غرفة الأدلة | التعامل مع المفقودات والموجودات

من نقاط الإزعاج المستمرة لموظفي الأدلة هي وظيفة المفقودات المتزايدة باستمرار مع وكالاتهم. وكما هو الحال مع أي شيء يتعلق بالممتلكات، يسارع المسؤولون إلى إسناد هذه المهمة إلى الأدلة. ولكن هل هناك في الواقع طرق أخرى أكثر فاعلية للتعامل مع المفقودات والموجودات؟

الموظفون المجهدون أكثر من اللازم

انتشر مؤخرًا مقطع فيديو على موقع يوتيوب، يتضمن محاولة زوجين تعقب هاتف آيفون سُرق من سيارتهما أثناء تسوقهما في إحدى المدن الأمريكية الكبرى. صوّر الفيديو الزوجان وهما يتتبعان موقع الهاتف عبر تطبيق تتبع قاما بتثبيته على الهاتف، وتزامن ذلك مع محاولاتهما العديدة للحصول على دعم الشرطة في استعادة الهاتف. الفيديو في حد ذاته يقدم بشكل مباشر ما لا يجب فعله كمرسل للسلامة العامة، لكن المشكلة الأكبر التي أشار إليها الفيديو هي مدى نقص الموظفين في الوكالة المعنية في ذلك الوقت، وما زالت كذلك.

وتصور خاتمة الفيديو رفض المرسل تنبيه أي ضباط قريبين، وأنه إذا استمر الزوجان في تتبع الهاتف، فإن الشرطة ستوقفهما وتتهمهما بالسلوك غير المنضبط. بالطبع، لا يمكن لأي مرسل أن يدلي بمثل هذه التأكيدات، لكن المكان الذي ينبع منه هذا الرأي هو المكان الذي كان فيه نقص الموظفين هو القاعدة وليس الاستثناء، وتشير توجيهات القيادة إلى أن إرسال الشرطة إلى مثل هذه السيناريوهات كان ممنوعًا رسميًا.

وبالنظر إلى نقص الموارد اللازمة للتعامل مع حالات السرقة النشطة، فما هي احتمالات أن يكون لدى هذا القسم ما يكفي من الموظفين للتعامل مع المفقودات؟ أو الأفضل من ذلك، كيف يبدو نظام المفقودات والموجودات لديهم؟ هل يرهنونه بموظفي الأدلة لديهم؟ إذا كانوا كذلك، فإننا نرى أنهم يتخذون قراراً سيئاً.

المفقودات كوظيفة دورية

هذا شيء تقوم به العديد من الوكالات بالفعل، لكن الجدل يحتدم حول ما إذا كان هذا استخدام فعال لضباط الدوريات أم لا. بعض الأسئلة التي يجب مراعاتها في وكالتك؟ كم عدد المرات التي يصادف فيها ضباط الدوريات أو يتم استدعاؤهم للعثور على الأشياء المفقودة؟ هل يمثلون الغالبية العظمى من الأغراض المستردة؟ إذا كان الأمر كذلك، وأنت لا تستخدم الدورية كرقم مركزي فيما يتعلق بالمفقودات والموجودات، فأنت لا تستخدم أكثر الموظفين المؤهلين للقيام بهذه المهمة.

إن الحقائق لا تكذب، فضباط الدوريات بشكل عام هم من يعثرون على المفقودات أو يستعيدون المفقودات. ويأتي في المرتبة الثانية على الأرجح أي موظفين مكتبيين يعملون في القسم. فهؤلاء هم الأشخاص الذين لديهم القدرة على إدارة المفقودات والموجودات بفعالية.

إن تسليم الوظيفة بأكملها لموظفي الأدلة لديك أمر ممكن بالتأكيد، لكنه ليس أفضل استخدام لوقتهم، ويضع حواجز بين الجمهور والممتلكات المفقودة لا داعي لوجودها، حيث لا يوجد أي اعتبارات استدلالية مع الممتلكات المفقودة، عادةً. وفي المرات القليلة التي يوجد فيها ذلك، لا تعد ممتلكات ضائعة بل أدلة.

نظرًا لأن الممتلكات المفقودة ليست مقيدة بإجراءات الإثبات، وهي في الحقيقة وظيفة مدنية أكثر، فإن إبقاء أقل عدد ممكن من الأيدي المتورطة في الأمر يجب أن يكون الهدف الحقيقي. ولكن بدلاً من التفكير في الأفراد كممثلين لهذا الهدف، يجب أن تفكر في الأمر على أنه أكثر من الوظائف الداخلية لقسمك.

ولأن ضباط دورياتك هم على الأرجح من يقومون بجمع وتوثيق المفقودات والموجودات، فيجب أن يتحكموا في معظم الوظائف. سيكون من المفيد الاحتفاظ بسجل إلكتروني للعناصر التي يتم العثور عليها، حيث يتم تسجيل كل عنصر وربطه بمكالمة للخدمة، ومن ثم الحصول على رموز التصرف لكل عنصر يمكن معالجتها في وقت لاحق. ما يحدث هو أنه عندما يتم إدخال هذا النوع من الأنظمة، فإن الافتراض التلقائي هو أنه نظرًا لأن هذا النظام يعكس الكثير من ميزات غرفة الأدلة، يجب أن نرجع إلى موظفي الأدلة لدينا.

هناك عدد من الأسباب التي تجعل هذه الفكرة خاطئة. أولها، أنها تجعل غرفة الأدلة لديك، ومن قبل الموظفين المسؤولين عنها، مسؤولة عن المزيد من العناصر، وكما أشرنا، فإن الممتلكات المفقودة لا ترتبط بعملية الإثبات. ثانيًا، طبيعة الممتلكات المفقودة مختلفة نوعًا ما عن الأدلة. فالأدلة إما أن يتم إتلافها، أو أن يطالب بها الضحية، وأحياناً المشتبه به. وفي بعض الحالات سيتم بيعها في مزاد علني. سيتم التعامل مع جميع الأدلة بطريقة ما، وعادةً ما يتم ذلك في الوقت المناسب.

ومع ذلك، فإن الممتلكات المفقودة، في حين أنه سيتم التصرف فيها بشكل ما في نهاية المطاف، إلا أنه يمكن أن يخلق حالة من الفوضى، لأن استرداد الغرض ليس لأي إجراء جنائي، وبالتالي عندما يتم خلطها في غرفة الأدلة يسبب مشكلة لا ينبغي أن تكون كذلك. ثالثًا، عندما يأتي الناس للمطالبة بممتلكاتهم المفقودة، هل يؤدي ذلك إلى خلق موقف يضطر فيه موظفون إضافيون إلى سحب الغرض المعني، أم أن المواطنين يتم اصطحابهم مباشرة إلى غرفة الأدلة؟ في كلتا الحالتين، قد يصبح هذا الأمر مشكلة، وبالتأكيد لن نضطر إلى شرحه في المحكمة عند استجواب الشهود.

خزانة الممتلكات

تتمثل طريقة التعامل مع هذا الأمر في الاحتفاظ بخزانة، أو ربما حتى خزانتين يمكن لجميع ضباط الدورية الوصول إليها. في عالم مثالي يكون قد تم البدء في طلب الخدمة لهم بالفعل، لذلك كل ما عليهم فعله في هذا الظرف هو إضافة ملاحظاتهم المتعلقة بالعنصر، ثم تسجيله في خزانة الممتلكات. يجب ترقيم خزائن الممتلكات الخاصة بك، ومن ثم ترقيم الرفوف، ثم ترقيم الرفوف متبوعة بمواضعها في الرف. إذا كنا ننظر إلى الخزانة رقم 1، والرف رقم 1 (لنفترض أننا نبدأ من الأعلى)، والموضع الأول على الجانب الأيسر من الرف، فإن الترقيم في ملاحظاتنا الميدانية قد يكون نصه “تم تسجيل العنصر في خزانة الممتلكات رقم 1-1- L1.

إذا حالفنا الحظ، يمكن لنظام CAD الذي يدير مكالماتنا أن ينتج نماذج سجلات الممتلكات التي تتضمن تفاصيل الصنف، وكتل التوقيع التي سيوقع عليها المالك الثابت للممتلكات لاستعادة ممتلكاته. يمكن للضابط بعد ذلك أن يترك الورقة مع الغرض، وإذا كان الضابط خارج نوبته، يمكن لضابط آخر إحضار الغرض إذا وصل المالك يبحث عنه.

يجب أن يكون سجل الممتلكات متصلاً ببرنامج الأدلة لدينا، لأننا نريد جدولة عمليات التدقيق في وقت واحد، ويجب أن يكون كل الجرد في نفس البرنامج، وإن كان في أقسام منفصلة. بالعمل من زاوية مختلفة، ضع في اعتبارك أنه إذا لم يكن لبرنامج الأدلة الخاص بك وظيفة منفصلة وقابلة للتتبع للممتلكات، فإن لديك نظامًا قديمًا، وقد حان الوقت لتشرح للقائمين على الأمر لماذا حان الوقت للترقية. والأهم من ذلك، إذا لم يكن برنامج نظام تتبع الأدلة الجنائية الخاص بك قادرًا على الاندماج مع برنامج الممتلكات والأدلة لديك، فأنت تخلق مهمة مزدوجة لضباط الدوريات لديك، وهذا يعني المزيد من الوقت خارج الشارع. هذه هي النقطة الأساسية التي يجب توضيحها، والربط بينها وبين القضايا المحيطة بها هي النقاط البارزة التي ستحتاج إلى التأكيد عليها.

البدائل

من هذا النظام نفسه يمكننا التلاعب بالعملية لإعطائنا بعض البدائل المختلفة. على سبيل المثال، إذا كان لدى وكالتك ضباط خدمة المجتمع، والمعروفين أيضًا باسم ضباط دعم الشرطة، فيمكنك أن تجعلهم مسؤولين عن العملية، مع وجود ضابط مشرف يشرف على العملية. وبدلاً من ذلك، يمكن أن يشرف على عملهم ضابط رفيع المستوى. هل يقضي الرقيب لديك الكثير من الوقت في المكتب؟ إذا لم يكن لديك موظفو الأدلة الجنائية، فلماذا لا تجعلهم يتولون تسجيل خروج المواد، ويجعلون الضباط يتولون تسجيل دخولها؟ إنها طريقة لتعظيم القوى العاملة لديك، ورفع بعض الأعباء المحتملة عن موظفي الأدلة لديك. لأن كن مطمئناً، فوظيفتهم مليئة بالإثارة التي لا يرغب أحد آخر في التعامل معها.

اعتبارات السياسة

اعتمادًا على قانون ولايتك، تتراوح الفترة الزمنية المقبولة للاحتفاظ بالممتلكات المفقودة والمعثور عليها من 60 إلى 90 وأحيانًا 120 يومًا. مهما كان النطاق الزمني المقبول، قم بتنسيق سياستك مع المستشار القانوني لوكالتك لضمان الامتثال. ما ستجده على الأرجح هو أن العناصر الموجودة في قسم المفقودات والموجودات لديها فسحة أكبر قليلاً في كيفية التخلص منها. ليس من غير المألوف أن ترى وكالات تتبرع بملابس بالجملة، أو حتى صناديق كبيرة مليئة بالمزاد العلني مليئة بالمفقودات والموجودات العشوائية. أما إذا كنت تدير مشروعاً أصغر، فلن يكون من المستبعد أن تضع برنامجاً للوكالة للتبرع بالمعاطف الشتوية للمحتاجين، وخاصة الأطفال، وأن يتم تزويد البرنامج جزئياً بالمعاطف التي يتم العثور عليها في مجتمعك والتي لا تزال في حالة جيدة. تعتمد هذه الأنواع من البرامج بالطبع على استيفاء العناصر لمتطلبات القوانين والسياسات الخاصة بك. تأكد دائماً من امتثالك لكليهما قبل المضي قدماً في التبرعات والمزادات أياً كان نوعها.

في حالة المزاد العلني، من الأفضل عادةً أن تكلّف شركة خاصة تقوم بالإعلان عن المنتجات وبيعها عبر الإنترنت. فهذا يقلل من بعض الدخل المتصور الذي يمكن أن تجنيه، ولكن لا ينبغي اعتبار الممتلكات المفقودة في هذه الحالات مشروعاً يدرّ المال. ومن المحتمل أن تكون هناك قواعد صارمة فيما يتعلق بما يمكن فعله بالمال. يمكن استخدامه لتعويض تكلفة معدات القسم، أو للمشتريات الإضافية التي قد لا يكون القسم قادرًا على القيام بها دائمًا، ولكنه في حاجة إليها. ويمكن حتى أن يؤذن بوضعها في ميزانية المخبر. على أي حال، فإن التأكد من أن العناصر ضمن سياسة المزاد العلني، وأن العائدات يتم التعامل معها بشكل صحيح هما مهمتان إضافيتان يمكن أن تنتج عن أي عملية للمفقودات والموجودات، بغض النظر عن المسؤول عنها.

أحد الاعتبارات عندما يتعلق الأمر بالأشياء المفقودة والمعثور عليها، هي الأشياء الحساسة، مثل النقود وبطاقات الخصم/الائتمان والمجوهرات والأجهزة الإلكترونية عالية القيمة. من الأفضل وضع هذه الأنواع من الأغراض في خزنة ذات وصول محدود. قد يكون هذا في الواقع هو الوقت المناسب لاستخدام غرفة الأدلة الخاصة بك. إن احتمالية المطالبة بهذه الأشياء مساوية لنظيراتها الأقل قيمة، ومع ذلك، إذا جاء اليوم الذي تتم فيه المطالبة بها، واختفت، فلن تكون لديك فقط دعوى ضرر بين يديك، ولكنك الآن لديك مشكلة نزاهة أيضًا، بالإضافة إلى بعض الإحراج العام.

الاستنتاجات

المفقودات والموجودات ليست شيئًا يثقل كاهل موظفي الأدلة لديك. ثقوا أن لديهم ما يكفيهم من المشاكل، ليبدأوا بعد ذلك في مقاطعة عملهم بجمع التوقيعات على التنازلات وتتبع العناصر. على الرغم من أنه سيكون من الحكمة أن يكونوا طرفًا ثالثًا لمراقبة السجل الإلكتروني العام للممتلكات التي تناسب هذا الظرف، إلا أن جعل ذلك إحدى مهامهم الأساسية سيؤدي إلى عدم الكفاءة، وبالطبع ضعف الأداء الوظيفي في مهمتهم الأكثر أهمية، وهي سلامة الأدلة. إن أفراد الدوريات قادرون تمامًا على التعامل مع المفقودات والموجودات، وبقليل من الدعم يمكنهم تنفيذ المهمة بكفاءة أكثر من أي شخص آخر. استخدم أفراد الأدلة الخاصة بك فقط في الأمور التي تحتاج إلى معرفتهم الحصرية، وستنجز الكثير من المهام بشكل أسرع وبوتيرة يمكن للجميع الالتزام بها.

كن آمنًا هناك!