تنقيح المستندات | إرشادات تنقيح المستندات الإلكترونية

لطالما كان تنقيح المستندات الإلكترونية موضوع نقاش منذ فترة طويلة. ويتركز جزء كبير من النقاش حول ما يمكن تنقيحه، وما الذي يجب تنقيحه، وكيفية إنجاز تنقيح كامل بحيث لا يمكن المساس بالمعلومات المنقحة. إن المساس بالتنقيح هو القضية الأكبر إلى حد بعيد. فالتداعيات المترتبة على اختراق المعلومات المنقحة وخيمة، خاصةً إذا كانت الوثائق المعنية تتعلق بتحقيق جار، أو توفر معلومات استخباراتية تتعلق بجريمة لم يتم اكتشافها من قبل. في السنوات الماضية، لم يكن الجمهور في السنوات الماضية على اطلاع جيد على وثائق الوكالات الحكومية، ولكن هذا الأمر تغير بشكل كبير. وبالنظر إلى هذين العاملين، أصبح الموظفون المكلفون بالإفراج عن الوثائق يخضعون لتدقيق أكبر بكثير منذ مطلع القرن الحالي.

بداية المستندات الإلكترونية

مع انتشار برنامج Microsoft Word في أماكن العمل الحديثة، أصبح استخدام المستندات المنسقة ببرنامج Word شائعًا جدًا. وتزامن استخدام هذه المستندات مع انتشار آخر: البريد الإلكتروني. ومن تلك النقطة فصاعدًا، تغيرت طريقة استلامنا للوثائق إلى الأبد. وأصبح المسح الضوئي للوثائق الموقعة في قاعدة بيانات، ثم إرسالها إلى الأطراف المعنية شيئًا فشيئًا هو القاعدة. بعد ذلك بفترة وجيزة، أصبحت فكرة إرسال المستندات إلكترونيًا لتلبية طلبات السجلات العامة موضوعًا. وقد عارضت بعض المحاكم هذه الفكرة، ولكن دون الكثير من القتال، أصبح من المعتاد أن يتم تقديم سجلات الوثائق إلكترونيًا، بدلًا من الاضطرار إلى طباعة الوثائق المكلفة.

ومع ذلك، ومع ظهور الحاجة إلى التنقيح، أصبحت كيفية تحقيق ذلك بالوثائق الإلكترونية مشكلة. في ذلك الوقت، لم يكن هناك في الواقع أداة يمكنها توفير التنقيح، لذلك كان يتم أولاً طباعة هذه المستندات مع تطبيق جهود التنقيح فعليًا (مسح أبيض وقلم أسود حاد)، ثم إعادة مسحها ضوئيًا في الكمبيوتر، ثم إرسالها. وهذا يضيف الكثير من الوقت إلى العملية، ولكنه يضمن إنجاز العمل بدقة، وهو الأمر الأكثر أهمية عند القيام بجهود التنقيح.

طريقة وكالة الأمن القومي

في عام 2005، استنتجت وكالة الأمن القومي طريقة لتنقيح المستندات إلكترونيًا تضمنت استخدام مايكروسوفت وورد، وأدوبي بي دي إف. وتضمنت تلك الطريقة أخذ مستند Word، وإزالة خيار تتبع التغييرات من المستند، ثم استبدال جميع الكلمات التي تحتاج إلى تنقيح بسلسلة من الحروف x. بمجرد الانتهاء، يمكنك بعد ذلك فتح مستند Word ثانٍ، ونسخ النتيجة النهائية ولصقها في المستند الجديد. الخطوة التالية هي تحويل المستند الجديد إلى ملف PDF. بين كل خطوة، من المفترض أن تقوم بالتحقق من كل مرحلة من مراحل التنقيح للتأكد من عدم تجاوز أي معلومات تحتاج إلى تنقيح الخطوة السابقة. كانت هذه الطريقة فعالة إلى حد ما، إذا أخذنا بعين الاعتبار الطريقة الأصلية التي تمت مناقشتها، ولكن يجب أن تكون هناك طريقة أفضل من التعامل مع نفس المستند ثلاث مرات لتحقيق الهدف.

تنقيح المستند الإلكتروني

وهنا يأتي دور أحدث إضافة إلى CaseGuard Studio. فبدلاً من الاضطرار إلى التعامل مع المستند عدة مرات، أخذنا نفس مبادئ تنقيح الفيديو، حيث تعمل من مستند واحد، وتنشئ “ملفًا فرعيًا”، حيث يتم حفظ عمل التنقيح في الوقت الفعلي في ملف منفصل، ثم تقوم بنسخ عمل التنقيح في هذا الملف. هذا يعني أنك تتعامل مع مستندين، في وقت واحد، تاركاً المستند الأصلي دون مساس به، ومن ثم تنشئ مستنداً منقحاً بالكامل يمكن نشره لعدد غير محدود من الأشخاص، دون الحاجة إلى إعادة النظر في المستند لاحقاً، إذا طُلب منك مرة أخرى.

الاستنتاجات

نحن متحمسون للغاية بشأن ميزة تنقيح المستندات. إنها أداة هي الأولى من نوعها، وستجعل مهمة السجلات العامة أكثر سهولة في إدارة مهامك في السجلات العامة، وستتيح لك الكثير من الوقت لإنجاز العديد من المهام الأخرى، مع توفير الوقت الكافي.

كن آمناً هناك!