إدارة الأصول | منع السرقة | منع السرقة

أحد الجوانب المؤسفة للعمل كمدير للأصول هو مواجهة حقيقة أن السرقة تحدث. فبدلاً من التظاهر بأنها لن تحدث، وتقبل إمكانية حدوثها، فإن ذلك يشكل نصف المعركة في منع سرقة معدات الوكالة. أما النصف الآخر فيجب أن يستند إلى أداء الأدوات التي لديك للقيام بالمهمة. لا يجب أن تكون المساءلة مستحيلة.

سيناريوهات السرقة الشائعة

تتضمن بعض السيناريوهات الأكثر شيوعًا ما يلي:

• يسرق موظفو الموزعين من كميات إعادة الطلب؛ بدعوى وجود نقص.
• يسرق الأفراد غير الموزعين المواد من نقاط الوصول، مثل المركبات، والمناطق المفتوحة في المكاتب، والمعدات التي تقف في مسرح الجريمة، وما إلى ذلك.
• المدنيون الذين لديهم فرصة غير عادية للوصول إلى مناطق عملياتنا.
• موظفو البلديات الذين لديهم شكل من أشكال الإشراف، المباشر أو غير المباشر، على أصولنا.
• الموظفون المحلفون الذين يعتقدون أنهم وجدوا “ثغرة” في نظامنا

بغض النظر عما نشعر به تجاه زملائنا في العمل، أو أولئك الذين نتعامل معهم بشكل يومي، فهم الذين يمثلون الاحتمال الأكبر لسرقة معدات وكالتنا. اعتدنا أن يكون الوصول غير المقيد هو أكبر مشاكلنا. ولكن مع دمج الكاميرات، والطبقات المتعددة من قيود الوصول (الأبواب المؤمنة، ورموز المستخدم الفريدة، وما إلى ذلك)، أزلنا الكثير من هذه الفرص. ما تبقى هو مجموعة متنوعة متتالية من مجرد نوافذ الفرص، ومعظمها غير جذاب. ومع ذلك، يجب أن نبقى متيقظين ضد هذه السرقات بنفس القدر.

التدابير الوقائية

هناك بعض الأشياء التي يمكننا القيام بها للحد من التعرض المتبقي بشكل أكبر. بصرف النظر عن طبقات التحكم في الوصول، هناك أيضًا بعض التخطيط الاستباقي. على سبيل المثال، عند النظر في السيناريوهات من الثاني إلى الخامس، فإن أحد أكبر “الثغرات” المتاحة هو عندما يتم تخصيص معدات لفرقة أو فرقة أو أي بيئة أخرى من النوع الجماعي. من المنطقي أن هذه المعدات ستتم مشاركتها بين الأفراد، ومن الضروري أن يكون الوصول إليها بين جميع الأعضاء أمرًا بالغ الأهمية. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا يمكن أن يكون لديك وثائق في وقت مبكر توضح من هو المسؤول النهائي عن تلك المعدات، وكيف يجب التعامل مع التخصيص، وما هي مستويات التحكم التي يمتلكها الطرف المسؤول لضمان تقليل الوصول المفتوح إلى المعدات. هل المعدات محفوظة في خزانة تخزين؟ هل يتم تخصيصها للموظفين بناءً على قائمة تحت الطلب؟ كيف يتم توثيق عمليات النقل بين الأطراف؟ من لديه حق الوصول إلى المنطقة الآمنة التي ستوضع فيها المعدات؟ كم مرة يقوم المشرف بفحص المعدات؟ إذا قمت بتمكين مدير الأصول لديك من جمع هذه المعلومات في تقرير مع خانات توقيع لجميع الأطراف المسؤولة، فإن ذلك يجعل من الواضح جدًا كيف يجب على موظفيك الحفاظ على المعدات المعنية، وهذا يقضي فعليًا على أي نوع من أنواع الخسارة التي يمكن أن تحدث، خارج نطاق التلف.

ولكن لدفع هذه الفكرة إلى أبعد من ذلك، فإن تحديد قواعد المناولة هو إجراء آخر يمكن أن يقضي على فرص السرقة من قبل المدنيين والأشخاص الذين لا علاقة لهم بوكالتنا. يعد تدريب الموظفين على التعامل مع المعدات أمرًا معتادًا بالنسبة للوكالات عند محاولة التأثير على احتمالية حدوث ضرر. لذا، يجب أن يكون الأمر كذلك عند الحفاظ على أمن المعدات، حتى تلك المعدات التي لن تكون لها قيمة متوقعة لعامة الناس. نحن لا نحتاج فقط إلى حماية وكالتنا في جميع الأوقات، ولكن أيضًا سمعتها. ليس هناك ما هو أسوأ من العودة إلى المكتب وإخبار المشرفين عليك أنه في خضم البحث في موقع الحادث، قام شخص مجهول بوسائل غير معروفة بانتزاع جهاز المسح.

استخدام التكنولوجيا

لا يجب أن يكون برنامجك قادرًا على توضيح من تم تعيين المعدات له فحسب، بل يجب أن يكون قادرًا أيضًا على تنبيه الشخص الذي لديه المعدات بعمليات التفتيش الدورية المطلوبة، والتحقق من أنه لا يزال لديه المعدات، ومتطلبات التصوير، أو تقديم تعزيزات إيجابية أخرى بأن المعدات المخصصة في حالة عمل، وآمنة. بالطبع، إذا كنت لا ترغب في هذا المستوى من التفاصيل، فهذا قرار تتخذه كوكالة. لكن يجب أن يكون برنامجك قادرًا على إنشاء أحداث ذاتية للموظفين والمعدات التي بحوزتهم، بحيث لا يطارد مدير الأصول لديك الأشخاص في جميع أنحاء المكتب، أو حتى إلى منازلهم، لضمان محاسبة المعدات، وأن وكالتك في حالة امتثال. يمكن للاستفادة من أفضل ميزات التكنولوجيا أن تساعدك بشكل كبير في مهمتك التي لا تنتهي في مساءلة المعدات. فكلما تمكنت من تطوير بروتوكولات قائمة على الاستجابة بشكل أسرع، كلما تمكنت من ضمان أن تكون معداتك في حالة جيدة، وأن وكالتك تفي بوعدها بأن تكون مسؤولة.

الاستنتاجات

إن استخدام البرمجيات، إلى جانب الأساليب القائمة على الأشخاص، يضمن عدم حدوث السيناريوهات المتبقية من السرقة، وعندما تحدث، يتم كشفها بشكل أسرع بكثير. هذه نتيجة إيجابية لوكالتك على طول الطريق.

كن آمناً هناك!