أمين المخازن | الدور الحقيقي لمدير الأصول

بدأت فكرة أمين الإعاشة في ألمانيا، حيث كانت التسمية تُستخدم لوصف الشخص المسؤول عن السكن والإقامة في المنازل الملكية. وتطور الدور إلى وظائف على السفن البحرية، وفي الجيوش، ليقوم بدور المسؤول عن البضائع التي تستخدمها الجيوش، من الذخيرة إلى شحن الإمدادات. وتم تبني هذا الدور بشكل أكبر من قبل الحكومات المحلية في الولايات المتحدة، حيث بدأت المجتمعات المحلية في الزيادة في الحجم بشكل سريع. كان من المهم إضفاء الطابع المركزي على الرقابة المركزية على المشتريات والنفقات داخل الحكومة، وكانت الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك هي تعيين شخص داخل كل مكتب من مكاتب المدينة أو المقاطعة يشرف على إدارة المعدات والمنتجات التي تستخدمها تلك الوكالة. بدأ هذا المستوى من المساءلة بشكل أساسي نسبيًا. كان الشخص يطلب المواد التي يحتاجها، وكانت الهيئة الحكومية إما أن تمنحه أو لا تمنحه على طريقة إصدار الأموال مباشرة للشخص الذي يطلبها. وبمرور الوقت، تم ضبط هذا النظام مع مرور الوقت مع اكتشاف العيوب. واليوم، بينما لا يزال مصطلح أمين المخازن مستخدماً حتى الآن، فإن الحقيقة هي أن هذا الدور قد تحول إلى دور مدير الأصول. وبالنسبة لوكالات إنفاذ القانون، لا يمكن أن يكون الدور أقل أهمية لنجاحها.

مسؤوليات مدير الأصول

في عالمنا المعاصر، سواء قمت بتفعيله أم لا، فإن دور مدير الأصول في وكالتك مسؤول عن العديد من الأجزاء الحساسة في عمليات وكالتك. فهو ليس مسؤولاً عن إصدار وتأمين المعدات والمنتجات لوكالتك فحسب، بل هو حلقة وصل رئيسية في قرارات الشراء، ويوفر وظائف المساءلة على ميزانية الوكالة، والمشتريات السابقة والحالية والمستقبلية، وهو قناة مهمة تساعد على تحقيق التوازن في العلاقة بين السياسيين وإدارة إنفاذ القانون.

ما كان في السابق منصبًا هادئًا، لا يحظى بتفاعل كبير خارج الوكالة، أصبح الآن منصبًا يتطلب خبرة معينة، وهو منصب على مستوى الإدارة إلى حد كبير، وهو منصب تعتمد عليه الإدارة بشكل كبير. الجزء الأصغر من هذا المنصب هو أن العملية يجب أن تظل سرية تماماً عن موظفي الوكالة. يمكن أن يكون لهذا الأمر تأثيرات على قدرة الشخص على الارتباط بالعديد من الموظفين، لأن النظرة العامة ستكون أن الشخص كتوم. قد يكون هذا صحيحًا ظاهريًا، ولكن هناك أسباب أكبر بكثير لحدوث ذلك، وعادةً لا تتعلق بالأشخاص الذين لديهم وجهة نظر. قد تعاني الوكالات الأصغر حجماً من ذلك بشكل أقل، ولكن حتى في هذه الحالة، هناك معلومات يطلع عليها مدير الأصول لا يمكن للآخرين الاطلاع عليها، بغض النظر عن النية.

المهام الرئيسية

على غرار ما ناقشناه مع موظفي الأدلة، يخضع مديرو الأصول لعمليات التدقيق والجرد وغيرها من الأنشطة التي تهدف إلى حصر ما لدى الوكالة من مخزون، سواء كان بطاريات مزدوجة A، أو مسدسات، أو سترات واقية من الرصاص، أو قمصان الزي الرسمي، وكل ما بينهما. ولكن، يتعين على مديري الأصول الآن ربط هذه العروض وتحديدها من خلال أوامر الشراء التي طُلبت بها. ومن المتوقع أن يقوم مديرو الأصول أيضًا بتتبع فروق تكلفة المعدات التي يشترونها، لأن هناك وظيفة رئيسية أخرى مرتبطة بالوظيفة وهي تحليل التكلفة. إذا كنت تتساءل، فنعم، يقوم مديرو الأصول بعمل مماثل لعمل المحاسب الداخلي، وفي الحد الأدنى، المحاسب. فمع تشديد الميزانيات ليس فقط على الميزانيات، ولكن أيضًا مع خضوعها للتدقيق، والمزيد من مطالبات الجمهور بالشفافية، إلى جانب إعادة تعريف معنى الشفافية، أصبح مديرو الأصول الآن أكثر أهمية لصحة الوكالة من الإشراف العام، لأن أخطاءهم يمكن أن تكلف الوكالة بأكملها في اجتماعات الميزانية وجلسات الاستماع العامة، وحتى عند محاولة محاسبة البائع على بيع سلع رديئة.

الأدوات اللازمة

للقيام بهذه المهمة بشكل صحيح، سيحتاج مدير الأصول إلى بعض الأدوات اللازمة لإنجاز هذه المهمة الهامة. يجب أن يكون أول شيء هو التدريب. بصرف النظر عن المشاكل الحسابية الواضحة التي ينطوي عليها الأمر، فهذه وظيفة أخرى تتناسب فيها مهارات إدارة المخزون بشكل جيد، وتتناسب مبادئ التخزين بشكل جيد. التدريب أمر بالغ الأهمية لهذا الدور. ولكن بخلاف ذلك، فإن مدير الأصول لا يكون جيداً إلا بقدر جودة النظام الذي يجب أن يعمل به والذي يحافظ على قوائم الجرد وجميع التفاصيل المتعلقة بالمنتجات. لا تزال بعض الوكالات تستخدم أوراق ملفات Excel لإجراء هذا العمل. وهذا لا يكفي بعد الآن. إذا لم تكن وكالتك قد اشترت برنامجًا لإدارة الأصول، فقد حان الوقت لبدء المحادثة وجعلها أولوية. فالبرمجيات لا تحل مشكلة الإدارة، ولكنها تسهل كثيراً تسجيل واستدعاء وتحديث واكتشاف التناقضات، بحيث يكون دور الإدارة أسهل بكثير وأكثر مرونة بالنسبة للمعنيين. وهذا يعني أيضًا أنه عندما يتعلق الأمر بقوائم الجرد والتدقيق وما شابه ذلك، يمكن للموظفين الذين يقومون بالإشراف أن يتنقلوا في النظام والمهمة المطروحة بشكل أسرع بكثير، مما قد يؤدي إلى نجاحهم ونجاح وكالتك. الأمر الثالث الذي يحتاجه مدير الأصول هو عمليات التعامل مع سيناريوهات متعددة تتضمن نقل المعدات أو تبادلها أو تدميرها. فلم يعد مجرد إعطاء المدير مفاتيح غرفة التخزين لمديرك والقول له بالتوفيق لم يعد أمراً مقبولاً في هذه المهمة. يجب أن يكون هناك توجيه تشغيلي، ودليل إجراءات، ووثيقة أوامر عامة، وسياسات تغطي معالم الوظيفة، بما في ذلك كيف ومتى ولماذا نقوم بما نقوم به.

الاستنتاجات

كانت إدارة الأصول تجارة مهملة إلى حد ما في مجال السلامة العامة. ولكن مع مرور الوقت، يتضح مع مرور الوقت أنه عند حدوث أزمة في المعدات، تصبح أهميتها واضحة تمامًا. لقد حان الوقت للاستثمار في إدارة الأصول، مع وجود الموظفين المناسبين، والتدريب، والبرمجيات، ووثائق الوكالة التي تدعم وتحدد الدور، وتوضح أن إدارة الأصول أولوية قصوى لوكالتك، والشفافية العامة.

كن آمناً هناك!