يُطرح على مديري الأصول الكثير من الأسئلة حول المشتريات. فهم يتلقون المعدات التي تم شراؤها، والتي تأتي مع فواتير وقسائم التعبئة. تحتوي تلك المستندات على معلومات تصبح سجلاً رسمياً لتلك المشتريات، ويمكنها تأكيد أو نفي عدد من الجوانب المتعلقة بالطلبية، حتى قبل نشر المعدات. ومع ذلك، لا يكون مديرو الأصول عادةً من الأشخاص المشاركين في عملية الشراء. وهذا يعني أن الكثير من الأسئلة التي تُطرح عليهم هي أسئلة كثيرة تتعلق بمعلومات لا يستطيعون الإجابة عنها، مثل ما إذا كان رقم أمر شراء معين قد تم تنفيذه، أو تاريخ وصول أمر الشراء، أو ما الذي يتضمنه أمر الشراء، وقائمة هذه الأسئلة المتعلقة بالشراء تطول. وقد اعتمدت معظم الحكومات رسمياً ممارسات المستندات الإلكترونية، وهذا يعني أن أوامر الشراء تصدر على مستندات لا تُطبع إلا في حالات نادرة، ويتم نشرها على نطاق واسع لجميع الأطراف المعنية إلكترونياً. وفي حين يتم إنشاء هذه المستندات في أقسام المشتريات، إلا أنه نادراً ما يتم استخدامها من قبل الأعضاء المشتركين بين الإدارات (مثل مكاتب الشرطة ومكاتب العمدة!) بنفس الطريقة، باعتبارها سجلاً مهماً يجب أن يحتفظوا به.

ماذا لو كانت هناك طريقة خالية من المتاعب للقيام بذلك، تمكّن مدير الأصول من القيام بذلك أيضاً؟ هناك طريقة، دعنا نتعرف عليها!

يلعب برنامجك دورًا

لقد سبق أن ناقشنا باستفاضة كيف يجب أن تتعامل برمجيات إدارة الأصول مع كل جانب من جوانب بيانات المعدات، لذا لا ينبغي أن يكون مفاجئاً أن نواصل هذه النقطة بمناقشة ربط أوامر الشراء (وفي الحقيقة جميع المستندات ذات الصلة) بالمعدات الواردة. ومع ذلك، فإن معظم الوكالات لا تدرك أن هذا النوع من التفاصيل مفقود من برامجها الحالية، وأنها بحاجة إلى ترقية! أو أن هذا النوع من الوظائف متاح لهم أصلاً.

وهناك فرضية أخرى هي أن دورة حياة المعدات تبدأ عند وصول المعدات المذكورة إلى الوكالة. وهذا أبعد ما يكون عن الحقيقة. فالأمر يبدأ في اليوم الذي يتم فيه إصدار أمر الشراء. فأولاً، تصبح هيئتك الحكومية المعنية مسؤولة عن ذلك الشراء في اللحظة التي يتم فيها تحرير أمر الشراء. ثانيًا، إذا كانت المعدات متوقعة في تاريخ معين، ثم وصلت متأخرة، ألم تواجه بالفعل مشكلة تتعلق بتلك المعدات؟ إن وجود أوامر الشراء الخاصة بك مفهرسة مع المعدات المقابلة، قبل وصولها، يساعد في حل هذه المشاكل اللوجستية على الفور تقريبًا. على سبيل المثال، إذا اتصل أحد البائعين للتحقق من أن الطلب يحتوي على 80 مصباحًا كهربائيًا، في حين أن طلب الشراء الخاص بك هو 60 مصباحًا، فإن وجود هذا المستند الذي يمكن استعادته على الفور في موقع مركزي أمر مهم، خاصة إذا لم يتم إعلام نقطة الاتصال الخاصة بالطلب بالكمية المعدلة. قد يأمل المرء أن تكون نقطة الاتصال الخاصة بالطلب ذكية بما يكفي لعدم تأكيد أي شيء، ولكن حدثت أشياء أغرب من ذلك، وجميعنا يعلم أن هناك الكثير من أجزاء العمل في اليوم الواحد لا يمكن أن تبقى جميعها في مكانها الصحيح. خلاصة القول هي أن برنامجك يحتاج إلى القيام ببعض المهام نيابةً عنك، ومن خلال مركزية المكان الذي تذهب إليه أوامر الشراء بمجرد تأليفها، يجعل مدير الأصول لديك قادرًا على تولي المحادثة، ويمكنه أن يؤكد بثقة تفاصيل المشتريات الضرورية لإتمام الطلبات.

ولكن كيف يمكن لربط أوامر الشراء في برنامج إدارة الأصول الخاص بك أن يفيد وكالتك؟

تسجيل دورة حياة المعدات بدقة

من خلال وضع طلب الشراء في نظامك، وجعل بيانات المعدات قابلة للبحث، يمكن لمديري الأصول وموظفيهم متابعة ما هو قادم. يمكنهم أيضًا الحصول على فهم أفضل لاستخدام المعدات، ومتوسطات مدة الخدمة، والوقت المتوقع للاعتماد على قطعة من المعدات قبل الحاجة إلى استبدالها. هذا النوع من البيانات مهم جدًا لتخطيط الميزانية، ولكنه مهم أيضًا عندما يتعلق الأمر بإثبات أن طلبًا معينًا قد تم ملؤه بمعدات دون المستوى المطلوب. على سبيل المثال، لنفترض أنك كنت تشتري سراويل الزي الرسمي من نفس البائع على مدى السنوات العشرين الماضية، وقد سجل برنامج إدارة الأصول لديك أن متوسط مدة خدمة تلك السراويل هو أربع سنوات، قبل أن يتم إحضار نصفها أو أكثر لاستبدالها. ولكن من حيث لا تدري، فإن 75% من أحدث طلبية لديك تتلف وتحتاج إلى الاستبدال، بعد 19 شهراً فقط من الخدمة. سيحتج البائع على الأرجح بأن الضمان قد انقضى، لكن الحقائق لا تكذب، ولديك الآن دليل موثق تقول بثقة أن هناك اختلافًا في الجودة قد حدث، مما يجب أن يدفع إدارتك إلى التفكير في بائع زي موحد مختلف من الآن فصاعدًا.

يمكنك تطبيق هذا السيناريو على أنواع لا حصر لها من المعدات. من خلال استخدام برنامج إدارة الأصول الذي يسمح لك بإدخال أوامر الشراء، ستحصل في المقابل على صورة كاملة لدورة حياة معداتك، مما يؤدي إلى الحصول على بيانات أفضل، ويمنحك المعرفة اللازمة لطرح أسئلة أفضل على من تعتمد عليهم للحفاظ على عمل وكالتك في أفضل حالاتها.

الاستنتاجات

يجب أن تهتم برمجيات إدارة الأصول بعملياتك كما تفعل أنت. عندما تقصر البرمجيات عن تحقيق هذا الهدف، فإنها تصبح مضيعة للوقت أو المال أو المعدات، وهذه ثلاثة أشياء لا تملك ما يكفي منها، أو القدرة على إنتاجها في أي لحظة. احرص على أن يكون لديك برنامج لإدارة الأصول يحل مشكلة تتبع أوامر الشراء، بدءًا من إنشائها ومرورًا بتحقيقها وما بعدها.

كن آمناً هناك!

توجد علاقة تكافلية بين مديري أسطول المركبات ومدير الأسطول. فمدير الأسطول مسؤول عن المركبات وصيانتها ودعمها وبالطبع ضمان إجراء عمليات التفتيش. مدير أسطول المركبات مسؤول عن المعدات، وعن جميع المهام نفسها فيما يتعلق بالمعدات. ومع ذلك، ومع تطور مهمة إنفاذ القانون، تجد الوكالات قيمة في تخصيص بعض المعدات للمركبات بشكل دائم، بدلاً من توزيعها بين الضباط. ومن خلال القيام بذلك، هناك تحول في الأدوار بين مديري الإمداد ومديري الأساطيل، ومع ذلك، لا يزال كلاهما يعتمد على الآخر لإنجاز مهمة تجهيز أفراد الوكالة، وضمان أن تكون المعدات في حالة صالحة للعمل. إن دعم هذه العلاقة التكافلية أمر بالغ الأهمية لعمليات الوكالة، وتوفير الأدوات التي تسهل العمل لكلا الشخصين هو أفضل ممارسة يمكن لأي وكالة تنفيذها.

إعادة النظر في دور مجموعات الأدوات

لقد أوضحنا كيف أن استخدام بناء العُدد بالنسبة لأمين مخازن التموين هو وظيفة حيوية لتوفير العمالة والوقت وبناء عملية فعالة لمعدات الوكالة والقضايا ذات الصلة. دعونا الآن نتوقف لحظة لإعادة النظر في بناء العدة وكيف يمكن تعزيز هذا المبدأ في جوانب أخرى من عمليات الوكالة.

مركبة الدورية لديها معدات قياسية مخصصة لها طوال دورة حياتها في الوكالة. يتم تركيب بعض هذه المعدات في المركبة قبل وصولها إلى وكالتك. وبعضها يتم تركيبه من قبل موظفي الوكالة قبل تخصيصها للعمليات. وبعضها الآخر يتم وضعه أو تركيبه بمجرد تعيين شخص ما، لا سيما إذا كانت لديه مهمة متخصصة، أو إذا أعيد تخصيص المركبة لنوع آخر من المهام التشغيلية. والمقصود هو أن بعض هذه المعدات لا يغادر المركبة أبدًا حتى يتم إعادة تخصيص المركبة لجزء آخر من وكالتك، ومعظم المعدات لا تغادر المركبة أبدًا حتى تنتهي فترة خدمة المركبة لدى وكالتك. لذا، ومن أجل تحقيق الكفاءة، وتخفيف بعض أعباء العمل اليومي عن مسؤول تموينك وضمان أن يكون الشخص الذي لديه أفضل المعرفة، وهو مدير أسطولك، لماذا لا يتم تخصيص جميع المعدات الموجودة داخل المركبة كمجموعة أدوات للمركبة؟ لمَ لا تجعل المعدات المذكورة من اختصاص مدير أسطولك، على أن يكون لأمين المخازن السيطرة الإدارية على المشتريات والتحقق من الشحنات، ولكن مع القدرة على إسناد المسؤولية الشاملة لمدير الأسطول، بحيث يكون لديه السيطرة الكاملة على المركبات وجميع المعدات المخصصة؟

يساعد ذلك في عملية الميزانية من عدة جوانب، أهمها. أولاً، من خلال وضع المركبات والمعدات الموجهة للمركبات في نطاق الاختصاص الكلي لمدير أسطولك، فإنك تقسم تلك الأشياء التي يتعين على أمين المخازن ممارسة السيطرة اليومية عليها. ومع هذا التحكم تأتي عمليات التفتيش، وتلبية طلبات الصيانة، وحل المشكلات مع البائعين، وما إلى ذلك. إذا كان أمين مخازنك يقوم بذلك مع جميع قطع المعدات التي تمتلكها وكالتك، فإن ذلك يمثل الكثير من المهام التي يجب إدارتها. إن إزالة هذه المسؤوليات، ونقل المسؤوليات اليومية إلى مدير الأسطول يعني إزالة بعض الضغط عن أمين مخازنك، ولكنه يضمن أيضًا أن مدير الأسطول لديه السيطرة الكاملة على المركبة. هذه هي مجموعة المهام الأكثر ملاءمة لكل دور، وتمكين مدير الأسطول من تطبيق السياسة المتعلقة بالمركبات، ولكن أيضًا إكمال عمليات الفحص الكامل لجميع المركبات قبل وأثناء وبعد دورة حياتها في وكالتك.

عندما تم تصميم أطقم المعدات، لم يكن استخدامها بهذه الصفة في الأصل، ولكن المفهوم يفسح المجال بشكل جيد لسيناريو المركبات. من حواجز السجناء، إلى حوامل الحواسيب المحمولة، إلى عصي الإيقاف، عندما يتم تخصيص العناصر للمركبة مباشرة، ووضعها في مجموعة أدوات، فإن ذلك يجعل من الأسهل بكثير حساب المعدات داخل المركبة، وأن يحدد مدير الأسطول ما يجب أن يتحكم فيه بالضبط.

هذا يعني أيضًا أن موظفي الوكالة سيكون لديهم صورة واضحة عن الجهة التي يجب أن يتوجهوا إليها مهما كانت احتياجاتهم من المعدات، وسيعرف البائعون مع من يجب التحدث، وهكذا دواليك.

سجلات دقيقة للمركبات

لقد تحدثنا عن تحديد الأدوار، ولكن ماذا عن القصد من جعل المركبة مجموعة أدوات؟ بالتأكيد، يساعد تجميع العناصر في شكلها الأرجح في تعيينها بسرعة. لكنه يساعد أيضًا في الاحتفاظ بسجل دقيق للمركبة ومكوناتها، بالإضافة إلى جدولها الزمني. من الأمثلة التي تحدث في كثير من الأحيان عندما يقوم مجرم بإتلاف أو كسر أحد أقسام السجين. في بعض الأحيان، يمكن استبدال التلف بجزء واحد بدلًا من الجزء التالف. ولكن في بعض الأحيان يكون الضرر في جزء أو منطقة معينة تجعل القسم بأكمله عديم الفائدة. وبينما قد يكون عمر السيارة أربع سنوات في ذلك الوقت، يكون القسم البديل الذي تم إدخاله في السيارة جديداً تماماً. عندما يأتي هذا الأمر عندما يحين وقت إخراج السيارة من الخدمة. سيُظهر هيكل المجموعة لجميع مكونات المركبة أن القسم لا يزال لديه الكثير من العمر الافتراضي للعطاء، ويمكن وضعه في مركبة جديدة، أو يمكن وضعه جانباً كبديل في وقت لاحق على الطريق. والأكثر من ذلك، إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك لديه القدرة على الحفاظ على جداول زمنية متعددة للعناصر الفردية، هو أنه في الوقت الذي تبقى فيه أجزاء من مجموعة المركبات خارج الاستخدام، طالما أن عمليات الفحص المنتظمة تحدث، يمكن دمج تلك العناصر في الاستخدام التشغيلي المنتظم في وقت لاحق، مما يوفر على وكالتك إهدار المال على معدات لم يتم تحقيقها بالكامل من خلال تعريف السياسة، ويطيل دورة حياة بعض المعدات. يمكن أن تكون هذه الوظيفة أداة أخرى لتوفير التكاليف تعادل عشرات الآلاف من الدولارات لكل دورة ميزانية، وهذا رقم كبير في نهاية المطاف.

الاستنتاجات

يجب أن توفر لك برامج إدارة الأصول القدرة على توزيع المسؤوليات، مع ضمان حصولك على أقصى استفادة ممكنة مقابل دولارات وكالتك. إن استخدام المجموعات كلما كان ذلك ممكنًا يوفر الوقت والمال على وكالتك، مع توثيق الحالة الحقيقية لجميع الأجزاء العاملة في عمليتك.

كن آمنًا هناك!

من الأمور التي تواجهها الوكالات بشكل روتيني مشاكل في تتبع التكاليف الحقيقية المرتبطة بوكالتها. وعادةً ما تظهر هذه المشكلة عندما يتم رفض مقترحات الميزانية للدورة القادمة قبل جلسات الاستماع النهائية للميزانية لأن هناك نفقات تظهر لم يتم حسابها من جانب الوكالة. يمكن أن تتسبب العمالة في هذه المشكلة، ولكن عادةً ما تكون المعدات والمنتجات هي التي تسبب أكبر التشوهات. وعندما يتعلق الأمر بإعداد طلبات الميزانية، فلا شيء أفضل من وجود تقرير مالي مخصص بالكامل، يوثق التاريخ الحقيقي للإنفاق مقترنًا بمصادر التمويل السابقة، بحيث يمكن وصف المساءلة الحقيقية ونسبها بشكل صحيح. وتزداد قيمة هذا الأمر عندما يجادل المجلس البلدي والمجالس البلدية بشكل خاطئ بأن الميزانية قد تم إنفاقها بشكل زائد، دون النظر في مصادر التمويل البديلة التي تغذي نفقات الصندوق العام.

وظائف إدارة الأصول

لدى مديري الأصول مجموعة واسعة من المنتجات والمعدات لإدارتها. ولكن، يجب عليهم أيضًا حساب الكثير من المكونات التي تدخل في التقارير النهائية. ومع ذلك، لم يتم تطوير هذا الدور إلى ما ينبغي أن يكون عليه بالفعل، على الرغم من وجود توقعات واضحة بالمسؤولية. ينتهي الأمر بمديري الأصول إلى أن يكونوا أفضل محاسبين للتكاليف على مستوى الوكالة. والسبب في ذلك هو أن منصبهم يضع أيديهم على كل بند من بنود التوريد التي تشتريها. وإذا كانت لديهم القدرة على تتبع النفقات وربطها ببعضها البعض، فستجد عادةً أنهم ينتجون تقارير لديها قدرة أفضل على معرفة تاريخ مشتريات وكالتك واستخدام ميزانيتها من الأشخاص المكلفين بهذه المهمة: قسم الشؤون المالية. من أجل القيام بذلك، يحتاج مدير الأصول لديك إلى نظام يسمح لهم بتتبع العناصر من حيث صلتها بأوامر الشراء الصادرة عن قسم الشؤون المالية. فمجرد كتابة الرقم لا يكفي. يجب أن يسمح أي نظام بإدخال أمر الشراء بالكامل. يعد مسح المستند ضوئيًا في سير عمل النظام أحد المكونات، ولكن أيضًا إدخال البيانات في نموذج النظام الذي يسمح باستدعاء البيانات من تلك النقطة الأصلية في العديد من السيناريوهات، مثل وقت وصول العناصر المرتبطة بأمر الشراء، ومتى يحين موعد استبدال تلك العناصر.

من هذا النموذج الأولي، يمكن أن تكون إضافة فئات التمويل مهمة لعدة أسباب. على سبيل المثال، لنفترض أن وزارة النقل بالولاية قدمت لنا مبلغ 3500.00 دولار أمريكي للمعدات والخدمات المتعلقة بأجهزة اختبار التنفس المحمولة ووحدات تركيز الكحول في الدم. من هذا التمويل، يتم استخدام 300.00 دولار أمريكي من هذا التمويل لشراء أبواق لكل من أجهزة اختبار التنفس المحمولة ووحدات تركيز الكحول في الدم. وبما أنه من المحتمل أن يكون هذا التمويل من المنح، فيجب إضافة هذه التفاصيل إلى طلب الشراء لتتبع التكاليف ومصادر التمويل. يساعد ذلك في تنظيم وتخطيط الميزانيات المستقبلية، وإنشاء بيانات تاريخية تُعلم القراء بأن تمويل المنحة قد تم تطبيقه بنجاح على عملية الشراء هذه، مما يعني إمكانية تطبيقه مرة أخرى. ومع إرفاق اسم المنحة بأمر الشراء، يسهّل ذلك تتبع تلك المنحة، من أجل إعداد تقارير المنح، وهو ما يُطلب من شخص ما في وكالتك على الأرجح من أجل الامتثال.

في بعض الأحيان تظهر أموال خاصة؛ سواء كان ذلك تبرعًا من شركة كبيرة في المنطقة المحلية، أو أموالاً تم الحصول عليها من خلال مصادرة الأصول، يجب تتبع تلك الظروف الخاصة لمشترياتك ومعداتك أيضًا. لماذا هذا مهم؟ لأنه لا يمكن الاعتماد على هذا التمويل بشكل منتظم، لذلك إذا تم استخدام التمويل لشراء المعدات بشكل منتظم، فمن المهم معرفة هذه التفاصيل والقدرة على شرح السبب. هل كان هناك نقص في الميزانية؟ هل كانت هناك حاجة ملحة بشكل غير عادي؟ إذا تم استخدام التمويل الخاص لشيء نادر، فسيكون من المهم الحصول على هذا التفصيل أيضًا، لأنه يمكن عندئذ تفسير سبب الحصول على شيء لا يتم توفيره عادةً في الميزانية. في حين أن أمثلة البيانات هذه قد لا تشرح السبب وراء بعض البنود، إلا أنها تشرح الكيفية، وهو أمر مهم للغاية عند تبرير الميزانية، ومن ثم الاضطرار إلى الإقناع بقبولها.

عندما يتعلق الأمر بالتقارير، يجب أن يكون هذا البرنامج نفسه قادرًا على إنشاء نماذج تُظهر معلومات التمويل ذات الصلة، ولكن ليس فقط في إعادة سرد بسيط للأرقام. يجب أن يوفر صفحات ملخصات تُظهر النسبة المئوية للتمويل المستخدم، ومن يتحكم في الحصول على التمويل، مع تضمين معلومات الاتصال. في الميزانيات، التفاصيل مهمة، ووجود ملخص تنفيذي مبني من برنامج إدارة الأصول الخاص بك هو المفتاح لبناء نظام جدير بالثقة فيما يتعلق بالمشتريات.

الاستنتاجات

إن وجود برنامج لإدارة الأصول يتتبع التفاصيل المتعلقة بمشترياتك ومصادر التمويل ويوضح مسارات واضحة لكيفية إنفاق الأموال يساعد إدارة وكالتك في أداء أدوارها كمديرين تنفيذيين، ويساعد مدير الأصول على أداء دور محاسبة التكاليف المهم دائمًا الذي تحتاجه وكالتك. في حين أن التفاعلات الحكومية الدولية يجب ألا تتحول أبدًا إلى موقف “نحن ضدهم”، إلا أن الميزانيات يمكن أن تسبب العداوة، ووجود برنامج يساعد في شرح تاريخ الشراء والتمويل، والذي يؤدي في النهاية إلى تتبع النفقات الحقيقية، هو نوع من المساعدة التي تحتاجها وكالتك في وضع ممارسات مسؤولة للميزانية.

كن آمنًا هناك!

توفر العديد من أنظمة البرمجيات المصممة لإدارة الأصول آليات العد، وأرضيات عتبة المنتج، وأوصاف الأصناف، وحالات الأصناف، والمواقع. لكن هذه الأنظمة البرمجية نفسها لا توفر الكثير من الأشياء الأخرى. فالبيانات موجودة هناك، ولا يتم استخدامها بأي طريقة مفيدة. عندما يتعلق الأمر بمشتريات الوكالة، لا مفر من التقارير. فهي مطلوبة لأغراض عديدة، وعلى رأسها الاجتماعات بين الإدارة، ومع المجلس، وحتى في الجلسات العامة. ومن وجهة النظر هذه، إذا كان بإمكانك الاحتفاظ بتقارير دقيقة عن الأشياء التي تشتريها وكالتك، فإن ذلك يؤدي إلى اقتراح عدم الاحتفاظ بتقارير دقيقة عن أي شيء خارج إدارتك. يمكن أن يكون عدم تفسير البيانات مشكلة حقيقية لأي وكالة.

أنواع التقارير

يجب أن توفر برمجيات إدارة الأصول، كحد أدنى، الأنواع التالية من التقارير:

1. قائمة جرد المخزون – تقرير موحد يسرد كل نوع من المنتجات التي تحتفظ بها الوكالة، مع الكمية والكمية المخزنة والكمية المخصصة والكمية التالفة/التالفة/التصليح.
2. تقرير جرد الموظفين – تقرير يسرد الموظفين مع جميع الأصناف المخصصة لهم، مع تكلفة الصنف، والوقت المخصص، وتواريخ الاستبدال، والتكاليف الإضافية لكل صنف (الإصلاحات، والخدمة، وما إلى ذلك).
3. تقرير المالية العامة – تقرير يُظهر تكاليف السنة المالية، يعود تاريخه إلى خمس سنوات، مع إمكانية أرشفة التقارير القديمة. يجب أن تحتوي هذه التقارير على تقسيمات حسب الصنف، والخدمة، وقطع الغيار، ومطالبات الضمان، والخصومات، وفئات إضافية متعلقة بالتكاليف يمكن تنفيذها عند الطلب.
4. تاريخ المعاملات – تقرير يوضح حركة الأصناف. هذا تقرير لا ينبغي طباعته، ولكن يحتوي على اختيارات التصفية، بحيث يمكن التركيز على العناصر التي لديها الكثير من المعاملات، بحيث يمكن تفعيل معايير فحص إضافية واستهدافها.
5. تكاليف الصيانة – تقرير يلخّص التكلفة الإجمالية للصيانة (ليشمل عمالة وكالتك)، ويوضح قطع الغيار والرسوم وتكاليف الشحن وأي تكاليف أخرى ناتجة عن تعطل المعدات.
6. الأصناف الفائضة – تقرير يُظهر الأصناف التي تم التخلص منها كفائض للسنة، إلى جانب الأصناف التي ستصبح مؤهلة لذلك خلال الاثني عشر شهراً القادمة، مع تكاليفها الأصلية، والتكاليف الإضافية على مدى عمرها، والقيمة المتوقعة في مبيعات الفائض/المزاد.
7. محاسبة التكاليف – تقرير يوضح التكاليف الإجمالية في كل فئة من فئات المنتجات، مع رسم بياني للزيادة أو النقصان (مهلاً، قد يحدث ذلك!) في الأسعار، بالإضافة إلى فهرسة تكاليف الصيانة المتزايدة لكل فئة من فئات المنتجات.
8. تقرير الصيانة/الإصلاح/الضمان – تقرير يوضح الصورة الإجمالية للصيانة اللازمة لإبقاء العناصر في الخدمة، بما في ذلك تكاليف الإصلاح، مقسمة إلى تكاليف العمالة وقطع الغيار والتكاليف الأخرى، ومعلومات الضمان للعناصر المدرجة، بما في ذلك أي بيانات استدعاء.
9. سجل النشاط – تقرير يُظهر جميع الأنشطة التي قام بها كل شخص لديه حق الوصول إلى نظام إدارة الأصول، سواء كان مستخدمًا أو مسؤولاً أو في أي مكان بينهما

كل تقرير من هذه التقارير يحل المشاكل التي تواجهها وكالتك بشكل يومي. المساءلة هي التوقع الأسمى عندما يتعلق الأمر باستخدام وكالتك للموارد الممولة من الضرائب. إذا كان برنامج إدارة الأصول الخاص بك لا يتعامل مع مهمتك على أنها تركز على المساءلة، فإنه لا يضع مصلحتك في الاعتبار. وما هي إلا مسألة وقت قبل أن يحدث شيء سيء يتسبب في انعدام الثقة في الصفوف أو في مكاتب المجلس أو في الأماكن العامة.

الاستنتاجات

يجب أن تتعامل برمجيات إدارة الأصول مع معداتك بنفس الطريقة التي تتعامل بها برمجيات إدارة الأدلة الخاصة بك، وأن يتم حسابها في كل خطوة من خطواتها، وأن تدعم الوثائق القصة.

كن آمناً هناك!

أي برنامج تستخدمه يجب أن يجعل الحياة أسهل. إذا لم يفعل ذلك، فإن شرائك للبرمجيات سيخلق عملاً بدلاً من أن يقلل منه. وإحدى الطرق التي تجعل البرمجيات الحياة أسهل هي أخذ المهام الأكثر شيوعًا التي يقوم بها الشخص، وجعلها سريعة وفعالة بحيث يمكن للشخص التركيز على المشاكل الأكبر في عمله اليومي. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون البرنامج قادرًا على إنشاء تقارير تلقائيًا، يمكن عرضها ونشرها عند الطلب، دون الحاجة إلى المراجعة والتحرير. كما يجب أن تجعل البرمجيات أيضاً المدخلات والمخرجات والوظائف الأخرى المتعلقة بالاقتناء بنفس سهولة تعيين ونقل المعدات. إن البرمجيات التي تحد من هذه الوظائف، أو تجعل بعض الوظائف صعبة دون بذل جهد إضافي، أو حتى عمليات شراء إضافية، تجعل البرمجيات عتيقة وفخاً للمال. وكلا الأمرين لا يمكن لأي وكالة عامة أن تتحمّل التقيّد بهما.

المهام الشائعة في إدارة الأصول

سيخبرك أي مدير للأصول أن المهام الشائعة هي تعيين المعدات للموظفين، ونقل المعدات المتخصصة بين طرفين، واستلام المعدات من الموظفين. هذه هي المهام التي تحدث بشكل متكرر في دور مدير الأصول، وهي أيضًا المهام التي يمكن أن تستغرق معظم الوقت. يجب على البرمجيات التي توفر نظام إدارة في هذه الحالة أن تأخذ ذلك في الاعتبار وتجعل هذه المهام أقل ما يمكن أن تؤثر على سير العمل. لأنه إذا كانت الوكالة ستعتمد على برمجيات لإدارة المعدات، فإن القيمة الرئيسية لتلك البرمجيات هي أنها تقلل من الوقت والعمل. إذا لم توفر تلك البرمجيات وفورات في التكلفة في ساعات العمل، فهي ليست سهلة الاستخدام، وهي لا تؤدي المهمة التي من المفترض أن تؤديها. وإذا لم يكن بإمكانه تقليل الجهد المبذول في هذه المعاملات، فمن المحتمل ألا يساعد في أي طرق أخرى ينبغي أن تساعد بها برمجيات إدارة الأصول.

توليد التقارير

لأنظمة إدارة البرمجيات بجميع أنواعها وظيفة أساسية تتمثل في توليد التقارير، لتحليل الجوانب المختلفة لأي شيء يفترض أن تديره تلك البرمجيات. العديد من أنظمة البرمجيات الموجودة في السوق تغفل حقيقة أن كل إدخال وكل إجراء وكل جزء من البيانات له قيمة جوهرية في النهاية الخلفية، لأغراض التحليل. وبدلاً من إزالة تلك البيانات من وظائف إعداد التقارير، يجب أن تجد تلك البرمجيات طريقة لدمج البيانات بطريقة مفيدة. وعلاوة على ذلك، يجب أن تكون التقارير التي يتم تجميعها مفيدة ويتم إنشاؤها تلقائيًا. فبدلاً من أن يضطر مدير الأصول إلى تحديد ما يدخل في التقرير، يجب أن يكون الكثير من التقارير التي يحتاجها عادةً جزءًا من البرنامج، ويجب أن يتم ملء تلك البيانات في تلك التقارير، دون الحاجة إلى أن “يولد” مدير الأصول، أو بشكل أكثر ملاءمة، القيام بالعمل الشاق، لاختيار البيانات التي تدخل في التقارير.

بالتأكيد، التقارير المخصصة التي قد تكون خاصة بالوكالة، وهو أمر لا يمكن للبرامج التنبؤ به. لكن التقارير النموذجية، مثل ما هو موجود في المخزون، وما الذي يحتاج إلى إعادة طلبه، وما الذي يحتاج إلى صيانة، وما الذي يحتاج إلى التحقق من توافقه مع الضمان في الثلاثين يومًا القادمة، (والقائمة تطول)، هي تقارير يجب أن تكون البرامج التي تتعامل مع إدارة الأصول مبرمجة بالفعل، ويجب أن تقوم تلك البرامج بتجميع تلك المعلومات لمدير الأصول دون الحاجة إلى تحديد المواد. هذا جزء رئيسي آخر من دور مدير الأصول الذي يمكن تبسيطه، ويمكن تقليل عبء العمل بشكل كبير من خلال ميزات البرامج الآلية.

آليات التنبيه

هناك جانب آخر من جوانب إدارة الأصول التي تكسب الكثير من ساعات العمل، وهو الحفاظ على اليقظة بشأن العناصر التي تحتاج إلى إعادة طلبها، وما الذي تنتهي صلاحيته، وما الذي يحتاج إلى إصلاح، وغيرها من الاهتمامات المعتادة لإدارة الأصول. الكثير من عروض البرامج المتوفرة لا توفر هذه الإمكانية. والعديد من تلك التي توفرها، لا تتعمق في أنواع التنبيهات التي يجب أن توفرها برامج إدارة الأصول. بالتركيز على الأمثلة الأساسية المذكورة سابقًا، قد يكون لدى وكالتك ما بين ثمانية إلى اثني عشر مقاسًا مختلفًا من الملابس الموحدة التي يجب أن تكون متوفرة لموظفيك في أي وقت. الكثير من برامج إدارة الأصول المتوفرة ستراقب الزي الرسمي الخاص بك، لكنها لن تقوم بتقسيمها حسب المقاسات، ولن تأخذ في الحسبان عمر قطعة زي معينة، ولن توفر القدرة على التنبيهات المتخصصة التي تحث مدير الأصول لديك على الفحص البصري للتأكد من أن عناصر الزي الرسمي القديمة لا تزال ضمن نطاق اللون المقبول، وهو ما يتحول إلى مشكلة كثيراً ما يتم تجاهلها فيما يتعلق بالزي الرسمي. يمكن أن يكون هذا موقفًا نضع فيه أنفسنا وضباطنا في موقف الفشل. فبمجرد ورود الشكاوى الطويلة حول مظهر زيهم الرسمي الباهت و”المبيض”، تقترن بملاحظات المواطنين الذين يقولون إن الضباط المعنيين كانوا وقحين وغير مهنيين، وهو أمر مقلق، لأن الضباط المعنيين كانوا قد تلقوا الثناء قبل شهر من ذلك على مهنيتهم. وغني عن القول أن مظهر ضباطنا يترك أثرًا دائمًا على كل ما يقولونه أو يفعلونه، سواء كان إيجابيًا أو سلبيًا. عندما يتعلق الأمر بإدارة الأصول، علينا أن نحسن التعامل معهم، وهذا يعني أن البرنامج الذي تستخدمه يجب أن يحسن التعامل معهم.

هناك نوع آخر من التنبيهات التي لا تأخذها الكثير من البرامج الموجودة في الاعتبار، وهو عندما يكون لعنصر معين تاريخ مشكوك فيه من الخدمة المقبولة. لنفترض أن أحد الموزعين يقدم عرضًا رائعًا حول قاطع أحزمة الأمان، وتقرر وكالتك أن السعر معقول، ويبدو أن هناك تاريخًا محترمًا للمنتج مرتبطًا بالقاطع مع وكالات أخرى، ولذلك يشترونه. يقول الموزع أن المنتج له عمر افتراضي فعال مدعوم من الشركة المصنعة مدته خمس سنوات، أو خمسة استخدامات، قبل أن يكون الاستبدال ضرورياً أو موصى به. ومع ذلك، بعد مرور عام على وجود المنتج في متناول اليد، ينبهك برنامجك أنه بمعدل الاستبدال الذي يحدث بين الموظفين، فإنه يدرك أن عملية الشراء ستستمر لمدة عام آخر فقط قبل الحاجة إلى طلب جديد بالكامل. تقريبًا كل نظام برمجيات إدارة الأصول في السوق لا يمكنه إجراء هذا النوع من الاتصال. ألن يكون من المفيد لمدير أصولك ولك كمسؤول أن يكون هذا النوع من المعلومات في متناول يدك عندما يحدث هذا الأمر مع الموزع؟ إن المساءلة مهمة، ولا ينبغي أن يكون وجهك هو الوجه الذي يحدق فيه الجميع عندما يتم ذكر “تجاوز التكاليف” بقدر ما يتم ذكره كمزحة عابرة. إذا كان المنتج لا يقوم بما يفترض أن يقوم به، فيجب أن تكون هذه المعلومات متاحة لك بمجرد ملاحظتها، كما أن مدير الأصول لديك لديه الكثير من المشاكل، فالمشاكل المكانية هي شيء يجب أن يعمل على حلها شيء مكاني مثل البرمجيات.

الاستنتاجات

الحقيقة البسيطة هي أن البرنامج يجب أن يعمل من أجلك، وليس العكس. بالتأكيد، فإن إعداد التهيئة لمستوى راحتك، وإدخال أبعاد المنتج التي تريد التقاطها خارج النموذجية هي أشياء تحتاج كمستخدم إلى وضعها في مكانها الصحيح. ومع ذلك، فإن هذا إجراء يتم القيام به في الواجهة الأمامية لنشر البرنامج. وبمجرد الانتهاء من ذلك، في اليوم الأول، وفي كل يوم من الآن فصاعدًا، يجب أن يتولى البرنامج العمل الشاق المتمثل في الفهرسة والمراجعة وإعداد التقارير والتنبيه وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة لمدير الأصول، حتى يتمكنوا من التركيز على الجوانب الأوسع من وظيفتهم، مثل جعل الإدارة تبدو ممتازة!

كن آمناً هناك!

يُعامل مستودع التموين معاملة سيئة في بعض الأحيان. فهم مجبرون على إدارة المعدات التي يتم شراؤها في بعض الأحيان في وقت متأخر جدًا، أو في وقت مبكر جدًا على أن يتم التصريح بإصدارها. فهم يتعاملون مع شحنات متأخرة، وموردين متأخرين، وإدارات شراء متطلبة، وباب دوار من المعدات التي تدخل وتخرج من مكاتبهم. بالتأكيد، يمكن التحكم في ذلك. ولكن ليس بأي درجة من الراحة. ثم تأتي الضربة القاضية لمدير الأصول: السلع القابلة للتلف. كما لو أن التلاعب بحس الجميع بالتوقيت والتنظيم لم يكن كافيًا، علينا أن نلقي بأصناف ذات تواريخ انتهاء الصلاحية على مديري الربع، ونتوقع منهم إدارة هذه الأصناف، مع كل شيء آخر، بكفاءة. بمعنى، دون إهدار أي أصناف. ما الذي يمكن القيام به لإدارة هذه التفاصيل الدقيقة، بحيث لا تفسد مراجعة أداء أمين الصندوق وميزانيتك؟

برنامجك يلعب دورًا

لقد كنا ثابتين على هذه النقطة، وما زلنا كذلك: إذا كان برنامجك غير قادر على تتبع تفاصيل عملياتك، الكبيرة منها والصغيرة، فهو لا يستحق العناء. قد يكون أرخص البرامج مغرياً، ولكن من المؤكد أنه لا يأخذ في الاعتبار جميع أنواع المعلومات التي ناقشناها سابقاً. وبالتأكيد لا يأخذ في الاعتبار تواريخ انتهاء الصلاحية. علاوةً على ذلك، حتى أغلى البرامج لا يضمن حتى أغلى البرامج تكلفةً أنه يوفر أكثر عرض متطور لأصول وكالتك. من المهم طرح أسئلة حول ما يمكن للبرنامج القيام به. عندما يتعلق الأمر بتواريخ انتهاء الصلاحية، لا يمكن أن يكون هناك شك في أنه عند اختيار برنامج إدارة الأصول، يجب أن يأخذ في الاعتبار تواريخ انتهاء الصلاحية. تسمح هذه الميزة بوظائف متنوعة داخل برنامج إدارة الأصول التي توفر إمكانات إدارة كاملة الطيف ليس فقط لأمين الصندوق وأقرانه، ولكن أيضًا للمسؤولين الذين يتطلعون إلى تحقيق أقصى استفادة ممكنة من القليل الذي يُعرض عليهم في كل دورة ميزانية.

بيانات تاريخ الصلاحية والاستخدامات المتعددة

الاستخدام الأول والأكثر وضوحًا والأساسي بالطبع لبيانات تاريخ انتهاء الصلاحية واضح. حتى يتمكن أمين المخازن من إصدار الأصناف القابلة للتلف في وقت معقول لضمان الاستفادة القصوى من المنتج. ونحن نتحدث هنا عن البطاريات ورذاذ الفلفل والدروع الواقية للبدن والذخائر بجميع أنواعها، بالإضافة إلى فئة أخرى من الأصناف التي تناسب هذه الحاجة إلى التسجيل وهي الأجهزة التي تحتاج إلى صيانة، مثل أجهزة الرادار/ليدار وأجهزة قياس الضغط والوزن والأسلحة النارية وأجهزة اللاسلكي وغيرها من المعدات التي تحتاج إلى صيانة و/أو معايرة روتينية.

ومع ذلك، في حين أن هذا يخدم المهمة الحالية، يجب أن نتذكر أن الشراء دوري بطبيعته، فهو ليس موحدًا. صحيح أن وكالتك قد تحتاج إلى تبديل المسدسات كل خمس سنوات، ولكن الاحتمال هو أن هناك مدًا وجزرًا في الاستخدام على مجموعة متنوعة من المنتجات الأخرى التي لها تواريخ انتهاء الصلاحية أو “نهاية المدة” المتعلقة بها. قد تستهلك 17,000 بطارية من نوع CR123 في إحدى السنوات، ولكن في العام التالي قد تستهلك 8,900 بطارية فقط، ولكن في العام الذي يليه ستستهلك 12,375 بطارية. النقطة المهمة هي أن برنامج إدارة الأصول الخاص بك يجب أن يتتبع استخدام العناصر مع تواريخ نهاية المدة، بغض النظر عن نوع التاريخ، وأن يقدم لك اقتراحات بشأن أفضل استراتيجية طلب لاحتياجات وكالتك.

يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا أيضًا على توفير تحليل مقارن لجميع السلع، وخاصة الأنواع القابلة للتلف. من خلال إدخال تواريخ انتهاء الصلاحية، وتحليل البرنامج لإصدار هذه الأصناف، يجب أن يكون برنامجك قادرًا على إعداد تقارير توفر معلومات عن أفضل الكميات التي يجب طلبها من السلع القابلة للتلف، لضمان عدم إهدار أي شيء على الرف. في حين أن وكالتك قد تضع ميزانية لـ 500 قنبلة يدوية يدوية فلاش بانج، قد يكون من المنطقي بعد تحليل سير العمل لديك، أن إصدار خمسة طلبات شراء لـ 100 قنبلة يدوية في كل مرة، موزعة على مدار ثلاث سنوات، أكثر منطقية من طلب 500 دفعة واحدة، لأن احتمال انتهاء صلاحية عشرة منها قبل طلبك التالي قد تم الكشف عنه من خلال التحليل. اسأل أي بائع، فإن طلب 500 بأي شكل من الأشكال لا يزال طلب 500، وعلى الرغم من أنه يبعدك عن الطلب “الكبير”، إلا أنه لا ينبغي أن يؤثر على كسر السعر الذي قد تحصل عليه. ولكن الأهم من ذلك أنه يضمن أنك لا تهدر أموالاً طائلة من أجل “الحصول على صفقة أفضل”، وأنك تحترم الالتزام بالمساءلة التامة التي يكلف بها قادة البلديات ويحبها المواطنون أكثر من الشحن المجاني.

مثال آخر لا يزال يتضمن “بيع” المنتج الذي وصلت “عتبة” انتهاء صلاحيته. لنفترض أن لديك منتجاً تنتهي صلاحيته في ديسمبر 2019، ومع حلول شهر أكتوبر 2017، فأنت تعلم أنه لن يتم استخدامه كله من قبل إدارتك في تلك الفترة الزمنية. إذا كان عنصرًا شائعًا، مثل البطاريات على سبيل المثال، فقد يكون له قيمة بالنسبة لدائرة بلدية أخرى في منطقتك، حتى لو كانت تخدم نفس الولاية القضائية التي تخدمها. لأغراضنا، لنفترض أن دائرة المياه تحتاج إلى بطاريات AA، مثلك تماماً. يمكنك أن تتخلى عن 500 بطارية في الوقت الحالي، لأن لديك مخزونًا لن يتم التعامل معه، وتريد بيع الفائض لديك عاجلاً وليس آجلاً. يمكنك بيعها لهذا القسم بسعر التكلفة، مع تحويل الفرق من دورة ميزانية العام المقبل. صحيح أنه في مثل هذا السيناريو داخل القسم، يبدو الأمر من الخارج وكأنه سرقة من أجل أن تدفع لبولس، لكن ما يحدث في الحقيقة هو أنك تحل مشكلة أصول لقسم واحد، وتدعم ميزانيتك للدورة التالية. في هذا المثال، نحن نتحدث عن أرقام صغيرة. ولكن، إذا كان لدى وكالتك مخزونات يجب إدارتها، تخيل تكرار هذا السيناريو عدة مرات حسب الضرورة لتصحيح مخزون أصولك؟ أن تكون قادرًا على تحسين توقعات ميزانيتك بعدة إلى عشرات الآلاف من الدولارات، من خلال اتباع نمط الكفاءة الذي يحدده برنامجك يجعلك تعرف أن ميزانيتك قادرة على تحمل مد وجزر القاعدة الضريبية، مع ضمان تجهيز موظفيك واستعدادهم لأي شيء يواجهونه.

الاستنتاجات

يجب أن تعمل البرامج من أجلك، طوال الوقت. إذا كانت لا تقوم بهذه الأشياء، وأكثر من ذلك، فهي ببساطة تعيقك. لم تعد ميزانيات البلديات قادرة على تحمّل العمل بشكل غير فعال، ولا أنت أيضًا. ولإنجاز المهمة الحالية، لا بد من تحقيق الكفاءة في جميع جوانب عملياتك الداخلية. وهذا يعني المغامرة في طرق جديدة للتفكير لم يتم النظر فيها في مجال السلامة العامة في السابق. وهذا يعني استخدام برمجيات تضع وكالتك في الصدارة بكثير، سواء من حيث الدولارات أو من حيث المنطق.

كن آمناً هناك!

تقع على عاتق مديري الأساطيل مهمة فريدة من نوعها تتمثل في التأكد من أن المركبات ومكوناتها في حالة صالحة للعمل، ومتوافقة مع الشركة المصنعة، وآمنة للأفراد. يمكن أن يحدث الكثير من الأخطاء في مركبات إنفاذ القانون، فالطلب عليها مرهق ولا يتناسب مع الظروف التي قد نود أن تمر بها مركباتنا الخاصة. يتم الاعتماد على مدير الأسطول بشكل كبير لضمان أداء هذه المركبات في أفضل حالاتها في أي لحظة، مع عدم معرفة متى ستكون تلك اللحظة.

دور مدير الأسطول

يتطور دور مدير الأسطول منذ بعض الوقت. وكما هو الحال في أي شيء في الحياة، اجتمعت التجربة والخطأ والخبرة والتكنولوجيا في نقاط متقاطعة وساعدت في تحديد الدور. فبعض الوكالات لم تعين بعض الوكالات ليس فقط المركبات، بل جميع المعدات داخل المركبة، مثل حواجز السجناء، وحوامل الحواسيب المحمولة، ومعدات الرادار/ليدار، والكاميرات المثبتة على لوحة القيادة (DMCs)، ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، والعديد من المعدات الإضافية كجزء من اختصاص مدير الأسطول.

يُطلب من مدير الأسطول تخطيط ميزانيات المركبات والمعدات ذات الصلة، مما يعني التواصل مع البائعين، وإجراء دراسات استقصائية للأسعار، وطلب العروض والعروض، ثم تقديم جميع المعلومات ذات الصلة إلى إدارته. أثناء النظر في الاحتياجات على المدى الطويل، يُطلب من مديري الأساطيل أيضًا فحص المركبات والمعدات المخصصة لها، بشكل عام مرة واحدة شهريًا، وجدولة الصيانة الوقائية الروتينية وغير الروتينية وأعمال الإصلاح، وكذلك التعامل مع تقارير التصادم والإصلاحات الرئيسية واستبدال القطع. ضع في اعتبارك أننا نقوم بتفصيل الاحتياجات المتعلقة بالمركبة نفسها. يمكنك تطبيق كل هذه المهام على أنواع المعدات المثبتة في مركبات الدوريات، وعندما تأخذ في الحسبان كل الوقت والجهد المبذول في هذه المهمة، يمكنك أن ترى لماذا من الحكمة أن يكون هناك شخص مسؤول وحده عن هذه العملية، بدلاً من الاعتماد على مدير الأصول للقيام بذلك، مع إدارة جميع أشكال المعدات الأخرى.

في هذا التكليف، كان هناك تكليف تقليدي بالتعامل مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الراديو والكاميرات في المركبات، والسبب الواضح هو أن هذه كلها معدات في المركبة. سنوضح في مقال لاحق أن توزيع هذه المعدات على مدير الاتصالات هو أفضل الممارسات.

وبالعودة إلى مديري الأساطيل، فهم بحاجة إلى أنظمة تسمح لهم بتتبع جميع مهامهم المنجزة والمعلقة وكذلك تتبع الطلبات الواردة من موظفي الوكالة فيما يتعلق بمركبات الدوريات المخصصة لهم. كما يحتاجون أيضًا إلى أن يكونوا قادرين على كتابة الملاحظات، وتعيين المعدات بين المركبات، مع الحفاظ على جداول زمنية دقيقة للخدمة والوقت الإجمالي في الوكالة للمركبات والمعدات المخصصة. يمكن أن تكون كل هذه المهام والتفاصيل والملاحظات والأنشطة كثيرة للحفاظ عليها. بعض مديري الأساطيل يتعاملون مع آلاف المركبات، مع مائة نوع من المركبات، ولكل منها معداتها الفريدة ومعاييرها الخاصة التي يجب اتباعها. بعض مديري الأساطيل لديهم عشرات من نفس النوع من المركبات لإدارتها، ولكل منها متطلبات معدات فريدة من نوعها، وكلها ذات جدول زمني مختلف للخدمة. تختلف المهام، وكذلك التفاصيل، ولكن في نهاية المطاف، فإن مديري الأساطيل لديهم وظيفة ذات تفاصيل دقيقة تتطلب أدوات متطورة ليس فقط للنجاح، ولكن لتحقيق النجاح لأنفسهم ولصالح وكالتك.

التسميات

نعلم أيضًا أن مديري الأساطيل لديهم لغتهم الخاصة للعمل بها. عمليات الترميم، والتفكيك، وعمليات التفكيك، وداخل الخدمة (نحن نعرف المصطلح في هذا المجال بشكل مختلف)، و”الحمالات”، والمخصصات، وجداول الإهلاك، والإحلال، سمِّ ما شئت، هناك كلمة في كل زاوية في عالم مدير الأسطول لا تعرفها، وبالتالي، تحتاج إلى التأكد من أنك تدعم مديري أسطولك بأفضل الأدوات المتاحة لتنفيذ مهمة الحفاظ على سلامة بقية موظفيك أثناء وجودهم في مركباتهم. إن برامج إدارة الأصول التي يمكنها إدخال التسميات وقبول تعريفات تلك الأنشطة تقطع شوطًا طويلاً في الإبلاغ بدقة عن حالة كل مركبة وكل قطعة من المعدات التي يشرف عليها مدير أسطولك.

المبيعات

بالطبع، أي دور لإدارة الأصول لن يكتمل دون إمكانية وجود جانب إدارة المبيعات؟ لقد قامت بعض الوكالات بإلغاء هذا الدور من خلال إبرام عقد مع شركة خارجية تشتري المركبات بسعر محدد، بناءً على ظروف المركبة (أي أن جداول الاستهلاك تأتي هنا)، وهذا يعني أن مدير الأسطول مسؤول فقط عن جدولة العروض مع الشركات المدرجة في جدول تلك السنة، وإعداد أوراق البيع، لتشمل تخليص سند ملكية المركبة، وضمان إعادة تسجيل المركبة بشكل صحيح خارج الاستخدام الحكومي إلى الاستخدام الخاص، وبالطبع التوقيع على عمليات الشراء. في حالات أخرى، تستخدم الوكالات في حالات أخرى عقد فائض مع موظفي مبيعات المركبات الأصليين لإعادة بيع مركبات الدوريات لهم لإعادة بيعها في قطع الغيار الخاصة بهم. يمكن أن يوفر ذلك بعض المتاعب، لكنه أيضًا ليس ما تفعله كل الوكالات، وأحيانًا لا يكون الخيار الأفضل. يجب على الوكالات أن تزن الفائدة الإجمالية لأي سيناريو لإعادة بيع المركبات ومعدات المركبات، لأن الحفاظ على هذه المبيعات قد يكلف الكثير من العمالة، ومع ذلك، فإن الأدوات اللازمة لإنجاز هذه المهمة، مثل برنامج إدارة الأصول، يجب أن تجعل من السهل الحصول على العناصر التي تحتاجها لإنجاز المبيعات من خلال مدير الأسطول الخاص بك، وهو ما يمثل توفيراً في التكلفة بحد ذاته.

الاستنتاجات

لدى مديري الأساطيل وظيفة تتسم بالأهمية القصوى للسلامة، ولا يمكنهم التفرغ لمتطلبات الوظيفة. لا تعتبر هذه الوظيفة نشاطًا منفصلاً حقيقيًا عن نشاط مدير الأصول فحسب، بل هي وظيفة تحتاج إلى أدوات خاصة بها لإنجاز المهمة، سواء كانت متناسقة مع نظام إدارة الأصول لديك أم لا. إن ضمان امتلاك مدير أسطولك للأدوات المناسبة، يضمن أن سلامة المركبات ليست ممكنة فحسب، بل يجب أن تكون متوقعة.

كن آمناً هناك!

في CaseGuard، لا شيء يهمنا أكثر من الضباط ووقتهم وسلامتهم. هذان الأمران اللذان يتعرضان خلال مسيرة الضابط المهنية للإساءة الروتينية بشكل روتيني، وبشكل أساسي من قبل قوى خارجية. عندما يتعلق الأمر بالوقت، يمكن أن تكون الأنظمة التي يصل إليها الضباط للقيام بالعمل المعتاد شاقة. وهذا أمر نعالجه بشكل مباشر في كل منتج نقدمه ونوفره. ولكن يمكن أن يُساء استغلال وقتهم أيضًا عند التعامل مع المكالمات التي تم الإبلاغ عنها كحالة طارئة، وهي في الواقع غير طارئة. كما يمكن أيضًا أن يعلقوا في المحكمة بعد نوبات عمل متتالية في المقابر ولا يتم استدعاؤهم لأن المتهم ينتهي به الأمر بتوقيعه على صفقة إقرار بالذنب قبل خمس دقائق من مثوله للمحاكمة. هناك بعض الأمور التي لا يمكننا التأثير فيها، بقدر ما نرغب في ذلك. سلامة الضباط هي أحد الأمور التي نتمنى أن نتمكن من التأثير عليها أكثر من أي شيء آخر. ومع اقتراب عيد الميلاد، نشارككم بعض آمالنا الداخلية في مجال إنفاذ القانون في السنوات القادمة.

العيش في عام 2018 “تحت 100

إن حملة “أقل من 100 تحت 100” ليست جديدة على أجهزة إنفاذ القانون، فقد كانت قضية متطورة منذ عام 2010، وذلك بفضل العديد من الداعمين، وبفضل رؤية الرائد ترافيس ييتس من إدارة شرطة تولسا. كانت الفكرة الأولية تدور حول الحد من المخاطر في القيادة بسرعات عالية، وإبطاء سرعات الاستجابة المقبولة، حتى في حالات الطوارئ، والتركيز أيضًا على إخلاء التقاطعات بجميع أنواعها أثناء الاستجابة. لقد شهدنا العديد من الابتكارات التكتيكية في محاولة لمعالجة التقاطعات، وبعضها ناجح للغاية، ومن المؤسف أنه لا يمكن تطبيقها في كل بيئة في جميع أنحاء البلاد. تُعد إدارة شرطة سبوكان في ولاية واشنطن أحد أفضل الأمثلة في تطبيق ممارسات القيادة الآمنة أثناء الاستجابة لنداءات الطوارئ، ويمكن العثور على أمثلة على ذلك على الإنترنت على نطاق واسع.

ومنذ ذلك التركيز الأولي، عالجت “أقل من 100” العديد من القضايا الرئيسية الأخرى التي تؤدي إلى الوفيات أثناء الخدمة: اللياقة البدنية والنظام الغذائي، والكمائن، والرضا، وجوانب أخرى تتعلق بسلامة المركبات. تاريخيًا، وفي العصر الحديث، فإن الاستعداد للجوانب البدنية للوظيفة، والقيادة بطريقة منضبطة وتقبل الحاجة إلى توقع أقصى ما يمكن توقعه هي ثلاثة وجهات نظر رئيسية يمكن أن تملي النجاح أثناء القيام بالدوريات. عندما ننظر إلى الأرقام، نرى أشخاصًا لديهم عائلات وأطفال يعتمدون عليهم في العودة إلى المنزل. ويظهر لنا موضوع متكرر لا يسعنا إلا أن نراه كمشكلة كبيرة في هذه الوفيات: عدد ضباط إنفاذ القانون الذين يتعرضون للهجوم من قبل آخرين.

الكمائن، وعمليات إطلاق النار، والاعتداءات بالمركبات، والطعن، والاعتداء

في عام 2017، كان هناك 17 سببًا من أسباب الوفاة المرتبطة بفقدان الأفراد أثناء تأدية الواجب. تندرج ستة من تلك الأسباب ضمن الموضوع الذي نحن بصدد مناقشته: الاعتداء، وإطلاق النار، والطعن، والصدم بالمركبة، والمطاردة بالمركبة، والاعتداء بالمركبة. هذه الأسباب الستة هي المسيطرة على غالبية الوفيات أثناء أداء الواجب، وهي تتحكم في وفيات رجال الشرطة منذ فترة طويلة جدًا. فهي تتحكم في الخسارة الإجمالية للضباط من عام إلى عام لفترة أطول بكثير مما ينبغي أن نكون مرتاحين لها. ومع ذلك، لا يزال الناس يوقعون للقيام بهذا العمل نيابةً عنا.

إذا كانت هذه خمسة من أهم نتائج الموت المحتملة في وظيفة تتقدم لها، فهل ستظل توقع عن طيب خاطر؟ إن الغالبية الواضحة من مجتمعنا لا تريد أي علاقة بهذه السيناريوهات كمتفرج، ناهيك عن أن تكون مشاركًا فاعلًا، وبالتأكيد ليس كضحية للنتائج. ومع ذلك، فإن هذه النتائج الخمس “تسيطر على المشهد” عندما يتعلق الأمر بوفاة الضباط في عام 2017. وبنظرة أولية، فإن هذه الأسباب الخمسة للوفيات المرتبطة بالواجب تمثل 53% من جميع الوفيات التي شهدناها في عام 2017. لا تبدو الحسابات منطقية. فالسبب الرئيسي الوحيد، مرة أخرى، هو إطلاق النار، وهو ما يمثل 44 حالة وفاة هذا العام. وفي حين أن هذا الرقم انخفض بمقدار 19 حالة مقارنة بالعام الماضي، إلا أنه من السخف تمامًا أن ننظر إلى هذا العدد الكبير من الضباط الذين قُتلوا بإطلاق النار، ونحاول حتى مناقشة هذا الأمر على أنه تقدم. إنه ليس كذلك. في عام 2013، شهدنا مقتل 32 ضابطاً بالرصاص. وكان ذلك أقل عدد في القرن الحادي والعشرين في أي عام واحد. في العام الماضي، كان هناك 63 حالة وفاة. وتتجه الأرقام منذ عام 2000 إلى نفس الاتجاه من عام لآخر، حيث بلغ عدد الوفيات أثناء أداء الواجب 1543 حالة وفاة تعزى إلى العنف المباشر الذي يستهدف الضباط. يمكننا أن نقضي وقتًا طويلًا في مناقشة التخطيط الإحصائي خلال العقدين الأخيرين، ولكننا نشعر أن ذلك يبعدنا عن الضباط الذين فقدناهم، وعن الهدف من ذلك: لماذا نحن موافقون على هذه الأرقام أصلاً؟ لماذا لا ننزعج عندما يُقتل أشخاص عظماء مثل الملازم ديبرا كلايتون من قسم شرطة أورلاندو على يد رجل مطلوب لقتله صديقته السابقة التي كانت حامل، ولإطلاقه النار على شقيقها أيضًا؟ أو عندما قُتل الشرطي كيث بوير من قسم شرطة ويتير على يد عضو عصابة مُفرج عنه بشروط حديثًا كان قد ارتكب جريمة قتل أخرى، قبل ساعات من تعاملهم مع الضباط، في موقع تصادم تسببوا فيه؟ أو الضابط هيوستن لارجو من قسم شرطة نافاجو الذي لقي حتفه بعد أن أطلق عليه مجرم كان يعتدي على زوجته، عندما حاول الضباط الاتصال به في المنزل؟

الحقيقة الواضحة هي أننا لا نتعامل مع أكبر مشكلة يواجهها ضباط إنفاذ القانون لدينا يومًا بعد يوم وهي العنف غير المنضبط. كمجتمع، يصعب علينا كمجتمع أن نتقبل أن هناك البعض من بيننا، على الرغم من لطفهم في العمل أو في محطة الوقود أو في حديقة الحي أو حتى في المنزل، قادرون على ممارسة العنف الشديد الذي يؤدي في النهاية إلى الموت. يمكننا أن نتوقع من الضباط أن يعملوا في إطار السياسة وأن يكون لديهم نهج “المنطق السليم” في سلوكهم، وهذا ليس من غير المعقول توقعه. في أي مرحلة ننظر إلى مشكلة الوفيات المرتبطة بالواجب، ونعترف لأنفسنا بأن أكبر مشكلة يواجهها الضباط هي نحن؟ قد لا تكون أنت، أو جارك، أو الشخص المقابل لك في الشارع. ولكن ربما يكون الشخص الذي في نهاية شارعك، أو أحد الأشخاص الذين ترافقهم في السيارة إلى العمل أو شخص في كنيستك. لا يعني ذلك أنه يجب عليك أن تراقب غضبك غير المتبادل في كل منعطف، أو أن تعظنا بنهج اللاعنف في الحياة، فمن العدل أن تحترم حق كل شخص في التعبير عن أفكاره الخاصة دون أن يكون هناك عبء المقاطعة والحكم عليه.

ومع ذلك، يمكننا أن نرى هذه الأحداث، وعندما نعترف بشكل جماعي أن مجتمعنا هو المتسبب في المشكلة الأكبر، فماذا بقي لنا أن نفعل؟ في هذه اللحظة التي ندافع فيها عن العواقب الحقيقية لهذه الأفعال الشنيعة. إن جعل قتل ضباط الشرطة عقوبة إلزامية بالسجن مدى الحياة دون إفراج مشروط هو الرد الكامل الذي يمكننا كمجتمع أن نقدمه في عام 2017. إن إلغاء التحفيز الكامل لأي تفكير في العنف تجاه الضباط هو التزام يجب أن نلتزم به الآن، إن لم يكن من أجل عزيمتنا نحن، فمن أجل جودة حياة الزوجات والأزواج والأطفال والعائلات الذين يتحملون عبء تقاعسنا عن العمل بشكل يومي. يجب ألا يتطلب الأمر مقتل ضابط آخر بسبب العنف حتى نتحرك. يبدأ الأمر بمراسلة ممثلي حكومتكم. ويبدأ بإخبارهم أنه بغض النظر عن إصلاح العدالة الجنائية، فإن أولئك الذين يقتلون ضباط إنفاذ القانون ويُدانون، لن يكون لديهم أي خيارات، ولن يُتاح لهم أي خيار. وكلما زاد عدد الأشخاص الذين يكتبون للسياسيين حول هذا الموضوع، كلما أصبح هذا الموضوع جزءًا من النقاش في الدوائر السياسية الأوسع. وكلما طالبنا باتخاذ إجراءات محددة وواضحة ويسهل على أي شخص فهمها، بغض النظر عن حزبه، كلما أصبح من الصعب على من يمثلون قوتنا المجتمعية عدم اتخاذ إجراءات بأنفسهم.

نحن نعرف بالفعل أحد هذه الجهود الشعبية التي تجري في ولاية ديلاوير، احتجاجًا على فقدان الملازم في الإصلاحيات ستيفن فلويد، الذي قُتل في أعمال شغب في السجن في فبراير. نحن نشيد حقًا بهذا الجهد، ولكننا نعتقد أنه من الأكثر واقعية أن نضمن أحكامًا بالسجن مدى الحياة دون إفراج مشروط على الإطلاق، لأولئك الذين يقتلون منفذي القانون من خلال أنشطتهم الإجرامية.

الاستنتاجات

في عيد الميلاد هذا العام، لا نريد فقط أن نشيد بالضباط الذين يعملون ليلة عيد الميلاد وعيد الميلاد والأيام التي تسبق عيد الميلاد وبعده، بل نريد أيضًا أن نضمن لهم العودة إلى منازلهم إلى عائلاتهم. كرامة يستحقونها. إن تقليل الخطر الذي يواجهه رجال الشرطة إلى النصف هو أعظم هدية يمكننا كمواطنين أن نقدمها لهم، ويتطلب الأمر تصرفًا بسيطًا من جانبنا لتحقيق شيء لا ينبغي أن يكون موضع تساؤل. لا توجد عوامل يجب أخذها بعين الاعتبار في هذه الحوادث، لأن لا شيء يفكر فيه المجرم في هذه اللحظات يفوق الفعل العنيف المتمثل في قتل ضباط إنفاذ القانون، بالتوافق مع واجب حمايتنا وخدمتنا. إن نظامنا القضائي يوفر لكل شخص الوقت والمكان المناسبين لمناقشة صحة اعتقاله. إن التصرف كجلاد لأن المجرم ببساطة “لا يريد العودة إلى السجن” ليس عذراً مقبولاً لقتل الشرطة، ويجب أن تعكس العقوبة التي يواجهها المجرم بسبب قيامه بذلك مدى سخافة أفعاله. والأهم من ذلك، من خلال إزالة خيارات الإفراج المشروط في هذه الحالات، فإننا نوضح أن ممارسة العنف مع الشرطة لن تنتهي بشكل جيد، بغض النظر عن النتيجة. وهذا بدوره سيحفز المجرمين الذين يرغبون في تجنب الاعتقال على اتخاذ قرار مختلف عما تم تمكينهم منه حتى الآن. ألا وهو القتل مع الإفلات من العقاب، لأنه حتى عند ثبوت إدانتهم، سيظل بإمكانهم الإفلات من العقاب. إذا كنت تقرأ مقالات CaseGuard على مدار العامين الماضيين، فستعرف أن قصصًا مثل قصة النائب كليفورد ديكر من مكتب شريف مقاطعة وايث ترسم بوضوح لماذا يجب علينا كمواطنين أن نتخذ هذا الإجراء. لا تزال عائلة النائب ديكر تواجه قاتله كل عام، في جلسات الاستماع للإفراج المشروط. ولا يزال قاتله لا يشعر بأي ندم على إعدام النائب ديكر من مسافة بعيدة بينما كان النائب ديكر ممددًا على الأرض في منزل المجرم وقد أُصيب بطلق ناري. إن الذكرى الحية لمقتل النائب ديكر وجميع الضباط الآخرين الذين واجهوا مواجهات عنيفة تذكرنا بأننا كمجتمع نمكّن أولئك الذين يختارون العنف، حتى ضد ضباط المحكمة (وهم ضباط إنفاذ القانون، تمامًا مثل المحامين)، من خلال عدم محاسبتهم كما لو أن هؤلاء المجرمين أنفسهم أعدموا مدعيًا عامًا أو قاضيًا أو محامي دفاع في قاعة المحكمة. نحن مدينون لموظفي إنفاذ القانون بخوض هذه المعركة معهم، وأن نوفر لهم الكرامة التي يستحقونها، لقبولهم مخاطر العمل نيابة عنا.

وبينما نفعل ذلك، دعونا لا ننسى أن نزور صفحة “لا إفراج مشروط” التابعة لمنظمة الدفاع عن حقوق الإنسان لطباعة وإرسال رسائل بالبريد إلى كل مجلس إفراج مشروط يراجع الحكم على مجرم قتل ضابطًا، ونقول بصوت عالٍ إننا لا نريد عودة هؤلاء الأشخاص إلى الشارع.

عيد ميلاد مجيد لك ولعائلتك، وليكن بيتك في سلام، من CaseGuard.

سيجد كل ضابط إنفاذ قانون نفسه في نهاية المطاف في المحكمة. ونأمل أنه عندما يحدث ذلك، فإنهم سيدلون بشهادتهم في إطار تعزيز قضية ما بصفة رسمية وليس للدفاع عن أنفسهم ضد تهمة ما. عندما يُستدعى ضابط إنفاذ القانون للإدلاء بشهادته في المحكمة، فمن الضروري أن يكون مستعدًا للقيام بذلك بطريقة هادئة ومهنية. وبينما لا يحتاج ضابط إنفاذ القانون إلى حفظ كل تفاصيل القضية عن ظهر قلب، إلا أنه يجب أن يكون مستعدًا لتحديد التفاصيل المذكورة إذا طلب منه محامي الادعاء أو محامي الدفاع أو القاضي الذي ينظر القضية. عندما يتعلق الأمر بالإدلاء بالشهادة في قاعة المحكمة، فإن القليل من التحضير والجهد يمكن أن يُحدث فرقًا كبيرًا في القضية الجنائية. من خلال الاستعداد والفهم القوي لوقائع القضية والقوانين المحيطة بالقضية، يمكن لموظفي إنفاذ القانون التعامل مع أي شهادة في قاعة المحكمة بسهولة.

تاريخ الشهادة في قاعة المحكمة

يعود تاريخ الشهادة تحت القسم في المحكمة إلى عهد الرومان القدماء. ففي العصور القديمة كان من الممكن استدعاء أي مواطن في روما، سواء كان ذكرًا أو أنثى، كشاهد في المحاكمة، وكان يُطلب منه الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالمسألة المطروحة. هنا في الولايات المتحدة الأمريكية، كان قانون القضاء الفيدرالي لعام 1789 هو أساس تشكيل نظامنا القضائي. وقد كان لهذا القانون الذي وقّعه الرئيس جورج واشنطن دورًا أساسيًا في إنشاء سلطة قضائية وطنية تعمل كواحدة من الفروع الثلاثة لحكومتنا. وعلى الرغم من تغير الزمن والقواعد على مر السنين، إلا أن مفهوم الشهادة في المحكمة لم يتغير. فكما كان الحال في عهد الرومان القدماء أو في عهد آبائنا المؤسسين، يُتوقع من الشهود في المحكمة أن يكونوا صادقين تماماً أثناء الإدلاء بشهادتهم في قاعة المحكمة، ويعتبرون جزءاً حيوياً من النظام القضائي.

التحضير

إن أهم إجراء يمكن لضابط إنفاذ القانون اتخاذه قبل الإدلاء بشهادته في المحكمة هو الاستعداد للقيام بذلك. في حين أن هناك احتمال كبير أن يكون الضابط الذي سيدلي بشهادته على دراية بالقضية بتفصيل كبير، إلا أنه يوصى دائمًا بمراجعة أي ملاحظات أو تقارير أو أي عناصر أخرى تتعلق بالقضية قبل الإدلاء بالشهادة. يوصى أيضًا بأن يجتمع ضابط إنفاذ القانون الذي سيدلي بشهادته مع محامي الادعاء قبل الإدلاء بشهادته لمناقشة أي أسئلة قد يطرحها المدعي العام أو أي أسئلة يعتقد المدعي العام أن محامي الدفاع قد يطرحها. هل سيدلي ضابط إنفاذ القانون بشهادته فيما يتعلق بأي دليل إلكتروني أو أي عناصر أخرى قد تحتاج إلى استخدام جهاز كمبيوتر أو جهاز عرض؟ إذا كان الأمر كذلك، يجدر العمل مع المدعي العام و/أو موظفي المحكمة الآخرين للتأكد من أن جميع المعدات تعمل وفي حالة عمل جيدة. من المهم أيضًا أن يحصل الضابط على قسط جيد من النوم في الليلة التي تسبق الإدلاء بشهادته والتأكد من أن مظهره مهني قبل أن يقف على منصة الشهود.

الكذب على المحكمة

قبل كل شيء، يجب على ضابط إنفاذ القانون الذي يدلي بشهادته في المحكمة أن يكون صادقًا في جميع الأوقات. إذا كان هناك سؤال لا يعرف الضابط إجابته، فلا عيب في الشهادة بأنك لا تعرف إجابته. إذا كان هناك سؤال متعلق بحدث شارك فيه الضابط ولا يتذكر إجابته، فلا عيب في الشهادة بأنك لا تتذكر ما حدث أو ما قيل. يمكن أن يكون للكذب أو الإغفال المتعمد للحقائق أثناء الإدلاء بالشهادة في قاعة المحكمة آثار سلبية طويلة الأمد على الحياة المهنية لضابط إنفاذ القانون ويجب تجنبه بأي ثمن. في قضية جيغليو ضد الولايات المتحدة (1972)، قررت المحكمة العليا أنه يجوز لمحامي الدفاع التشكيك في “صدق ونزاهة وحياد ومصداقية” الشاهد أثناء المحاكمة. إذا قرر القاضي أن أحد ضباط إنفاذ القانون قد كذب أثناء الإدلاء بشهادته، فإن هذا القرار سيُسجل في سجل المحكمة إلى الأبد، كما سيوضع هذا القرار في ملف الضابط الشخصي. في قضية الولايات المتحدة ضد هينثورن (1991)، قررت المحكمة العليا أنه يجوز لمحامي الدفاع أن يطلب الملفات الشخصية لشاهد الحكومة. ويضمن الجمع بين هاتين القضيتين أن الضابط الذي يُضبط وهو يكذب سيُمنع على الأرجح من قبل إدارته من الإدلاء بشهادته في المحكمة ومن المحتمل ألا يتمكن من العمل في القضايا الجنائية في المستقبل. الكذب في المحكمة ليس فكرة جيدة أبدًا.

فيما يتعلق بالأدلة

إن مهاجمة الطريقة التي تتعامل بها إدارات الشرطة ووكالات إنفاذ القانون الأخرى مع الأدلة التي تجمعها وتتحكم فيها هو تكتيك مفضل لمحامي الدفاع. ففي قضية قتل أو جيه سيمبسون الشهيرة (التي تحمل رسميًا عنوان “شعب ولاية كاليفورنيا ضد أورينتال جيمس سيمبسون”، شكك فريق الدفاع بلا هوادة في الطريقة التي اكتشفت بها إدارة شرطة لوس أنجلوس الأدلة ضد سيمبسون وحللتها وحافظت عليها. وفي النهاية، لعب هذا النوع من الأسئلة بالتأكيد دورًا في تبرئة موكلهم من جرائم القتل. مع العلم أن هذا هو التكتيك المفضل لفرق الدفاع، هل أنت مستعد لوصف أساليب إدارة الأدلة التي تستخدمها إدارتك أو وكالتك؟ هل يمكنك وصف نظام إدارة الأدلة المحدد الذي تستخدمه وكالتك؟ يمكن أن يؤدي وجود فهم قوي للسياسات والإجراءات المتعلقة بالأدلة إلى نجاح القضية أو فشلها عندما يتعلق الأمر بالشهادة في قاعة المحكمة.

بالإضافة إلى ذلك، هل يحتفظ نظام إدارة الأدلة الخاص بك بأوامر خطوة بخطوة لسياسات جمع الأدلة والتعامل معها وإدارتها التي يمكن لموظفيك المحلفين التفاعل معها في الوقت الفعلي، أثناء إجراء أي عمليات أدلة يشاركون فيها؟ كلما زاد تعزيز الوكالة لإجراءاتها، وتحديدًا المتعلقة بالأدلة، قلّ احتمال ارتكاب الأخطاء، بل أكثر من ذلك، قلّ احتمال إثارة جهود الدفاع التي تعرض قضيتك بأكملها للخطر، وسمعة الجميع، بما في ذلك سمعة وكالتك.

الاستنتاجات

الشهادة في المحكمة هي واحدة من أهم المهام التي يجب أن يتقنها الضابط المكلف بإنفاذ القانون خلال حياته المهنية. إذا كان الضابط مستعدًا جيدًا ويستطيع أن يظل هادئًا وهادئًا أثناء الإدلاء بشهادته، فلن تكون الشهادة في المحكمة مشكلة. يجب على ضباط إنفاذ القانون ألا يكذبوا أبدًا في المحكمة وقد يعرضون القضية بأكملها للخطر إذا فعلوا ذلك. فبالإضافة إلى تعريض القضية للخطر، فإن الضابط الذي يكذب يعرض حياته المهنية للخطر، حيث من المحتمل ألا يُسمح له بالإدلاء بشهادته في المحكمة في المستقبل. من خلال الاستعداد والصدق، يمكن لموظفي إنفاذ القانون ضمان النجاح عند الإدلاء بشهادة حيوية في قاعة المحكمة.

يمكن أن يكون تنفيذ مذكرات التفتيش من أكثر الإجراءات إثارة ومن أخطر الإجراءات التي قد يقوم بها ضابط إنفاذ القانون خلال حياته المهنية. ويمكن أن تعني الخدمة السليمة لمذكرات التفتيش أيضًا الفرق بين إكمال القضية بنجاح والحصول على إدانة وبين خروج المشتبه به دون إدانته. وبالإضافة إلى الاعتبارات التكتيكية واعتبارات السلامة، يجب أن يكون ضباط إنفاذ القانون مستعدين لجمع الأدلة وحفظها ونقلها وإدخالها وفقًا لنظام إدارة الأدلة الخاص بذلك الضابط. يجب على الضابط أيضًا أن يتأكد من أن لديه المواد اللازمة والموظفين اللازمين لتنفيذ مذكرة تفتيش ناجحة. من خلال اتباع بعض الإرشادات البسيطة عند تنفيذ أوامر التفتيش، يمكن لضباط إنفاذ القانون زيادة احتمالات تنفيذ مذكرة تفتيش آمنة وناجحة بشكل كبير مما يزيد بدوره من احتمالات نجاح الملاحقة القضائية.

التحضير لمذكرة التفتيش

لقد أوشك تحقيقك على الانتهاء، وتم التوقيع على مذكرة التفتيش الخاصة بك من قبل القاضي أو القاضي، وأنت على استعداد للبدء في التحضير لتنفيذ مذكرة التفتيش. تتمثل الخطوة الأولى المهمة في التحضير لتنفيذ مذكرة التفتيش الخاصة بك في وضع خطة عملية أو تكتيكية. هناك العديد من الاعتبارات التي يجب أخذها في الحسبان عند وضع خطتك العملية أو التكتيكية. هل لدى المشتبه به أو أي شخص آخر في الموقع سجل إجرامي؟ هل هناك أسلحة معروفة في الموقع؟ هل هناك كلاب أو حيوانات أخرى يحتمل أن تكون خطرة في الموقع؟ إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بنعم، فقد يكون من المفيد الاتصال بالجهة التي تتبع لها وكالتك التي تعادل فريق الأسلحة والتكتيكات الخاصة (SWAT) أو فريق الاستجابة الخاصة (SRT) لمعرفة ما إذا كانوا على استعداد لتنفيذ مذكرة التفتيش نيابةً عنك. هل تعرف أين يقع أقرب مستشفى لمذكرة التفتيش في حالة حدوث إصابات أثناء التنفيذ؟ هل لديك ما يكفي من الأفراد لتنفيذ المذكرة بنجاح؟ يجب أخذ جميع هذه المسائل بعين الاعتبار وتدوينها في خطتك العملياتية أو التكتيكية. بعد الانتهاء من الخطة التشغيلية أو التكتيكية الخاصة بك، من أفضل الممارسات دائمًا أن يقوم مشرف واحد على الأقل بمراجعة خطتك والإقرار بأنها مكتملة.

المستلزمات المطلوبة

اعتمادًا على الجريمة التي تحقق فيها ونوع الأدلة التي تعتقد أنك ستضبطها، يجب أن تتأكد من أن لديك المواد المناسبة لجمع الأدلة ونقلها. هل لديك ما يكفي من الصناديق/أكياس الأدلة لتعبئة ونقل أي أدلة مضبوطة؟ هل ستكون هناك أي عناصر أدلة إلكترونية مثل أجهزة الكمبيوتر أو الأقراص الصلبة التي سيتم ضبطها وهل ستتطلب هذه العناصر تغليفًا خاصًا لتجنب التلف؟ ما نوع النماذج التي ستحتاجها لضمان التنفيذ الناجح لمذكرة التفتيش؟ اعتمادًا على أي أنظمة مراقبة الأدلة التي قد تكون لدى إدارتك أو وكالتك، قد تحتاج إلى نسخ متعددة من نماذج متعددة لإنشاء سلسلة مناسبة من الحيازة. تشمل العناصر الأخرى التي قد تحتاجها شريطًا لاصقًا ولوحًا تخطيطيًا وكاميرا فيديو أو كاميرا ثابتة والكثير من الأقلام والأقلام الرصاص. إذا قررت إجراء تسجيل صوتي أو فيديو رقمي لأي جزء من مذكرة التفتيش، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار حاجتك إلى برنامج تنقيح الصوت و/أو برنامج تنقيح الفيديو بعد اكتمال تنفيذ مذكرة التفتيش. من الأفضل دائمًا أن يكون لديك الكثير من اللوازم ولا تحتاج إليها على أن يكون لديك القليل من اللوازم وتضبط بدونها.

تنفيذ مذكرة التفتيش

لقد حان يوم تنفيذ مذكرة التفتيش. لقد تم تجميع فريقك، وتم تجميع الإمدادات الخاصة بك، وأنت على استعداد للذهاب. من المهم في هذه المرحلة التأكد من أن جميع أعضاء الفريق المشارك في تنفيذ مذكرة التفتيش يعرفون أدوارهم قبل وأثناء وبعد تنفيذ المذكرة. من الذي سينفذ المذكرة فعليًا ومن سينتظر في محيط الموقع أو في موقع خارج الموقع حتى يتم تأمين مسرح الجريمة؟ من سيبحث عن الأدلة ويجمعها ويفهرسها ومن سيجري مقابلات مع أي مشتبه بهم أو شهود في الموقع؟ إذا كان من المقرر استرجاع الأدلة الرقمية، هل يمكنك التأكد من أن الضابط المسؤول عن القيام بذلك على دراية بنظام إدارة الأدلة الجنائية في إدارتك أو وكالتك؟ إذا كانت هناك عمليات اعتقال، فمن سيقوم بنقل أي سجناء ليتم حجزهم؟ عندما يكون جميع أعضاء الفريق واضحين بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم، تزداد احتمالات نجاح تنفيذ مذكرة التفتيش أضعافًا مضاعفة.

الاستنتاجات

تُعد مذكرات التفتيش جزءًا لا يتجزأ وضروريًا من سير أي قضية جنائية. عندما يتم تنفيذها بشكل صحيح ومع احترام حقوق التعديل الرابع لأي مواطن قد يتأثر بتنفيذ أمر التفتيش المذكور، يمكن لأوامر التفتيش أن توفر أدلة لا تقدر بثمن يمكن أن تنجح أو تفشل قضية ما. يجب أن يتأكد ضباط إنفاذ القانون قبل أي شيء آخر من أنهم بذلوا كل ما في وسعهم لتجنب التغاضي عن العوامل التي قد تؤدي إلى إصابة أي شخص متورط في تنفيذ مذكرة التفتيش. كما يجب أن يتأكد الضباط أيضًا من أن لديهم الإمدادات المناسبة والموظفين المناسبين اللازمين لتنفيذ مذكرة التفتيش بنجاح. وأخيرًا، يجب أن يكون الضباط المشاركون في تنفيذ مذكرة التفتيش على دراية بما هو متوقع منهم أثناء تنفيذ مذكرة التفتيش وأن يكونوا على دراية بما هو متوقع منهم أثناء تنفيذ مذكرة التفتيش. ومن خلال الإعداد الجيد والتواصل مع زملائهم من الضباط، يمكن لأي ضابط إنفاذ قانون أن ينجح في تنفيذ مذكرة التفتيش.