إدارة الأدلة | الاختلافات بين سلسلة الحيازة ومسارات التدقيق

هناك بعض الالتباس في صناعتنا فيما يتعلق بالاختلافات بين سلسلة العهدة ومسار التدقيق. من الإنصاف القول بأنهما يكمل أحدهما الآخر، لكنهما بالتأكيد عنصران منفصلان، وأهميتهما في هذا الصدد بالغة الأهمية لعملية إدارة الأدلة بأكملها. سنناقش اليوم التقريرين الأكثر أهمية فيما يتعلق بعناصر الأدلة الفردية، وكيف يعملان معًا في بعض الأحيان، ولماذا تحتاج إلى نظام يفصل بين الاثنين.

ما هي سلسلة الحراسة؟

أصبح الكثير من الناس على دراية بهذه العبارة عند مشاهدة الدراما التي كانت محاكمة أو جيه سيمبسون في قضية القتل. فخلال محاكمته، تمكن الدفاع عنه من المجادلة بنجاح لإزالة بعض الأدلة من الاعتبار لأن سلسلة الحراسة على العديد من العناصر قد تم اختراقها من خلال ممارسات سيئة مختلفة، كان الكثير منها شائعًا في ذلك الوقت.

باختصار، تسلسل الحيازة هو التوثيق المادي لتسلسل الحيازة والتحكم والنقل والتحليل والتصرف في الأدلة. لنفترض أن ضابطًا استعاد حذاءً من مسرح جريمة معينة. يجب أن يسجلوا في وثيقة رسمية المكان الذي استعادوا منه الغرض، وأفضل الممارسات تشمل تصوير الغرض في تسلسل منطقي من الاكتشاف إلى الاستلام. إذا اضطر هذا الضابط إلى نقل عهدة الصنف إلى ضابط آخر، فيجب تسجيل هذا النقل من ضابط إلى آخر في وثيقة تسلسل العهدة. وتستمر هذه العملية عند وضع الدليل في مخزن مؤقت، وفي غرفة الأدلة، وصولاً إلى مرحلة التصرف، بما في ذلك التخلص منه.

تعتبر سلسلة الحيازة إلزامية، وفقدان أي تسجيل للمعلومات الخاصة بها سيؤدي إلى تدمير سلامة وقيمة تلك الأدلة، وعلى الأرجح يعني شطبها من القضية، وقد يؤدي ذلك إلى رفض الدعوى.

تتمثل إحدى الطرق للتفكير في سلسلة الحيازة في أنها توثق الأنشطة التي يقوم بها الأشخاص مع الغرض، بدءًا من اكتشاف الغرض، وتسجيل جميع الأشياء التي يقوم بها هؤلاء الأشخاص مع ذلك الغرض، من حيث المعاملات فيما بينهم، أو بين أشخاص آخرين، وانتهاءً بالتصرف في الغرض. ضع في اعتبارك أن هذه طريقة مبسطة لعرض سلسلة العهدة. بالتأكيد، هناك بالتأكيد فارق بسيط مفقود في هذه الفكرة، لكنها طريقة لفصل سلسلة العهدة عن مسارات التدقيق.

ما هو مسار التدقيق؟

نجد أن الكثير من الناس يخلطون بين سلسلة العهدة ومسارات التدقيق. هناك بعض الأسباب الوجيهة لذلك، لكننا سنفصل بين الاثنين الآن، ونضع حدًا لهذا النقاش إلى الأبد.

هناك أمر واحد يجب تذكره، وهو أن مسارات التدقيق لم تكن تطبق دائمًا على الأدلة المادية، بل كانت في الأصل مرتبطة بالأدلة الوثائقية، ثم بعد فترة وجيزة تم ربطها بالأدلة الرقمية. هناك بعض التطبيقات في الأدلة المادية الآن، وسنناقش ذلك في هذا القسم.

وقد استخدمت دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) هذه العبارة منذ فترة طويلة، حيث عرّفتها على أنها أدلة مستندية تسجل العمليات والأنشطة المالية لنشاط تجاري معين. لأغراضهم، تعتمد مصلحة الضرائب الأمريكية على هذه المستندات عند تدقيقهم في نشاط تجاري معين. فهي تساعدهم في فهم كيفية إدارة الأعمال التجارية لعملياتها عندما يتعلق الأمر بإنفاق الأموال وتلقيها، بالإضافة إلى فهم الصورة الكاملة لالتزاماتها الضريبية.

أصبح تطبيق مبادئ تتبع مسار التدقيق على العمليات الرسمية الأخرى من أفضل الممارسات في عدد من الصناعات، من الطبية والحكومية والإنشائية وغيرها من الصناعات المرتبطة بالامتثال للوائح التنظيمية. ومع تحول المستندات إلى مستندات إلكترونية، بدأ تطبيق مبادئ مسار التدقيق على محتوى إلكتروني آخر مرتبط بالأعمال التجارية والحكومية. وسرعان ما تم إدخال المفهوم على الأدلة الرقمية. إنه أمر منطقي حقًا، لأنه عندما تدير الأصول الرقمية (الأدلة)، يجب أن تكون قادرًا على التعبير عن كل نشاط يتعلق بهذا الملف، ولكن ليس كل ما يتم القيام به في ملف رقمي سيفي بالحد الذي ناقشناه فيما يتعلق بسلسلة الحفظ. على سبيل المثال، قد يضطر مدير الأدلة الرقمية إلى نقل دليل رقمي من موقع إلى آخر، ولكن في نفس كومة التخزين. من الناحية الفنية، هذا نشاط. ولكن إذا كان هذا المدير قد تم تعيين الدليل بالفعل، فقد لا يكون مؤهلاً لسلسلة الحفظ، لأن الملف لا ينتقل من خارج رف التخزين المعني، بل ينتقل إلى موضع مختلف في الرف. قد يكون هذا السيناريو خادعًا، ولا توجد دائمًا إجابة واضحة لهذا، ولهذا السبب طرحت هذا الأمر في البداية.

ولكن، أسهل الطرق لشرح الفصل بين مسؤوليات مسار التدقيق هي المصادقة على الملفات. يجب أن يحتوي أي نظام لإدارة الأدلة الرقمية على وظائف آلية يتم من خلالها التحقق من أن الأدلة الرقمية لا تزال باقية كما كانت عند إدخالها في النظام. تحتاج مسارات التدقيق أيضًا إلى تسجيل التواريخ والأوقات والمواقع والموظفين الذين بحثوا عن الملفات في النظام واختاروا ملفًا معينًا. هذا مثال آخر على شيء آخر لن تجده في سلسلة العهدة، ولكن بالتأكيد يجب تسجيله وربطه بالملف المعني.

عندما يتعلق الأمر بالأدلة المادية، يمكن تطبيق مبادئ سجل التدقيق، ولكن يمكن أن يتطلب الأمر المزيد من الإجراءات من قبل مدير الممتلكات والأدلة لديك. على سبيل المثال، عندما يتم الانتهاء من مراجعة الامتثال في غرفة الأدلة الخاصة بك، ويتم اختيار عناصر محددة لتسجيل الامتثال، يجب توثيق الفعل البسيط المتمثل في استرداد تلك العناصر وتسجيلها والتحقق منها في سجل التدقيق. لا تؤدي مراجعة الامتثال إلى تغيير عهدة العنصر المعني، كما أنها لا تدمر القيمة الاستدلالية. يضمن تسجيل النشاط تحقيق كلا الهدفين، ويضمن تحقيق الامتثال ليس فقط في المراجعة، ولكن في التوثيق الفعلي للمراجعة.

متى تتقاطع سلسلة العهدة مع سجل التدقيق؟

إن التقاطع بين هذين التقريرين الإلزاميين، هو عندما يتم وضع بيانات سلسلة العهدة ضمن مسار التدقيق. في حين أن سلسلة العهدة ستسجل العديد من التفاصيل المحددة حول عملية نقل بين ضابطين، في سجل التدقيق، سيتم تسجيل التاريخ/الوقت، وأسماء الضباط، ونوع النشاط، والموقع. ولكنها كلها بيانات بسيطة للغاية يتم إرفاقها بسجل التدقيق. وهذا هو التقاطع الوحيد الذي يمكنك توقعه بين الاثنين. فهما حقًا عنصران مختلفان تمامًا، ولهما بعض الصفات التكميلية، لكنهما أساسيان حقًا.

إذا كنت تتعامل مع شركة تحاول دمج الاثنين معًا في محادثتهم، فقد لا يكونون تحت الاختلافات، وهذا دليل كبير على أنك تتحدث مع الشخص الخطأ بشأن الحل الذي تحتاجه.

الاستنتاجات

سلسلة الحيازة، سجل التدقيق. إنها وثائق بسيطة، تعني كل شيء بالنسبة لأدلتك، وقبول تلك الأدلة في المحكمة. تحتاج إلى معرفة الفروقات، وأين تأتي المعلومات معًا. والأهم من ذلك، يحتاج الأشخاص الذين يقومون ببناء برنامجك إلى معرفة هذه الأشياء. إذا كانوا يجمعون بين الأمرين، فهم لا يخدمون احتياجاتك، وسيوقعونك في المشاكل. لا تدع الآخرين يخلقون لك المشاكل.

كن آمناً هناك!