إدارة الأصول | دور مدير الأسطول | دور مدير الأسطول

تقع على عاتق مديري الأساطيل مهمة فريدة من نوعها تتمثل في التأكد من أن المركبات ومكوناتها في حالة صالحة للعمل، ومتوافقة مع الشركة المصنعة، وآمنة للأفراد. يمكن أن يحدث الكثير من الأخطاء في مركبات إنفاذ القانون، فالطلب عليها مرهق ولا يتناسب مع الظروف التي قد نود أن تمر بها مركباتنا الخاصة. يتم الاعتماد على مدير الأسطول بشكل كبير لضمان أداء هذه المركبات في أفضل حالاتها في أي لحظة، مع عدم معرفة متى ستكون تلك اللحظة.

دور مدير الأسطول

يتطور دور مدير الأسطول منذ بعض الوقت. وكما هو الحال في أي شيء في الحياة، اجتمعت التجربة والخطأ والخبرة والتكنولوجيا في نقاط متقاطعة وساعدت في تحديد الدور. فبعض الوكالات لم تعين بعض الوكالات ليس فقط المركبات، بل جميع المعدات داخل المركبة، مثل حواجز السجناء، وحوامل الحواسيب المحمولة، ومعدات الرادار/ليدار، والكاميرات المثبتة على لوحة القيادة (DMCs)، ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، والعديد من المعدات الإضافية كجزء من اختصاص مدير الأسطول.

يُطلب من مدير الأسطول تخطيط ميزانيات المركبات والمعدات ذات الصلة، مما يعني التواصل مع البائعين، وإجراء دراسات استقصائية للأسعار، وطلب العروض والعروض، ثم تقديم جميع المعلومات ذات الصلة إلى إدارته. أثناء النظر في الاحتياجات على المدى الطويل، يُطلب من مديري الأساطيل أيضًا فحص المركبات والمعدات المخصصة لها، بشكل عام مرة واحدة شهريًا، وجدولة الصيانة الوقائية الروتينية وغير الروتينية وأعمال الإصلاح، وكذلك التعامل مع تقارير التصادم والإصلاحات الرئيسية واستبدال القطع. ضع في اعتبارك أننا نقوم بتفصيل الاحتياجات المتعلقة بالمركبة نفسها. يمكنك تطبيق كل هذه المهام على أنواع المعدات المثبتة في مركبات الدوريات، وعندما تأخذ في الحسبان كل الوقت والجهد المبذول في هذه المهمة، يمكنك أن ترى لماذا من الحكمة أن يكون هناك شخص مسؤول وحده عن هذه العملية، بدلاً من الاعتماد على مدير الأصول للقيام بذلك، مع إدارة جميع أشكال المعدات الأخرى.

في هذا التكليف، كان هناك تكليف تقليدي بالتعامل مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الراديو والكاميرات في المركبات، والسبب الواضح هو أن هذه كلها معدات في المركبة. سنوضح في مقال لاحق أن توزيع هذه المعدات على مدير الاتصالات هو أفضل الممارسات.

وبالعودة إلى مديري الأساطيل، فهم بحاجة إلى أنظمة تسمح لهم بتتبع جميع مهامهم المنجزة والمعلقة وكذلك تتبع الطلبات الواردة من موظفي الوكالة فيما يتعلق بمركبات الدوريات المخصصة لهم. كما يحتاجون أيضًا إلى أن يكونوا قادرين على كتابة الملاحظات، وتعيين المعدات بين المركبات، مع الحفاظ على جداول زمنية دقيقة للخدمة والوقت الإجمالي في الوكالة للمركبات والمعدات المخصصة. يمكن أن تكون كل هذه المهام والتفاصيل والملاحظات والأنشطة كثيرة للحفاظ عليها. بعض مديري الأساطيل يتعاملون مع آلاف المركبات، مع مائة نوع من المركبات، ولكل منها معداتها الفريدة ومعاييرها الخاصة التي يجب اتباعها. بعض مديري الأساطيل لديهم عشرات من نفس النوع من المركبات لإدارتها، ولكل منها متطلبات معدات فريدة من نوعها، وكلها ذات جدول زمني مختلف للخدمة. تختلف المهام، وكذلك التفاصيل، ولكن في نهاية المطاف، فإن مديري الأساطيل لديهم وظيفة ذات تفاصيل دقيقة تتطلب أدوات متطورة ليس فقط للنجاح، ولكن لتحقيق النجاح لأنفسهم ولصالح وكالتك.

التسميات

نعلم أيضًا أن مديري الأساطيل لديهم لغتهم الخاصة للعمل بها. عمليات الترميم، والتفكيك، وعمليات التفكيك، وداخل الخدمة (نحن نعرف المصطلح في هذا المجال بشكل مختلف)، و”الحمالات”، والمخصصات، وجداول الإهلاك، والإحلال، سمِّ ما شئت، هناك كلمة في كل زاوية في عالم مدير الأسطول لا تعرفها، وبالتالي، تحتاج إلى التأكد من أنك تدعم مديري أسطولك بأفضل الأدوات المتاحة لتنفيذ مهمة الحفاظ على سلامة بقية موظفيك أثناء وجودهم في مركباتهم. إن برامج إدارة الأصول التي يمكنها إدخال التسميات وقبول تعريفات تلك الأنشطة تقطع شوطًا طويلاً في الإبلاغ بدقة عن حالة كل مركبة وكل قطعة من المعدات التي يشرف عليها مدير أسطولك.

المبيعات

بالطبع، أي دور لإدارة الأصول لن يكتمل دون إمكانية وجود جانب إدارة المبيعات؟ لقد قامت بعض الوكالات بإلغاء هذا الدور من خلال إبرام عقد مع شركة خارجية تشتري المركبات بسعر محدد، بناءً على ظروف المركبة (أي أن جداول الاستهلاك تأتي هنا)، وهذا يعني أن مدير الأسطول مسؤول فقط عن جدولة العروض مع الشركات المدرجة في جدول تلك السنة، وإعداد أوراق البيع، لتشمل تخليص سند ملكية المركبة، وضمان إعادة تسجيل المركبة بشكل صحيح خارج الاستخدام الحكومي إلى الاستخدام الخاص، وبالطبع التوقيع على عمليات الشراء. في حالات أخرى، تستخدم الوكالات في حالات أخرى عقد فائض مع موظفي مبيعات المركبات الأصليين لإعادة بيع مركبات الدوريات لهم لإعادة بيعها في قطع الغيار الخاصة بهم. يمكن أن يوفر ذلك بعض المتاعب، لكنه أيضًا ليس ما تفعله كل الوكالات، وأحيانًا لا يكون الخيار الأفضل. يجب على الوكالات أن تزن الفائدة الإجمالية لأي سيناريو لإعادة بيع المركبات ومعدات المركبات، لأن الحفاظ على هذه المبيعات قد يكلف الكثير من العمالة، ومع ذلك، فإن الأدوات اللازمة لإنجاز هذه المهمة، مثل برنامج إدارة الأصول، يجب أن تجعل من السهل الحصول على العناصر التي تحتاجها لإنجاز المبيعات من خلال مدير الأسطول الخاص بك، وهو ما يمثل توفيراً في التكلفة بحد ذاته.

الاستنتاجات

لدى مديري الأساطيل وظيفة تتسم بالأهمية القصوى للسلامة، ولا يمكنهم التفرغ لمتطلبات الوظيفة. لا تعتبر هذه الوظيفة نشاطًا منفصلاً حقيقيًا عن نشاط مدير الأصول فحسب، بل هي وظيفة تحتاج إلى أدوات خاصة بها لإنجاز المهمة، سواء كانت متناسقة مع نظام إدارة الأصول لديك أم لا. إن ضمان امتلاك مدير أسطولك للأدوات المناسبة، يضمن أن سلامة المركبات ليست ممكنة فحسب، بل يجب أن تكون متوقعة.

كن آمناً هناك!