10 وظائف يجب البحث عنها في برنامج إدارة الأصول | الجزء 1

لقد كانت برامج إدارة الأصول موجودة منذ فترة، إلا أن الكثير منها عفا عليه الزمن منذ البداية. يهتم الكثير من البائعين بالبيع أكثر من اهتمامهم بالسمعة والجودة. لديهم عقلية ذات مسار واحد، وهو الوصول إلى جيب وكالتك. أي شيء بعد ذلك لا يعنيهم. لا يجب توقع الوظائف الأساسية في البرمجيات فحسب، بل يجب أن تكون مطلوبة أيضاً. إذا لم يتمكن مزود البرمجيات من تقديم هذه الوظائف العشر، بجودة عالية وتشغيل متطور، فهو برنامج لا يستحق وقتك أو أموال وكالتك.

1- تحديد واستلام وتتبع أعداد غير محدودة من المنتجات

نحن نتحدث عن إدارة الأصول، ونحن نتحدث عن برنامج من المفترض أن يتعامل مع مخزونك بالكامل. تتنوع مخزونات الوكالات من السترات الواقية من المطر إلى المولدات الكهربائية، إلى ذخيرة عيار 45 ACP، إلى قوارب الدورية من طراز بوسطن ويلر. ومع ذلك، فإن العديد من أنظمة إدارة الأصول المتاحة لديها حدود على عدد العناصر التي يمكنك إدخالها، إلى جانب المخازن المقابلة لها. أليس هذا سخيفاً؟ في حين يمكننا القول أن وكالتك قد لا تحتاج أبدًا إلى جرد 2000 بندقية AR-15، إلا أن امتلاك القدرة على القيام بذلك أمر إلزامي. يجب ألا يملي مزودو البرمجيات مهمة وكالتك على أي مستوى، بما في ذلك القيود الخاصة بهم.

2- تحديد مجموعات وأفراد وكيانات متعددة، لتلقي المنتجات

تماماً مثل وظيفتنا الأولى التي تتعلق بتقديم وظائف كاملة لوكالتك، فإن هذه النقطة لا تختلف عن سابقتها. بعض المنتجات في حوزة مدير أصولك يتم إصدارها لموظفين أفراد. وبعضها يتم إصدارها إلى منطقة أو محطة فرعية أو مجموعة. يجب أن يكون لبرنامج إدارة الأصول لديك القدرة على دمج هذه التعريفات وسيناريوهاتها المختلفة. قد يتم التوقيع على هذه المعدات لشخص مفوض، ولكن قد يتعين عليه بدوره التوقيع عليها لموظفي الوكالة الذين يجب أن يكون لديهم وصول محدود إليها بصفتهم. يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول لديك قادراً على التعامل مع هذه الحالات بسلاسة.

3- المرتجعات وإعادة التخزين والتصرفات

مثل الوظيفة الثانية، تقدم هذه الوظيفة العديد من السيناريوهات التي يجب أخذها في الحسبان. يتم إرجاع المنتجات من وقت لآخر. يتقاعد شخص ما أو يستقيل، أو يتوقف شيء ما عن العمل، أيًا كانت الحالة، فإن إرجاع عنصر ما والقدرة على تسجيل كيفية إرجاعه بدقة (حالة المنتج)، والظروف (لفك ما إذا كان يمكن إعادة إصداره)، وما هي الخطوات التالية التي يجب اتخاذها (هل هناك من صيانة؟؟). إذا كان لديك برنامج لإدارة الأصول لا يمكنه التعامل مع العديد من السيناريوهات، فقد حان الوقت للترقية.

4- الصيانة وانتهاء الصلاحية والخدمة

يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول الخاص بك قادرًا على تتبع جداول الصيانة المرتبطة بكل عنصر، سواء كان جدولاً مقترحًا من الشركة المصنعة تقوم بتوصيله عبر جميع العناصر المتشابهة (الإدخال المجمع، المزيد عن ذلك لاحقًا)، وصولاً إلى كل عنصر على حدة، والذي لأي سبب من الأسباب لديه جدول صيانة فريد خاص به يجب اتباعه. بغض النظر عن الصنف، إذا كان هناك جدول زمني يجب اتباعه، يجب أن يكون برنامج إدارة الأصول لديك قادرًا على قبول تلك البيانات، ودمجها في سير العمل، وتقديم تنبيهات إلى مدير الأصول، وأي شخص يحتاج إلى إخطار، بما في ذلك الشخص الذي بحوزته الصنف حاليًا. وبالمثل، إذا كان للعنصر (العناصر) اتفاقية خدمة أو فحوصات متعلقة بالضمان، فيجب أن يكون برنامج إدارة الأصول لديك قادرًا على دمج ذلك في دورة حياة العنصر وسير عمل نظامك وإصدار تنبيهات للأحداث المرتبطة به. يجب أن يكون برنامجك قادرًا أيضًا على إعطائك تنبيهات قبل تاريخ انتهاء العمل، بحيث يكون لدى مدير الأصول والموظفين المرتبطين به الوقت الكافي لإجراء مكالمات هاتفية إذا لزم الأمر، أو جدولة المواعيد، أو غيرها من المهام المماثلة. عندما يحين موعد انتهاء صلاحية العنصر، يجب أن تكون هناك أيضًا تنبيهات. أولاً، قد تحتاج وكالتك إلى طلب المزيد من هذا المنتج. ثانيًا، يحتاج مدير الأصول لديك إلى استدعاء سريع للمخزون لأنه كما ذكرنا من قبل، يميل الآخرون إلى مقاطعة يومهم. مع المنتج منتهي الصلاحية، من المهم معرفة موعد انتهاء الصلاحية مسبقاً. على سبيل المثال، إذا كانت بطاريات AA، فقد يكون الأمر بسيطًا مثل تقديم طلب قبل أسبوع من تاريخ انتهاء الصلاحية، وسيكون لديك مخزون متجدد. أما إذا كانت بطارية من نوع فريد من البطاريات، فربما يكون وقت الاستجابة للطلبات أطول. وتلعب القدرة على إعداد تنبيهات فردية دورًا في هذا السيناريو، بحيث تغطي مجموعات المنتجات والمصنعين وصولاً إلى صنف واحد محدد الكمية. بصرف النظر عن ذلك، يحتاج برنامج إدارة الأصول إلى تخزين معلومات الاتصال التي توضح من يحتاج مدير الأصول إلى الاتصال به للقيام بهذه المهام. هذه ميزة مهمة للوظيفة العامة للصيانة. إن وجود جهات الاتصال المسؤولة في متناول اليد، وعند الطلب، يمنح موظفي الأصول لديك راحة البال عندما يتعاملون مع منتج يديرونه ببساطة، ولا يملكون سيطرة مباشرة عليه. على الرغم من أنه لا يمكن أن يُتوقع منهم أن يكونوا خبراء في كل ما تستخدمه وكالتك، إلا أنه يجب أن يكون لديهم وصول سهل ومعروف إلى من هم كذلك، خاصةً عند تعطله أو انتهاء صلاحيته.

5- تتبع التكاليف

وظيفة أخرى مهمة وأساسية: تتبع التكاليف. دعنا نواجه الأمر، عندما تشتري وكالتك شيئًا ما، فإن أحد الأشياء التي تضيع في خلط الأوراق هو تكلفة هذا المنتج بمرور الوقت. يجب أن يقوم برنامجك بمعظم العمل نيابةً عنك. لنفترض أنك اشتريت 45 مسدسًا نصف آلي من عيار 9 ملم للقطعة الواحدة مقابل 599.99 دولارًا. ينص العقد على أن تحصل على سنتين من خدمة الضمان، وبعد ذلك يكون عليك تغطية التكاليف. لقد تعلم صانع الأسلحة الخاص بك كيفية العمل عليها، لكن المشاكل تتزايد وهي ببساطة ليست من اختصاصه. في كل مرة تخرج فيها هذه المسدسات للخدمة، يجب أن يمنحك برنامج إدارة الأصول الخاص بك القدرة على إدخال التكاليف الإجمالية، مقسمة إلى فئات قطع الغيار والعمالة والشحن. في نهاية السنوات الخمس، يمكنك أن ترى بالأرقام الدقيقة أن هذه المسدسات تكلف أكثر على مدى السنوات الثلاث خارج الضمان، ثم سعر التجزئة. في هذا السيناريو، من الآمن أن نفترض أن هذه المشكلة ستجعل نفسها واضحة للمراقبين العاديين، لكن ما لديك هو دليل ملموس على مشاكل الدولار والسنت التي تسبب بها قرار الشراء السيئ هذا لوكالتك. لماذا تساعدك هذه المعلومات؟ إنها تمنحك قوة تفاوضية في المرة القادمة التي تريد فيها شراء مسدسات جديدة، سواء مع ذلك البائع (بوركت على ذهابك إلى الجولة الثانية)، أو مع بائع جديد يريد عملك. بالتأكيد، قد تكون الأرقام محرجة في هذه الحالة، ولكن سيظل لديك شفافية حقيقية، وتعرف بالضبط ما هي المعدات التي تكلفك أكثر من غيرها. إذا لم يتمكن برنامج إدارة الأصول الخاص بك من القيام بذلك، فإنك ستعاني من مشاكل في المنبع لفترة طويلة. دعنا نغير السيناريو ونفترض أن هذه الأسلحة النارية تعمل بشكل جيد، وأن القليل منها فقط يحتاج إلى قطع غيار وخدمات إضافية بخلاف الصيانة الموصى بها. عندما تحاول شراءها مرة أخرى، يخبرك البائع أن السعر قد ارتفع إلى 649.99 دولارًا. في حين أنه قد يكون من السهل حساب الأرقام ذهنيًا، إلا أن وجود برنامج لإدارة الأصول يمكنه حساب الفروقات، وتقديم تلك المعلومات كجزء من تقرير ملخص، أمر مفيد جدًا عند الذهاب إلى مجلس مدينتك للحصول على زيادة في التمويل، أو عند طلب بائعين آخرين، يمكنك قياس الفروق بين كل منهم بسرعة وكفاءة وتقديم أوراق رسمية إلى سلطات الشراء في الوقت المناسب.

الاستنتاجات

كما ترى، فإن الوظائف الخمس الأولى هي أدوات ممتازة لتقييم التكاليف والإصلاحات والوقت المستثمر، ولكن الأهم من ذلك كله هو الجوانب الرئيسية في تنظيم ليس فقط المعدات على الرفوف ولكن سير العمل. ضع في اعتبارك أن هذه وظائف أساسية، أو على الأقل يجب أن تكون كذلك. هل يوفر لك برنامج إدارة الأصول الخاص بك هذه الوظائف؟ نراكم الأسبوع المقبل عندما نعيد النظر في هذا الموضوع والوظائف الخمس التالية التي يجب أن تكون متاحة لك من خلال برنامج إدارة الأصول الخاص بك.

كن آمناً هناك!

مقالات ذات صلة: 10 وظائف يجب البحث عنها في برنامج إدارة الأصول: الجزء 2