التعليمات والتعريف بإدارة الحالات وتعيينها

على الرغم من أن إدارة القضايا لا تعتبر جزءًا مثيرًا من أي مهنة في مجال إنفاذ القانون، إلا أنها يمكن أن تكون واحدة من أكثرها أهمية. يمكن للممارسات السليمة لإدارة القضايا أن تضمن سير التحقيق الذي يجريه موظف إنفاذ القانون بسلاسة من البداية وحتى الإغلاق. يمكن للممارسات غير السليمة لإدارة القضايا أن تكون مدمرة للقضية، وقد يؤدي السيناريو الأسوأ إلى إفلات المجرم من العقاب على جرائمه أو فرض إجراءات تأديبية ضد الضابط الذي يقوم بالتحقيق. تختلف أنظمة إدارة القضايا من وكالة لأخرى، ولكن بغض النظر عن مكان عمل ضابط إنفاذ القانون أو الجهة التي يعمل بها، فإن إتقان أنظمة إدارة القضايا المناسبة أمر بالغ الأهمية.

هنا سوف ندرس بعض أفضل الممارسات القليلة للموظفين المشرفين على إنفاذ القانون عند إسناد القضايا ومراجعتها وللمحققين في الخطوط الأمامية الذين سيستخدمون نظام إدارة القضايا الخاص بإدارتهم أو وكالتهم.

قبل إسناد القضية: الواجبات الإشرافية

إن الإشراف على ضباط إنفاذ القانون ليس بالمهمة السهلة. يمكن لضباط إنفاذ القانون أن يكونوا عنيدين وحازمين بطبيعتهم، وقد لا يقدّر ضباط إنفاذ القانون المتمرسون قيام ضباط آخرين بالحكم على عملهم أو انتقاده. والإشراف على ضباط إنفاذ القانون في بيئة التحقيق لا يختلف عن ذلك. فعلى المشرف الجيد على المحققين أن يتعامل مع الشخصيات وأساليب العمل والكفاءات المختلفة لمرؤوسيه أو مرؤوسيها. قبل تكليفه بقضية ما، يجب على المحقق المشرف أن يأخذ بعين الاعتبار عبء العمل الحالي لمرؤوسيه. هل هناك محققون مثقلون بالعمل و/أو مثقلون بالمهام؟ هل هناك محققون قد يواجهون مشاكل شخصية لم تتم معالجتها؟ هل جميع المحققين المرؤوسين مدربين تدريباً كاملاً ومتقنين لإدارة الأدلة بما في ذلك أفضل الممارسات عند التعامل مع الأدلة الإلكترونية؟

هذه أسئلة يجب الإجابة عنها قبل إسناد القضايا. من خلال توزيع عمل القضايا بالتساوي، يمكن للمشرف أن يزيد من احتمالات قيادة فريق عمل منتج. كما أن معرفة نقاط قوة المحقق التي تعالج قضية ما قبل التكليف بها يحقق أفضل النتائج بشكل عام.

إدارة القضايا

تغيرت طرق إدارة القضايا على مر السنين. فقد اعتاد المحققون الاعتماد فقط على ملفات القضايا الورقية التي تحتوي على جميع المستندات والصور وغيرها من العناصر المتنوعة المرتبطة بالتحقيق. أما اليوم، فإن جميع المحققين تقريبًا يستخدمون نظام إدارة القضايا الذي هو مزيج هجين من ملف القضية الورقي القديم ونظام محوسب أحدث. وبالإضافة إلى مزايا القدرة على حفظ جميع المستندات على القرص الصلب أو الخادم في حالة الحاجة إلى نسخة احتياطية من المستند، فإن هذا النظام الهجين الجديد له فوائد هائلة عند التعامل مع الأدلة. إن وجود نظام إدارة الأدلة الرقمية يعني أنه يمكن إعادة إنشاء سلسلة مستندات الحفظ إذا لزم الأمر. ويعني أيضًا أنه يمكن العثور بسهولة على الموقع المادي لأي أدلة مضبوطة باستخدام برنامج إدارة الأدلة الموجود في نظام إدارة القضايا.

يجب أن يكون المحققون بارعين في استخدام نظام إدارة القضايا الذي اختارته إدارتهم أو وكالتهم إلى الحد الذي يجعلهم يشعرون فيه بالراحة في وصف خصوصيات وعموميات هذا النظام في المحكمة. يجب أن يكون المحقق الجيد مستعدًا للإدلاء بشهادته حول كيفية إدارة القضايا وأنظمة إدارة الأدلة إذا طُلب منه ذلك.

عندما تنشأ المشاكل

ماذا يحدث عندما يحدث ما لا يمكن تصوره بالفعل؟ يعتقد كل محقق أن ذلك لا يمكن أن يحدث له ولكن حتى المحققين الجيدين يرتكبون الأخطاء. قد تضيع ملفات القضايا والأدلة الفردية من وقت لآخر. وقد يلزم تصحيح التقارير والوثائق الأخرى أو إعادة كتابتها بطريقة أخرى. وطالما أن ضابط إنفاذ القانون يمكنه تفسير الخطأ ولم يكن الخطأ قد ارتُكب عن سوء نية، فلا داعي للقلق. تتيح جميع أنظمة إدارة القضايا اليوم تقريبًا لمستخدميها الفرصة لتحميل المستندات والصور وملفات الفيديو أو الصوت إلى البنية التحتية للتخزين الرقمي خارج الموقع للنظام. يوصى بشدة أن يستغرق المحقق يومًا أو يومين لتحميل جميع ملفات القضايا الخاصة به إلى نظام إدارة القضايا الخاص به بحيث يمكن استرجاعها ونسخها في شكل رقمي إذا لزم الأمر. وهذا يمنح المحقق خيار “إعادة بناء” ملف القضية الورقي إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

إذا فُقدت أدلة مادية أو رقمية، إما خلال دورة حياة القضية، أو بعد الانتهاء من القضية، فهناك خطوات يمكن اتخاذها لتقليل الضرر. أولاً وقبل كل شيء، يجب على الضابط المسؤول عن إنفاذ القانون إبلاغ رئيسه أو رئيسها بالمشكلة. ثانيًا، يجب على الضابط المحقق أن يقوم بجرد وتقييم الأضرار المحتملة التي قد تترتب على خطئه في القضية. إذا كان الضابط يعتقد أنه لن تنشأ أي مشاكل للقضية، فيمكن معالجة الأمر داخليًا وفقًا لسياسة الإدارة أو الوكالة. أما إذا كان من المحتمل أن يكون هناك ضرر للقضية، فمن المستحسن أن يتصل الضابط المحقق بمحامي الادعاء الخاص به على الفور وإبلاغه بالمشكلة. هناك عدد قليل جدًا من المشكلات التي لا يمكن التغلب عليها عند اتباع الممارسات والسياسات السليمة لإدارة القضايا.

الاستنتاجات

قد لا يكون موضوع إدارة القضايا في مجال إنفاذ القانون من أكثر المواضيع التي يمكن تناولها عند مناقشة قضايا إنفاذ القانون، ولكنه مع ذلك ضروري. يجب أن يكون جميع الموظفين المكلفين بإنفاذ القانون، ولا سيما الموظفين المكلفين بإنفاذ القانون الذين يعملون في مجال التحقيق، مدربين ومتقنين لنظام إدارة القضايا ونظام إدارة الأدلة في إدارتهم أو وكالتهم من أجل القيام بوظائفهم بفعالية. يجب على ضباط إنفاذ القانون الذين يشرفون على المحققين أن يجدوا طريقة لإدارة الموظفين بفعالية مع مراعاة واجباتهم كضباط إنفاذ القانون، وكذلك الحاجة إلى تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

تسمح معظم أنظمة إدارة القضايا للمحقق بالنسخ الاحتياطي لمعظم إن لم يكن كل ملف قضية المحقق. ولا يمكن التشديد بما فيه الكفاية على ضرورة أن يغتنم جميع المحققين الفرصة للقيام بذلك. وأخيرا، إذا ظهرت مشاكل، فمن الضروري أن يقوم الموظف المكلف بإنفاذ القانون بإخطار رئيسه أو رئيسها وربما المدعي العام، وكتابة تقرير مفصل عن المشكلة. إذا استغرق المحقق الوقت الكافي لمعرفة واتباع الإجراءات السليمة فيما يتعلق بنظام إدارة القضايا في إدارته أو وكالته، فهناك عدد قليل جدًا من المشاكل التي لا يمكن التغلب عليها في النهاية.