غرفة الأدلة | اختيار الموظفين والجمعية

تناولنا الأساسيات في إعادة تنظيم غرفة الأدلة وكيفية وضع بروتوكولات لتأمين غرفة الأدلة بعد وقوع الكارثة. سنقوم الآن بإعادة النظر في بعض النقاط لإعادة التأكيد على المواد، والتوسع في هذه المواضيع. سنغطي في هذه الميزة اختيار الموظفين لغرفة الأدلة، وإقامة علاقات مهنية مع المنظمات داخل ولايتك للمساعدة في تنفيذ مهمة غرفة الأدلة المجددة.

موظفو غرفة الأدلة

لقد بدأنا بتجهيز غرفة الأدلة الخاصة بنا. وكانت بداية ذلك استبدال الموظفين. ولكن إذا كانت لدينا مشاكل مع الموظفين من قبل، فما الذي اختلف هذه المرة؟

إنه سؤال وجيه. ومختصر القول هو أننا في عملنا يجب أن نثق بموظفينا ثقة ضمنية وندعمهم بشكل كامل. لا يمكننا قضاء الوقت في الارتياب بشأن من نكلفه بالمهام المختلفة في وكالتنا. ولكن هناك بعض الإجراءات التي يجب مراعاتها والتي يمكن أن تمنح الجميع راحة البال في هذه العملية. وهي عملية التحقق من الخلفية.

نسمعها طوال الوقت، “لقد خضع هذا الضابط بالفعل لفحص الخلفية ليتم تعيينه. لماذا ننفق المزيد من المال والوقت على التحقق من خلفيته مرة أخرى؟

يمكنك أن تعتبره خيارًا إذا كنت ترغب في ذلك، ولكن التاريخ يخبرنا أن هناك بعض الاعتبارات الخطيرة في طريقة التمويل والارتباطات التي يمكن أن تكون لدى الشخص والتي يمكن أن تؤدي إلى أداء سلبي في رعاية الأدلة وحراستها. الأمر دائمًا متروك لك ولوكالتك كيف تريد المضي قدمًا.

بالنسبة لوكالة صغيرة، من الحكمة تعيين عضوين من وكالتك في غرفة الأدلة. سيكون لكليهما إمكانية الوصول العام إلى غرفة الأدلة، مع احتفاظ واحد فقط بإمكانية الوصول إلى الخزنة، حيث يتم وضع أغراضك الحساسة. بما أننا نستخدم مثال وكالة أصغر، إذا كنت تنتمي إلى وكالة أكبر، فضع في اعتبارك هذه الحقيقة، وقم بتعدد موظفيك وفقًا لذلك. ومع ذلك، سيكون من التفكير المستقبلي أن تفكر في عدد الأشخاص الذين ترغب في منحهم إمكانية الوصول إلى خزينتك. إذا كانت لديك خزنة واحدة، بغض النظر عن حجم وكالتك، فمن الأفضل على الأرجح أن يكون لديك شخص واحد فقط يمكنه الوصول إليها. إذا كان لديك خزنتان، فمن الأفضل تعيين شخص واحد لكل خزنة، بدلاً من شخص واحد لكليهما. إذا كنت تحتفظ بأكثر من خزنة واحدة، فمن الأرجح أن يكون لديك موظفين متفرغين لحفظ الأدلة، وفي هذه الحالة لا ينطبق هذا السيناريو.

إلى جانب هذين الشخصين يجب أن يكون هناك مشرف. ذكرنا دور المشرف هذا في المقال الأولي أيضًا. وهم يعملون كمشرفين على غرفة الأدلة، ولكن في هذه النسخة الصغيرة من الوكالة، فإنهم يعملون بصفة غير مباشرة في غرفة الأدلة. والغرض من وراء ذلك هو أن يكونوا قادرين على تغطية موقعين بكفاءة. أولاً، يجب أن تحتوي أي غرفة أدلة على عنصر الإشراف. ومع ذلك، في وكالة صغيرة نواجه مشكلة في عدد الموظفين لدينا، وموازنة عدد الأدوار التي يمكن أن تخدم في نفس الوقت مهمتنا التي نقوم بها. من خلال جعل هذا المشرف قادرًا فقط على الاتصال غير المباشر، بمعنى أنه لا يمكنه الوصول إلى الغرفة إلا من خلال الضابطين الآخرين، فإنه يسمح بسهولة استبعادهم كموضوع لأي تحقيق داخلي، وبالتالي طرف يمكن أن يشارك في تلك العمليات.

وفي جعل دورهم اتصالاً غير مباشر، فإن ذلك يخفف من دورهم فيما يتعلق بصياغة الإجراءات والسياسات. ومن المؤكد أنهما يجب أن يشاركا في العملية، وأن يكونا على اطلاع على التقنيات المتعارف عليها، ولكنهما سيكونان بمثابة صوت متساوٍ مع الضابطين المعينين في تطوير جميع عناصر التعامل مع الأدلة ومحاسبتها ومعالجتها، أكثر من دورهما الشمولي على الانضباط.

عملية خلفية غرفة الأدلة

ذكرنا في وقت سابق الحاجة إلى عملية خلفية مختلفة لاختيار موظفي غرفة الأدلة، ولماذا تستحق هذه المهمة بذل الجهد. وتوضح حقائق التاريخ أن الضباط الذين لديهم مشاكل مالية، أو ارتباطات مشكوك فيها يستمرون في التورط في سوء السلوك أو الأفعال غير القانونية النابعة من غرفة الأدلة. وفي حين أن هناك حجة يمكن تقديمها بأن إبعادهم عن غرفة الأدلة لن يبعدهم بالضرورة عن المشاكل، إلا أن إبعادهم عن هذه المهمة يؤدي إلى مشاكل أقل بكثير في المستقبل.

لكن بينما نذكر المشكلتين الرئيسيتين اللتين تؤرقان الموظفين، ما الذي ننظر إليه تحديدًا معهما ولم ننظر إليه بالضرورة من قبل؟ قد تبدو الإجابة غير مباشرة، لكنها بالتأكيد ليست كذلك.

أولاً، علينا أن ندرك أن البحث المستمر عن خلفية الموظفين عملية مرهقة. الكثير من الأشياء التي لن نأخذ الوقت الكافي للنظر فيها فيما يتعلق بالضابط، خاصةً إذا كان تاريخه، أي خلفيته عند التعيين الأولي، لا يسفر عن أي معلومات ذات صلة بمراجعتنا. إذا لم يكن لدى الضابط المبتدئ تاريخ من المقامرة على سبيل المثال، إذا نظرنا في مواصلة خلفية ذلك الضابط بعد خمس سنوات، فقد نميل إلى تخطي تلك التغطية لأنه لم تكن هناك إشارات تشير إلى تلك المشكلة قبل أو منذ تاريخ تعيينه. لماذا القلق حيال ذلك؟ وهذه استجابة مقبولة تمامًا لتكاليف إدارة الوكالة، إذا كنا نتحدث عن ضابط في دورية لا تظهر عليه علامات واضحة للقلق، وفي التحريات الجنائية والمرورية لا يظهر أي شيء. بينما يمكننا أن ننظر في بعض البنود الأكثر عمومية، قد لا نرغب في إنفاق المال والجهد للنظر في شيء محدد إذا كانت المعلومات العامة تأتي واضحة تمامًا.

ولكن عندما يتعلق الأمر بغرفة الأدلة، فمن الحكمة التعامل معها كوكالة داخل الوكالة. فقد اعتادت أن تكون مكانًا لإرسال المتقاعدين المناوبين، أو الضباط الذين كانوا “مشروعًا خاصًا” للإدارة. لكن هذه ليست ممارسة موصى بها في العصر الحديث. فأنت تحتاج حقًا إلى أن يكون لديك أكثر الموظفين الجديرين بالثقة الذين يتعاملون مع تفاصيل الأدلة الخاصة بك يومًا بعد يوم، خاصةً إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على أن تصبح القضايا الناجحة محاكمات ناجحة.

في عملية البحث عن خلفية لهذا الدور، نوصي بالحصول على مجموعة جديدة من بصمات الأصابع، وتشغيلها من خلال أي قواعد بيانات حكومية أو فيدرالية يمكنك الوصول إليها. لن يؤدي ذلك على الأرجح إلى نتائج صافية. ولكن قد يؤدي أيضًا إلى نتيجة وقد تكتشف أن ضابطك متورط في سلسلة من القرارات السيئة. لن يكون هذا بالتأكيد شخصًا تريده في غرفة الأدلة الخاصة بك، ولن يكون شخصًا ترغب في توظيفه لفترة أطول أيضًا.

ولكن أكثر تحديداً من ذلك، نوصي بالاطلاع على معلوماتهم المالية بتفصيل أكبر من ذي قبل. نريد أن نعرف أي ديون، وحالة السداد الحالية (التأخر في السداد)، وما إذا كانوا قد تقدموا بطلب لإشهار إفلاسهم. نريد أن نعرف ما إذا كان الطلاق قد تركهم متضررين، سواء كان ذلك من خلال مدفوعات إعالة الأطفال أو النفقة أو بعض رسوم الانفصال المتفق عليها مسبقًا والتي يجب دفعها لزوجهم السابق. عند تقييم ديون البطاقة الائتمانية، لا تنظر فقط إلى ما إذا كان الحساب يُدفع في الوقت المحدد. انظر إلى مقدار الأموال التي يحتفظون بها شهرياً على بطاقاتهم. هل هو أكثر من 50% من الحد الأقصى للبطاقة؟ قد لا يكون أمراً قد يتسبب في فقدانهم لوظائفهم، لكنه بالتأكيد أمر يجب أن يجعلك تتريث في منحهم إمكانية الوصول إلى أكثر المناطق حساسية في الوكالة.

لقد استخدمنا القمار كمثال من قبل. ولكن هذه أيضاً مسألة خطيرة يجب أخذها بعين الاعتبار. هل يقامر الضابط؟ هل في الكازينو، أم مع الأصدقاء؟ هل هي 20 دولاراً أم 1000 دولار شهرياً؟ هل هي لعبة الورق في حانة محلية، أم لعبة كرة قدم خيالية مع أصدقائهم من أخوية الكلية؟ نحن نريد أن نبحث في هذا الأمر بأعمق ما يمكن، وإذا كان لدينا أشياء لا يعترف بها الضابط، فنحن لا نواجه فقط نقطة ضعف يجب أن تمنعهم من العمل مع الأدلة، ولكن لدينا مشكلة نزاهة أيضًا. ما تفعله بتلك المعلومات خارج غرفة الأدلة هو قرارك. النقطة المهمة هي أن هذه أمور يجب أن نبحث فيها بشكل أكثر دقة مما فعلناه في توظيفهم الأولي، ويجب أن يكون قرار المضي قدمًا أو عدم المضي قدمًا أكثر وضوحًا مما كنا نمارسه سابقًا.

قد يبدو التدقيق في الخلفية قاسياً، وقد يقول البعض أننا نهيئ موظفينا للسقوط. والحقيقة هي أنهم مدينون لأنفسهم، أكثر منا أو من وكالتنا، بأن يكونوا صريحين مع أنفسهم.

وكمثال على ذلك، لنفترض أن لديك ضابطًا تمت مقابلته من أجل تفاصيل هذه الأدلة. يعترفون تمامًا بأن لديهم فاتورة طبية قديمة في التحصيل، ولكن لديهم سجلات النزاع الذي بدأوه، والذي كان ينبغي أن يوقف عملية التحصيل. من الواضح تماماً أن لدينا موظفاً لا ينبغي أن يكون مقبولاً على الورق في هذا المنصب. ومع ذلك، من خلال إجابته الصريحة، وتقديم الوثائق الداعمة للمشكلة، يمكننا أن نرى أن هذا الضابط مسؤول تمامًا في الواقع، ويحصل على صفقة غير عادلة لاتباعه مجموعة من القواعد التي يخضع لها. يمكننا العمل مع هذا النوع من الأشخاص، وإذا كان هناك أي شيء، فهذه هي اللحظة التي يكون فيها دعم الضابط أمرًا حاسمًا، ليشمل المضي قدمًا في عملية التعيين الذي هو في متناول اليد.

في مثال آخر، لا يخبرنا أحد الضباط عن قرض سيارة كان قيد التحصيل، وعندما نواجهه بالمعلومات، يكشف لنا أنه كان شريكًا في التوقيع على قرض سيارة ابنه، وتعثر عن السداد، وتم إعادة حيازة السيارة، ولكن لم يتصل به أحد بشأن السداد. ومرة أخرى، هذا أمر معقول، وهو موقف يبرر إعطاء موظفك فائدة الشك. قد تقترح المتابعة الاتصال بوكالة التحصيل، وإذا لم يتمكنوا من التحقق مما إذا كان قد تم الاتصال أم لا، فمن المرجح أن تكون هذه لحظة أخرى يكون فيها دعم الضابط هو الخطوة الصحيحة.

وبينما نتحدث عن النزاهة، ماذا عن القضايا المتعلقة بالحقيقة؟ هل ظهر أن الضابط لديه تاريخ متقلب في الشهادة في قاعة المحكمة؟ هل يضطر الرقباء والمشرفون الآخرون إلى التشكيك في تفاصيل تقاريرهم؟ هل هناك نمط كبير من الشكاوى؟ ما الذي نعنيه بـ”كبير”؟ نحن نعني أربع شكاوى أو أكثر كلها من نفس الطبيعة، وتنطوي على عدم الأمانة. إذا كانت لدينا هذه الأنواع من المشكلات التي تظهر، فلا ينبغي لنا أن نفكر في هذا الضابط للقيام بدور في غرفة الأدلة لدينا. سيكون من السهل جدًا على محامي الدفاع الذي يكون على دراية بمشاكل الضابط أن يستغل نقطة الضعف هذه عندما ينتقل إلى الأدلة الصارمة. في حين أن الأمر قد يستغرق بعض الوقت حتى يستمع القاضي، إلا أنه بمجرد أن يلقي المحامي هذا الشك على شخص تعامل مع الأدلة في قضية منفصلة، فإن الضرر قد وقع. يتم رفض تلك القضية، والآن يقوم ضابطك بإيذاء الضباط الآخرين والضحايا وربما حتى الشهود بشكل مباشر.

مجال اهتمامنا الثالث أكثر رمادية من المجالين الآخرين. يمكن أن تكون الأسرة موضوعًا حساسًا للغاية. بالنسبة لأغراضنا، نريد أن نتطرق إلى قضايا مثل الطلاق. مثل، ما هو سبب الطلاق، كما ذكرنا من قبل نريد أن نعرف عن الالتزامات المالية بعد الطلاق أيضاً. هل عرّضه الطلاق للابتزاز أو الإكراه؟ تذكّر أن الأزواج لديهم الكثير من المعلومات عن شركائهم التي لا يملكها أي شخص آخر. إذا كان لديك موظفون يُشتبه في ارتكابهم خطأ ما، فقد يكون لدى الزوج أو الزوج السابق معلومات يمكن أن تقود إلى الأدلة اللازمة لإيقافهم. وهذا لا يتغير عندما نتعامل مع الموظفين الذين يعملون في غرفة الأدلة. في الواقع، لعلك تتذكر بعض أمثلة القضايا التي استخدمناها في المقالات السابقة، كان الزوجان متورطين بشكل مباشر، وهذا لا يؤدي إلى اعتقال الضابط فحسب، بل إلى اعتقال زوجته أيضًا.

في حالة كون الطلاق غير عامل، هناك اعتبار آخر هو التاريخ العائلي. هل هناك أفراد متعاطون للمخدرات؟ هل هم من أفراد العائلة المقربين؟ هل لديهم تاريخ من السرقة؟ قد لا تأخذ هذه الأمور في الحسبان عند اتخاذ قرار التوظيف باعتبارات عالية، ولكن راحة البال تستحق العناء، وفي الحالات التي تكشف عن مخاوف أخلاقية خطيرة، ستكون على علم بوجود مشكلة وشيكة. على الأقل ستكون متحكماً في اختيار كيفية المضي قدماً.

الارتباطات

عندما يتعلق الأمر بالجمعيات، فإن العلاقات المهنية التي تنشئها الوكالة لا يمكن أن تكون أبداً بنفس أهمية العلاقات التي تتعلق بالأدلة. فالاعتماد أمر رائع للحصول على المنح والدعم في عدد من الموضوعات الأخرى، ولكن إذا كانت غرفة الأدلة والممارسات الخاصة بك في حالة من الفوضى، فلن تحصل على الاعتماد أبدًا.

أن تكون جزءًا من فريق عمل أمر رائع. لكن خسارتها بسبب سوء التعامل مع الأدلة مشكلة حقيقية، واستعادتها مرة أخرى تتطلب وقتًا وجهدًا أكبر من المرة الأولى. ويكفي القول أن التعامل مع الأدلة وإجراءاتها يتنبأ بما إذا كانت الوكالة تغرق أو تسبح.

عندما يتعلق الأمر بالأدلة، عادةً ما يكون هناك عدد قليل من المنظمات القوية التي يمكنك الدخول في شراكة معها في ولايتك والتي ستساعدك على النهوض بقضيتك ووكالتك. في بعض الولايات، قد تكون جمعية ضباط السلام التي تضم مجلس أدلة على مستوى الولاية. والهدف منها هو الجمع بين الأشخاص في جميع أنحاء الولاية الذين هم خبراء في مجال الأدلة، والذين يتولون مهام أساسية تتعلق بالأدلة، وأولئك الذين لديهم سلطة وضع السياسات المتعلقة مباشرة بالتعامل مع الأدلة وأمنها. ومن خلال جمع هذه الأصوات المختلفة معاً في مكان واحد، يمكن تحديد أفضل الممارسات. ويتمثل أحد الأساليب لتحقيق ذلك في القيام بجولة في غرفة الأدلة الخاصة بكل عضو وتجربة كيفية تعاملهم مع المواد على أساس يومي.

إذا كنت تقوم بإصلاح مشكلة في غرفة الأدلة، فهذا مورد رائع يمكنك الحصول عليه. إذا لم يكن مكتب المدعي العام في ولايتك هو نقطة الاتصال، تواصل مع الأكاديمية المحلية الخاصة بك ومعرفة ما إذا كان لديهم معلومات الاتصال بأي منظمة مماثلة.

بالطبع سيكون من الذكاء من أي وكالة تطوير علاقة مع المختبر الجنائي في ولايتها. فعلى الأرجح أنهم يرسلون عينات من الدم والمخدرات والأدوات المخدرة والعديد من المواد الأخرى لتحليلها. لا يوجد سبب لعدم تعزيز هذه العلاقة إذا كان ذلك ممكنًا، من خلال طلب التوجيه بشأن إجراءات الأدلة والتعامل معها. لا تتمتع جميع المختبرات بهذه الوظيفة، بل قد توجهك إلى اتجاه آخر. لكن التواصل هو نصف الطريق للوصول إلى حيث تريد أن تكون. إن تطوير العلاقة خارج نطاق العمل المعتاد ليس بالأمر السيئ على أي حال.

أخيرًا وليس آخرًا، يجب أن نتواصل مع الوكالات المجاورة. أولاً، قد يكونون قد واجهوا المشاكل التي تواجهها الآن. وثانياً، قد يكون لديهم بعض الموظفين المطلعين الذين لن يمانعوا في إعطائك بعض النصائح الواضحة حول كيفية حل مشاكلهم، مما يعطيك نقطة بداية لكل موضوع داخل غرفة الأدلة التي ستحتاج إلى معالجتها.

فريق التدقيق

ناقشنا في المرة السابقة مدى أهمية عملية التدقيق لضمان سلامة غرفة الأدلة ونجاحها في المستقبل. وتسمح عملية التدقيق لوكالتك بالحفاظ على المساءلة، والتأكد من أن السياسة لا يتم الالتزام بها فحسب، بل إنها تحقق النتيجة المرجوة، وتكشف أيضًا أي نقاط ضعف في النظام المعمول به.

يجب أن يكون لعملية التدقيق عملية داخلية وعملية خارجية. التدقيق الداخلي هو التدقيق الذي يقوم به موظفو وكالتنا حصرياً. أما التدقيق الخارجي فهو التدقيق الذي يعمل فيه موظفو الوكالة مع مهنيين من خارج وكالتنا.

يجب أن يتكون فريق التدقيق الداخلي لدينا من موظفينا المعينين مسبقًا والمشرف غير المباشر. وينبغي إجراء عمليات التدقيق كل ثلاثة أشهر كحد أدنى، وقد تصل إلى كل شهر. الوقت الذي يمكنك استثماره في هذا القرار بشكل كبير، ولكن يجب أن يكون الهدف هو إجراء التدقيق كل ثلاثة أشهر كحد أدنى. أي شيء أقل من ذلك يترك الباب مفتوحًا لمحامي الدفاع لاقتراح ممارسات مشكوك فيها. بالإضافة إلى هؤلاء الأعضاء الثلاثة، من المستحسن أن يكون لديك عضو واحد على الأقل من وكالتك غير مشارك في غرفة الأدلة يتم اختياره عشوائيًا لمساعدة المدقق في التأكد من أن العناصر المختارة يتم تسجيلها بشكل صحيح. ويعمل هذا العضو كشاهد مستقل على التدقيق، وفي حال كان لدى رئيسك أو الإدارة الأخرى أسئلة حول كيفية إجراء التدقيق الداخلي، يكون بمثابة عضو غير مشارك يمكنه التحقق من الالتزام بالإجراءات. وقد يتضمن نظام أفضل من ذلك أن يتم اختيار مشرف آخر عشوائيًا للتحقق مرة أخرى من جميع الأوراق الناتجة عن التدقيق لضمان الامتثال. مرة أخرى، هذا من شأنه أن يمنحنا طرفًا آخر غير متورط يمكنه التحقق من جزء مهم من عمليتنا، وهو التوثيق.

لا يجب أن تكون المراجعة الداخلية مسؤولة بنسبة 100 في المئة. في الواقع، لا تمثل معظم عمليات التدقيق الداخلي سوى ما يصل إلى 15 في المائة من إجمالي المخزون في أي وقت من الأوقات. يمكنك تدقيق أقل من ذلك إذا اخترت ذلك. أثناء قيامك ببناء عملية التدقيق الداخلي، يمكنك كتابة سياسة تحدد كمية الأدلة التي سيتم تدقيقها إما بنسبة مئوية محددة، أو نطاق نسبة مئوية تعتمد على معايير يختارها الشخص الذي يقوم بدور المدقق. من المهم أن يكون اختيار الأدلة عشوائياً، سواء كان ذلك حسب أرقام القضايا، أو تواريخ الدخول، أو حسب الترتيب الأبجدي (حسب اسم المشتبه به)، إلخ. هذه أفضل الممارسات التي يجب أن تعتمدها جميع الوكالات. لن نغوص في تفاصيل عملية التدقيق بما يتجاوز ما ورد في هذه المقالة. سنعاود التطرق إلى ذلك في مقال قادم.

يجب أن يكون فريق التدقيق الخارجي هو نفس الأعضاء الثلاثة المذكورين من قبل، ولكن بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يضم عضوًا يتم اختياره عشوائيًا من الوكالة، إلى جانب عضوين على الأقل من وكالة خارجية، مثل منظمة تجتمع بانتظام وتناقش أفضل الممارسات في مجال الأدلة (تلميح تلميح). مع التدقيق الخارجي، نظرًا لأنك ستتلقى إشرافًا من موظفين على دراية عميقة بالأدلة، فلن يكون من الضروري اختيار أعضاء القسم بشكل عشوائي. ومع ذلك، إذا كنت تستطيع ذلك، فإن وجود مشرف يتم اختياره عشوائيًا للتحقق من صحة الأوراق من التدقيق يعد إضافة كبيرة.

سيقوم العضو الذي تم اختياره عشوائيًا، إلى جانب الموظفين الخارجيين بالإشراف على التدقيق، وفي هذه الحالة يجب أن نجري جردًا لغرفة الأدلة بنسبة 100 في المائة. كن مستعدًا للبقاء هناك طوال اليوم، ولا تنس أن تدعو الموظفين الخارجيين إلى الغداء، وربما حتى العشاء. أثناء مراجعتهم لقوائم الجرد الخاصة بك، والتحقق من حالة كل عنصر، يجب أن تجلب لك هذه العملية راحة البال.

عند إعادة بناء غرفة الأدلة، يجب عليك إجراء عدة عمليات تدقيق داخلية قبل الخارجية. فالهدف من التدقيق الخارجي ليس العثور على الأخطاء. بل العثور على نقاط الضعف. يمكن أن تكشف جميع عمليات التدقيق عن أخطاء، بما في ذلك الخارجية. ولكن في هذا السيناريو، كان يجب أن نسعى جاهدين لإعادة غرفة الأدلة بأكملها إلى الامتثال بنسبة 100% قبل دعوة الضيوف. إذا لم نصل إلى هذا الهدف، فهذه ليست مشكلة لا يمكننا التغلب عليها. ولكن نتائج هذا التدقيق تخضع لطلب السجلات العامة. إذا تم العثور على أخطاء كبيرة في التدقيق الخارجي الخاص بك، فقد تحتاج إلى إعادة النظر في السياسة للتأكد من أن العملية التي تتبعها متينة بدءًا من إدخال الأدلة وحتى التصرف فيها. إن الشيء العظيم في وجود موظفين محترفين خارجيين في الفريق الخارجي، هو أنهم قد يكون لديهم الإجابات لإصلاح تلك الأخطاء التي ظهرت. لكن في أفضل الأحوال، لن يكون لديهم سوى نقاط الضعف. يتم توثيق نقاط الضعف، ولكنها لا تشير إلى سوء التعامل أو المحاسبة. إنها تشير فقط إلى طريقة يمكن أن تؤدي إلى أخطاء. إذا عالجت نقطة الضعف هذه بعد اكتشافها، فسيكون لديك الوثائق اللازمة للدفاع عن المشكلة، في حال وصولها إلى قاعة المحكمة.

الاستنتاجات

لقد تحدثنا بإسهاب عن الموضوع الأكثر حساسية في هذه المسألة. إجراء خلفيات جديدة على أشخاص هم بالفعل إخواننا وأخواتنا. إنه موقف صعب، لكن أدلتنا تستحق أن نبذل جهودنا الصارمة من أجل الحفاظ على الحقيقة والسمعة. لأن وكالات إنفاذ القانون لا تكون جيدة إلا بقدر جودة الاعتقالات التي تقوم بها، وعادة ما تعتمد تلك الاعتقالات على الأدلة. إذا كانت الأدلة لديك معرضة للخطر، فإن وكالتك ككل معرضة للخطر أيضًا.

لقد تحدثنا أيضًا بمزيد من التفصيل فيما يتعلق بعمليات التدقيق وكيفية إنشاء فرق للعمليات الداخلية والخارجية. إذا تمكنا من إنجاح عمليات التدقيق الداخلي، فينبغي أن نكون قادرين على جعل عمليات التدقيق الخارجية سهلة للغاية. يبدأ الأمر بإنشاء فرق عمل مناسبة.

تحدثنا أيضًا عن تطوير العلاقات الخارجية التي يمكن أن تفيد وكالتك، وأن هذا أمر لا ينبغي الخوف منه. تذكّر أن توثيق أدلتك خاضع للاستدعاء. كما أن الأشخاص المشاركين في تلك الأوراق يخضعون لذلك أيضًا. إن وجود أشخاص معروفين من خارج الوكالة قادرين على الإدلاء بشهاداتهم نيابةً عن وكالتك هو بناء سمعة كبيرة. وإذا كنت تقوم بإعادة البناء من “النقطة”، فستحتاج إلى كل السمعة التي يمكنك تطويرها. وعلاوة على ذلك، يمكن أن تساعدك هذه العلاقات على تطوير السياسة والإجراءات بشكل أسرع وأكثر كفاءة من المضي في هذا المشروع بمفردك. إن إعادة البناء ليست مرحلة تريد أن تبقى فيها غرفة الأدلة الخاصة بك لفترة طويلة. فالمعالجة السريعة والنتائج هي الهدف. يمكن أن تساعدك الشراكات في الوصول إلى تلك المرحلة التالية.

كن آمناً هناك!