أن تعرف على وجه اليقين ما الذي يحدث مع تلك الأقراص الرقمية بمجرد تسليمها إلى المدعي العام؟ بالتأكيد، من المحتمل أنهم وقعوا عليها، ولكن ما الذي يحدث لها حقًا بمجرد تسليمها؟ يمكنهم بالفعل عمل أي عدد من النسخ كما يحلو لهم. هل أنت على دراية بنظام تخزين الأدلة في مكتب المدعي العام؟ كيف يتم تأمين هذه الأقراص المدمجة حتى المحاكمة؟ هل يتم تسليمها إلى المساعدة القانونية لحفظها؟ هل يرقدون تحت كومة من الأوراق، مدسوسين في ملف القضية في زاوية المكتب؟

على الأقل من خلال منح المدعي العام الخاص بك إمكانية الوصول المباشر، سيكون لديك، كجزء من سلسلة الحفظ، سجل لا يمكن دحضه بأن المدعي العام براون قام بتحميل الأدلة في تاريخ معين. لا مزيد من إنكار أنه استلمه على الإطلاق، ولا مزيد من الادعاء بأن فلانًا وفلانًا قد فقده أو أن القرص المدمج كان “سيئًا”. لقد أصبح الأمر من مسؤوليته بمجرد تنزيله. إحدى العقبات التي قد تواجهك هي إقناع المدعين العامين بأن هذا النظام آمن ومأمون. فقد يكونون أكثر مقاومة للتغيير من ضباط الشرطة!

ستحتاج إلى أن تبين لهم فعلياً ما يمكنهم الوصول إليه وما يمكنهم القيام به، والأهم من ذلك، ما لا يمكنهم القيام به. تذكر، أنت تتحكم في مستوى وصولهم. إذا كنت تريد منحهم إمكانية عرض الملفات فقط دون تنزيلها، فليكن. إذا كنت مرتاحاً لمنحهم إمكانية عرض الملفات وتنزيلها، ولكن ليس إرسالها بالبريد الإلكتروني، فليكن. أرهم سلسلة العهدة واشرح لهم كيفية عملها. يجب أن يعرفوا مقدمًا أنه حتى فتح الملف لعرضه يترك “مسارًا” دائمًا لا يمكن محوه. الهدف من ذلك هو تعزيز الثقة، وليس لعب ألعاب “مسكتك”.

إذا كنت قد نظرت في أنظمة إدارة الأدلة الرقمية على الإطلاق، فأنت تعلم بالفعل أنها تكلف عمومًا عدة آلاف من الدولارات وستتطلب خادمًا كبيرًا من جانبك، أو على الأقل حساب وصول سحابي. ولكن هل سبق لك أن قمت بدراسة بسيطة لإظهار ما تنفقه بالفعل الآن؟ ابدأ بتتبع تكلفة الأدلة الرقمية التي تقوم بطباعتها أو نسخها على أقراص DVD. ضع في اعتبارك تكلفة القوى العاملة من الموظفين لكل صفحة أو لكل قرص، بالإضافة إلى تكلفة الأجهزة الفعلية، والنقل إلى المدعي العام، والتلف الذي يصيب معداتك. لا يستغرق الأمر وقتاً طويلاً لإدراك أنك ستوفر المال على المدى الطويل. قد يستغرق الأمر سنة لاسترداد استثمارك الأولي أو عدة سنوات، لكنك ستوفر المال بالتأكيد. إن القدرة على إظهار الوفورات في التكاليف لصانعي القرار في وكالتك ستقطع شوطاً طويلاً نحو الحصول على ختم الموافقة على طلب الشراء.