إدارة الأصول | ربط أوامر الشراء بالمعدات

يُطرح على مديري الأصول الكثير من الأسئلة حول المشتريات. فهم يتلقون المعدات التي تم شراؤها، والتي تأتي مع فواتير وقسائم التعبئة. تحتوي تلك المستندات على معلومات تصبح سجلاً رسمياً لتلك المشتريات، ويمكنها تأكيد أو نفي عدد من الجوانب المتعلقة بالطلبية، حتى قبل نشر المعدات. ومع ذلك، لا يكون مديرو الأصول عادةً من الأشخاص المشاركين في عملية الشراء. وهذا يعني أن الكثير من الأسئلة التي تُطرح عليهم هي أسئلة كثيرة تتعلق بمعلومات لا يستطيعون الإجابة عنها، مثل ما إذا كان رقم أمر شراء معين قد تم تنفيذه، أو تاريخ وصول أمر الشراء، أو ما الذي يتضمنه أمر الشراء، وقائمة هذه الأسئلة المتعلقة بالشراء تطول. وقد اعتمدت معظم الحكومات رسمياً ممارسات المستندات الإلكترونية، وهذا يعني أن أوامر الشراء تصدر على مستندات لا تُطبع إلا في حالات نادرة، ويتم نشرها على نطاق واسع لجميع الأطراف المعنية إلكترونياً. وفي حين يتم إنشاء هذه المستندات في أقسام المشتريات، إلا أنه نادراً ما يتم استخدامها من قبل الأعضاء المشتركين بين الإدارات (مثل مكاتب الشرطة ومكاتب العمدة!) بنفس الطريقة، باعتبارها سجلاً مهماً يجب أن يحتفظوا به.

ماذا لو كانت هناك طريقة خالية من المتاعب للقيام بذلك، تمكّن مدير الأصول من القيام بذلك أيضاً؟ هناك طريقة، دعنا نتعرف عليها!

يلعب برنامجك دورًا

لقد سبق أن ناقشنا باستفاضة كيف يجب أن تتعامل برمجيات إدارة الأصول مع كل جانب من جوانب بيانات المعدات، لذا لا ينبغي أن يكون مفاجئاً أن نواصل هذه النقطة بمناقشة ربط أوامر الشراء (وفي الحقيقة جميع المستندات ذات الصلة) بالمعدات الواردة. ومع ذلك، فإن معظم الوكالات لا تدرك أن هذا النوع من التفاصيل مفقود من برامجها الحالية، وأنها بحاجة إلى ترقية! أو أن هذا النوع من الوظائف متاح لهم أصلاً.

وهناك فرضية أخرى هي أن دورة حياة المعدات تبدأ عند وصول المعدات المذكورة إلى الوكالة. وهذا أبعد ما يكون عن الحقيقة. فالأمر يبدأ في اليوم الذي يتم فيه إصدار أمر الشراء. فأولاً، تصبح هيئتك الحكومية المعنية مسؤولة عن ذلك الشراء في اللحظة التي يتم فيها تحرير أمر الشراء. ثانيًا، إذا كانت المعدات متوقعة في تاريخ معين، ثم وصلت متأخرة، ألم تواجه بالفعل مشكلة تتعلق بتلك المعدات؟ إن وجود أوامر الشراء الخاصة بك مفهرسة مع المعدات المقابلة، قبل وصولها، يساعد في حل هذه المشاكل اللوجستية على الفور تقريبًا. على سبيل المثال، إذا اتصل أحد البائعين للتحقق من أن الطلب يحتوي على 80 مصباحًا كهربائيًا، في حين أن طلب الشراء الخاص بك هو 60 مصباحًا، فإن وجود هذا المستند الذي يمكن استعادته على الفور في موقع مركزي أمر مهم، خاصة إذا لم يتم إعلام نقطة الاتصال الخاصة بالطلب بالكمية المعدلة. قد يأمل المرء أن تكون نقطة الاتصال الخاصة بالطلب ذكية بما يكفي لعدم تأكيد أي شيء، ولكن حدثت أشياء أغرب من ذلك، وجميعنا يعلم أن هناك الكثير من أجزاء العمل في اليوم الواحد لا يمكن أن تبقى جميعها في مكانها الصحيح. خلاصة القول هي أن برنامجك يحتاج إلى القيام ببعض المهام نيابةً عنك، ومن خلال مركزية المكان الذي تذهب إليه أوامر الشراء بمجرد تأليفها، يجعل مدير الأصول لديك قادرًا على تولي المحادثة، ويمكنه أن يؤكد بثقة تفاصيل المشتريات الضرورية لإتمام الطلبات.

ولكن كيف يمكن لربط أوامر الشراء في برنامج إدارة الأصول الخاص بك أن يفيد وكالتك؟

تسجيل دورة حياة المعدات بدقة

من خلال وضع طلب الشراء في نظامك، وجعل بيانات المعدات قابلة للبحث، يمكن لمديري الأصول وموظفيهم متابعة ما هو قادم. يمكنهم أيضًا الحصول على فهم أفضل لاستخدام المعدات، ومتوسطات مدة الخدمة، والوقت المتوقع للاعتماد على قطعة من المعدات قبل الحاجة إلى استبدالها. هذا النوع من البيانات مهم جدًا لتخطيط الميزانية، ولكنه مهم أيضًا عندما يتعلق الأمر بإثبات أن طلبًا معينًا قد تم ملؤه بمعدات دون المستوى المطلوب. على سبيل المثال، لنفترض أنك كنت تشتري سراويل الزي الرسمي من نفس البائع على مدى السنوات العشرين الماضية، وقد سجل برنامج إدارة الأصول لديك أن متوسط مدة خدمة تلك السراويل هو أربع سنوات، قبل أن يتم إحضار نصفها أو أكثر لاستبدالها. ولكن من حيث لا تدري، فإن 75% من أحدث طلبية لديك تتلف وتحتاج إلى الاستبدال، بعد 19 شهراً فقط من الخدمة. سيحتج البائع على الأرجح بأن الضمان قد انقضى، لكن الحقائق لا تكذب، ولديك الآن دليل موثق تقول بثقة أن هناك اختلافًا في الجودة قد حدث، مما يجب أن يدفع إدارتك إلى التفكير في بائع زي موحد مختلف من الآن فصاعدًا.

يمكنك تطبيق هذا السيناريو على أنواع لا حصر لها من المعدات. من خلال استخدام برنامج إدارة الأصول الذي يسمح لك بإدخال أوامر الشراء، ستحصل في المقابل على صورة كاملة لدورة حياة معداتك، مما يؤدي إلى الحصول على بيانات أفضل، ويمنحك المعرفة اللازمة لطرح أسئلة أفضل على من تعتمد عليهم للحفاظ على عمل وكالتك في أفضل حالاتها.

الاستنتاجات

يجب أن تهتم برمجيات إدارة الأصول بعملياتك كما تفعل أنت. عندما تقصر البرمجيات عن تحقيق هذا الهدف، فإنها تصبح مضيعة للوقت أو المال أو المعدات، وهذه ثلاثة أشياء لا تملك ما يكفي منها، أو القدرة على إنتاجها في أي لحظة. احرص على أن يكون لديك برنامج لإدارة الأصول يحل مشكلة تتبع أوامر الشراء، بدءًا من إنشائها ومرورًا بتحقيقها وما بعدها.

كن آمناً هناك!