تقارير برامج إدارة الأصول

توفر العديد من أنظمة البرمجيات المصممة لإدارة الأصول آليات العد، وأرضيات عتبة المنتج، وأوصاف الأصناف، وحالات الأصناف، والمواقع. لكن هذه الأنظمة البرمجية نفسها لا توفر الكثير من الأشياء الأخرى. فالبيانات موجودة هناك، ولا يتم استخدامها بأي طريقة مفيدة. عندما يتعلق الأمر بمشتريات الوكالة، لا مفر من التقارير. فهي مطلوبة لأغراض عديدة، وعلى رأسها الاجتماعات بين الإدارة، ومع المجلس، وحتى في الجلسات العامة. ومن وجهة النظر هذه، إذا كان بإمكانك الاحتفاظ بتقارير دقيقة عن الأشياء التي تشتريها وكالتك، فإن ذلك يؤدي إلى اقتراح عدم الاحتفاظ بتقارير دقيقة عن أي شيء خارج إدارتك. يمكن أن يكون عدم تفسير البيانات مشكلة حقيقية لأي وكالة.

أنواع التقارير

يجب أن توفر برمجيات إدارة الأصول، كحد أدنى، الأنواع التالية من التقارير:

1. قائمة جرد المخزون – تقرير موحد يسرد كل نوع من المنتجات التي تحتفظ بها الوكالة، مع الكمية والكمية المخزنة والكمية المخصصة والكمية التالفة/التالفة/التصليح.
2. تقرير جرد الموظفين – تقرير يسرد الموظفين مع جميع الأصناف المخصصة لهم، مع تكلفة الصنف، والوقت المخصص، وتواريخ الاستبدال، والتكاليف الإضافية لكل صنف (الإصلاحات، والخدمة، وما إلى ذلك).
3. تقرير المالية العامة – تقرير يُظهر تكاليف السنة المالية، يعود تاريخه إلى خمس سنوات، مع إمكانية أرشفة التقارير القديمة. يجب أن تحتوي هذه التقارير على تقسيمات حسب الصنف، والخدمة، وقطع الغيار، ومطالبات الضمان، والخصومات، وفئات إضافية متعلقة بالتكاليف يمكن تنفيذها عند الطلب.
4. تاريخ المعاملات – تقرير يوضح حركة الأصناف. هذا تقرير لا ينبغي طباعته، ولكن يحتوي على اختيارات التصفية، بحيث يمكن التركيز على العناصر التي لديها الكثير من المعاملات، بحيث يمكن تفعيل معايير فحص إضافية واستهدافها.
5. تكاليف الصيانة – تقرير يلخّص التكلفة الإجمالية للصيانة (ليشمل عمالة وكالتك)، ويوضح قطع الغيار والرسوم وتكاليف الشحن وأي تكاليف أخرى ناتجة عن تعطل المعدات.
6. الأصناف الفائضة – تقرير يُظهر الأصناف التي تم التخلص منها كفائض للسنة، إلى جانب الأصناف التي ستصبح مؤهلة لذلك خلال الاثني عشر شهراً القادمة، مع تكاليفها الأصلية، والتكاليف الإضافية على مدى عمرها، والقيمة المتوقعة في مبيعات الفائض/المزاد.
7. محاسبة التكاليف – تقرير يوضح التكاليف الإجمالية في كل فئة من فئات المنتجات، مع رسم بياني للزيادة أو النقصان (مهلاً، قد يحدث ذلك!) في الأسعار، بالإضافة إلى فهرسة تكاليف الصيانة المتزايدة لكل فئة من فئات المنتجات.
8. تقرير الصيانة/الإصلاح/الضمان – تقرير يوضح الصورة الإجمالية للصيانة اللازمة لإبقاء العناصر في الخدمة، بما في ذلك تكاليف الإصلاح، مقسمة إلى تكاليف العمالة وقطع الغيار والتكاليف الأخرى، ومعلومات الضمان للعناصر المدرجة، بما في ذلك أي بيانات استدعاء.
9. سجل النشاط – تقرير يُظهر جميع الأنشطة التي قام بها كل شخص لديه حق الوصول إلى نظام إدارة الأصول، سواء كان مستخدمًا أو مسؤولاً أو في أي مكان بينهما

كل تقرير من هذه التقارير يحل المشاكل التي تواجهها وكالتك بشكل يومي. المساءلة هي التوقع الأسمى عندما يتعلق الأمر باستخدام وكالتك للموارد الممولة من الضرائب. إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك لا يتعامل مع مهمتك على أنها تركز على المساءلة، فإنه لا يضع مصلحتك في الاعتبار. وما هي إلا مسألة وقت قبل أن يحدث شيء سيء يتسبب في انعدام الثقة في الصفوف أو في مكاتب المجلس أو في الأماكن العامة.

الاستنتاجات

يجب أن تتعامل برمجيات إدارة الأصول مع معداتك بنفس الطريقة التي تتعامل بها برمجيات إدارة الأدلة الخاصة بك، وأن يتم حسابها في كل خطوة من خطواتها، وأن تدعم الوثائق القصة.

كن آمناً هناك!