التنقيح التلقائي لملفات PDF، حلول برمجية جديدة

لقد كان تنقيح المستندات مهمة تتطلب عملاً مكثفًا لبعض الوقت. هناك أمثلة لا حصر لها حيث أن المستندات التي تتطلب التنقيح عادةً ما تكون بمئات الصفحات. باستخدام التكنولوجيا النموذجية، هذا يعني أنه يتعين على الشخص مراجعة المستند صفحة بصفحة، وتحديد ما يجب تنقيحه، ثم تطبيق تقنيات وتأثيرات لتنقيح المحتوى المحدد، سطرًا تلو الآخر.

قد يستغرق ذلك ساعات عمل كثيرة تصل إلى أيام من الجهد. وحتى مع ذلك، من المحتمل أن يحتاج عمل ذلك الشخص إلى مراجعة من قبل شخص أو شخصين لضمان الامتثال. عادةً ما يغفل الأشخاص الذين يجرون التنقيح عن العناصر التي تحتاج إلى تنقيح، حيث يكون هذا العنصر موجودًا في المستند عدة مرات. وعلى مدار عملية تقييم المستند، يدخل دماغهم في “وضع المخطط”، وهي الحالة التي يملأ فيها العقل التفاصيل أثناء القيام بمهمة تتحدى قدرة الدماغ على تقييم ظرف معين بشكل جديد، ومع مرور الوقت يسمح للدماغ بأن يصبح مرهقًا من التفاصيل الفعلية، مما يؤدي إلى عدم اكتمال الأهداف. وفي هذه الحالة، يحتاج المستند في هذه الحالة إلى عدة مجموعات من العيون للتعويض عن الآثار الطبيعية لإرهاق الدماغ.

ومع ذلك، تأتي مع التكنولوجيا الجديدة استجابة لهذه المشكلة. فمنذ سنوات عديدة حتى الآن تم بناء برمجيات مزودة بخوارزميات مصممة لتقييم نتائج معينة، وتقديم إجابات لتلك النتائج. هذا لا يعني أن البرنامج يقوم بالضرورة بالعمل نيابةً عن الشخص، بل يوجهه نحو العمل المحتمل، بحيث يمكنه تقييم قيمة المعلومات التي وجدتها الخوارزمية بشكل مستقل، وما إذا كان هناك أي عمل يجب إكماله.

أساسيات الخوارزمية

يمكن استخدام الخوارزميات للتنبؤ بالنتائج، وتوليف النتائج، واكتشاف بيانات جديدة، والعديد من المهام الأخرى التي يمكن أن تكون معقدة من حيث المهام وكثيفة العمالة. صُممت الخوارزميات لحل المشاكل بالسرعة التي يمكن للبشر تقديمها، والقيام بذلك بطريقة فعالة من حيث التكلفة. يمكن للخوارزميات تقييم كميات وفيرة من البيانات بأي طريقة يتم تقديمها بها، وإعطاء إجابات محتملة للمشاكل المعروضة بحيث يمكن الوصول إلى القرارات بسرعة العمل.

وبالطبع، عندما يتعلق الأمر بالوثائق، وخاصة الوثائق المطولة التي تحتاج إلى تنقيح، فإن إيجاد طرق لتقسيم الوثائق إلى فئات بيانات هو الأمثل. وهنا يأتي دور أدوات التنقيح المتوفرة في CaseGuard Studio لتتماشى مع أهداف وكالتك. مع المستندات الأطول، يشكل البحث عن المحتوى المتشابه وتصنيفه إحدى طرق “تقطيع” البيانات داخل المستند، وتقديم مشكلة قابلة للحل داخل المستند.

تنقيح النمط

يقوم برنامج تنقيح الأنماط، المتوفر في CaseGuard Studio بهذا بالضبط. تقوم الخوارزمية القوية الموجودة في CaseGuard Studio بتقييم المستندات التي يتم تقديمها إلى البرنامج، ومن النتائج العديدة للبيانات التي ينتجها قائمة بالعبارات والجمل والتراكيب الشائعة الموجودة في المستندات. في هذه الحالة، كلما كانت أطول كان ذلك أفضل. ثم يحدد برنامج CaseGuard Studio هذه الحالات المتكررة على أنها “أنماط” داخل المستند، ويوفر قائمة فرعية تسلط الضوء على هذه الأنماط ليقوم الموظفون في وكالتك بتقييمها.

فبدلاً من الاضطرار إلى تقييم كل سطر، إذا كانت هناك ثلاث أو أربع جمل متكررة في المستند معروف أنها بحاجة إلى التنقيح، فإن الموظف لديه أداة تسمح له باختيار تلك الجمل وتطبيق التنقيح، إما بشكل موحد أو خاص بهذا المحتوى، ثم المضي قدماً في تنقيح المزيد من المحتوى الفريد. يوفر CaseGuard Studio قائمة فرعية من أنماط النص داخل المستند المعين، وباستخدام زر الأنماط/التعبيرات الموحدة في قائمة الأدوات، يمكنك تحديد نمط نص معين للتنقيح، وتحديد نوع التنقيح الذي تريد تطبيقه، وحتى تحديد حجم ولون وخصائص مرئية أخرى فريدة من نوعها لهذا التنقيح المعين، وتطبيقه على كل المحتوى المطابق في إجراء واحد.

يمكن لهذه الأداة الواحدة أن تغطي الكثير من الأمور في لحظة، مما يحرر موظفيك للتركيز على المحتوى الفردي في المستند، ويزيل الحاجة إلى مراجعة عدة أشخاص للمستند قبل إصداره. ويمكن استخدام هذه العملية على أنماط متعددة من المحتوى، بحيث يمكنك تكرار هذا التأثير في مستند ما بقدر ما يتطلبه الأمر لإنجاز التنقيح الكامل الذي تبحث عنه. أرقام الضمان الاجتماعي، والعناوين، وبيانات الرعاية الصحية، والحسابات المالية، والأسماء، والمواقع، والجمل ذات البيانات المتكررة، وأي بيانات تظهر بشكل متكرر سيتم تحديدها كنمط، وستقلل هذه الأداة البسيطة من جهودك في العمل بشكل كبير.

كيف تعمل هذه الأداة؟

يُعد تنقيح الأنماط في CaseGuard Studio سهل الاستخدام للغاية. يستخدم برنامجنا تحليل النص لإنشاء ملف بيانات مصاحب للمستند الذي تعمل عليه. يوفر ملف البيانات هذا عدد الكلمات وعدد الكلمات الفردية المستخدمة في المستند بأكمله، وهنا يأتي دور تحديد أنماط النص. حيث يقوم برنامج CaseGuard Studio بتحليل المستند، ويجد الكلمات المستخدمة فيه، ويحدد أيضًا أنماط تلك الكلمات في المستند، ثم يوفر قائمة فرعية حيث يمكنك مراجعة الأنماط التي تم العثور عليها في المستند بسرعة.

يتم إكمال التحليل في الخلفية، ويكتمل أثناء تحميل المستند في البرنامج، لذلك لا يوجد أي تأخير بين فتح الملف والوصول إليه. وبمجرد الانتهاء، يمكنك النقر على وظيفة تنقيح الأنماط، وستظهر لك القائمة الفرعية التي تعرض لك الأنماط التي تم العثور عليها. ومن هناك يمكنك تحديد نوع التنقيح الذي تريد وضعه على نمط النص، واللون، والحجم الذي يجب أن يكون عليه التنقيح.

وبمجرد تطبيق هذه التأثيرات في المستند، يصبح نسخ هذه التأثيرات في المستند بنفس السهولة، بنقرة واحدة ويقوم برنامج CaseGuard Studio بالعمل الشاق لضمان أن تكون التنقيحات جزءاً من المستند بشكل دائم، بحيث تعرف أن المعلومات الأكثر شيوعاً في المستند قد تم تنقيحها حسب الحاجة، ويمكن لموظفيك التركيز على العمل التفصيلي الذي أمامك. علاوة على ذلك، يتم إنشاء مستند شريك يوضح مكان التنقيح بالكامل، مما يسهل متابعة العمل المنجز، والعثور بسرعة على أي شيء في المستند قد يحتاج إلى تغيير.

شاهد أثناء العمل

الخلاصة

يعمل برنامج CaseGuard Studio الخاص بـ CaseGuard Studio على خفض تكاليف العمالة عندما يتعلق الأمر بطلبات السجلات العامة ومعروضات قاعة المحكمة وكل شيء آخر في عالم المستندات المنقحة القابلة للتقديم. لم تعد هناك حاجة للمعاناة من آلام التدقيق وإعادة التدقيق والتحقق مرة أخرى. حان الوقت لتحرير أموال عمالتك. لقد حان الوقت لإدخال CaseGuard Studio وأداة تنقيح الأنماط القوية في وكالتك.