السجلات العامة الاستباقية

لديك برنامج التنقيح والتحسين الخاص بك. لديك موظفو سجلات مدربون تدريباً كاملاً، وموظفو تحقيق مدربون تدريباً كاملاً، ولديك الكرة تتدحرج بقوة في مسألة السجلات العامة وطلبات وسائل الإعلام. ومع ذلك، ما زلت غير قادر على وقف المد والجزر. أنت تستجيب لكل طلب، لكن وكالتك لا تزال تتلقى رد فعل أقل من إيجابي من وسائل الإعلام والمجتمع. ربما هكذا يفترض أن يكون الأمر، أليس كذلك؟ خطأ! تعمل وكالات إنفاذ القانون بجهد أكبر وأصعب وأصعب وأصعب، وتتعامل مع تدقيق أكثر من أي خدمة عامة أخرى، أو صناعة خاصة في الولايات المتحدة، ويجب أن تؤثر جهودكم على رد فعل من يطلبون المعلومات. مع اعتماد القوانين والقواعد التي تتطلب استجابة معينة، دعونا نناقش استراتيجية يمكن أن تلغي الحاجة إلى معالجة بعض الطلبات التي تتلقاها، ويمكن أن تساعد في إدارة الطلبات بطريقة تتطلب لغة محددة من مقدم الطلب، مما يعني طلبات أقل تعميمًا، وصداعًا أقل.

المشكلة

لا شك في أن طلبات السجلات العامة تفاقم المشكلة. لكنها ضرورية وتنقل للجمهور أن حكومتهم لا تعمل ضد المواطنين في الخفاء. وهذا مبدأ هام، وربما أهم مبدأ، مما بُنيت عليه هذه الدولة. في النهاية، هذا يعني العمل من أجل وكالتك. معظم الوكالات الحكومية ذات طبيعة رد الفعل، كما ينبغي أن تكون. يتم الإبلاغ عن مشكلة، فيستجيبون للمشكلة بطريقة موصوفة مسبقاً، وهذا يحل المشكلة الحادة. وما لا تعالجه هذه الصيغة هو المشاكل المضاعفة التي يمكن أن تأتي لاحقاً. في الحقيقة، لا ينبغي أن تكون مهمة الحكومة التأكد من كل النتائج المحتملة. فنحن جميعًا أفراد، نمنح حقوقًا فردية في نهاية المطاف، ونساهم في مشاكلنا بطرق أكبر بكثير مما يمكن لأي حكومة أن تفعله، سواء كنا على استعداد لمواجهة هذه الحقيقة أم لا. ولكن مع ذلك، يجب أن تكون الحكومة خاضعة للمساءلة، وإحدى طرق الحفاظ على هذه المساءلة هي أن تكون الغالبية العظمى من السجلات الحكومية مفتوحة للجمهور، ومتاحة للتدقيق فيها. وبسبب طبيعتنا الانفعالية، فإننا نميل إلى أن نكون غير مستعدين لأي طلبات تدخل من الباب، ولأن هذه السجلات لا تُنشر بسهولة. ولأن هذه السجلات تحتاج إلى طلبها، فإن ذلك يسبب المزيد من التصورات الخاطئة من قبل المواطنين حول إخفاء الحكومة للمعلومات. في حالتنا، أدى ظهور الإنترنت، إلى جانب انتشار الفيديو في مجال إنفاذ القانون إلى زيادة هائلة في عدد الطلبات وكمية المعلومات التي يطلبونها. دعونا نستكشف نهجًا استباقيًا للسجلات قد يستجيب لهذه المفاهيم الخاطئة، مع تحدي استخدام الطلبات الفضفاضة.

استراتيجية استباقية

لننظر في أنواع العناصر التي تخضع للطلب العام: السجلات، والوثائق، والمحتوى الصوتي، والتدوينات الصوتية، والتقارير، والتقارير، والإفادات، ومقاطع الفيديو، بدءًا من الكاميرات التي يرتديها الجسم، وكاميرات السيارات، وكاميرات التقسيم، وكاميرات الأمن، والعديد من أنواع الوسائط الأخرى التي تنتجها جهات إنفاذ القانون، أو التي تواجهها خلال أداء عملها.

بالإضافة إلى ذلك، هناك توقع اجتماعي بأن تقوم الوكالات بإشراك المجتمعات المحلية من خلال قنوات التواصل الاجتماعي بجميع أنواعها. مع ذلك، هناك نهج متعدد الطبقات تمثله أزمة الشفافية هذه. أولًا، إذا كانت وكالتك تستخدم فيسبوك وتويتر ويوتيوب وموقعًا إلكترونيًا، فلديك مجموعة واسعة من القنوات لإشراك أكبر عدد من الجمهور. ولكن ما هي الطريقة الفعالة لاستخدام هذه القنوات؟

لقد رأينا مؤخراً بعض الوكالات التي تستخدم قنوات التواصل الاجتماعي الثلاث لمعالجة الشكاوى التي تتلقاها من خلالها. وقد كان لها تأثير مذهل على إدراك المجتمع. لكن هذه الأمثلة لا تزال ذات طبيعة رجعية.

فالعديد من الوكالات تشعر أن نشر أي شيء على الملأ هو معادلة خاسرة، بسبب الطبيعة الانتقادية المفرطة لثقافتنا الحالية. ومع ذلك، فإن نشر الفيديو في وقت مبكر يمكن أن يمهد الطريق. ولكن، بدلًا من التركيز فقط على المواجهات المتعلقة بالشكاوى، ماذا عن تلك الحالات العادية التي تحدث مع الجمهور؟ مثل حالات الإيقاف المروري غير المتنازع عليها، والتفسيرات التي تقدمونها حول كون المكالمة ذات طبيعة مدنية وليست جنائية، والتفسيرات التي يقدمها الضباط حول كيفية حصول المواطنين على وثائق معينة من المحكمة، والاعتقالات التي تتم بسلام؟ إن نشر محتوى نموذجي من وكالتك بشكل منتظم سيخفف الكثير من المتاعب التي يمكن أن يسببها طلب السجلات العامة الهائل.

ستحتاج إلى عرض جميع محتويات الفيديو على موقعك الإلكتروني للعرض، مما يضمن أن تكون الصفحة بمثابة غرفة عرض للجمهور. بعد ذلك، استخدم قنوات الوسائط الاجتماعية للإعلان عن المحتوى الجديد للجمهور، عندما يصبح متاحاً. فكلما زاد المحتوى الذي يمكنك إتاحته للجمهور، كلما زادت قدرتك على إشراك الجمهور. في نهاية المطاف، سيؤدي هذا وحده إلى تقليل طلبات الجمهور إلى النصف، حيث سيتم تثبيط عزيمة الأشخاص الذين يتطلعون إلى الحصول على محتوى فيديو عشوائي من وكالتك، حيث أنه من الأسهل الوصول إلى ما هو متاح لديك مباشرةً.

التحدي الأكبر التالي هو تقارير التصادم والتقارير الجنائية. نحن نعلم أن شركات التأمين تطلب تقارير الاصطدام من خلال خدمات مثل LexisNexis. ونعلم أن الضحايا في بعض الأحيان يرغبون في الحصول على نسخ خاصة بهم من التقارير، سواء في قضايا التصادم أو القضايا الجنائية. ما يحدث عادةً هو أننا ننتظرهم حتى يأتوا إلينا لطلب التقرير. هذا في بعض الأحيان لأننا نتقاضى رسومًا مقابل طباعة التقرير. هناك طريقة أفضل، وإن كانت أكثر تكلفة، وهي ببساطة إرسال هذه التقارير إلى الضحايا، فور الموافقة على نشرها. هذا يزيل الكثير من الازدحام في مكتبك، ولكنه يُظهر أيضًا أن أولويات وكالتك تكمن مع الضحايا. وهذا يساعد أيضًا في تخفيف التوتر داخل المجتمع.

الشيء الرئيسي فيما يتعلق بما تشاركه وما لا تشاركه، هو ما إذا كان جزءًا من تحقيق نشط أم لا. إذا لم يكن كذلك، فعند استخدام هذه الاستراتيجية، يجب أن يكون مقبولاً للنشر في منتداك العام، مع تنقيحات مناسبة. إذا كان ذلك جزءًا من تحقيق نشط، فيجب أن يظل محميًا. عند معالجة احتياجات الضحايا، فأنت تُظهر نفسك في قمة الشفافية، وهو أمر يصعب على أي شخص (فكر في المحامين) أن يجادل بأنك تتصرف بسرية.

النقطة الرئيسية الأخيرة من القضايا، هي المعلومات الواردة في مكالمات الخدمة. نظرًا لأن بيانات خدمة المكالمات من أجل الخدمة تمثل اتصالاً بكل إجراء تتخذه جهات إنفاذ القانون. إن نشر المكالمات، مثلها مثل النشافة، ولكن كتابة ملخصات من كل مكالمة من شأنه أن يزيد من مشاركة المعلومات.

نحن نعلم أن معظم الوكالات تستخدم اختزالاً لأي مكالمات لا ينتج عنها تقرير. لذا، لا نوصي باستخدام ترجمة كلمة بكلمة. بدلاً من ذلك، يعد استخدام ملخص جملة كاملة لكل مكالمة من أفضل الممارسات في هذه الحالة. فهو يبقي الأمور مختصرة، ويعطي المواطنين فكرة أنه يتم اتخاذ إجراءات وقرارات حقيقية، مما يعزز العمل الشاق الذي تقوم به وكالتك.

الاستنتاجات

قد يبدو هذا غير مكتمل، ولكنه نظرة إلى المستقبل. إذا التزمت الوكالات بهذا المعيار، فإنك تساعد في الدفاع عن نفسك ضد الدعاوى القضائية التافهة وطلبات السجلات الشاملة، التي تميل إلى إعاقة عمليات الوكالة. مع تقدمنا إلى القرن الحادي والعشرين، سيزور مفهوم الشفافية وكالتك بطرق جديدة لا يمكن تصورها. من الأفضل أن تكون في الطليعة بدلاً من أن تكون في الخلف.

كن آمناً هناك!