غرفة الأدلة |دليل الإجراءات

يجب أن تعرض الإجراءات في أي بيئة للسلامة العامة كيفية إنجاز الأنشطة، وأن تحدد تلك الأنشطة في أبسط شروطها الأساسية. الإجراءات مهمة، لأنها تحدد الأنشطة المرتبطة بكل وحدة. كما أنها تعزز الأوامر العامة، وتعمل كنقطة انطلاق تنطلق منها السياسة. والفكرة هي أنه مع وجود الأوامر العامة والإجراءات التي تعمل معًا، فإن السياسة التي يتم تشكيلها بعد ذلك تعالج الظروف الضيقة والمحددة للغاية للحالات التي قد تسبب الارتباك والتردد.

مواضيع الإجراءات

سيحتوي أي دليل إجراءات على مواضيع، ويتم تقسيمها بطريقة مشابهة لما وصفناه في الأدلة السابقة. وعادةً ما يكون هناك بيان قيادة، والذي يخدم غرض الشرح السريع لسبب وجود دليل الإجراءات المحدد. قد يكون نص بيان القيادة الخاص بك على غرار أن من اختصاص وكالتك أن يتم حصر جميع الأدلة والممتلكات التي يتلقاها موظفوك بطريقة مهنية.

قد يكون من المفيد سرد وشرح بعض التعريفات الخاصة بالوظيفة. في هذه الحالة، يجب تعريف أشياء مثل سلسلة الحراسة، وغرفة الأدلة، وموظفي الأدلة، وضابط الدخول، والأدوار والمسؤوليات الأخرى منذ البداية، بحيث يكون استخدام المصطلحات في الدليل مفهومًا. هذا بمثابة مقدمة لمصطلحات الوكالة.

بعد ذلك، سنرغب في شرح معالجة الأدلة، وهي نقطة البداية لجميع الأدلة التي بحوزتنا. يجب أن نبدأ بفكرة أساسية وهي أن أي شخص في وكالتنا لديه أدلة يجب أن يقوم بجردها، وهي جهودهم في جمعها وتوثيقها وتخزينها. يجب أن نوضح ما هو متوقع منهم في تحقيق كل وظيفة من تلك الوظائف، مثل شرح وصف العناصر، ومكان وجودها/الحصول عليها من أي جهة كانت، وكذلك الإشارة إلى أنفسهم باعتبارهم الشخص المسؤول عن جمع الأدلة. يجب تحديد الفئات الرئيسية للأدلة هنا، من حيث مكان تخزينها. يمكننا أن نفترض أن جميع الأدلة تذهب إلى غرفة الأدلة، بالتأكيد. لكن ماذا عن المواد الخطرة؟ لن تكون كذلك، لذلك نحن بحاجة إلى تحديد الموقع البديل لمثل هذه المواد. يمكننا تحديد الأطر الزمنية، كما هو الحال في الأدلة التي سيتم تسليمها إلى غرفة الأدلة في الوقت المناسب. إذا لزم الأمر، يمكننا أن نضيف أن الممتلكات المتنوعة، أي الممتلكات التي لا تتعلق بقضية ما، يجب أن يتم تسجيلها في غضون عدد معين من الساعات (24، 48، 72، إلخ). كما يجب أن نوضح أيضًا أنه لا يمكن للضابط الذي يتسلم الممتلكات أن يتصرف فيها، وأنه يجب استشارة رئيس/عمدة الشرطة أو من ينوب عنهم (موظفو الأدلة) فيما يتعلق بالتصرف في الممتلكات.

إن مناقشة كيفية إجراء عمليات نقل الممتلكات والأدلة هي خطوتنا المنطقية التالية لكتابة الإجراءات، وسنحتاج إلى توضيح كيفية توثيق موظفي الأدلة لعمليات النقل هذه، ومن المسؤول عن العناصر المنقولة بمجرد تزويدهم بالعناصر. قد تجد أنه من الممل محاولة إضافة جميع سيناريوهات المساءلة المختلفة المستخدمة هنا. على سبيل المثال، نحن نعلم أن المحاكم ستصدر إيصالات في المحاكم، والوكالات الأخرى يجب أن تستخدم ترويسة إدارتها وتشير إلى ما هي العناصر المطلوبة من أجله، ولا تزال هناك حالات أخرى يمكن أن تثبت أنها تنتج أوراقًا مختلفة في ظل ظروف مختلفة. ليس من الضروري توضيح هذا الجزء من التحويلات، حيث يتلقى موظفونا وثائق الطرف الثالث. يمكنك اختيار عدم مناقشته على الإطلاق، والاعتماد بدلاً من ذلك على السياسة لشرح ذلك. احرص على استخدام المنطق السليم عند مناقشة المسألة مع إدارتك، لأنك لا تريد إجراءات تنتج عملاً سيئًا.

لقد ذكرنا المسؤولية عن الإتلاف سابقاً، ولكننا سنوضح في القسم التالي من يقوم بها، وما الذي يتم توثيقه. بعض الوكالات لديها مختبرها الخاص، ويمكنها إعادة اختبار المخدرات من حيث الوزن والنقاء قبل إتلافها، ثم مقارنة تلك النتائج بنتائج المخدرات عندما تم إدخالها رسمياً ضمن الأدلة. وإذا وجدوا اختلافات كبيرة، فإنهم يبدأون تحقيقات الشؤون الداخلية. هذه ممارسة جيدة، ونحن لا نشجعها. نحن نعلم أيضًا أن العديد من الأقسام لا تمتلك هذه القدرة، حيث إن امتلاك مثل هذا الإجراء مكلف جدًا من حيث الوقت والمال. نقترح امتلاك القدرة على الوزن على الأقل في تلك الحالات، واستخدام اختبار النتائج السريعة لتأكيد المادة كحد أدنى. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكننا الاستمرار في عملية التدمير. يجب توثيق المواد التي تم إتلافها على ورقة إتلاف، على أن تتضمن متى (التاريخ والوقت)، والمكان (الموقع)، والمواد والكميات، ومن كان حاضراً لعملية الإتلاف.

يمكن أن تكون الاستثناءات في القسم التالي من الإجراءات. الدراجات الهوائية المسروقة، والدراجات التي تم العثور عليها، ومعدات البناء، وأدوات الزراعة الكبيرة، هذه كلها أشياء كبيرة، ولن تكون فقط غير مناسبة للتخزين المؤقت، بل لن تكون في غرفة الأدلة لدينا أيضًا. هذه حالة أخرى يلعب فيها وجود موقع بديل للتخزين دورًا مهمًا، مثل منطقة كبيرة مسيّجة. أيًا كان ما تستخدمه للأغراض الكبيرة، هذا هو المكان الذي ستقدم فيه الاسم الشائع للموقع، وليس بالضرورة معلومات العنوان. يجب أن تكون الإجراءات “محددة بشكل عام” لذلك من الأفضل أن يكون عنوان الموقع في خطابات سياستنا وأوامرنا العامة.

في القسم التالي، يجب أن نحدد معايير الإبلاغ عن الأدلة والممتلكات من حيث صلتها بالأعمال الورقية. ناقشنا من قبل توثيق الصنف، وتمييز الصنف، وتلك المتطلبات. هذا هو المكان الذي نتحدث فيه عن التقرير الفعلي، وكيف نتوقع أن يتم تنسيق تلك التقارير، وما هي المعلومات الإلزامية التي يجب تقديمها. في هذا القسم، يمكننا مناقشة مسؤوليات الضابط المُبلّغ و/أو الضابط الذي يقوم بالتوقيف، حيث يتعلق الأمر بالتوقعات حول ما سيفعلونه بالأدلة إذا تم استدعاؤها إلى المحكمة، وكيف يتجهون لطلب الأدلة، وكيف يقدمون الأدلة بمجرد عودتها إلى المحكمة، وكذلك الاستلام من المحكمة إذا كان من المتوقع أن تبقى الأدلة لليلة واحدة على الأقل. في ملاحظة جانبية، لا تخجل من إخبار الضباط بالحصول على إيصال للأدلة بمجرد وصولها إلى كاتب المحكمة. لأنه في حالة اختفاء أي غرض، سيكون ذلك على عاتق الضابط، وليس الكاتب، إذا لم يحصل على إيصال.

يجب علينا بعد ذلك أن نأخذ بعض الوقت لمناقشة معايير الوقت الذي يمكن فيه الإفراج عن الأشياء. سيكون جزء كبير من هذا القسم حول من لديه السلطة للإفراج عن الممتلكات والأدلة، ولكن يجب أن يسلط الضوء على الإفراج عن الممتلكات إلى أطراف ثالثة، مثل المختبر الجنائي، أو الوكالة الحكومية المكلفة بفحص العناصر ذات الأهمية. وبمجرد الانتهاء من التفويضات الأساسية، تفويض المحكمة، ورئيس/عمدة المحكمة، وموظفي الأدلة، من الضروري أن تقدم في هذا القسم سردًا خطوة بخطوة لكيفية إرسال العناصر إلى جهات خارجية، لتشمل كيفية استكمال سلسلة الحراسة، وكيفية تأهيل الإفراج، ثم توثيق الإفراج. قد ترغب أيضًا في إضافة خطوات خاصة للعناصر الحساسة، مثل العملة والأسلحة والإلكترونيات. إذا لم تتم المطالبة بالأصناف، فكيف يمكن للوكالة التعامل معها، وغيرها من الأسئلة المشابهة التي يجب معالجتها هنا.

تكامل النظام

يدور دليل الإجراءات بشكل أساسي حول وصف الإجراءات المطلوبة من الموظفين، ولكن، ربما لاحظت أن هناك بعض الأمور في هذه العملية يمكن أتمتتها، والمطلوب من الموظفين القيام بها باستخدام نظام شامل لإدارة الأدلة. على سبيل المثال، عند التعامل مع العناصر الحساسة، يجب أن يوفر برنامج النظام الخاص بك للموظفين الذين يقومون بإدخال العناصر القدرة على الإشارة إلى نوع الحجز على العنصر، سواء كان ذلك للأدلة أو الممتلكات التي تم العثور عليها، وما إلى ذلك. من ناحية أخرى، يجب أن يكون موظفو الأدلة قادرين على تحديد ما إذا كانت هذه العناصر ستذهب إلى المزاد، وما إذا كان قد تم الاتصال بالمالكين، وما إذا كان سيتم النظر في إتلاف العناصر، وما إلى ذلك. إن استخدام البرنامج الخاص بك للاستفادة من بعض الواجبات الإجرائية الموضحة في دليلك يسهل على الموظفين القيام بالواجبات الموكلة إليهم، وهذا يجعل موظفيك أكثر كفاءة على المدى الطويل.

الاستنتاجات

هذه هي أساسيات دليل إجراءات الأدلة. تضيف بعض الوكالات أقسامًا إضافية، بناءً على سير العمل في وكالاتها. هناك طريقة لتمييز دليل الإجراءات الخاص بك عن الوكالات الأخرى وهي استخدام برنامج يسمح لك بأتمتة بعض العمليات التي يحتاج الموظفون إلى إكمالها، إلى وظائفهم.

كن آمناً هناك!