عمل أمين المخازن | تتبع أموال الوكالة

من الأمور التي تواجهها الوكالات بشكل روتيني مشاكل في تتبع التكاليف الحقيقية المرتبطة بوكالتها. وعادةً ما تظهر هذه المشكلة عندما يتم رفض مقترحات الميزانية للدورة القادمة قبل جلسات الاستماع النهائية للميزانية لأن هناك نفقات تظهر لم يتم حسابها من جانب الوكالة. يمكن أن تتسبب العمالة في هذه المشكلة، ولكن عادةً ما تكون المعدات والمنتجات هي التي تسبب أكبر التشوهات. وعندما يتعلق الأمر بإعداد طلبات الميزانية، فلا شيء أفضل من وجود تقرير مالي مخصص بالكامل، يوثق التاريخ الحقيقي للإنفاق مقترنًا بمصادر التمويل السابقة، بحيث يمكن وصف المساءلة الحقيقية ونسبها بشكل صحيح. وتزداد قيمة هذا الأمر عندما يجادل المجلس البلدي والمجالس البلدية بشكل خاطئ بأن الميزانية قد تم إنفاقها بشكل زائد، دون النظر في مصادر التمويل البديلة التي تغذي نفقات الصندوق العام.

وظائف إدارة الأصول

لدى مديري الأصول مجموعة واسعة من المنتجات والمعدات لإدارتها. ولكن، يجب عليهم أيضًا حساب الكثير من المكونات التي تدخل في التقارير النهائية. ومع ذلك، لم يتم تطوير هذا الدور إلى ما ينبغي أن يكون عليه بالفعل، على الرغم من وجود توقعات واضحة بالمسؤولية. ينتهي الأمر بمديري الأصول إلى أن يكونوا أفضل محاسبين للتكاليف على مستوى الوكالة. والسبب في ذلك هو أن منصبهم يضع أيديهم على كل بند من بنود التوريد التي تشتريها. وإذا كانت لديهم القدرة على تتبع النفقات وربطها ببعضها البعض، فستجد عادةً أنهم ينتجون تقارير لديها قدرة أفضل على معرفة تاريخ مشتريات وكالتك واستخدام ميزانيتها من الأشخاص المكلفين بهذه المهمة: قسم الشؤون المالية. من أجل القيام بذلك، يحتاج مدير الأصول لديك إلى نظام يسمح لهم بتتبع العناصر من حيث صلتها بأوامر الشراء الصادرة عن قسم الشؤون المالية. فمجرد كتابة الرقم لا يكفي. يجب أن يسمح أي نظام بإدخال أمر الشراء بالكامل. يعد مسح المستند ضوئيًا في سير عمل النظام أحد المكونات، ولكن أيضًا إدخال البيانات في نموذج النظام الذي يسمح باستدعاء البيانات من تلك النقطة الأصلية في العديد من السيناريوهات، مثل وقت وصول العناصر المرتبطة بأمر الشراء، ومتى يحين موعد استبدال تلك العناصر.

من هذا النموذج الأولي، يمكن أن تكون إضافة فئات التمويل مهمة لعدة أسباب. على سبيل المثال، لنفترض أن وزارة النقل بالولاية قدمت لنا مبلغ 3500.00 دولار أمريكي للمعدات والخدمات المتعلقة بأجهزة اختبار التنفس المحمولة ووحدات تركيز الكحول في الدم. من هذا التمويل، يتم استخدام 300.00 دولار أمريكي من هذا التمويل لشراء أبواق لكل من أجهزة اختبار التنفس المحمولة ووحدات تركيز الكحول في الدم. وبما أنه من المحتمل أن يكون هذا التمويل من المنح، فيجب إضافة هذه التفاصيل إلى طلب الشراء لتتبع التكاليف ومصادر التمويل. يساعد ذلك في تنظيم وتخطيط الميزانيات المستقبلية، وإنشاء بيانات تاريخية تُعلم القراء بأن تمويل المنحة قد تم تطبيقه بنجاح على عملية الشراء هذه، مما يعني إمكانية تطبيقه مرة أخرى. ومع إرفاق اسم المنحة بأمر الشراء، يسهّل ذلك تتبع تلك المنحة، من أجل إعداد تقارير المنح، وهو ما يُطلب من شخص ما في وكالتك على الأرجح من أجل الامتثال.

في بعض الأحيان تظهر أموال خاصة؛ سواء كان ذلك تبرعًا من شركة كبيرة في المنطقة المحلية، أو أموالاً تم الحصول عليها من خلال مصادرة الأصول، يجب تتبع تلك الظروف الخاصة لمشترياتك ومعداتك أيضًا. لماذا هذا مهم؟ لأنه لا يمكن الاعتماد على هذا التمويل بشكل منتظم، لذلك إذا تم استخدام التمويل لشراء المعدات بشكل منتظم، فمن المهم معرفة هذه التفاصيل والقدرة على شرح السبب. هل كان هناك نقص في الميزانية؟ هل كانت هناك حاجة ملحة بشكل غير عادي؟ إذا تم استخدام التمويل الخاص لشيء نادر، فسيكون من المهم الحصول على هذا التفصيل أيضًا، لأنه يمكن عندئذ تفسير سبب الحصول على شيء لا يتم توفيره عادةً في الميزانية. في حين أن أمثلة البيانات هذه قد لا تشرح السبب وراء بعض البنود، إلا أنها تشرح الكيفية، وهو أمر مهم للغاية عند تبرير الميزانية، ومن ثم الاضطرار إلى الإقناع بقبولها.

عندما يتعلق الأمر بالتقارير، يجب أن يكون هذا البرنامج نفسه قادرًا على إنشاء نماذج تُظهر معلومات التمويل ذات الصلة، ولكن ليس فقط في إعادة سرد بسيط للأرقام. يجب أن يوفر صفحات ملخصات تُظهر النسبة المئوية للتمويل المستخدم، ومن يتحكم في الحصول على التمويل، مع تضمين معلومات الاتصال. في الميزانيات، التفاصيل مهمة، ووجود ملخص تنفيذي مبني من برنامج إدارة الأصول الخاص بك هو المفتاح لبناء نظام جدير بالثقة فيما يتعلق بالمشتريات.

الاستنتاجات

إن وجود برنامج لإدارة الأصول يتتبع التفاصيل المتعلقة بمشترياتك ومصادر التمويل ويوضح مسارات واضحة لكيفية إنفاق الأموال يساعد إدارة وكالتك في أداء أدوارها كمديرين تنفيذيين، ويساعد مدير الأصول على أداء دور محاسبة التكاليف المهم دائمًا الذي تحتاجه وكالتك. في حين أن التفاعلات الحكومية الدولية يجب ألا تتحول أبدًا إلى موقف “نحن ضدهم”، إلا أن الميزانيات يمكن أن تسبب العداوة، ووجود برنامج يساعد في شرح تاريخ الشراء والتمويل، والذي يؤدي في النهاية إلى تتبع النفقات الحقيقية، هو نوع من المساعدة التي تحتاجها وكالتك في وضع ممارسات مسؤولة للميزانية.

كن آمنًا هناك!