10 وظائف يجب البحث عنها في برنامج إدارة الأصول | الجزء 2

لقد كانت برامج إدارة الأصول موجودة منذ فترة، إلا أن الكثير منها عفا عليه الزمن منذ البداية. يهتم الكثير من البائعين بالبيع أكثر من اهتمامهم بالسمعة والجودة. لديهم عقلية ذات مسار واحد، وهو الوصول إلى جيب وكالتك. أي شيء بعد ذلك لا يعنيهم. لا يجب توقع الوظائف الأساسية في البرمجيات فحسب، بل يجب أن تكون مطلوبة. إذا لم يتمكن مزود البرمجيات من تقديم هذه الوظائف العشر، بجودة عالية وتشغيل متطور، فهو برنامج لا يستحق وقتك أو أموال وكالتك. سنناقش هنا في الجزء الثاني الوظائف الخمس الأساسية التالية التي يجب أن يتمتع بها برنامج إدارة الأصول الخاص بك.

6- التقارير المبنية تلقائياً

تحدثت الدوال الخمس الأولى التي ناقشناها عن التعريفات والتحويلات والسجلات. كل ذلك مهم. ولكنه لا يعني شيئًا إذا لم يقم برنامج إدارة الأصول الخاص بك بتجميع تقارير عن كل عنصر، وكل مجموعة من المنتجات، وتتبع هذه التفاصيل معًا. يقدم مدير الأصول لديك تقاريره إلى شخص ما، ومن المحتمل أن يقدم معلومات إلى العديد من الأشخاص فيما يتعلق بالمعدات والمنتجات، والذين ليسوا رؤساءهم. هؤلاء الأشخاص لا يملكون الوقت ولا يرغبون في التدقيق في البرامج، عنصرًا تلو الآخر، لتدوين الملاحظات و”تكوين فكرة” عما يحدث. إنهم يريدون تقارير نظيفة ومنسقة ومنظمة تعطيهم المعلومات التي يحتاجونها بإيجاز. وبصراحة، إذا لم يكن برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا على إنتاج أنواع متعددة من التقارير عالية الجودة، فإنه لا يدير الكثير.

7- إرسال الإشعارات إلى الموظفين

نحن في عام 2017، ويجب أن تحتوي جميع البرمجيات على الحد الأدنى من الوظائف الذكية في نطاقها. ومع ذلك، يتم تذكيرنا مرارًا وتكرارًا بأن العديد من بائعي البرمجيات في سوق السلامة العامة لا يدمجون مثل هذه الوظائف في برمجياتهم. نسمع أشياء مثل “لقد أخبرونا أنها ستأتي العام المقبل”، أو “لديهم فريق تصميم يعمل على وضع خطة”. بلغة واضحة، هذا يعني أنه لا يمكن لأحد أن يخمن متى سيأتي، والأكثر من ذلك أنه لن يأتي أبدًا، من هذا البائع على أي حال. إلى هذه النقطة، يجب أن تقوم برمجيات إدارة الأصول بأكثر من مجرد التصنيف، وتحليل عتبات كمية المنتجات، وكتابة التقارير في الوقت الفعلي. هذه كلها أمور أساسية ومهمة للغاية كما أشرنا. ولكن حتى برمجيات إدارة الأصول يجب أن تعمل خارج هذا الوضع الراهن. يجب أن تكون هذه البرمجيات قادرة على إخطار الموظفين الذين بحوزتهم منتجات بأن صلاحيتها ستنتهي قريباً، أو أن الوقت قد حان للصيانة، أو أن عليهم إعادتها لأي سبب كان. أولاً، هذا يجعل الحياة أسهل بكثير على موظفيك. لا حاجة لإجراء مكالمات هاتفية ورسائل نصية ورسائل بريد إلكتروني متعددة. رسالة بسيطة، إما أن يتم ملؤها مسبقًا توضح المشكلة أو رسالة مكتوبة من الصفر إذا لزم الأمر، وسيتم إرسال الإشعار، وستعرف أن موظفيك قد تلقوها. بصرف النظر عن إرسال رسالة إلى هوية المستخدم الخاصة بهم، فإنه سيرسل أيضًا رسالة إلى بريدهم الإلكتروني وهاتفهم المحمول. رسالة واحدة ونقاط إخطار متعددة، إذا كنت ترغب في ذلك. في حين أن الإشعارات التلقائية مثل هذه الإشعارات أساسية ومطلوبة بشدة، فإن وجود خيار إخطار الموظفين عبر تنسيقات متعددة هو أمر أساسي.

8- عتبات المنتجات وتذكيرات المنتجات وإشعارات الشراء

بعد أن ذكرنا جزءًا من هذا في النقطة السابقة، من المنطقي أن نتطرق إلى ذلك بالكامل الآن. عتبات المنتجات هي نقطة خلاف رئيسية للوكالات. إذ يجب تخزين منتجات معينة إلى مستوى معين على أساس مستمر. ولم تكن طريقة ضمان ذلك، حتى هذه اللحظة، علمًا دقيقًا. وحتماً، هناك لحظة “فراغ” حيث ينفد ذلك المنتج من المخزون لفترة ما، ثم تعود تلك الدورة لتبدأ من جديد مع معركة مستمرة لإصدار ذلك المنتج وإعادة طلبه، وتنتهي بتلك الانقطاع الدوري مرة أخرى. هذا لا ينبغي أن يحدث، ويجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك هو الحل المؤقت لمثل هذه المشكلات. يجب أن تتمتع برمجيات إدارة الأصول بالقدرة على قبول وتتبع عتبات المنتجات، أي مستوى “الحد الأدنى” الذي يمكن أن يصل إليه منتج معين، قبل أن يجب أن تحدث إعادة الطلب. وإذا كنا نفكر في الوظيفة الذكية في البرنامج، فلا ينبغي أن يحدث الإخطار بهذه العتبات عند الوصول إلى الحد الأدنى الفعلي. بدلاً من ذلك، يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا على تحليل وتيرة إصدار المنتج، والوقت الذي يستغرقه تجديد المخزون، بدءًا من إعادة الطلب، والشراء الرسمي، والشحن، ثم قبوله في المخزن، بحيث عندما تبدأ في الوصول إلى أرضية المنتج تلك، يقوم برنامج إدارة الأصول الخاص بك بتنبيه مدير الأصول لديك بأن الوقت قد حان لوضع طلب إعادة الطلب، مع الأخذ في الاعتبار الوقت الذي يستغرقه أمر الشراء لتحقيقه، ومقدار الوقت الذي يستغرقه شحن المنتج المذكور إلى وكالتك. لم يعد ينبغي لمدير الأصول لديك أن يقاتل من أجل تحقيق المخزون المناسب من المنتجات والمعدات. هذا بالطبع، إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك يعمل بالوظائف الأساسية.

9- طبقات الأمان، والبحث، والفلاتر

يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك، بالإضافة إلى تعريفات المستخدمين والمجموعات والمنتجات، قادرًا على تحديد طبقات الأمان لهؤلاء المستخدمين والمجموعات والمنتجات. على سبيل المثال، من المحتمل أن يكون لدى وكالتك شخص يعمل كمسؤول تسليح الوكالة. وتتضمن وظيفته التأكد من أن جميع الأسلحة النارية تعمل بشكل صحيح. يشرف مدير الأصول على الأسلحة النارية، وليس بالضرورة أن يكون مدير الأصول هو المشرف على الأسلحة النارية. فبينما يقوم مدير الأصول بفحص الأسلحة النارية الجديدة وإصدارها للموظفين، فإن مسؤول التسليح هو الذي يأتي للتأكد من الالتزام بالخدمة وقطع الغيار والضمانات على الأسلحة النارية المذكورة. في هذه الحالة، يحتاج المسؤول عن الأسلحة النارية إلى أذونات إدارية داخل برنامج إدارة الأصول الخاص بك، ولكن فقط للأسلحة النارية، وليس للمنتجات الأخرى. يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا على تحديد هذا الدور بطريقة توفر لأمين الأسلحة الصلاحيات التي يحتاجها، لتحديث السجلات، وأداء العمل/الخدمة على الأسلحة النارية، وإدخال البيانات التي يمكن تقديم تقارير عنها إلى إدارة الوكالة. بالإضافة إلى ذلك، لماذا لا يكون لديك القدرة على تحديد أدوار الإدارة على أنها قادرة على عرض التقارير في الوقت الفعلي؟ هذا يسمح للإدارة بالحصول على رؤية أمامية لما يحدث، دون أن يصبحوا عرضة لتحقيق داخلي، لأن الشيء الوحيد الذي يمكنهم رؤيته هو التقارير، وطرق عرض كل منتج. لا يمكنهم إجراء تغييرات، أو التلاعب بالبيانات على الإطلاق.

هذا يربطنا بوظائف البحث. يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول قادرًا على تزويد موظفيك بالقدرة على البحث عن طريق الكلمات الرئيسية، أو حسب المنتج، أو الخصائص المرتبطة. بالطبع، قد ترغب في تحديد من يمكنه البحث عن ماذا، ولكن هذا أمر هامشي بالنسبة للوظيفة. الشيء الرئيسي هو أنه بغض النظر عما يتم القيام به، يجب أن تعمل وظيفة البحث بشكل عام على أي شيء يتم إدخاله في نظام إدارة الأصول الخاص بك. إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك يمكن أن يوفر إمكانات بحث كاملة الوظائف، فلماذا تستمر في استخدامه؟ أخيرًا في هذه النقطة، الفلاتر. تُستخدم المرشحات للتركيز على البيانات أو تحسينها. تسمح الفلاتر للموظفين الذين يعملون على مشاكل المنتجات الأكبر بفصل منتجات معينة قد تنطبق، أو التركيز على عناصر معينة داخل مجموعة منتجات لمعرفة المشاكل التي تحدث. قد يكون ذلك أنه يجب على وكالتك تحديد المنتج المعيب الذي تم تسليمه من أحد البائعين، أو أنه تم استدعاء شحنة معينة. النقطة المهمة هي أن الفلاتر والبحث وطبقات الأمان يجب أن تكون جزءًا من الوظائف الأساسية لأي برنامج لإدارة الأصول.

10- التقارير الإحصائية

لقد تحدثنا عن التقارير في النقطة الأولى من هذه المقالة، وذكرنا ضرورة تحديد الإدارة في برنامج إدارة الأصول الخاص بك بحيث يكون لديهم إمكانية الوصول إلى التقارير في الوقت الحقيقي، مع حمايتهم كموضوعات تحقيق داخلي. لم نوضح أنواع التقارير التي يجب أن تكون متوفرة في برنامج إدارة الأصول لإدارتك. يجب أن تقدم برامج إدارة الأصول تقارير مفصلة لكل منتج تحتفظ به وكالتك. ولكن يجب أن يكون هناك أيضًا تقرير مالي إجمالي يوفر فئات المنتجات والنفقات، إلى جانب تفاصيل عن الأموال التي تم إنفاقها (هل تتذكر ذلك المثال الخاص بالمسدسات التي تحتاج إلى خدمة إضافية؟) على فئات المشكلات المتعلقة بكل منتج. هذه بعض التقارير الأساسية جداً التي يجب أن تكون متاحة عند الطلب. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يوفر لك برنامج إدارة الأصول الخاص بك القدرة على إنشاء تقارير خاصة بك، باستخدام البيانات التي تم التقاطها بالفعل بواسطة البرنامج. إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك لا يقوم بذلك، حسناً، نفترض أنك تلتقط موضوعاً في هذه المرحلة، أليس كذلك؟

الاستنتاجات

هذه الخمسة، مثلها مثل الخمسة السابقة، هي اعتبارات أساسية عندما يتعلق الأمر ببرمجيات إدارة الأصول، وما يجب أن تتضمنه من وظائف. إذا كان لديك برنامج لإدارة الأصول لا يفي بهذه الوظائف العشر، فقد حان الوقت لاستبدال برنامجك، لأنها مسألة وقت فقط قبل أن يحدث خطأ ما يتسبب في إخضاع موظفيك لتحقيق داخلي غير ضروري، أو تدقيق على مستوى الدولة، أو تصبح الخسائر المتعلقة بمعداتك ومنتجاتك كبيرة جدًا بحيث لا تستطيع ميزانيتك مواكبة ذلك، مما يجعل إدارتك تبدو وكأنها أساءت إدارة الأمر برمته. لا يمكنك تحمل هذه الأنواع من المشاكل. استثمر في كفاءة وكالتك. احصل على برنامج إدارة الأصول الذي يحل المشاكل ولا يخلقها.

كن آمناً هناك!

مقالات ذات صلة 10 وظائف يجب البحث عنها في برنامج إدارة الأصول | الجزء 1