عمليات غرفة الأدلة | أخصائي مزاد | أخصائي مزاد

لقد تحدثنا عن استخدام المزاد العلني لتقليل المخزون في غرفة الأدلة. ويستخدم ذلك أيضًا من قبل مديري الأساطيل وأمناء المخازن وحتى أخصائي الأسلحة النارية في العديد من الوكالات في جميع أنحاء البلاد. وعلى الرغم من أن كل شخص يجلب الأصناف في عملية المزاد قد يمتلك معرفة متخصصة بالأصناف، إلا أنه ليس من الفعال أن يقوم كل كيان باستضافة مزاد خاص به، كما أنه ليس من المجدي أن يكون كل شخص متاحاً في المزاد. والطريقة الأكثر كفاءة هي أن يقوم كل كيان بعرض أصنافه في المزاد العلني على موظف معين، أو مجموعة من الموظفين الذين يديرون المزاد، مما يضمن توجيه العائدات إلى الوحدة المسؤولة.

وقد تم تنفيذ مزادات الوكالات بطرق عديدة. ومع ذلك، هناك اتجاه حديث لخصخصة هذه الوظيفة. ويعني ذلك أن تقوم الوكالات بتجميع كل الأغراض التي ترغب في بيعها بالمزاد العلني، وتتولى شركة خاصة إدارة المزاد العلني للأغراض، وتأخذ نسبة مئوية من كل غرض يباع. قد تشعر بعض الوكالات أن إبعاد نفسها عن إدارة المزاد أمر مفيد، وأن التكلفة تمثل توفيراً من حيث العمالة والجهد الموجه نحو هدف غير إنفاذ القانون. ومع ذلك، هناك سبب وجيه للإبقاء على هذه الوظيفة داخل الإدارة، وهناك طرق لتقليل الأثر الذي يمكن أن يمثله المزاد. دعونا نناقش بعض الطرق والاستراتيجيات المتعلقة بالمزاد.

جدولة المزاد

قد تكون جدولة المزاد العلني مرهقة. فبالنسبة لأي وكالة، فإن هذه مسؤولية أساسية، كما أن إجمالي المخزون المؤهل يمكن أن يتأرجح بين مد وجزر، حسب العديد من الظروف، وقد يصبح من الصعب ضمان توافر ما يكفي من العناصر ذات الأهمية للمزاد. إن استخدام المزاد العلني للتخلص من المخزون، بغض النظر عن مصدره، يمكن أن يكون وسيلة لاستعادة التمويل الذي يُفقد بشكل روتيني من خلال جهود الوكالة، ولكن من البديهي أن هذا المصدر من التمويل لن يحقق أبداً “نقطة التعادل”. إلا أنه يوفر بعض الراحة للميزانيات المرهقة بالفعل، ويكون مفيداً في معالجة الأهداف طويلة المدى للوكالة، فضلاً عن تغطية بعض الاحتياجات الطارئة.

أما بالنسبة للمزاد الذي تقوده الوكالة، فإن الشكل الأسهل لاتباعه هو مزاد سنوي كبير. سيعني هذا أنك ستخزن المخزون المؤهل للمزاد لفترة أطول، لذلك ستحتاج إلى تخصيص منطقة تجميع للممتلكات. يسمح ذلك لغرفة الأدلة والممتلكات التي تم العثور عليها وأمين مخازنك وقسم الأسلحة/الأسلحة النارية ومدير أسطولك بالتخلص من الممتلكات التي خضعت لعملية فحصك لعناصر المزاد واستعادة المساحة لاحتياجاتهم المختلفة. من خلال استخدام شكل مزاد سنوي، فإن جعل هذه الأقسام الأخرى تركز على تقديم العناصر على أساس ربع سنوي. وهذا يساعد من يشرف على المزاد في الحصول على البنود المسجلة للمزاد، واتخاذ قرارات بشأن البنود التي ستكون “ماركة” للمزاد، وإجراء بحث عن الأسعار، بحيث يمكن أن تستخلص المزايدات الافتتاحية أسعاراً تنافسية.

وبمجرد تحديد الجدول الزمني للعناصر، يمكنك أن تقرر، بناءً على مدى توافرها، متى سيكون أفضل وقت لعقد المزاد للجمهور.

الأفراد

اعتماداً على عدد الأغراض التي ستتم إدارتها في المزاد، فإن هذا العدد سيحدد عدد الموظفين الذين ستحتاجهم في متناول يدك. وبالنظر إلى الموظفين اللازمين للوظيفة، إذا كنت تتبع الأدوار والمسؤوليات التي حددناها سابقاً، فهذا هو الوقت المثالي للاستفادة من الموظفين الذين خصصتهم لوظيفة المفقودات في وكالتك، لأنهم يميلون إلى التعامل مع العناصر ذات القيمة الشائعة والمرتفعة بالدولار. بالطبع، قد لا يكونون خبراء في التقييم وإدارة المزادات، لكن لديهم بعض الخلفية والتوافر أكثر من موظفي الأدلة لديك. كما أنه يضيف إلى ذخيرتهم الإجمالية. وبمرور الوقت، ستؤتي قدرتهم على زيادة الكفاءة في الحفاظ على العناصر والمزادات الناجحة ثمارها بطرق أخرى داخل وكالتك لاحقاً.

بمجرد أن تعرف عدد الأشخاص الذين ستحتاجهم لإنجاح اليوم الكبير، يمكنك أن تبدأ العمل على تحديد الموعد.

أنواع المزادات

هناك عدة أنواع من المزادات، ولكننا نفضل نوعاً واحداً منها. فيما يلي شرح لأنواع المزادات القياسية:

المزاد الإنجليزي – هذا النوع من المزادات هو الأكثر درامية/رومانسية في الأفلام والتلفزيون. إنها عملية مزايدة مفتوحة، حيث يقوم الدلال بتحديد سعر أدنى لسلعة ما، لاستدراج المشاركين للمزايدة. إذا قام أي مشارك بالمزايدة، يسمعه الآخرون، ويمكنهم أن يقرروا ما إذا كانوا يريدون المزايدة على ذلك الشخص. وبمجرد أن يتوقف المشاركون عن المزايدة، يذكر الدلّال أن السلعة تُباع لصاحب أعلى مزايدة، وعادةً ما يتم تحديده برقم مخصص له على لوحة يُعطى له عند تسجيله كمشارك في المزاد. نحن لا نحب هذا النمط من المزادات، ولكن لا يوجد سبب لعدم القيام بذلك. أولاً، إنه يتطلب عمالة كثيفة. يجب أن تجهز تلك اللافتات، ويجب عليك تسجيل جميع الأشخاص، وهذا يعني أن يقوم شخص ما بتشغيل جهاز كمبيوتر، وكتابة معلومات رخصة القيادة وغيرها من معلومات الاتصال في قاعدة بيانات، وتخصيص رقم. ثم تحتاج إلى شخص ما لتعقب كل شخص من هؤلاء الأشخاص وسط حشد من الناس ليطالبهم بالدفع بأدب. ويتطلب هذا النوع من المزادات أن نلزم أنفسنا بالمزيد من العمل اليدوي.

المزاد الهولندي – يتم فيه طرح مجموعة من القطع المتشابهة في مزاد علني بسعر مرتفع للغاية من قِبل بائع المزاد، ويمكن للمشاركين المزايدة على جزء من القطعة أو على كل القطعة. ويستمر المزاد حتى يتم بيع المجموعة بأكملها في المزاد العلني. هذا المزاد معقد للغاية بالنسبة لنا، فهو يتطلب تبديل مستمر للعناصر، وهذا في حد ذاته يجعل العملية في حد ذاتها عملية شاقة ومكثفة.

المزاد الأعمى – يقوم هذا المزاد بوضع الأغراض في منطقة محددة للعرض، ويقوم كل مشارك بوضع مزايدة مختومة على أي أغراض تهمه. في نهاية فترة المزاد، يتم فتح جميع المزايدات ومراجعتها من قِبل موظفيك، ويفوز بها صاحب أعلى مزايدة على كل سلعة.

فيكري – هذا هو نفس المزاد الأعمى، باستثناء أن المشارك الأعلى مزايدة يحصل على السعر الأدنى التالي. فكر في الأمر كحافز للمزايدة بأعلى سعر، دون أن يعني ذلك حقاً.

هناك العديد من أنواع المزادات الأخرى، ولكن هذه هي الأنواع الأربعة الرئيسية. نحن نحب الطريقة العمياء لأنها تجعل جهودك في حدها الأدنى. أولاً، تحتاج فقط إلى تسجيل المشاركين بالمزايدات الفائزة، مما يعني أنه يمكنك تقليل عدد المشاركات التي ستضعها في قاعدة بياناتك. وثانياً، إنها تجعل عملية المزايدة سهلة الفهم للغاية، ويصعب الخلط بينها. وثالثاً، تتطلب الحد الأدنى من الموظفين. بالنسبة لأموالنا، فإن الأعمى هو السبيل الأمثل.

الاستنتاجات

ستأخذ بعض الوكالات الأموال المستلمة لهذا الغرض وتضعها كلها في ميزانيات مختلفة للسنة التالية، لجميع الإدارات التي ساهمت بعناصر. وستحتفظ بها وكالات أخرى في الميزانية العامة لوكالتها. ولا يزال البعض الآخر سيضع أجزاءً في ميزانيته ويتبرع بالباقي إلى المنطقة التعليمية المحلية، كوسيلة لتقاسم الثروة. ستحقق بعض المزادات مبالغ نقدية كبيرة، والبعض الآخر لن يكون مثمراً للغاية. ولكن لا يوجد سبب يمنع الوكالة من أن تكون قادرة على الحفاظ على مزادها الخاص وتشغيله، باستخدام الحد الأدنى من الموارد، مع الاستمرار في الحصول على فائدة صحية من العملية. تعتبر المزادات طريقة رائعة للتفاعل مع بعض أفراد جمهورك المسافر في بيئة إيجابية بشكل عام، وهذا أيضاً يمكن أن يعود بالنفع على وكالتك على المدى الطويل. إن اكتشاف النظام الذي يناسبك هو المكان الذي تبدأ فيه هذه العملية. كل شيء بعد ذلك هو التحسين.

كن آمناً هناك!