إجراءات جرد غرفة الأدلة

ربما يكون لدى معظم غرف الأدلة الحديثة بالفعل نظام يتم بموجبه جرد أو تدقيق العناصر بشكل منتظم. إذا لم يكن لديك نظام، فمن المؤكد أنه ينبغي أن يكون لديك.

تلعب عمليات الجرد المجدولة بانتظام، بالإضافة إلى عمليات التدقيق العشوائية، دورًا مهمًا في الحفاظ على سلامة “العملية” بأكملها. إن كيفية وتوقيت إجراء عمليات الجرد هذه متروكة لك ولسياسات وكالتك، ولكن من المهم جدًا أن تقوم بها لعدة أسباب.

إن السبب الأكثر وضوحًا لإجراء عمليات الجرد هو تحديد ما إذا كانت جميع العناصر موجودة وموجودة أم لا. فقط من خلال الجرد، ووضع يديك فعليًا على عنصر ما، يمكنك التأكد من أنه لا يزال في المكان الذي من المفترض أن يكون فيه. فأنت لا تقوم فقط بالتحقق من أن العناصر التي تبحث عنها موجودة في مواقعها المخصصة لها، ولكنك قد تجد عناصر أخرى في الموقع لا يفترض أن تكون موجودة هناك.

طوّر نظامًا تقوم فيه بإجراء عمليات جرد روتينية أسبوعيًا أو شهريًا، ونظامًا ثانيًا للتدقيق العشوائي يقوم به أحد المشرفين. قد ترغب أيضًا في إنشاء ممارسة تقوم فيها بإجراء جرد كامل لجميع العناصر في غرفة الأدلة على أساس ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي. ستمنحك عمليات التدقيق العشوائية والتدقيق الكامل راحة البال أنت ورئيس وكالتك.

ربما ينبغي جرد بعض العناصر بشكل أكثر انتظامًا، وربما بحضور شخص ثانٍ أو مشرف. هذه الأشياء هي ما أحب أن أسميها “الثلاثة الكبار”… الأسلحة والمال والمخدرات. راقب هذه العناصر كالصقر، فهي ستوقعك في المشاكل أسرع من أي شيء آخر.

عادةً ما توفر برامج إدارة الأدلة الحديثة أدوات مفيدة عندما يتعلق الأمر بإجراء عمليات الجرد، ومن الواضح أن استخدام ماسح الباركود يُسرّع العملية بشكل كبير. اجعل مواقع التخزين في حجم يمكن التحكم فيه، حتى لا تميل إلى تخطيها لأنها تستغرق وقتاً طويلاً. يمكنك أن يكون لديك نظام تقوم فيه بجرد موقع تخزين مختلف كل أسبوع، أو يمكنك أن تطلب من مشرفك سحب قضايا عشوائية وتجعلك تقوم بجرد الأدلة. أي برنامج لإدارة الأدلة لا يتضمن أدوات الجرد ربما لا يستحق استثمارك.

مهما كان ما تفعله، تأكد من أن عمليتك موثقة وأن جميع نتائج الجرد الخاصة بك يتم الاحتفاظ بها، ويفضل أن يكون ذلك ضمن برنامج إدارة الأدلة الخاص بك. سيُظهر النظام الجيد كل مرة تم فيها جرد عنصر ما في سجل ذلك العنصر. قد يكون هذا مفيدًا إذا ظهر العنصر مفقودًا يومًا ما. يمكنك أن تنظر إلى تاريخها وترى أنه تم جردها 3 مرات في العامين الماضيين وتمت ملاحظتها آخر مرة في تاريخ كذا وكذا من قبل فني الأدلة سميث.

في نهاية المطاف، فإن غرفة الأدلة الخاصة بك هي انعكاس مباشر عليك وعلى زملائك، ولكن الإحراج المهني الذي يأتي من فقدان الأدلة الرئيسية، أو الأسوأ من ذلك، سرقة الأدلة، هو انعكاس على وكالتك بأكملها. لا أحد يريد هذا النوع من الاهتمام. حافظ على المكان مرتباً ونظيفاً ومنظماً في جميع الأوقات حتى يكون إجراء عمليات الجرد سهلاً بل وممتعاً.