التدريب على الأدلة | تدريب الخط

تواجه معظم الوكالات مشكلة الوقت والمال عندما يتعلق الأمر بالتدريب. ولكن هناك بعض المهام والمهارات الأساسية الضرورية التي يجب أن يتمتع بها الموظفون المباشرون، وهذه المهارات تتطلب تكرار التدريب والخبرة للحفاظ على مستوى المهارة المطلوبة. لكن في بعض الأحيان، لا تأتي الخبرة في كثير من الأحيان، وبالتالي يجب إجراء التدريب بانتظام، لإعادة تقديم المفاهيم، وتصحيح العادات السيئة أو الضعيفة، ومعالجة التغييرات والنظريات الجديدة. عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الأدلة، فهي مجموعة من المهارات التي يمكن أن تكون بنفس أهمية إدارة الشخص الصعب بشكل صحيح. صحيح أن الشخص صعب المراس يمكن أن يمثل خطراً مباشراً يجب أن نتعامل معه بسرعة. لكن سوء التعامل مع الأدلة يمكن أن يكلفنا القضية، نتيجة التعامل مع ذلك الشخص الصعب. كيف يمكننا دمج خطة تدريب جيدة المعالجة للخط الذي يحترم وقتهم ووقتنا، مع إنجاز المهمة في الوقت نفسه؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الخيارات.

التدريب أثناء الخدمة

من الطرق الشائعة جدًا لنشر التدريب اللازم للموظفين المباشرين هو تنظيمه مع ساعات مناوبتهم العادية. وتجري بعض الوكالات هذا التدريب في الساعات التي تسبق نوبة عمل الموظفين، بينما تجريه وكالات أخرى أثناء نوبات عملهم، بينما تقوم وكالات أخرى بتنظيم نوبات عمل كل فرد بحيث تكون هناك تغطية كافية للمهام بينما يكمل بقية الموظفين التدريب. فيما يتعلق بقرارات القوى العاملة، هذا الأمر متروك لإدارتنا.

ولكن، ما نحتاج إلى القيام به هو إضفاء الطابع الرسمي على من سيحضر (جمهورنا) ومقدار الوقت المتاح لنا، وما هي التوقعات. يجب أن يكون التدريب أثناء الخدمة محدد الموضوع، لأننا نتعامل مع موظفين يعملون بنشاط على مدار الساعة. حتى مع انتباههم، قد يضطرون إلى المغادرة فورًا إذا ما نشأ موقف سيء خارج أبواب وكالتنا. مع التدريب أثناء الخدمة، هناك طريقة جيدة لتطوير خطتك، وهي تعتمد على الجدول الزمني المحدد. على سبيل المثال، قد يكون التدريب أثناء الخدمة أسبوعيًا لكل نوبة عمل، ولكن قد يُطرح موضوع الأدلة مرة واحدة فقط كل ربع سنة.

بدلًا من اختيار موضوع عشوائي، يجب أن تكشف مراجعة بيانات الربع السابق في نظام إدارة الأدلة لديك عن مواطن الضعف التي قد تكون موجودة، سواء كان ذلك في التغليف أو التخزين أو التصرفات وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة، يمكنك معالجة المشكلات المحددة، ومعالجة التصحيحات في السياسة وسير العمل في نفس الوقت، والتأكد من أن الموظفين المباشرين يحصلون على المعلومات التي يحتاجون إليها، وليس المعلومات التي يتفوقون فيها بالفعل.

التدريب السنوي للوكالة (إعادة التنشيط)

في بعض الأحيان يتم دمج هذا النوع من أشكال التدريب مع التدريب أثناء الخدمة، ولكن لا ينبغي أن يكون كذلك. إن تنسيقات التدريب السنوي هي الحالات التي تخصص فيها الوكالة يومًا أو أيامًا كاملة لمصلحة التدريب، وعادةً ما يعني ذلك أن يتم إخراج الموظفين المباشرين من نوبات عملهم المعتادة، ويكونون في جدول زمني من الساعة 9:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً طوال المدة. ولإنجاح هذا النظام، فإنه يتطلب تخطيطاً أكثر من خيارنا الأول. لنفترض أن إحدى الوكالات اختارت هذا النموذج، ويستمر لمدة خمسة أيام. مع وجود وجبات غداء لمدة ساعة، فهذا يعني أن الموظفين الحاضرين يتلقون 35 ساعة من التدريب. يجب احتساب كل ساعة من تلك الساعات الـ 35، وفي بعض النواحي، يتنافس التدريب على الأدلة مباشرة مع الساعات التي تغطي تكتيكات الاعتقال، واستخدام القوة، والتحقيقات، وإيقاف حركة المرور، والعنف المنزلي، وما إلى ذلك. قد لا تحصل كموظف أدلة إلا على أربع ساعات فقط من الـ 35 ساعة المتاحة. وتتناسب مجموعة الأربع ساعات بشكل ملائم مع أي من ساعات التدريب التي تلي الغداء. وهذا ليس دائمًا أفضل وقت لتعليم أي موضوع.

مهما كان الأمر، عند قبول تلك الحصة التي مدتها أربع ساعات، يحتاج موظفو الأدلة إلى اتخاذ قرارات بشأن ما سيتم تدريسه في تلك الفترة. في هذا الشكل، يجب أن يكون التعبئة والتغليف عنصرًا. سواءً كان الأمر يتعلق بإعادة النظر في الأربعة الكبار، أو تغطية عنصر غير مألوف سابقًا ظهر بانتظام في الآونة الأخيرة، لمناقشة التغليف السيئ مقابل التغليف الجيد – مع أمثلة – يجب أن تهدف إلى إرشادك إلى التغليف على مستوى المجال في هذه المجموعة التعليمية. إنه أيضًا وقت جيد لزيارة بعض الإحصائيات السريعة، مثل الأصناف المستلمة، والأصناف التي تم التخلص منها، وما إلى ذلك. ولكن عند القيام بمثل هذا الاستعراض، اجعلها ذات صلة بموظفي الخط، وأظهر لهم أنهم يحدثون فرقًا. يمكن أن يكون هذا أمرًا أساسيًا على الفور، حيث يمكنك استخدام ذلك لإشراك جمهورك على الفور، وجذب اهتمامهم. ولكن يمكنه أيضًا أن يحدد مسار علاقتك مع موظفيك المباشرين على المدى الطويل. قد يكون اتصالك بالموظفين المباشرين محدودًا بسبب واجباتك المحددة، وعندما يكون لديك اتصال، فإنه يميل إلى أن يكون بصفة إدارية، لأنك تقوم أساسًا بتصنيف عملهم. هل قاموا بتعبئة الإدخالات في نظام إدارة الأدلة بشكل صحيح، هل قاموا بتغليف جميع العناصر ضمن المعايير، هل قاموا بالإخطارات المناسبة للعناصر الحساسة، وأسفل قائمة المراجعة التي نذهب إليها. قدرتك معطاة، ولكن كيفية كسب الاحترام ليست كذلك. إن استخدام هذا التنسيق بفعالية لا يعني فقط جودة التعليمات حول الموضوعات الضرورية، بل يعني أيضًا إشراك جمهورك بحيث يرغبون في تولي ملكية الموضوع.

يوم تعليمي

هناك خيار آخر تستخدمه الوكالات وهو يوم تعليمي شهري. يوم واحد في الشهر، كل نوبة عمل لديها موضوع أو اثنين من مواضيع التدريب أثناء تناوبهم. إذا كنت تقوم بتقسيم الوقت، فهذا لا يختلف كثيرًا عن نموذج التدريب السنوي، بخلاف حقيقة أن الجميع لن يكون بالضرورة قد خضعوا لـ “الموت بواسطة الباوربوينت” خلال الأيام الأربعة التي تسبق التدريب. مع هذا الشكل، فإن أفضل نهج هو أن تلتقي في مكان ما بين الخيارين اللذين ناقشناهما، من حيث تطوير المنهج. فبدلاً من التركيز على نقاط الضعف من ربع سنة، قد يكون من الأفضل التركيز على الأرباع الثلاثة الماضية، مع اتباع نهج تنشيطي للتغليف والتوثيق. إن التدريب الأكثر فعالية يجد طريقة لدمج جميع التدريبات معًا، بحيث يحظى الموظفون بلحظة “آه-ها!” عند تقييم نقاط الضعف التي تمت مناقشتها، إلى جانب إعادة النظر في المواضيع. لن يحل ذلك المشاكل بين عشية وضحاها، ولكنه سيحلها ببطء. يجب أن يكون التحسين دائمًا منهجيًا.

الاستنتاجات

يمكن أن يكون التدريب عبارة عن خانة تم شطبها، أو يمكن أن يكون فرصة للموظفين للاستثمار في نظامك، ووسيلة لك لإشراكهم فيما يتجاوز الواجبات العادية للأدلة. إذا قمت ببناء خطط تدريب فعّالة لوكالتك، يمكنك بناء سمعة داخلية مع الخط والإداريين وموظفي الدعم، ويتحول ذلك إلى عملة على المدى الطويل، عندما تكون في أمس الحاجة إليها.

كن آمناً هناك!