اتجاهات الأصول | جعل مركبة الدورية مجموعة أدوات مخصصة

توجد علاقة تكافلية بين مديري أسطول المركبات ومدير الأسطول. فمدير الأسطول مسؤول عن المركبات وصيانتها ودعمها وبالطبع ضمان إجراء عمليات التفتيش. مدير أسطول المركبات مسؤول عن المعدات، وعن جميع المهام نفسها فيما يتعلق بالمعدات. ومع ذلك، ومع تطور مهمة إنفاذ القانون، تجد الوكالات قيمة في تخصيص بعض المعدات للمركبات بشكل دائم، بدلاً من توزيعها بين الضباط. ومن خلال القيام بذلك، هناك تحول في الأدوار بين مديري الإمداد ومديري الأساطيل، ومع ذلك، لا يزال كلاهما يعتمد على الآخر لإنجاز مهمة تجهيز أفراد الوكالة، وضمان أن تكون المعدات في حالة صالحة للعمل. إن دعم هذه العلاقة التكافلية أمر بالغ الأهمية لعمليات الوكالة، وتوفير الأدوات التي تسهل العمل لكلا الشخصين هو أفضل ممارسة يمكن لأي وكالة تنفيذها.

إعادة النظر في دور مجموعات الأدوات

لقد أوضحنا كيف أن استخدام بناء العُدد بالنسبة لأمين مخازن التموين هو وظيفة حيوية لتوفير العمالة والوقت وبناء عملية فعالة لمعدات الوكالة والقضايا ذات الصلة. دعونا الآن نتوقف لحظة لإعادة النظر في بناء العدة وكيف يمكن تعزيز هذا المبدأ في جوانب أخرى من عمليات الوكالة.

مركبة الدورية لديها معدات قياسية مخصصة لها طوال دورة حياتها في الوكالة. يتم تركيب بعض هذه المعدات في المركبة قبل وصولها إلى وكالتك. وبعضها يتم تركيبه من قبل موظفي الوكالة قبل تخصيصها للعمليات. وبعضها الآخر يتم وضعه أو تركيبه بمجرد تعيين شخص ما، لا سيما إذا كانت لديه مهمة متخصصة، أو إذا أعيد تخصيص المركبة لنوع آخر من المهام التشغيلية. والمقصود هو أن بعض هذه المعدات لا يغادر المركبة أبدًا حتى يتم إعادة تخصيص المركبة لجزء آخر من وكالتك، ومعظم المعدات لا تغادر المركبة أبدًا حتى تنتهي فترة خدمة المركبة لدى وكالتك. لذا، ومن أجل تحقيق الكفاءة، وتخفيف بعض أعباء العمل اليومي عن مسؤول تموينك وضمان أن يكون الشخص الذي لديه أفضل المعرفة، وهو مدير أسطولك، لماذا لا يتم تخصيص جميع المعدات الموجودة داخل المركبة كمجموعة أدوات للمركبة؟ لمَ لا تجعل المعدات المذكورة من اختصاص مدير أسطولك، على أن يكون لأمين المخازن السيطرة الإدارية على المشتريات والتحقق من الشحنات، ولكن مع القدرة على إسناد المسؤولية الشاملة لمدير الأسطول، بحيث يكون لديه السيطرة الكاملة على المركبات وجميع المعدات المخصصة؟

يساعد ذلك في عملية الميزانية من عدة جوانب، أهمها. أولاً، من خلال وضع المركبات والمعدات الموجهة للمركبات في نطاق الاختصاص الكلي لمدير أسطولك، فإنك تقسم تلك الأشياء التي يتعين على أمين المخازن ممارسة السيطرة اليومية عليها. ومع هذا التحكم تأتي عمليات التفتيش، وتلبية طلبات الصيانة، وحل المشكلات مع البائعين، وما إلى ذلك. إذا كان أمين مخازنك يقوم بذلك مع جميع قطع المعدات التي تمتلكها وكالتك، فإن ذلك يمثل الكثير من المهام التي يجب إدارتها. إن إزالة هذه المسؤوليات، ونقل المسؤوليات اليومية إلى مدير الأسطول يعني إزالة بعض الضغط عن أمين مخازنك، ولكنه يضمن أيضًا أن مدير الأسطول لديه السيطرة الكاملة على المركبة. هذه هي مجموعة المهام الأكثر ملاءمة لكل دور، وتمكين مدير الأسطول من تطبيق السياسة المتعلقة بالمركبات، ولكن أيضًا إكمال عمليات الفحص الكامل لجميع المركبات قبل وأثناء وبعد دورة حياتها في وكالتك.

عندما تم تصميم أطقم المعدات، لم يكن استخدامها بهذه الصفة في الأصل، ولكن المفهوم يفسح المجال بشكل جيد لسيناريو المركبات. من حواجز السجناء، إلى حوامل الحواسيب المحمولة، إلى عصي الإيقاف، عندما يتم تخصيص العناصر للمركبة مباشرة، ووضعها في مجموعة أدوات، فإن ذلك يجعل من الأسهل بكثير حساب المعدات داخل المركبة، وأن يحدد مدير الأسطول ما يجب أن يتحكم فيه بالضبط.

هذا يعني أيضًا أن موظفي الوكالة سيكون لديهم صورة واضحة عن الجهة التي يجب أن يتوجهوا إليها مهما كانت احتياجاتهم من المعدات، وسيعرف البائعون مع من يجب التحدث، وهكذا دواليك.

سجلات دقيقة للمركبات

لقد تحدثنا عن تحديد الأدوار، ولكن ماذا عن القصد من جعل المركبة مجموعة أدوات؟ بالتأكيد، يساعد تجميع العناصر في شكلها الأرجح في تعيينها بسرعة. لكنه يساعد أيضًا في الاحتفاظ بسجل دقيق للمركبة ومكوناتها، بالإضافة إلى جدولها الزمني. من الأمثلة التي تحدث في كثير من الأحيان عندما يقوم مجرم بإتلاف أو كسر أحد أقسام السجين. في بعض الأحيان، يمكن استبدال التلف بجزء واحد بدلًا من الجزء التالف. ولكن في بعض الأحيان يكون الضرر في جزء أو منطقة معينة تجعل القسم بأكمله عديم الفائدة. وبينما قد يكون عمر السيارة أربع سنوات في ذلك الوقت، يكون القسم البديل الذي تم إدخاله في السيارة جديداً تماماً. عندما يأتي هذا الأمر عندما يحين وقت إخراج السيارة من الخدمة. سيُظهر هيكل المجموعة لجميع مكونات المركبة أن القسم لا يزال لديه الكثير من العمر الافتراضي للعطاء، ويمكن وضعه في مركبة جديدة، أو يمكن وضعه جانباً كبديل في وقت لاحق على الطريق. والأكثر من ذلك، إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك لديه القدرة على الحفاظ على جداول زمنية متعددة للعناصر الفردية، هو أنه في الوقت الذي تبقى فيه أجزاء من مجموعة المركبات خارج الاستخدام، طالما أن عمليات الفحص المنتظمة تحدث، يمكن دمج تلك العناصر في الاستخدام التشغيلي المنتظم في وقت لاحق، مما يوفر على وكالتك إهدار المال على معدات لم يتم تحقيقها بالكامل من خلال تعريف السياسة، ويطيل دورة حياة بعض المعدات. يمكن أن تكون هذه الوظيفة أداة أخرى لتوفير التكاليف تعادل عشرات الآلاف من الدولارات لكل دورة ميزانية، وهذا رقم كبير في نهاية المطاف.

الاستنتاجات

يجب أن توفر لك برامج إدارة الأصول القدرة على توزيع المسؤوليات، مع ضمان حصولك على أقصى استفادة ممكنة مقابل دولارات وكالتك. إن استخدام المجموعات كلما كان ذلك ممكنًا يوفر الوقت والمال على وكالتك، مع توثيق الحالة الحقيقية لجميع الأجزاء العاملة في عمليتك.

كن آمنًا هناك!