غرفة الأدلة | توريث النقطه

في بعض الأحيان في مجال إنفاذ القانون نتطوع لأحدث التفاصيل من الجحيم التي تم إنشاؤها على الإطلاق. وأحيانًا نتطوع لما هو أسوأ من ذلك. دعونا نناقش كيفية التعامل مع ما هو على الأرجح أسوأ سيناريو محتمل لأي ضابط إنفاذ قانون: وراثة “النقطة”.

!النجدة

لقد تم تعيينك للتو مسؤولاً عن غرفة الأدلة في وكالتك. الشخص الذي كان قبلك تركها في حالة فوضى. يقوم مكتب المدعي العام بهدوء (يستخدم بشكل فضفاض بالطبع) بكتابة صفقات الإقرار بالذنب في كل قضية تخرج من وكالتك، وكان ذلك خلال الأشهر الستة الماضية. لقد اهتم كبار ضباطك بالسبب في حدوث ذلك، بعد أن أدى عدد قليل من الاعتداءات وعمليات السطو ذات المستوى العالي إلى قضاء بعض الوقت في السجن والاختبار…… وبعد ذلك ترك المدعي العام المطرقة تسقط……تم الإبلاغ عن غرفة الأدلة بأنها “فوضى” عندما جاء محامي مبتدئ للتحقق من مخبأ للأسلحة النارية المستردة من خدمة مذكرة تفتيش عنيفة بشكل خاص. تمكن الضابط المسؤول عن غرفة الأدلة من العثور على ستة من عشرة أسلحة نارية. ستة ولاحظ المحامي المبتدئ أن الضابط كان يفتش في أكثر من خمسين حوضاً مطاطياً، دون ترتيب معين، في أرجاء الغرفة، ويخرج الأغراض، ويرميها عشوائياً في الأحواض ويواصل البحث عن الأسلحة النارية المفقودة. مع اقتراب ساعة الغداء، أدرك المحامي أنه بحاجة إلى العودة إلى المحكمة لمحاكمة أخرى، وقال “شكرًا لك، سنجد حلًا لهذا الأمر”، وغادر. وسرعان ما أبلغ رئيسه بالمشكلة، حيث رأى أنها مشكلة ليس فقط بالنسبة للقضية قيد النظر، ولكن بالنسبة لجميع القضايا الأخرى. وهكذا بدأت عملية التلاعب والصفقات.

وبحلول الوقت الذي اكتشفت فيه وكالتكم ما كان يحدث، كان الضرر قد وقع، وكانت غرفة الأدلة في حالة فوضى عارمة. عند التدقيق، وجدت الإدارة أن الضابط المسؤول كان يضع الأدلة باستمرار في غير مكانها من حوض تخزين على الحائط، إلى حوض تخزين آخر، بل إنه كان يخلط بين الأشياء التي يجب أن تكون في إحدى الخزائن، على الأرض، والعكس صحيح. نعلم جميعًا أن هذا يوم سيء في بلاك روك، ولكن الآن تم اختيار الضابط الصاعد، أنت، كضابط يمكنه إنقاذ هذه الفوضى. المهمة استرداد غرفة الأدلة في حركة كاملة.

“النقطة”

“النقطة” هو مصطلح يُستخدم في بعض الدوائر، لتعريف الحطام في غرفة أدلة معينة. إذا لم تكن تستخدم هذا المصطلح بعد، فنحن ندعوك لاستخدامه. يومًا ما سيكون من الممتع إعادة سرد الفقاعة في يوم من الأيام، ولكن في الوقت الحالي ليس الأمر مضحكًا، خاصةً إذا كان يحدث في وكالتك.

كما وصفنا سابقًا، النقطة هي غرفة أدلة في حالة فوضى. نحن لا نتحدث عن غرفة أدلة حيث كل شيء منظم بشكل جيد وشخص ما وضع ثلاثة أشياء في غير محلها. نحن نتحدث عن عدم وجود أي شيء في أي ترتيب منطقي. يتم الإبلاغ عن العناصر في السجلات على أنها في منطقة ما، ولكن يتم العثور عليها في منطقة أخرى. هناك العديد من العناصر التي لم يتم العثور عليها في السجلات تعود لأشهر، وعلى الأرجح لسنوات. لا يتم تسجيل المواد الموجودة في الأدلة. العناصر الحساسة لا يتم تخزينها بشكل صحيح، في الواقع الكثير من الأدلة لا يتم تغليفها بشكل صحيح على الإطلاق. النقطة المهمة هي أن لدينا الكثير من الأشياء التي يجب إصلاحها، وإذا أردنا الحفاظ على سمعة الوكالة في المجتمع المهني الذي نتعامل معه، مثل المدعي العام، فسنرغب في حل هذه المشكلات بأسرع ما يمكن.

تسلسل القيادة وغرس عملية التدقيق

أولاً وقبل كل شيء، لا يمكننا تمزيق هذه الفوضى بالسرعة التي تتسول بها. علينا أولاً إنشاء تسلسل قيادي وعملية تدقيق أولية. وبينما نعيد بناء غرفة الأدلة، ستتغير عملية التدقيق، ولكننا بحاجة إلى شيء ما في مكانها الآن، من أجل المضي قدمًا.

وفي السيناريو الذي اختلقناه، نحن نتخيل أسوأ سيناريو ممكن للبدء منه – عدم وجود أي قيادة أو عملية تدقيق قبل مشاركتنا. نأمل ألا يكون هذا شيء لا تواجهه، ولكن البدء من أسوأ مكان يعطينا طريقة لتصور كيفية الانتقال من الزحف إلى الركض، وعدم تفويت أي من الخطوات بينهما.

في ملاحظة جانبية، لن نتطرق إلى دوال الخصائص في هذه الميزة، بل إلى الأدلة فقط. يتم التحكم بوظائف الملكية في بعض الأحيان من خلال قسم الأدلة، ولكن حتى في تلك السيناريوهات، في كثير من الأحيان تكون في الواقع كيانًا مختلفًا تمامًا، والمرة الوحيدة التي يجتمع فيها العالمان معًا هي عندما يحين وقت التصرفات. قد نتناول وظائف الملكية في ميزة منفصلة لاحقًا، ولكن دعونا الآن نركز على الأدلة.

عندما يتعلق الأمر بتسلسل القيادة، نحتاج إلى وضع بعض الضمانات في مكانها الصحيح. وأسباب ذلك هي المساءلة والنزاهة والموثوقية. نحن بحاجة إلى المساءلة عن جميع الأدلة. نحتاج أيضًا إلى أن تكون لدينا مساءلة عن التصرفات السيئة، والطريقة الوحيدة التي يمكننا من خلالها أن نحدد من أين تبدأ التصرفات السيئة، هي وجود تسلسل قيادي في المكان، والذي يسلط الضوء أيضًا على المسؤوليات والوظائف. في السيناريو الذي اختلقناه، من المنطقي أن نستنتج أن غرفة الأدلة لم تصل إلى ما هي عليه لأن ضابطًا واحدًا بمفرده أفسد الغرفة بأكملها. من المحتمل أن يكون الأمر قد بدأ بافتقار واضح للمساءلة عن سوء التغليف الذي قام به الضباط والمحققون. ربما تفاقمت المشكلة بسبب عدم قدرة الضابط المسؤول عن الأدلة على وضع المعايير اللازمة، ثم مع كل الطلبات المفاجئة للأغراض، أصبح الأمر أكبر من أن يديره شخص واحد دون سلطة. هذا لا يبرر عدم قدرتهم على محاسبة أنفسهم، ولكن يمكننا أن نرى كيف أن هناك عوامل خارجية للمشكلة التي نعالجها.

كما أن إنشاء هذا التسلسل القيادي يخلق نزاهة سليمة. عندما يُفقد شيء ما، يكون من الواضح متى وأين فُقد، ومن الذي يجب سؤاله عن العنصر. يجعل التسلسل القيادي من السهل معرفة مكان وجود العناصر، وما هي حالتها، ويضمن بدوره أن الجميع يتصرف بشكل مناسب ضمن نطاق عمله. عندما يتم القيام بشيء ما بشكل غير سليم، فإن سلسلة القيادة هذه من تلقاء نفسها ستكشفه. إذا لم يكن لدينا أي شيء آخر سوى مجرد حقيقة أن شيئًا ما كان مفقودًا، فإن تسلسل القيادة يعطينا نقاطًا مرجعية واضحة للتركيز عليها، ومجالًا محددًا للعثور على أوجه القصور. وهذا لا يعني بالضرورة أن الشخص قد ارتكب شيئًا خاطئًا. فقد يكون نظام التسلسل القيادي قد كشف عن نقطة ضعف في طرق التعامل والتخزين لم تكن في الحسبان من قبل. الأخطاء تحدث. كل من يعتمد على غرفة الأدلة لدينا يعرف ذلك، فلا أحد يطلب الكمال. ولكن إذا كان لدينا غرفة أدلة مرتبة ومنظمة، مع وجود تسلسل قيادي متين، يمكننا أن نستجيب لنقاط الضعف هذه بطريقة لا تضر بالأدلة أو القضايا التي نتولى مسؤوليتها.

وهذا يدل على الموثوقية. فمع وجود مثل هذا النظام الذي يلتقط نقاط الضعف التي لم يتم التخطيط لها في الأصل، وحتى في تلك الحالات النادرة التي يكون لدينا موظفون يتخذون قرارات خاطئة، يثبت نظامنا أنه موثوق به عندما يكون قادرًا على التقاط هذه الأخطاء بسرعة، مما يوضح أن لدينا غرفة أدلة تعمل بشكل صحيح.

تعمل سلسلة القيادة لدينا ببساطة على ثلاثة أطراف تعمل في وظائف متعددة، مع توفير الإشراف حسب الحاجة. أولاً، يقوم ضباطنا ومحققونا بجمع الأدلة، سواء كانت أدلة مادية أو أدلة رقمية أو أي نوع آخر، بالإضافة إلى توثيق الأدلة. ويتألف ذلك من سجلات عناصر الأدلة لدينا، وسجلات صور الأدلة، والصور الفوتوغرافية المرتبطة بها، ولقطات الكاميرا. تشمل عملية الجمع توثيق ومصادرة وجمع كل الأدلة والسلع ذات الصلة. ولكنها تشمل أيضًا التغليف المناسب. لن نناقش التعبئة والتغليف في هذه الميزة، لأن هذا حديث أطول بكثير ويركز على جانب واحد. نحن ننظر إلى صورة أكبر في هذه الميزة.

بمجرد أن ينتهي “جامعو الأدلة” من إعداد تقاريرهم وتغليفها، سيضعون الأشياء في خزائن حائطية، أو ربما في سلة أو ما شابه ذلك من الأشياء، لاسترجاعها. في هذه المرحلة، وبصفتنا أمين حفظ الأدلة، فإننا نقوم بدور التخزين وتأمين الأغراض التي تحت سيطرتنا. في هذه المرحلة، التنظيم هو المفتاح.

التنظيم

يجب تنظيم أي غرفة أدلة بطريقة ما بحيث يمكن العثور على الأدلة بسرعة. تقوم بعض الوكالات بتصنيف غرفة الأدلة الخاصة بها حسب الاسم الأخير للمشتبه به/المعتقل، وهي طريقة قديمة، ولكنها لا تزال موجودة. وتنظم بعض الوكالات غرفها حسب رقم القضية، وهو أسلوب أكثر شيوعًا اليوم، وسنناقش السبب لاحقًا. وحتى مع ذلك، ينظم البعض الآخر أغراضهم حسب تاريخ استعادتها/التبليغ عنها. نحن لا نصدر أي حكم على كيفية تنظيمها، ولكن الخطوة الأولى لاستعادة غرفة الأدلة هي إعادة تنظيمها من جديد. ولأغراض كتابتنا، سنمضي قدمًا بنظام تنظيمي ذي مستويين في طبيعته. المستوى الأول هو محكمة المسؤولية. في هذا السيناريو، سيكون لدينا الأدلة الموجهة إلى المحكمة البلدية في قسم، والأدلة الموجهة إلى المحكمة الجزئية والمحكمة العليا، في قسم آخر، والقضايا المحالة للمحاكمة الفيدرالية في قسم آخر. ومن هناك سيقوم كل قسم بفرز العناصر حسب رقم القضية.

كما نعلم جميعًا، قد تكون الأدلة في قضية ما عبارة عن عنصرين أو ثلاثة عناصر فقط، وفي قضية أخرى قد يكون لدينا الآلاف. في ضوء ذلك، نريد أن نحاول تقليل الارتباك قدر الإمكان. تجميع العناصر حسب رقم القضية هو الأكثر منطقية من بين جميع الخيارات. كما أن معظم برمجيات إدارة الأدلة تقوم بتتبع العناصر حسب رقم القضية الذي أدخله الموظفون الذين يكتبون القضية في البداية. لذلك، أصبح اتباع ترتيب يتضمن استخدام أرقام القضايا أمرًا قياسيًا. وتدفعنا هذه المجموعة من الظروف إلى إعادة التفكير في كيفية ترتيب العناصر. إذا كنت تتعامل مع قضية كبيرة جدًا من حيث الأدلة، مع احترام ترتيب أرقام القضايا، فقد يكون من المفيد للنظام المعمول به، ومراعاة للمساحة المحدودة التي قد تكون لديك، أن تضع جميع العناصر من قضية واحدة في أقل عدد ممكن من الصناديق أو الأحواض أو الأرفف المقسمة (أيًا كان نظام الرفوف لديك) ثم تضع عليها رقم القضية بشكل بارز. يتيح لك ذلك زيادة المساحة لجميع الصناديق إلى أقصى حد ممكن، مع الحفاظ على أكبر قدر ممكن من التكامل لنظام الرفوف الذي تستخدمه.

وأيضًا، إذا كنت تستخدم الصناديق أو الأحواض أو غيرها من العناصر المماثلة، فمن المهم وضع ملصق على الجانب المكشوف يوضح رقم (أرقام) القضية (القضايا) الموجودة. في حالة الصناديق والأحواض المغلقة بالكامل، فإن لصق نسخة مطبوعة من أوراق جرد الأدلة، توضح ما هو موجود في كل صندوق أمر مهم للغاية، ويجب أن يكون إلزاميًا. يساعد ذلك في الحفاظ على سلامة الأدلة، بالإضافة إلى المساعدة في عمليات التدقيق والتصرفات. ناهيك عن أن هذا يساعد في العثور على العناصر عندما يحين وقت المحكمة.

إن الهدف الأساسي من نظامنا التنظيمي هو معرفة مكان كل غرض من أغراضنا. نحن لا نريد أن نفقد المسؤولية عن أي عنصر يوضع في حوزتنا. لكل وكالة اعتبارات مختلفة. ونظامنا التنظيمي ذو المستويين المقترح هنا أساسي. إنه فعال، خاصة إذا كان علينا إعادة اختراع العجلة، ولكنه قد لا يكون الطريقة الأفضل لوكالتك.

إذا كنت تفكر في إجراء تغيير في نظام مؤسستك، فإن التواصل مع الوكالات المجاورة هو مكان جيد للبدء في طرح الأسئلة.

العناصر الحساسة

البنود الحساسة هي البنود التي تعتبرها الوكالة ذات قيمة كبيرة بحيث لا يمكن الاحتفاظ بها مع الأدلة العامة. مسؤولية الفقدان أو التلف كبيرة جدًا، أو أن احتمال الفقدان كبير جدًا. وفي حين أن هذه العبارة محزنة في حد ذاتها، إلا أنها ليست بالضرورة انعكاساً عليك أو على موظفي الوكالة. إنه اعتراف بأنه مهما كانت عملياتنا منظمة بشكل جيد، فإننا نفقد الأشياء. إنه عامل الخطأ البشري. فيما يتعلق بالمسؤولية، نريد تقليل الدعاوى ضد وكالتنا، ويمكن أن تصبح غرفة الأدلة عبئاً في دعاوى الضرر.

العناصر الحساسة بشكل عام هي النقود والمجوهرات والأجهزة الإلكترونية الراقية وغيرها من العناصر ذات القيمة الكبيرة. تدرج بعض الوكالات أيضًا المسدسات في تعريفاتها، ونحن نتفق مع هذا الرأي. يمكن تقديم حجة مفادها أنه ينبغي إدراج جميع الأسلحة النارية في هذه الفئة، ولكن في الفقرة التالية سنشرح لماذا قد يكون من الصعب على الوكالات تحقيق ذلك.

مع العناصر الحساسة، يجب تخزينها بشكل منفصل. والطريقة التي نحقق بها ذلك هي الخزنة. يتم تغليف هذه العناصر وفقًا لمعاييرنا المحددة، تمامًا مثل أي عنصر آخر، ولكن بمجرد وصولها إلى غرفة الأدلة لدينا، يتم وضعها في الخزنة. حتى لو كان ذلك يعني أنه سيتم فصلها عن بقية الأغراض المتضمنة في قضية معينة. إذا كانت لديك مساحة صغيرة، فقد يكون من الصعب أن تتسع خزنة تتسع للأسلحة الطويلة، وفي الوقت نفسه تكون قادرة على استيعاب المسدسات والإلكترونيات والمجوهرات والنقود بالجملة. من المحتمل أن يكون لديك عدد أكبر بكثير من المجوهرات والإلكترونيات والنقود التي تناسب التعريف أكثر من أي شيء آخر. الخزنة الموجهة للأسلحة الطويلة تعطي الأولوية للأسلحة الطويلة، وتحتوي على مساحة لبعض الأغراض الأخرى الأصغر، ولكن ليس الكثير. إذا كان بإمكانك التعامل مع خزنة واحدة فقط في غرفة الأدلة الخاصة بك، فإن الخزنة التي تخدم أغراضاً متعددة هي أفضل رهان لك. ولكن هذا يعني أنك لن تتمكن من تخزين الأسلحة الطويلة فيها.

التصرفات وإعدادات المراجعة

اعتمادًا على وكالتك، قد يكون لديك ضباط ومحققون مسؤولون عن مراجعة قضاياهم لمعرفة ما هي التصرفات النهائية. قد يكون لديك بعض القضايا التي لا يتم فيها استدعاء الأدلة التي تحتفظ بها إلى المحكمة. ربما يكون المجرم قد أبرم صفقة إقرار بالذنب، أو أقر بالذنب على أمل الحصول على حكم مخفف. ربما ماتوا. نحن لسنا قلقين بشأن تلك التفاصيل، بقدر قلقنا بماهية التصرف. بعض الوكالات تترك هذا الواجب للضابط المسؤول عن الأدلة. سيضيف هذا الكثير من العمل من جانبك، لذا إن حالفك الحظ، فإن وكالتك تدرك ذلك وتوكل المسؤولية إلى الضباط والمحققين الذين يقومون بالاعتقال.

على أي حال، ستحصل في نهاية المطاف على حكم في القضية المعنية. سيذكر أن الحكم صدر في تاريخ XX/XXXX/XXXX، ويجب أن يحتوي على لغة تنص على أنه يمكن إعادة الأدلة إلى المجرم، أو يمكن إتلاف الضحية (المالك)، أو “يجب إرسالها للمزاد العلني” بحلول تاريخ XX/XX/XXXX. نظرًا لأن القوانين تختلف من ولاية إلى أخرى، لا يمكننا تحديد الظروف التي ستواجهها، ولكن معظم أوامر المحكمة تشير إلى أنه بعد اليوم الحادي والستين من صدور الحكم، يمكن التخلص من الغرض أو الأغراض، بأي طريقة تحددها المحكمة. لا يقضي القضاة وقتًا في التفكير في هذه الأمور، ولكننا نحتاج إلى أن يأمروا بذلك، ويضعوه على الورق حتى نتمكن من تتبع الأدلة إلى غرفة الأدلة ومن ثم إلى خارجها. وهذا يعني أنك بحاجة إلى أن تطلب من المدعي العام أن يطلب من المدعي العام أن يطلب ترتيب الأدلة في كل أمر من أوامر الحكم التي يشتركون فيها. وبمجرد حصولك على تلك الورقة، تقوم بإيداعها في ملف مع جرد الأدلة، ويصبح ذلك جزءًا من ملف التدقيق. سيشمل التدقيق الخاص بك العناصر التي لم تعد في عهدتك، لذا من المهم التأكد من أن لديك كل هذه الأوراق في غرفة الأدلة.

وبما أننا نقوم بتسجيل هذه التصرفات، فإننا بحاجة إلى إنشاء تقرير يذهب إلى إشرافنا يوضح العناصر التي تم التصرف فيها. تخضع العناصر التي ستتم إعادتها إلى المالك لعملية معالجة منفصلة.

يجب إزالة هذه البنود من أرفف القضايا لدينا، وفصلها عن جميع البنود الأخرى. يتم إنشاء خطاب الوكالة الموجه إلى المالك، وإبلاغه بالتصرف، وأن لديه 61 يومًا من تاريخ التصرف لاسترداد الغرض، وإرساله بالبريد إلى الشخص. يجب أن يكون لدينا بالفعل عنوان حديث للشخص في الملف، في تقرير الحالة. كما يمكن تضمينه في نماذج الأدلة التي يملأها الضباط والمحققون. وبمجرد إرسال هذا البلاغ، تبدأ ساعة الحجز على الأغراض المعنية. إذا لم يتقدم المالك بطريقة مجدية للمطالبة بها، فيمكن إتلافها.

تطلب معظم الولايات من الوكالات تدمير الأسلحة التي بحوزتها، بعد صدور حكم لا يستلزم إعادتها إلى مالكها. ولكن في الآونة الأخيرة قامت بعض الهيئات التشريعية في الولايات بكتابة قوانين تلزم جهات إنفاذ القانون ببيع الأسلحة النارية التي بحوزتها كدليل في المزاد العلني عندما لا يصدر حكم بإعادتها إلى المالك. وهذا يمثل خيارًا آخر، وفي بعض الآراء، صداعًا آخر.

يبدأ سبب هذا الصداع من الفرضية الأساسية للنظام المقترح في هذه الميزة. لقد تمكنا من تبسيط النتائج للعناصر التي لدينا إلى عدد قليل من الخيارات. ويضيف المزاد العلني خياراً آخر فقط. لكن العمل القانوني الذي ينطوي عليه إقامة مزاد قد يكون مضنياً.

واعتماداً على كيفية إعداد القوانين في ولايتك القضائية، إذا كان المزاد مطلوباً للأسلحة النارية، فقد لا يمنح القانون وكالتك خيار التعاقد مع خدمة بائع بالمزاد العلني الخاص للمبيعات. بدلاً من ذلك، سيكون عليك تخصيص موظفين من الوكالة لهذا المسعى. وهذا يعني اختيار موعد للمزاد، وإصدار إشعار عام في وقت مبكر (عادةً 30 يوماً)، وإيجاد موقع لاستضافته، وبالطبع، اختبار كل سلاح ناري يُطرح في المزاد. لأن الوكالة لا يمكنها بيع الأسلحة النارية المعطلة في المزاد العلني، لأن ذلك سيشكل مسؤولية كبيرة. والآن أنت بحاجة إلى خبير أسلحة نارية ضمن الموظفين الذين يمكنهم فحص الأسلحة النارية، والتأكد من أن كل سلاح ناري آمن للمزاد. قد يميل البعض إلى اعتبار جميع الأسلحة النارية غير آمنة، وإزالة المزاد بهذه الطريقة. توصيتنا الرسمية…..لا تكن ذلك الشخص. إن إزالة الضرر المشروع من موقف ما هو شيء واحد، ولكن التصرف في قسم الشرطة الخاص بك في تحدٍ لقصد القانون هو بالضبط نوع من الاهتمام الذي لا تحتاجه غرفة الأدلة الخاصة بك، خاصة إذا كانت في الحالة التي توجد بها غرفتنا الوهمية.

وبالطبع، إذا كنا نبيع نوعًا واحدًا من الأغراض بالمزاد العلني، فيمكننا أيضًا بيع بقية الأغراض التي يمكن بيعها بالمزاد العلني، أليس كذلك؟ صحيح….

أيًا كان التصرف المقصود، يجب أن يكون لدينا سجل للأدلة يشير إلى ما يتعلق بالبند (رقم القضية، البنود الأخرى، إلخ)، وصحيفة البند في هذه المرحلة، والتي توضح تواريخ التخزين، وتسلسل الحجز إذا لزم الأمر، ثم تاريخ التصرف. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لدينا أمر بالحكم مرفقًا مع ورقة التصرف النهائي للوكالة في الصنف، والتي تربط جميع المستندات معًا، وتوضح ما ننوي فعله بالصنف.

مع وجود جميع هذه العناصر، نكون جاهزين لمراجعة التصرف. يجب إجراء هذه المراجعة من قبل مشرف لديه معرفة بإجراءات الأدلة، ولكن ليس لديه إمكانية الوصول إلى غرفة الأدلة. والسبب في ذلك ذو شقين. أولاً، إنه يعطينا نهجًا للتحقق والتوازن عند إزالة العناصر من غرفة الأدلة. ثانيًا، يمنحنا شخصًا لا يخضع لتحقيق داخلي في حال حدوث خطأ ما. يمكن أن يشكل هذا الشخص الحلقة الأولى من عملية التدقيق الداخلي لدينا من هذا المنصب المحدد. كما يجب أن يكون لهذا الشخص رقابة إشرافية على المواد التي تدخل غرفة الأدلة. ونعني بذلك أنه إذا رأى موظفو الأدلة أن عنصرًا معينًا لم يتم تغليفه بشكل صحيح، أو تم وسمه بشكل غير صحيح، فإن هذا الشخص الذي يجري عمليات التدقيق الداخلي ويتحقق من التصرفات يجب أن يكون الشخص الذي يحاسب موظفي الخط على كيفية تقديمهم للأدلة. إذا كان هذا الشخص يتولى الجزء الأمامي والجزء الخلفي، وليس الجزء الأوسط، فإن ذلك يجعل النظام نظيفًا، حيث يمكن تطبيق معايير متسقة وتطبيقها بشكل متناسق، ولا يكون المعنيون مثقلين بالتوجيهات المتكررة. وهذا يعني أيضًا أن المراجعة الداخلية يجب أن تكون أكثر قدرة على أن تصبح خالية من الأخطاء.

يجب إجراء عمليات التدقيق الداخلي كل شهر. وليس من الضروري أن تشمل جميع البنود بنسبة 100 في المائة، ولكن يجب أن تشمل اختيارات عشوائية من البلاغات النشطة والمغلقة، بما يضمن التعامل مع الأدلة بطريقة متماثلة، حسب الظروف المرتبطة بكل بند. يجب أن تستعرض المراجعات الداخلية أيضًا ملفات البنود التي تم تسجيلها إلى المحكمة، وتلك التي تم تسجيلها إلى مختبرات الجريمة، وتلك التي تم تسجيلها إلى المحققين، والوكالات الأخرى، وخطابات المالكين، و”غير قادر على تحديد الموقع”.

ملف “غير قادر على تحديد الموقع” صعب في السيناريو الذي لدينا. على الأرجح، إذا كنت تقوم بتنظيف النقطة، سيكون لديك عناصر مفقودة. من من منظور المسؤولية، فإن إعداد وثائق بأن هذه العناصر مفقودة أمر مناسب، ولكننا نقترح اتخاذ احتياطات إضافية وجعل الموظفين السابقين المسؤولين يوقعون على إقرار بالعناصر المفقودة. هذا ليس لأنه يمكن إلقاء اللوم عليك بشكل غير عادل على العناصر المفقودة التي لا يمكنك التحكم فيها. إنه ببساطة لتحديد المسؤول النهائي عن الخسارة. من المحتمل جداً في السيناريو الذي نقترحه أن الشخص الذي كان مسؤولاً قد لا يكون موظفاً في وكالتك. هذا هو السبب في أن الوكالات ككل تحتاج إلى الحفاظ على فترة تحقيق كبيرة، حتى لو كان ذلك يعني الدفع لشخص أفسد كل شيء بدافع الكيد. قد يكون هذا الشخص يواجه بالفعل تهماً جنائية، ولكن يجب أن يتم تحميله كل المسؤولية عن كل عنصر مفقود. هذا ليس عبئًا تتحمله أنت، ويجب أن تدعمك وكالتك في هذا المسعى. وهذا يعني إعطائك الوقت المناسب لفرز ما هو مفقود وما هو غير موجود، ومن ثم تجميع الوثائق لجميع العناصر المفقودة، وأخيرًا محاسبة ذلك الشخص على ما لم يعد موجودًا.

وبالعودة إلى عمليات التدقيق، بينما نقوم بتطوير هذا النظام الجديد للأدلة، يجب أن يكون لدينا عنصر التدقيق الداخلي والخارجي. إعداد نظام التدقيق الداخلي أمر بالغ الأهمية. إذا لم نتمكن من ترتيب غرفة الأدلة لدينا بعد إجراء تدقيق داخلي، فعلينا أن نتعلم من تلك التجربة، ونغير ما نحتاج إلى تغييره، ثم نستمر في تحسين العملية حتى نتمكن من اجتياز التدقيق الداخلي.

في حالة فقاعتنا الوهمية، قد يستغرق الأمر محاولتين أو ثلاث محاولات للتدقيق الداخلي حتى يعود كل شيء تحت السيطرة. وحتى ذلك الحين، سيكون لدينا على الأرجح أسئلة لم تتم الإجابة عليها. ولكن بمجرد أن نصل إلى نسبة 100% من المساءلة عن جميع العناصر الموجودة في غرفة الأدلة لدينا، فقد حان الوقت لتحديد موعد لإجراء تدقيق خارجي.

بعض الوكالات تستخدم مدقق المدينة أو المقاطعة الخاص بها لهذه المهمة. نحن لا نوصي بذلك. إنه خيار مقبول، ولا يوجد ما يمنع استخدام مدقق الحسابات المحلي الخاص بك. ومع ذلك، فإننا نعتقد أن استخدام كيان خارج حكومتك المحلية حقًا هو الطريقة المفضلة. يوجد في كل ولاية، وفي بعض الولايات القضائية المحلية، منظمة دائمة من فنيي وموظفي الأدلة، الذين يضعون معايير مقبولة للتعامل مع الأدلة وتخزينها، وجميع العمليات ذات الصلة. ويفضل أن تلجأ أي وكالة إلى هذه المنظمة في منطقتها لإجراء عمليات تدقيق خارجية. فأولاً، إذا كانت هناك أخطاء، فسيكونون قادرين على تقديم المشورة بسرعة حول كيفية حل المشكلات. ثانياً، يمكنهم توفير ميزة النظرة العامة على غرفة الأدلة بأكملها، وليس فقط عملية التدقيق. من المحتمل ألا يمتلك مدقق الحسابات هذه الخبرة.

الاستنتاجات

هذه هي الطريقة التي نبدأ بها نحو إزالة النقطة. تشكل هذه المكونات الأربعة العمود الفقري الذي نبدأ منه. من هناك نواصل إصلاح وإصلاح وتحديث، أو على الأرجح كتابة السياسات، للتأكد من أننا لن نقع في هذه الفوضى مرة أخرى. اضطر عدد من الوكالات إلى إعادة البدء من المربع الأول. ويمكنك أن تبدأ من وضع أسوأ. لا ينبغي أن يكون السؤال عن الخارج مثبطًا للهمة، ولا أن يكون علامة على الحرج. الأمر كما هو، لا يمكننا التحكم في كل شيء. إن إصلاح النقطة يتعلق بتعظيم مواردك. يجب أن يكون طلب المساعدة على طول الطريق أمراً طبيعياً، وهي طريقة لك لبناء علاقات مهنية يمكن أن تفيدك لاحقاً. وفي هذا السيناريو، قد يكون هذا هو المردود الوحيد الذي يمكن أن يعود عليك بالنفع.

كن آمناً هناك!