تقارير التاريخ | تقارير التاريخ | أفضل صديق مقرب

إن أمين المخازن مسؤول عن الكثير من المعدات، والكثير من السيناريوهات التي تنطوي على سوء استخدامها، وإساءة استخدامها، واختلاسها، وتلفها، سمها ما شئت، سيضطر أمين المخازن في النهاية إلى شرحها لشخص ما في مرحلة ما. ليس بالضرورة أن يكون ذلك عادلًا، وليس بالضرورة أن يكون مبررًا، ولكن يجب أن يكون هناك شخص ما في الغرفة رزينًا، وعندما يتعلق الأمر بالمعدات، يقع ذلك على عاتق أمين المخازن. إحدى الأدوات التي يميل أمين المخازن إلى الاعتماد عليها هي تقرير تاريخ صنف معين. ويحدد تقرير السجل هذا كل شيء بالنسبة للصنف، من تاريخ الشراء وتاريخ الاستلام وتواريخ الإصدار والإصلاحات وكل شيء آخر يتعلق باستخدام الصنف يجب أن يكون في تقرير السجل. إن أكبر مقياس لنجاح أمين المخازن هو حفظ السجلات، وتشكل تقارير السجل الجزء الأكبر من هذا العمل.

ما الذي يجب أن يكون في تقرير التاريخ؟

سيتفق معظم الناس على أن تقرير تاريخ المعدات يجب أن يبيّن مهام الأفراد الخاصة بالمعدات. وسيشمل ذلك من وقت إدخالها في مخزن الوكالة، وتخصيصها لشخص ما، ونقلها مرة أخرى إلى المخزن، وإعادة تخصيصها، وهكذا دواليك إلى النهاية المنطقية لاستخدامها. ومعظم البرمجيات المصممة لأرباب العمل تغطي بالضبط هذا الجزء من تاريخ المعدات، وهو أمر جيد. ومع ذلك، هناك الكثير مما يدخل في دورة حياة معدات إنفاذ القانون. فيما يلي بعض الأمثلة:

• خارج نطاق مطالبة الضمان
• خارج الخدمة للإصلاح
• خارج الخدمة (مؤقتاً)
• في انتظار الصيانة
• مخزنة مؤقتاً لأغراض أمنية
• محتجز للتحقيق
• في انتظار إفراج الوكالة
• الفائض المعتبر
• التحويل إلى قسم آخر

قد تكون هذه الأمثلة مصاغة بشكل مختلف في وكالتك، ولكن هذه الأمثلة لا تحتاج إلى شرح، وتوفر السياق الذي يوضح أن هناك الكثير من الأمور التي تتعلق بوظيفة أمين المخازن أكثر من مجرد إصدار المعدات. يتعلق جزء كبير من وظيفة أمين المخازن بحساب المعدات، داخل الوكالة وخارجها، وهذه ليست مهمة سهلة.

كيف يجب تسجيل المعلومات؟

نعلم جميعًا أن تسجيل هذه المعاملات بخط اليد هو شيء من الماضي المطلق، ومع ذلك هناك بعض الوكالات التي تأخذ تذكرة مكتوبة بخط اليد لمطالبة ضمان، وتدرجها كسجل وحيد لتلك المعاملة. ماذا يحدث إذا ضاعت تلك السلعة من قبل مزود الخدمة، ويجب عليك إثبات ملكيتها، ولكن تلك الورقة اختفت؟ ماذا لو انجرف العنصر في حدث طقس شديد؟ هل لديك كل السجلات المتاحة لتقديم المطالبة بالاستبدال؟ المستندات الورقية هي سجلات رسمية يمكن أن نتفق عليها. ومع ذلك، تتدهور السجلات الورقية بمرور الوقت. حيث يتم وضعها في غير مكانها أو تلفها أو نقلها دون سابق إنذار، أو الأسوأ من ذلك، فقدانها. يجب أن تكون إجابتك لحفظ السجلات في هذه البيئة هي البرمجيات. ويجب أن تكون تلك البرمجيات قادرة على تسجيل كل جانب من جوانب أي معاملة.

تقرير تاريخ الإمداد كمسار تدقيق للأدلة الرقمية

بالتفكير في هذه المشكلة من الناحية التحليلية، يجب أن يتم تصميم تقرير تاريخ عنصر ما على غرار تصميم مسار التدقيق للأدلة الرقمية. مسارات التدقيق هي مفهوم قديم تم تطبيقه في مجال جمع الأدلة الرقمية المزدهرة وتخزينها وتعزيزها. لكي تحافظ الأدلة الرقمية على قيمتها، يجب أن يكون هناك “أثر” لكل مرة تم الوصول إليها أو تحسينها أو تنزيلها أو فتحها أو تغييرها أو أي شيء آخر، بحيث يسجل الشخص والتاريخ والوقت وما استخدمه للقيام بالنشاط وما فعله وكيف قام به ونتائج تلك الأنشطة.

من المؤكد أن تسجيل المعدات مختلف بعض الشيء، ولكن يجب تطبيق مبادئ مسارات التدقيق بدقة على أي برنامج لإدارة الأصول تستخدمه وكالتك، بحيث عندما يسأل المسؤولون عن سبب إرسال قطعة من المعدات لإجراء أعمال الضمان أربع مرات في ستة أسابيع، مما يجعل هذا الضمان لاغياً وباطلاً في المستقبل, أو لماذا لم يتم نقل عنصر ما كفائض، أو عندما يقول أحد المحققين أنه يريد جمع أدلة مادية محتملة من بنطلون تم تسليمه مؤخرًا من الزي الرسمي، فإن أمين المخازن لديه إمكانية الوصول إلى تقرير تاريخي كامل لكل قطعة من معدات وكالتك، حتى يتمكن من نقل القصة الكاملة حول هذا العنصر.

وبدلاً من الاعتماد فقط على المستندات الورقية، فإن استخدام البرامج التي يمكنها إنشاء معاملات من أي نوع، ويمكن تحميل المستندات المادية وإرفاقها داخل البرنامج المستخدم، يجعل الجزء الخاص بحفظ السجلات في إدارة الأصول سهلاً، والجزء الخاص بإعداد التقارير غير مؤلم. وهذا يضمن أيضًا عند حدوث تدقيق، أن نتيجتك ستحقق الامتثال التام للقواعد والسياسات المعمول بها. وأخيرًا، هذا يعني أنه عندما تضطر إلى النظر في عنصر معين، أو مجموعة من العناصر، أو مجموعات كاملة عن كثب، سيكون لديك تفاصيل متاحة ترسم صورة لما تمر به معداتك. سيظهر لك جدول زمني للمعاملات التي تتحدث عن كيفية إصدار المعدات، ومدة صلاحيتها حتى تتعطل، والإصلاحات الأكثر شيوعًا، وأنماط المعاملات، ومن يجب أن يكون لديه أفضل المعلومات عن تلك العناصر.

وستكون هناك أسئلة لا يمكن لأمين المخازن الإجابة عنها في أي وقت من الأوقات، ولكن الحقيقة أنه باستخدام مبادئ التدقيق في كل من الممارسة والبرمجيات، سيكون هناك أسئلة أكثر بكثير يمكن لأمين المخازن الإجابة عنها، أكثر من عدم الإجابة عنها. قد لا يحل ذلك المشكلة التي يتم سؤالهم عنها، لكنه يجعلهم أكثر تحكمًا في مهمتهم ونظرتهم الوظيفية وعلاقتهم مع زملائهم في العمل والمشرفين.

الاستنتاجات

إن غرس الممارسة القائمة على التدقيق في دور أمين المخازن هو حقًا جزء من الوظيفة. ولكن توفير الأدوات التي تجعل هذا الأمر سهلاً، وتقلل من العمل بشكل عام هو موقف يجب أن تتبناه أي وكالة، إن لم يكن من أجل مسؤول الإعاشة الخاص بها، ومن أجل راحة بالها، ومن أجل المعدات (والمال في نهاية المطاف!) التي هي مسؤولة عن التعامل معها. تأكد من أن برنامج إدارة الأصول الخاص بك يوفر لك المرونة في التقاط صورة كاملة لدورة حياة معداتك.

كن آمناً هناك!