إدارة سجلات الأدلة | ما يجب الاحتفاظ به | ما لا يجب الاحتفاظ به

الأعمال الورقية، والأعمال الورقية، والأعمال الورقية. هذه هي مشكلة الخدمة الحكومية. لا يمكنك الابتعاد عن الأعمال الورقية، خاصة في المجالات التي تتطلب سجلات مكثفة. في مجال إدارة الأدلة، كل ما عرفناه هو الأعمال الورقية. لكننا في عام 2017، ونحن بحاجة إلى الابتعاد عن ذلك حيثما أمكن. نحن بحاجة أيضًا إلى دمج نهجنا “الأقل ورقيًا” في فكرة إزالة تلك السجلات التي لم نعد بحاجة إليها، والاحتفاظ بالحد الأدنى مما نحتاج إليه. لأن غرفة الأدلة الخاصة بنا لا يمكن أن تصبح مستودعاً للوثائق، فنحن لسنا بائع مجلات بالجملة، نحن وكالة سلامة عامة تقوم بتخزين ونقل الأدلة.

من أين نبدأ؟

من المنطقي أن نبدأ بتمشيط أقدم سجلاتنا. أولاً، من المحتمل أن تكون جميعها على الأرجح مكتوبة على الورق، وفي ثلاث نسخ (بالنسبة لقدامى المحاربين القدامى الذين ينسخون بالكربون هناك!)، ومن المحتمل أن تكون خارج نطاق القوانين وخارج أوامر التدمير. والآن، من الضروري الاحتفاظ بأوراق التخلص الفعلية كدليل على أن العناصر قد تم إتلافها أو بيعها بالمزاد العلني أو ما شابه ذلك. ما تجد معظم الوكالات نفسها تقوم به هو الاحتفاظ بخزانة ملفات مع نسخة واحدة من التصرف النهائي المسجل، مع جميع توقيعات الشهود المعمول بها، وهذا يحل المشكلة. إذا كانت هناك أوراق إضافية إلى جانب ذلك، يتم تقييمها على أساس كل حالة على حدة فيما يتعلق بضرورة وجودها. كلما كان بإمكانك إزالتها من غرفة الأدلة، وتمزيقها في نهاية المطاف، كان ذلك أفضل. بالنسبة لتلك العناصر التي لا يمكنك ذلك، سيكون من الجيد أن تفكر في مسح تلك التصرفات النهائية في قضيتك الأصلية، إذا كانت هذه الإمكانية موجودة. نحن نفترض أنك إذا كنت تقوم بالبحث في سجلات الأدلة الخاصة بك وتقصيها، فمن المحتمل أنك وقعت على برنامج إدارة الأدلة الذي يسمح لك بإضافة عناصر إلى قضية ما حسب الرغبة. وهذا لن يكون مختلفًا. فمن خلال إضافة هذا الإدخال إلكترونيًا في الجزء الخلفي من القضية، فإنك توفر على نفسك بعض المشاكل المستقبلية. أولاً، لنفترض أن خزانة الملفات تلك قد هلكت في حريق أو فيضان أو ربما قام شخص ما بإتلافها بطريقة ما، إذا اختفت تلك السجلات الورقية القديمة، فأين الدليل على إتلاف الأدلة؟ أترى إلى أين يقودنا هذا؟

من خلال الاحتفاظ بنسخة إلكترونية، إلى جانب نسختك الورقية، تكون قد خلقت وضعًا يكون لديك فيه من الناحية الفنية نسخ متعددة من التصرف النهائي، مما يعني أنك تتجاوز المعيار، دون أن تحاول ذلك حقًا. وعلاوة على ذلك، يمكنك استعادة تلك المستندات متى شئت. يمكن للمرء أن يأمل في أن تختفي ضرورة الاحتفاظ بالنسخ الورقية مع تقدمنا في المستقبل، ولكن هذا أمر مستبعد. احرص على التشاور مع المدعي العام المعين لك للتأكد من أنك تحتفظ بالأوراق التي قد يحتاجون إليها إذا طرأ شيء ما بعد انتهاء القضية بفترة طويلة. لا يمكنك الاحتفاظ بها كلها، ولكن قد تكون هناك ظروف خاصة لا تلتقطها إجراءاتنا العادية، ومن الجيد أن يشعر المدعي العام المعين لك بأنه مشارك في عملية اتخاذ القرار.

تقويم الاحتفاظ بالسجلات

خطوتنا التالية للتشاور (وهي في الحقيقة جزء من الخطوة الأولى على أية حال)، هي إعداد تقويم للاحتفاظ بالسجلات. يعمل هذا التقويم على تحديد التواريخ التي توضح متى يمكن مراجعة العناصر وإتلافها ونقلها وما إلى ذلك. إذا كان برنامج الأدلة لدينا يستحق سعره، فإنه يحتوي على وظيفة يمكننا من خلالها تعيين هذه التواريخ للقضايا المعنية، وفي المقابل سيرسل لنا برنامج الأدلة إشعارات بإمكانية مراجعة القضية. وإذا أضفنا قائمة مرجعية بالعناصر الموجودة في تلك القضية التي يجب مراجعتها مع كل إشعار بالتقويم، يمكن لبرنامج الأدلة هذا أن ينتج لنا قائمة لنعمل من خلالها، بحيث نتناول فقط تلك الأشياء التي تتأثر بالتاريخ المعني. في حالة السجلات، يجب أن يكون البرنامج قادرًا على إخبارنا متى يمكن إزالة مستندات إضافية من السجل، وبما يتناسب مع إتلاف البند، ومتى يمكننا تحديث التصرف النهائي، واعتبار المسألة مكتملة. دائمًا ما تكون تقويمات الاحتفاظ بالسجلات متباعدة بعض الشيء. على الرغم من سهولة إعدادها، كن مستعدًا لإجراء بعض العمليات الحسابية الذهنية للأطر الزمنية وكيفية اصطفافها.

تواريخ التدمير

الشيء التالي الذي يجب مراعاته هو تواريخ التدمير. صحيح أنه قد يكون لديك عشر قضايا يوم الاثنين تأتي للتدمير، وثلاث قضايا يوم الثلاثاء، وصفر يوم الأربعاء، و14 يوم الخميس. لكنك لا تقوم بتدمير الأدلة كل يوم. بل على الأرجح أن عمليات التدمير تتم كل ثلاثة أشهر. تشترك العديد من الوكالات في هذه الطريقة، ولم يحدث أي شيء سيء فيما يتعلق باستخدام هذا النظام. ومع ذلك، إذا قمنا بأتمتة أنظمتنا، وجعلنا نظامنا الورقي فعالاً، فمن الإنصاف القول إن الجدول الزمني ربع السنوي قد يخلق المزيد من المشاكل، وإليك السبب. إذا كان البرنامج الخاص بك يعطيك إشعارات حتى اللحظة التي يمكن فيها إزالة العناصر من المخزن، فمن الإنصاف القول إن جدول الإتلاف الخاص بك قد يحتاج إلى تغييره قليلاً. تخميننا المدروس يخبرنا أن جدول التدمير الخاص بك، إذا لم يكن شهرياً، سيصبح كذلك قريباً. إذا انتظرت كل ثلاثة أشهر، فسيكون لديك وفرة من المواد المتأخرة للإتلاف، وعلى الرغم من أنها آمنة في غرفة الأدلة الخاصة بك، إلا أنه ليس من العملي جدًا أن تكون المواد مخزنة في انتظار الإتلاف لفترة طويلة. بالإضافة إلى ذلك، إذا وصلت إلى تاريخ الربع، فقد ينتهي بك الأمر بالحاجة إلى مساعدة عدد من الموظفين أكثر مما كنت تتوقع. هذا ليس سيئًا أيضًا، إلا إذا كنت ستسحب بعد ذلك من موظفي المناوبة المعتادة للقيام بذلك. فأنت الآن تؤثر على الشارع، ونحن بحاجة إلى تجنب القيام بذلك.

استكمال السجلات

بالعودة إلى هدفنا، وهو تحديد السجلات التي يجب إتلافها والسجلات التي يجب الاحتفاظ بها. ستلاحظ أن سجلات الأدلة لدينا بعيدة كل البعد عما يتم الاحتفاظ به في القضية نفسها. فهناك الإيصالات، والسجلات، وقوائم الجرد، وقوائم الجرد، وسلسلة الحفظ، وقوائم المراقبة، ثم هناك إضافات لتلك المستندات، ناهيك عن المستندات الإضافية التي قد تكون مرفقة بهذه السجلات. والمقصود هنا هو أنك عندما تنظر في جميع المستندات، يجب عليك اتخاذ قرارات بشأن ما يمكن إتلافه مع عناصر الأدلة، وما يجب الاحتفاظ به. ومع استثناءات نادرة، يجب أن تكون فكرتنا الأصلية هي المعيار. ومن الضروري وجود سجل للتصرف في الصنف، يسجل جميع مراحل دورة حياته داخل نظامنا، حتى التدمير. يجب أن يتم التخلص من كل شيء آخر تقريبًا. هل ستكون هناك استثناءات؟ بالتأكيد، ولكنك ستتعامل مع عدد أقل بكثير من تلك الاستثناءات، وعندما يصبح برنامج إدارة الأدلة مدمجًا بقوة في العملية، يمكن كتابة هذه الأنواع من الاستثناءات في برنامج الأدلة الخاص بك، أو على الأقل يجب أن يكون البرنامج لديه هذه القدرة، وعند هذه النقطة، يمكن للبرنامج أن يعطيك إجابة أفضل من انتظار شخص ما في مكتب المدعي العام على الهاتف قد يكون قادرًا على توفيرها. بمجرد الانتهاء من أتمتة بعض هذه الوظائف، ستجد أن الجزء الخاص بإدارة السجلات من العملية سوف يتماشى بسرعة مع مجموعة المعايير الجديدة، وسيصبح أكثر سهولة من كونه عبئًا.

الاستنتاجات

عند تحديد كيفية الاحتفاظ بسجلات الأدلة، يجب أن نأخذ بعين الاعتبار نظامًا يدمج التقادم وأوامر التدمير وتقويمات الاحتفاظ. علاوةً على ذلك، يجب أن يكون أي برنامج أدلة نشتريه قادرًا على إضافة هذه العناصر بطريقة تدمجها في كيفية الاحتفاظ بالسجلات، ثم يزودنا بإخطارنا عندما نصل إلى تلك الحدود الزمنية. بعد ذلك يجب أن يمنحنا برنامج الأدلة هذا التحكم في تحديد ما إذا كان بإمكاننا حقًا تدمير أو إزالة تلك العناصر والسجلات. أو، إذا احتجنا إلى تمديد تخزينها، أن يمنحنا هذا التحكم أيضًا. في نهاية المطاف، بينما ننتقل إلى رؤية أكثر تعقيدًا في التعامل مع الأدلة وإدارتها، نحتاج إلى أدواتنا لإنشاء تدفقات عمل سهلة لنا، وهكذا نصبح أفضل استعدادًا للتعامل مع الإزالة والتدمير أو العناصر والسجلات.

كن آمناً هناك!