بناء هيكل غرفة أدلة وكالة البناء

إن اختبار أي وكالة هو إيجاد هيكلية للموظفين تناسب غرفة الأدلة الخاصة بهم وثقافتهم. والحقيقة أنك عندما تنظر حولك في الغرفة، ستجد على الأرجح أن ضباطك ضباط عظماء ولديهم معرفة متخصصة تساعدهم على تجاوز اللحظات الصعبة التي تواجهها الوكالة.

بعضهم يعرف تصليح السيارات، من الكلاسيكيات إلى عصر الكمبيوتر. والبعض يعرف الأسلحة النارية من الداخل والخارج، سواءً التاريخية أو الحديثة. والبعض يعرف الأخلاق واتخاذ القرارات الأخلاقية من منظور أكاديمي. والبعض الآخر يعرف تكنولوجيا الهواتف المحمولة بطريقة ربما يجب أن يدخلوا في مجال الأعمال التجارية لأنفسهم. كل هذا رائع!

ومع ذلك، من المحتمل أن الكثير من موظفي وكالتك ليس لديهم معرفة وخبرة في التخزين ومراقبة المخزون والشراء ومحاسبة التكاليف. قد يكون لديك ضابط أو اثنين من الموظفين الذين لديهم دراية بواحد أو اثنين من هذه المواضيع، ولكننا على استعداد للمراهنة على أنهم ليسوا جميعًا على دراية بها. القلة منهم على الأرجح اكتسبوا تلك الخبرة بمجرد تعيينهم في غرفة الأدلة. ولكن قبل هذا التكليف، لم تكن لديهم الصورة الكاملة. وقد تمكنت بعض الوكالات من نقل الموظفين المحلفين إلى هذا الدور بأقل قدر من المشاكل. وحققت بعض الوكالات نتائج متباينة.

والمقصود هو أنك إذا كنت الآن تزور نموذجاً هيكلياً مناسباً، سواء كنت كبيراً أو صغيراً، فأنت بحاجة إلى مراجعة متطلبات الوظيفة، واتخاذ قرارات بشأن المهام التي يجب فصلها عن الأخرى.

الأدوار والمسؤوليات وتسلسل القيادة

للتعرف على الأدوار والمسؤوليات المختلفة، يجب أن نحدد المراحل الأساسية التي تثبت التجميع، والتخزين، والنشر، والتخلص، والتخلص/التحرير. يجب إضافة اعتبارات إضافية، المفضلة لدى الجميع، الإشراف والإدارة، إلى هذا الجزء من المحادثة، لأن الكلمات تحدد الأدوار تلقائيًا.

لنبدأ من بداية دورة الأدلة. عندما يتعلق الأمر بالجمع، فمن الواضح من يقوم بهذا الدور: الضباط، والنواب، والمحققون، وأخصائيو مسرح الجريمة. جميع هؤلاء الأشخاص الذين يستجيبون لمسرح الجريمة هم جامعو أدلة، وسرعان ما يتم تحديد هذا الدور. وتتمثل مسؤولياتهم في أنهم يعرفون كيفية تجميع الأدلة وفقًا للمعايير المحددة، ويعرفون كيفية إكمال سلسلة التحفظ الأولية (إذا كان هناك ما يبرر ذلك)، ويملأون التقارير الأولية المتعلقة بالأدلة التي تم جمعها، والقضية التي تتعلق بها، وجميع تلك المكونات التي نتوقعها من شكوى جنائية متطورة تمامًا والتقرير المقابل. يجب أن يكونوا مسؤولين أيضًا عن

التخزين، ويندرج الأمن العام لتلك الأدلة تحت دور مختلف. بالنسبة لمعظم الوكالات الأكبر حجماً، يتولى موظفون مدنيون صيانة غرفة الأدلة، وبصراحة، هذه هي أفضل طريقة للتمييز الواضح بين مسؤوليات الوكالة. وعمومًا، إنها أيضًا طريقة يمكن للوكالات من خلالها خفض بعض تكاليف العمالة التي تتكبدها في إدارة غرفة الأدلة. لا يوجد قانون أو قاعدة تتطلب أن تكون غرفة الأدلة مزودة بموظفين محلفين. واستخدام موظفين مدنيين في هذه المرحلة لا يساعد فقط في تحمل بعض التكاليف، بل يضيف أيضاً رقابة وتوازن للنظام.

النشر هي المرحلة التي تكون فيها الأدلة مطلوبة في محكمة أو مختبر جنائي أو وكالة حكومية إدارية إذا أصبحت القضية مدنية. يجب أن يتولى هذه المرحلة أيضاً موظفو غرفة الأدلة. وبأبسط العبارات، فإنهم يوقعون على الأدلة المطلوبة في إجراءات قاعات المحكمة، إلى الموظفين المسؤولين عنها أثناء وجودها في ذلك المكان. وعادةً ما يكون هذا عادةً محامي الادعاء في القضية المعنية، ولكن يمكن أن يكون أيضًا كاتبًا لمكتب المدعي العام، ونحن على علم بالسيناريوهات التي يقوم فيها حاجب المحكمة المكلف تحديدًا بمهام في قاعة المحكمة التي ستتم فيها الإجراءات بالتوقيع على تلك الأدلة، وتقديمها في المحكمة. أيًا كان من يتم التوقيع على تلك الأدلة، فإن هذا الجزء خارج عن سيطرتك. ما يجب التحكم فيه، هو كيفية التوقيع على تلك الأدلة. نوصي بأن تستخدم أي وكالة التقاط التوقيع الإلكتروني، الذي يمكن إجراؤه على جهاز كمبيوتر لوحي، أو هاتف خلوي، اعتمادًا على ما تستطيع وكالتك تحمله. إذا لم يكن ذلك خياراً متاحاً، فإن التقاط توقيعهم بالقلم والورقة هو الخيار التالي. لقد سمعنا عن بعض الوكالات التي لديها خزائن لاستلام الأدلة، ثم خزائن الخروج، وهي خزائن تعمل تمامًا مثل خزائن الاستلام بالعكس، حيث يضع موظفو الأدلة العناصر التي تحتاج إلى الخروج، سواء كان ذلك إلى المختبر الجنائي أو المحكمة أو الوكالة الحكومية، ثم يقومون بإغلاق العناصر في خزائن مخصصة لإخراج العناصر، ثم يقوم الشخص الذي يطلب العناصر بالتوقيع على العناصر، ويسترجع العناصر باستخدام المفتاح، ويعيد المفتاح إلى الموظفين. إذا كان هذا يعمل مع وكالتك، فهذا رائع. ضع في اعتبارك أن إضافة أي عمليات إضافية يمكن أن يزيد من فرص الخطأ. ما ينجح في جزء من البلد، لن ينجح بالضرورة في جزء آخر. لا تثقل كاهل موظفيك والضوابط والتوازنات الخاصة بك، إلا إذا كان ذلك ضروريًا.

إن التصرف هو المرحلة التالية التي نواجهها مع الأدلة، وهذا أمر جرت العادة على إسناده لموظفي التحقيق في الأقسام الكبيرة. توصيتنا هي أن يتحمل جميع الموظفين مسؤولية القضايا الخاصة بكل منهم. إذا كان ضابطًا متهمًا في قضية قيادة تحت تأثير الكحول، إلى جانب تهمة حيازة أسلحة، فليستثمروا في نتائج قضاياهم، وليطلبوا من المدعي العام إصدار أمر بإتلاف الأدلة أو الإفراج عن الأدلة. إذا كان الأمر يتعلق بمحقق في قضية حريق سكني متعمد، فيجب أيضًا أن يستثمروا في قضيتهم، وأن يطلبوا نفس أمر الإتلاف أو الإفراج عن الأدلة. عادة ما تكون هناك فترة زمنية من الحكم النهائي حتى يمكن تنفيذ الإتلاف، وهي فترة تتحكم فيها المدة الزمنية التي يتعين على المتهم تقديم استئناف. ولكن بمجرد انتهاء فترة الاستئناف تلك، يمكن التخلص من الأدلة أو الإفراج عنها لصاحبها أو إتلافها. ضع في اعتبارك أن مصطلح التخلص في هذه الحالة يعني كيفية التعامل مع الأدلة، بعد صدور القرار. يمكن إعادة الأدلة إلى المالك، أو إتلافها، أو التخلص منها، وهو ما قد يعني أن يتم عرضها في مزاد علني، أو يتم التبرع بها، أو يتم إزالتها من المخزون بطريقة مماثلة. المفتاح مع عمليات التخلص النهائي هو التأكد من وجود سجلات منفصلة لتلك الأدلة، والتأكد من وجود سياسة سليمة تسلط الضوء على الخيارات ومتى يتم استخدامها وقائمة شاملة بالمعايير التي تملي تلك القرارات. في معظم الحالات، يكون الطريق إلى التصرف النهائي واضحًا، ولكن هناك بعض الحالات التي يكون فيها عدم اليقين. ولذلك، من المهم أن يكون من المهم جعل المدعين العامين يطلبون أوامر التدمير أو التخلص النهائي. إذا كان الأمر ينص على كليهما كخيار، هنا يأتي دور الإشراف.

يجوز لموظفي غرفة الأدلة أن يقوموا بالإتلاف، ويجوز لهم أن يبيعوا الأشياء بالمزاد العلني، ويجوز لهم أن يأخذوها للتبرع، ولكن يجب أن يكون القرار تحت رقابة طرف آخر، ليشكل ذلك رقابة أخرى وموازنة. يمكن للموظفين تقديم توصيات، استنادًا إلى الممارسات والمعايير السابقة، ويمكن للمشرف اتخاذ قرارات مستقلة عن الماضي، اعتمادًا على الظروف المعروضة. قد يتضمن أحد الأمثلة الأساسية الملابس التي تم جمعها من السرقة. إذا لم يثبت وجود مالك لها، فقد تكون الملابس نفسها مؤهلة للتبرع بها. ومع ذلك، إذا كانت الملابس المأخوذة من متعاطي أو تاجر مخدرات معروف، فقد يكون الإتلاف أكثر ملاءمة، حيث أن المسؤولية تخبرنا أنه لا يمكننا ضمان عدم وجود بقايا على تلك الملابس، بل وأكثر من ذلك إذا كان الاعتقال متعلقًا بالمخدرات.

الإدارة هي الدور الذي يلعبه المسؤولون عن الإدارة، الرئيس أو المأمور، ونائب الرئيس أو مساعدوه، والنقباء وغيرهم. ويتمثل دورهم في توفير السياسة المناسبة، بناءً على القانون والتوقعات والخبرة. وهذه الخبرة هي خبرة جميع الأشخاص المشاركين في التعامل مع الأدلة. كما يجب أن يشاركوا بفعالية كقناة للموظفين في غرفة الأدلة للحصول على المعدات المناسبة للمهمة المطروحة. سواء كانت خزائن، أو ثلاجات، أو أرفف مخازن، أو برامج إدارة الأدلة، أو أيًا كان ما تتطلبه المهمة، يجب أن تكون إدارتك شريكًا نشطًا في دعم وظيفة الأدلة.

الموظفون البديلون

حتى هذه النقطة أشرنا إلى كيفية عمل الوكالات الكبيرة في نظام الأدلة الخاص بها، وناقشنا بإيجاز استخدام الموظفين المدنيين. ولكن ماذا لو كنت وكالة صغيرة لا تملك الموارد اللازمة لتوظيف مدنيين؟ ماذا لو كنت عالقًا في استخدام الضباط الموجودين لديك في وظائف متعددة؟

حسناً، لا تزال هناك خيارات متاحة لجعل غرفة الأدلة الخاصة بك تتألق، ولكن يجب أن تكون على استعداد لقبول المساعدة الخارجية. إذا كنت تمثل مدينة صغيرة داخل مقاطعة، فيمكنك دائمًا الاشتراك مع مكتب المأمور في الحفاظ على غرفة الأدلة الخاصة بك. إذا لم يكن ذلك خيارًا متاحًا بطريقة أو بأخرى، ففكر في الاستعانة بمدقق حسابات مدينتك، وإدارة مكافحة الحرائق للمساعدة في عمليات التصرف النهائي والتخلص/التدمير على التوالي.

مع الأخذ في الاعتبار أن غرفة الأدلة لا تحتاج إلى موظفين محلفين، فقد يكون هذا مكانًا جيدًا للاستعانة بشخص من أحد أقسام المدينة لديه خبرة في إدارة المخزون. غرف الأدلة هي حيوان مختلف بعض الشيء، لكن مجموعة المهارات هذه تندمج بشكل جيد في إدارة الأدلة، وإذا كانت غرفة الأدلة الخاصة بك لا تتطلب سوى يوم أو يومين أسبوعيًا من الإدارة النشطة، فستكون هذه فرصة جيدة لإنشاء عملية تحقق وتوازن كبيرة بين ما يجلبه الضباط وما يخرجونه. سيكون من الضروري مناقشة هذا النوع من الترتيبات مع مجلس مدينتك، ولكن حتى القسم الصغير يحتاج إلى إنشاء نظام أدلة لا يوحي بالفساد، خاصة في حالة فقدان شيء ما. لا يمكن للإدارات الصغيرة تحمل هذا النوع من التدقيق. ومن الأفضل بكثير استباق المشاكل قبل أن تظهر، حتى لو لم تظهر أبداً.

خاتمة

هناك العديد من القرارات الأخرى التي يمكن اتخاذها عند النظر في الموظفين في غرفة الأدلة. هذه مجرد مقدمة صغيرة للأدوار والخيارات وأفضل السبل لتحقيق هدف غرفة الأدلة المبنية على الضوابط والتوازنات (ها هي تلك العبارة مرة أخرى) والنزاهة. إذا كانت غرفة الأدلة لديك، فإن وكالتك كذلك. هذا صحيح في الواقع وفي التصور. وهذا مكسب لأي وكالة.

كن آمناً هناك!