التكلفة المتزايدة للأدلة الرقمية ورسومها الخفية

مع ارتفاع الحجم الهائل للأدلة الرقمية وتكاليف تخزينها بشكل كبير في السنوات القليلة الماضية، بدأ بعض صانعي القرار في مجال إنفاذ القانون بطرح الأسئلة. معظم هذه الأسئلة هي استجابة مباشرة للتخفيضات المتزايدة في الميزانية.

في هذه المقالة، سنحاول الإجابة على بعض هذه الأسئلة الشائعة واحدًا تلو الآخر. سنقوم بالحسابات نيابةً عنك، وسنتحدث عن مزايا وعيوب كل حل، وسنسمح لك بتحديد الحل الأنسب لاحتياجاتك وميزانيتك. لأغراض مناقشتنا، سنفترض أنك وكالة متوسطة الحجم تضم 100 ضابط.

السؤال 1: لقد كنا نستخدم الأقراص المدمجة/أقراص الفيديو الرقمية وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بالوكالة لتخزين الأدلة الرقمية الخاصة بنا ولم نواجه أي مشاكل حتى الآن. أليس هذا هو الحل الأرخص؟

قبل أن نبدأ في مناقشة التكاليف المتعلقة بهذا الحل، اقرأ مقال “مشاكل استخدام الأقراص المدمجة/أقراص الفيديو الرقمية لتخزين الأدلة الرقمية”. هناك العديد من المشاكل الأخرى التي يمكن أن تحدث عند استخدام الأقراص المدمجة/أقراص الفيديو الرقمية ولكن دعنا نركز على التكلفة. إذا افترضنا أن لديك 100 ضابط محلف في وكالتك وأن كل ضابط سيتعامل مع 24 قضية في السنة تتضمن أدلة رقمية (نحن متأكدون أنهم يحصلون على أكثر من ذلك بكثير) وبافتراض أن ربع هذه القضايا ستذهب إلى المدعي العام أو المحكمة، فلدينا الحسابات التالية

إذا كان لديك 100 ضابط محلف فأنت تهدر 30000 دولار إذا كان لديك 200 ضابط محلف، فقد تتجاوز التكلفة 60000 دولار! أنت لا تهدر المال فحسب، بل يمكن أيضًا قضاء وقت الضباط بشكل أفضل في الدوريات، مما يجعل شوارعك أكثر أمانًا.

السؤال 2: هناك بائعون يقدمون نظام إدارة الأدلة الرقمية القائم على السحابة. إنهم يتقاضون 40 دولارًا فقط شهريًا، لكل ضابط، مقابل 15 جيجابايت من البيانات ولا يتعين علينا التعامل مع أي مشاكل في إدارة تكنولوجيا المعلومات. هل ندفع الكثير؟

يبدو هذا النموذج، ظاهرياً، غير مكلف وسهل. ما لم يخبرك به البائع هو أن 15 غيغابايت لكل منهما غير كافٍ بشكل مروّع، خاصةً عندما يأخذ المرء في الاعتبار أن معظم الأدلة الرقمية ستحتاج إلى تخزينها لمدة 3 سنوات في المتوسط قبل أن يتم التخلص منها. فكّر في الأمر بهذه الطريقة، تحديد 15 جيجابايت على مدى 3 سنوات (15 جيجابايت / 1095 يومًا = 13.6 ميجابايت) يساوي أقل من صورة واحدة في اليوم يلتقطها جهاز آيفون. قد تعني قضية قتل كبيرة وحدها آلاف الصور. هل يمكنك أن تتخيل كم ستكلفك قضية كهذه إذا كنت تستخدم حلاً قائماً على السحابة مع وجود حدود قصوى للاستخدام رسوم تخزين إضافية للاستخدام الزائد؟ من المحتمل أن يقدم لك هذا البائع نفسه حلاً لك، بدفع 15 دولارًا إضافيًا شهريًا لكل موظف للحصول على مساحة تخزين غير محدودة! لقد قمنا بالحسابات من أجلك هنا. مرة أخرى، هذا على افتراض أن لديك 100 ضابط محلف.

يمكن أن ينفق قسمك الذي يضم 100 ضابط محلف 66,000 دولار سنويًا على نظام إدارة الأدلة الرقمية القائم على السحابة. أما قسم الـ 200 ضابط فستكون تكلفته مذهلة بقيمة 132,000 دولار!

السؤال 3: لقد بحثنا في بعض البائعين الذين لا يزالون يقدمون حلولاً تستند إلى نظام ويندوز، لكنهم سيطلبون منا رسوم ترخيص لكل تثبيت للكمبيوتر. يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بنا تثبيت البرنامج على جميع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا حيثما كانت هناك حاجة إليه. لديهم واجهة ويب مجانية للعرض فقط. ما الخطأ في هذا الحل؟

لا يوجد خطأ في هذا الحل إذا كنا لا نزال نعيش في التسعينيات. كانت الحلول القائمة على نظام ويندوز شائعة جدًا بين عامي 1990 و2000، ولكننا في عام 2015 وهناك طرق أفضل للتعامل مع الأدلة الرقمية. تخيل أن يكون لديك 100 جهاز كمبيوتر يستخدمها ضباطك في سياراتهم وفي مقر الشرطة. فكّر في الوقت الذي يستغرقه موظفو تكنولوجيا المعلومات (وهو بالمناسبة مكلف للغاية) في التنقل بين 100 جهاز كمبيوتر لتثبيت برنامج ما. حتى لو كان بالإمكان القيام بذلك عن بُعد، فإن الأمر يستغرق وقتاً ومالاً. ما يجعل هذا الحل أقل جاذبية هو عندما يتوفر تحديث جديد للبرنامج أو إصلاح خطأ. الآن سيتعين على موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك زيارة أجهزة الكمبيوتر المائة هذه مرة أخرى لتثبيت التحديث أو نشر الإصلاح. لقد وجدنا أن تراخيص الحلول المستندة إلى Windows أغلى بكثير من تراخيص الحلول المستندة إلى الويب (على الرغم من أننا لم نفهم السبب)، لذلك حتى لو كان المنتج الأساسي يبدو رخيصاً، فإن هذه التراخيص سترفع السعر لتتناسب مع تكلفة الحل المستند إلى الويب أو حتى تتجاوزها.

57,000 دولار لتكنولوجيا عفا عليها الزمن؟

السؤال 4: نحن نفكر في نظام مستقل لإدارة الأدلة الرقمية نظرًا لأن لدينا بالفعل نظامًا مطبقًا للأدلة المادية لدينا. لماذا ننفق المال على نظام “الكل في واحد” الفاخر لكل من نظامي إدارة الأدلة المادية والرقمية؟

هناك أسباب تقنية قليلة جدًا تمنع تنفيذ حل كهذا، ولكن من منظور التكلفة والراحة فقط، لماذا تريد التعامل مع بائعين مختلفين ودفع دعم سنوي لكليهما؟ سيكون بالتأكيد أكثر تكلفة. الأدلة الرقمية لا تقل أهمية عن الأدلة المادية وهناك بائعون في السوق اليوم يقدمون حلاً واحداً لكليهما. وفر وقتك ومالك واحصل على نظام واحد. إذا كان البائع لا يقدم سوى نظام إدارة رقمي فقط أو إذا كان نظام الأدلة الخاص به غير كافٍ للتعامل مع احتياجاتك من الأدلة المادية، فربما يجب عليك التفكير مرتين قبل الالتزام.

السؤال 5: لقد توصلنا إلى أن الحل الأفضل هو الحصول على نظام إدارة الأدلة الرقمية القائم على شبكة الإنترنت بالكامل. إنه قديم الطراز بعض الشيء وصعب الاستخدام، لكن البائع يقوم بذلك منذ سنوات عديدة. لا ينبغي أن تمنعنا صعوبة استخدام البرامج القديمة الطراز من الاستثمار فيها، أليس كذلك؟

نحن نعتقد أن الحل الأفضل والأكثر فعالية من حيث التكلفة هو نظام إدارة الأدلة القائم على شبكة الإنترنت بالكامل والذي يمكنه التعامل مع الأدلة المادية والرقمية الخاصة بك، والمستضافة على خوادم وكالتك الخاصة. إذا كنت تدفع سعرًا ما بعد البيع لهذا الحل، فلا بأس من استخدام برامج ما بعد البيع. أما إذا كنت تدفع سعراً ممتازاً، فيجب أن تتوقع برنامجاً ممتازاً. فالبرمجيات القديمة غالباً ما تكون غير مصممة بشكل جيد، وليست بديهية، وصعبة الاستخدام، وغير قابلة للتهيئة والتكوين، وتدعم متصفح الإنترنت إكسبلورر فقط، ولا تعمل على كروم أو سفاري، وتفتقر إلى التصميم المتجاوب ولا تعمل على الأجهزة المحمولة، وليست سهلة الاستخدام. تقنيات برامج الويب هي تقنيات سريعة ودائمة التطور. أي برنامج لائق يجب أن يواكب أحدث التقنيات.

في التسعينيات، لم يكن التصميم سريع الاستجابة معروفاً حتى، ولم تكن البرمجيات القابلة للتهيئة. اليوم، مع وجود العديد من الأجهزة والشاشات والمتصفحات والتقنيات المتاحة، من المهم أن يكون البرنامج الذي تختاره تشغيلياً وسهل الاستخدام وسريعاً وموثوقاً. إذا تم تصميمه بشكل جيد، فتوقع أن يعمل على الأجهزة المحمولة تماماً كما يعمل على شاشة تلفاز 70 بوصة. إذا كان البائع لا يزال عالقًا في القرن العشرين، فابحث حولك، فهناك حلول أقوى بكثير بأسعار أرخص بكثير.

الخاتمة

في الختام، لقد قمنا بدراسة وتقييم حلول السوق ومناقشة نقاط ضعف أنظمة إدارة الأدلة الرقمية وتكاليفها. هناك حلول جديدة ومتطورة متوفرة في السوق اليوم تتجنب جميع المشاكل التي تمت مناقشتها في هذه المقالة، والأفضل من ذلك أنها أقل تكلفة! قبل تخصيص وقتك وأموالك لحل إدارة الأدلة، انظر بعناية وقيّم جميع خياراتك للتأكد من أن أموال الضرائب التي يدفعها مواطنوك تُنفق بشكل جيد.