التحضير لمراجعة الحسابات | كيف يمكن للبرامج أن تجعلها خالية من الإجهاد

إنه ذلك الوقت من العام مرة أخرى: موسم التدقيق. يبدو أنه في كل مرة تسقط فيها الأشجار أوراقها للمرة الأخيرة، ويبدأ الطقس في الانحدار البارد، نجد أنفسنا منطوين داخل مكاتبنا، نعد التقارير وقوائم الجرد قبل عمليات التدقيق الخاصة بنا. وفي كل عام يبدو أن هناك المزيد والمزيد من الأعمال الورقية التي يتعين علينا مراجعتها ومراجعتها وتجميعها. ويُطلب منا أكثر فأكثر الامتثال لمعيار الاعتماد هذا، وتوجيهات السياسة تلك، وتزداد القائمة تعقيدًا كل دقيقة. وللأسف، لا يمكننا تجنب تعلم كيفية تطبيق هذه المتطلبات الجديدة في مكان العمل. يجب على أمين المخازن أن يتعلمها ويفهمها ويجد طرقًا للمضي قدمًا في تطبيق تلك المتطلبات مع القواعد المعمول بها، وأن يقوم بعملية انتقال فعالة. وسواء أدركنا ذلك أم لا، فإننا نطلب من أمناء الإرباع القيام بالكثير. وعلى الرغم من أنه يجب أن يكون لديهم فهم شامل لكيفية تجميع كل هذه الصواميل والمسامير معًا، إلا أننا يجب أن نهدف إلى جعل دورهم أسهل قليلاً. ونقوم بذلك من خلال إتاحة الأدوات التي يمكن أن تجعل عملهم أسهل في الإنجاز.

مشاكل التدقيق

الجميع على دراية بفرضية التدقيق: يقوم الشخص المسؤول بإعداد تقارير عن جميع الأمور في إدارته التي هو مسؤول عنها، ويقوم شخص آخر، أو مجموعة عادةً، بتدقيق التقارير من خلال الفحص والمراجعة للتأكد من أن ما يتم الإبلاغ عنه يتطابق مع ما هو موجود بالفعل. والهدف من ذلك هو أن تكون تقارير ما قبل التدقيق دقيقة بنسبة 100%، عند مقارنتها بنتائج ما بعد التدقيق. تكتشف العديد من عمليات التدقيق انحرافات عن معايير إعداد التقارير، بدلاً من التناقضات الصريحة، ولكن في كلتا الحالتين، يجب تصحيح بعض الأمور. إذا كنت قد بذلت العناية الواجبة من خلال التأكد من أن جميع العناصر المادية موجودة في الموقع المخصص لها، ألا يجب أن يهتم برنامجك بالباقي؟

تقارير ما قبل التدقيق

المشكلة الأولى في معظم برمجيات إدارة الأصول هي أنه على الرغم من أنها تتعقب المخزون، إلا أنها لا تقوم بتجميع البيانات التي تتجاوز عتبة المستوى الأول. وبدلا من ذلك، فإن البرنامج جامد جدا في قدراته، لدرجة أنه يتطلب من المستخدم النهائي (أمين المخزون) أن يستخرج يدويا البيانات الموجودة بداخله، ويعيد كتابتها في مختلف التقارير التي تطلبها وكالتك قبل التدقيق. يمكن للمرء أن يرى أن لدينا بالفعل مشكلة تتعلق بالكفاءة مع ما وصفناه. ولكن الأسوأ من ذلك أنه يتعين علينا الآن تنسيق قوالب التقارير، والتأكد من أنها موجودة بتنسيق يسهل قراءتها، ويتعين علينا أن نأخذ الكثير من الوقت للقيام بذلك، بالإضافة إلى مراجعة أرقامنا الأصلية للتأكد من أننا ندخل البيانات الصحيحة، وفي جميع الأماكن الصحيحة.

يجب أن تقوم البرامج بعمل أكثر بكثير من المخزون. نحن نعترف بأن العمود الفقري لأي برنامج لإدارة الأصول هو بالفعل وظائف الجرد، ولكننا في عام 2017، ألم نصل إلى مرحلة تدرك فيها التكنولوجيا والأشخاص الذين يقومون ببناء البرامج الحاجة إلى وظائف أكثر تعمقًا في الأدوات المقدمة إلى مديري الربع؟

يجب أن توفر لك برامج إدارة الأصول جميع التقارير التي ستحتاجها لإجراء أي تدقيق، بما في ذلك مواد الفحص التي تستخدمها المجموعة المستقلة التي تقوم بالتدقيق. من كشوف العد والموقع، إلى صفحات الملخص، كل ما ستحتاجه ليس فقط لتشغيل متجر الإمداد الخاص بك، ولكن أيضًا لمراجعته يجب أن يكون متاحًا في البرنامج الذي تختاره لإدارة مخزونك.

تنفيذ القواعد

هناك مشكلة أخرى لم تعالجها معظم برمجيات إدارة الأصول بعد، وهي تنفيذ القواعد التي يجب أن يلتزم بها أمين المخازن في تعامله مع مخزون الوكالة، وجعل هذه القواعد تفاعلية ضمن وظائف الإدارة في البرنامج. لماذا لم يتم ذلك؟ لأن معظم بائعي البرمجيات الذين يقدمون هذا النوع من البرامج ليس لديهم الخبرة والمعرفة بما يحدث في متجر مستودع مخازن وكالة إنفاذ القانون. فهم يفهمون إدارة المخزون، وهذا شيء يمكن لأي شخص فهمه بقليل من التدريب.

والسبب في أن هذا يجب أن يكون جزءًا من برنامجك، هو أن قواعد التشغيل تتغير مع التجربة، فهي تتغير عندما تفشل الأمور، وعندما تسير الأمور على ما يرام، وعندما يتم تقديم أفكار أخرى، وهكذا دواليك. لا ينبغي أن يكون برنامجك غير مرن لدرجة أنه لا يمكنه استيعاب كيفية قيام وكالتك بأعمالها، وتلبية احتياجاتك الخاصة. إن ضمان تنفيذ كيفية قيامك بأعمالك في كل خطوة من خطواتك أمر مهم لجميع المعنيين، بل ويزداد الأمر أهمية عندما يتعلق الأمر بالتدقيق. يجب أن يدعمك برنامجك عندما يتعلق الأمر بذلك.

الامتثال

ما بين القواعد والتقارير والمخزون، يجب جمع هذه الأمور معًا في نظام برمجيات إدارة الأصول الخاص بك، بحيث أنه عند إدخال العناصر أو تخصيصها أو نقلها أو إحضارها للإصلاح أو أي شيء آخر يطرأ، تتبع كل معاملة من معاملات النظام القواعد التي تريدها وكالتك، ويتم جمع نتائجها في تقارير منظمة من قبل وكالتك، ويمكن تلخيص جميع البيانات في نماذج التدقيق. إن وجود برنامج يبسط معيار الامتثال الخاص بك من البداية إلى النهاية أمر بالغ الأهمية. يتم التركيز بشكل كبير على هذه العملية لدرجة أن العمليات بأكملها مبنية حولها. من المنطقي أن يتغير برنامجك مع الظروف.

الاستنتاجات

عمليات التدقيق تجعل عمل عام كامل قائم بذاته. البرامج هي الأداة التي من المفترض أن تدعمها. هل لديك؟

كن آمناً في الخارج!