برنامج تنقيح المستندات | الأساسيات

تتعامل العديد من الشركات والأفراد مع مجموعة متنوعة من المعلومات والمحتويات الحساسة. يجب حماية معلومات التعريف الشخصية (PII)، بموجب القانون، لضمان خصوصية وسلامة كل فرد. وللتعامل مع ذلك، يجب على العديد من الشركات والمؤسسات الحكومية والأفراد مثل المحامين، تنقيح أو إزالة المعلومات الحساسة أو التي يمكن أن تنتهك حقوق الخصوصية للأفراد. التنقيح هو عملية جعل أي معلومات شخصية أو خاصة غير مرئية في مستند أو صورة فوتوغرافية أو فيديو، إلخ.

في الغالب، يُستخدم التنقيح في المستندات المكتوبة. يمكن أن يتجاوز تنقيح المعلومات إلى ما هو أبعد من مجرد معلومات التعريف الشخصية. المعلومات التي تعتبر سرية أو، لأي سبب من الأسباب، غير ملائمة للكشف عنها، يتم تنقيحها من الوثيقة لحماية الأفراد المذكورين في الوثيقة المذكورة. في الماضي، كان يتم ذلك باستخدام قلم تحديد دائم أو طمس أبيض. وفي بعض الأحيان كانت المعلومات المحمية تُحذف من المستند.

في السنوات الأخيرة، سمعنا في السنوات الأخيرة عن العديد من الاختراقات الأمنية المدمرة التي كشفت معلومات خاصة بملايين الأشخاص. لا تكمن المشكلة فقط في النشر غير المقصود للمعلومات الشخصية والحساسة والمحمية. في بعض الأحيان، خاصةً في المجال الرقمي، يتم التنقيح بشكل غير صحيح، مما يجعل المعلومات التي يبدو أنها محمية عرضة للخطر.

ما نوع المعلومات التي يجب تنقيحها؟

عندما يتعلّق الأمر بالمعلومات التي يجب تنقيحها من مستند معيّن، فإن بعض هذه المعلومات أمر بديهي. فرقم الضمان الاجتماعي للفرد، ورقم رخصة القيادة، والمعلومات المالية أو الصحية، وغيرها من المعلومات المماثلة محمية بموجب قانون الخصوصية ويجب حمايتها من خلال التنقيح. يجب أيضًا حماية أي معلومات يمكن استخدامها لارتكاب الاحتيال. وهذا يعني أن عنوان الشخص وتاريخ ميلاده والمعلومات الشخصية الأخرى يجب أن يتم تنقيحها أيضاً لضمان السلامة والخصوصية.

لكن الأمر يتجاوز هذه المعلومات الأساسية فقط. فوفقًا للمجال الذي تعمل فيه ونوع المستندات التي تتعامل معها، هناك أجزاء أخرى من المعلومات التي يجب الحفاظ على سريتها أيضًا. ويشمل ذلك السجلات القضائية السابقة أو المعلومات القانونية الشخصية الأخرى. ويمتد ذلك أيضًا إلى ما يسمى “الأسرار التجارية”، وهي المعلومات المحمية التي تعتبر حيوية لتشغيل الأعمال التجارية وحمايتها من قدرة الآخرين على سرقة أفكارهم أو خططهم لتحقيق مكاسب شخصية. هذه ليست قائمة شاملة للمعلومات التي قد تخضع للحماية من خلال التنقيح، ولكنها تعطي لمحة عامة جيدة عن أنواع المعلومات التي قد تكون محمية من خلال هذه العملية.

ما هو برنامج تنقيح المستندات؟

في العصر الحديث، لم نعد مضطرين لاستخدام حيلة القلم الدائم القديمة. اليوم، هناك برامج خاصة مصممة لتنقيح المعلومات الشخصية بشكل فعال من مجموعة متنوعة من أنواع المستندات. تتيح لك برمجيات تنقيح المستندات حماية مجموعة متنوعة من المعلومات الحساسة في جميع المستندات، بما في ذلك ملفات PDF ومستندات Word وملفات Excel وغيرها. كما أن العديد من مجموعات برامج تنقيح المستندات تجعل العملية بسيطة للغاية من خلال توفير ميزات البحث التي تجعل الأمر بسيطاً مثل بعض استعلامات البحث للعثور على المعلومات التي تحتاج إلى حمايتها وتنقيحها.

الأمر المتعلق بالمستندات الرقمية هو أن هناك الكثير من الأشياء التي تحتويها أكثر بكثير من النص الذي نراه عند عرض أحدها. فخلف هذه المستندات غالبًا ما تكون هناك رموز وبيانات وصفية يمكن أن تحتوي أيضًا على معلومات حساسة وتحتاج إلى الحماية. وتتضمن جميع برامج تنقيح المستندات تقريبًا القدرة على إزالة جميع المعلومات المحمية أو الحساسة حتى من هذه الواجهة الخلفية للمستند الرقمي.

وهذا هو السبب في أنه من الخطأ الكبير الاعتقاد بأنه يمكنك حماية المعلومات دون استخدام برنامج تنقيح المستندات الذي يحركه الغرض. على سبيل المثال، أدى أحد الأخطاء الأخيرة إلى انكشاف معلومات صحية شخصية لعشرات الآلاف من الأشخاص نتيجة لتقنيات التنقيح غير السليمة. فبدلاً من استخدام برنامج مناسب لتنقيح المستندات، قام أحد الأشخاص في نيو ساوث ويلز بأستراليا بوضع صندوق أسود فوق المعلومات الحساسة في مستند PDF. وفي حين أن معظم المستخدمين العاديين لم يتمكنوا من الوصول إلى ما وراء تلك الصناديق السوداء، إلا أن محركات البحث تمكنت من الوصول إلى ما وراء تلك الصناديق السوداء. فقد تمكنت محركات البحث من فهرسة جميع المعلومات الموجودة على الصفحة، بما في ذلك البيانات الخاصة والحساسة الموجودة خلف الصناديق السوداء غير الفعالة.

للأسف، إن مثل هذه القصص شائعة جدًا وقد أدت إلى تعريض كميات لا حصر لها من المعلومات الشخصية لتهديدات محتملة.

هل تحتاج شركتي إلى برنامج تنقيح المستندات؟

هناك بعض مجالات الصناعة التي يكون فيها التنقيح جزءًا كبيرًا من العمليات التجارية للشخص، كما هو الحال في المجال القانوني أو الحكومي. ومع ذلك، فإن جميع الشركات تقريبًا مطالبة قانونًا بحماية المعلومات الشخصية للأشخاص تحت طائلة القانون. توجد قوانين مثل قانون HIPAA لحماية المعلومات الصحية المحمية للمريض. إذا كنت تحتفظ بأي معلومات مالية أو غيرها من المعلومات التي يمكن استخدامها لفضح هوية شخص ما، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى معرفة وفهم عملية التنقيح.

الأمر يتجاوز مجرد المعلومات التي تحتفظ بها عن العملاء أو العملاء. يجب أيضًا حماية بيانات الشركة والموظفين من الانتهاكات الأمنية المحتملة. هناك عدد لا بأس به من قوانين الخصوصية التي تجعل حماية هذه المعلومات ليس فقط أمراً مهماً بل التزاماً قانونياً أيضاً. يتم جمع عشرات الملايين من المعلومات على الإنترنت كل عام. يمكن أن تكون طلبات البيانات، وطلبات قانون حرية المعلومات، وغيرها من الجهود المبذولة لجمع البيانات حساسة من حيث الوقت، وغالبًا ما يكون الخطأ في التنقيح هو السبب في ذلك.

لا يجب فقط أن يكون جميع الأشخاص الذين يتعاملون مع المعلومات الشخصية أو الحساسة على دراية تامة بقانون الخصوصية ومتطلبات الامتثال للمعلومات، بل يجب أن يكونوا قادرين على تزويد الوكالات المعنية بالمعلومات التي يحتاجونها في الوقت المناسب، مع حماية المعلومات الحساسة للوثائق التي يشاركونها. لسوء الحظ، في هذه الحالات من المرجح أن يحدث خطأ في هذه الحالات، وتنقيح المستندات يدويًا يفتح المجال لاحتمال حدوث خطأ أكبر. بالإضافة إلى ذلك، فإن تنقيح المستندات يدويًا لا يكفي في كثير من الأحيان لإزالة جميع المعلومات الشخصية من المستند الرقمي للأسباب التي ناقشناها أعلاه.

كيف يعمل برنامج تنقيح المستندات؟

هناك مجموعة واسعة من برامج تنقيح المستندات التي توفر العديد من الميزات الفريدة التي تجعل العملية أكثر سهولة وبالتالي تقلل من فرص الخطأ. تقوم معظم هذه المجموعات بمسح المستندات ضوئيًا باستخدام ما يسمى التعرف الضوئي على الحروف (OCR). والتعرف الضوئي على الحروف هو عملية تقوم من خلالها محركات البحث التي تستخدم تقنيات معينة قائمة على قواعد معينة بمسح المستند ضوئيًا للإشارة إلى المعلومات الحساسة الموجودة في المستند الرقمي في كل من الواجهة الأمامية والخلفية. معظم برامج تنقيح المستندات مناسبة أيضاً للميكروفيش الممسوح ضوئياً والمستندات الورقية، وإن لم تكن جميعها كذلك. إذا كنت تعمل مع عدد كبير من المستندات الورقية، فقد تحتاج إلى برنامج أكثر تخصصاً لتنقيح المستندات.

يتم فحص كل مستند بحثاً عن معلومات التعريف الشخصية. تتم إزالة المعلومات من المستند وتصبح “معقمة”. بمجرد أن يتم تنقيح المستند، يتم إعادة دمجه في نظام الملفات بصيغته المنقحة. يمكنك استخدام وظيفة البحث لتحديد موقع وإزالة أجزاء محددة من المعلومات التي تتطلب التنقيح وإزالتها، مما يجعل من السهل للغاية إدارة مجموعة واسعة من البيانات الشخصية.

تحتوي بعض برمجيات تنقيح المستندات على ميزات أكثر من غيرها، وقد تتضمن القدرة على تنقيح معلومات متنوعة على نطاق واسع مثل الأسرار التجارية وغيرها من الممتلكات الفكرية التي قد تكون عرضة للسرقة. يجب أن تكون برمجيات تنقيح المستندات سهلة الاستخدام وبأسعار معقولة وتجعل من مهمة إدارة كمية هائلة من المعلومات الشخصية والحساسة جزءاً روتينياً من العمليات اليومية. وهذا يمنح جميع الشركات راحة البال بأنها تمتثل لمتطلبات الإبلاغ الحكومية وطلبات الحصول على المعلومات على حد سواء، مع ضمان حماية المعلومات الحساسة والشخصية لعملائها بشكل صحيح. لا يقتصر دور برنامج تنقيح المستندات على زيادة الكفاءة في عملية الامتثال فحسب، بل يقلل أيضًا من احتمالية حدوث خطأ بشري.

الخلاصة

في عالم اليوم الرقمي المعقّد، أصبح من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تضمن الشركات في جميع الصناعات سلامة وحماية المعلومات الحساسة والشخصية للأشخاص. يمتد هذا الأمر إلى ما هو أبعد من مجرد استخدام قلم تحديد عنوان منزل شخص ما أو رقم الضمان الاجتماعي. فالكثير من سجلاتنا أصبحت رقمية الآن، بدءاً من معلوماتنا المالية والقانونية إلى سجلاتنا الصحية. أصبحت أهمية الأمن الرقمي أكثر أهمية من أي وقت مضى مع هذه الثروة من المعلومات الحساسة للغاية المتاحة على الإنترنت. تجعل برمجيات تنقيح المستندات من السهل والبسيط التأكد من امتثالك لجميع قوانين الخصوصية وضمان حماية جميع البيانات الحساسة أو الخاصة الموجودة في أي مستندات تشاركها مع جهات أخرى أو تضعها على الويب.

يجب ألا يقتصر دور برنامج تنقيح المستندات على إزالة جميع المعلومات الحساسة والشخصية من المستند نفسه فحسب، بل يجب أن يزيل هذه المعلومات من أي بيانات وصفية أو رمز خلفي، مما يضمن عدم إمكانية التقاط هذه المعلومات من قبل روبوتات محركات البحث وتجميعها.

تحتوي العديد من برامج تنقيح المستندات على مجموعة من الميزات المحسّنة التي تجعل من السهل والسهل العثور على جميع المعلومات الحساسة وإزالتها من الواجهة الأمامية والخلفية للمستند. يمكنك البحث بسهولة عن معلومات محددة والعمل بسهولة ضمن فريق لضمان الامتثال المناسب للخصوصية بالإضافة إلى القدرة على الاستجابة لطلبات البيانات في الوقت المناسب.