Redacción de documentos. Combinación de redacción manual y automática
La redacción de documentos tiende a ser una tarea tediosa porque hay que analizar línea por línea y se está de suerte cuando sólo hay que redactar unas pocas palabras y frases. Los antiguos softwares dedicados a la redacción automática de documentos no ofrecieron los resultados esperados. Son muchas las historias de contenidos redactados expuestos inadvertidamente debido a esos softwares y ya nadie confía en la palabra “automático” cuando se trata de redacción de documentos. CaseGuard sabía que había una mejor manera de hacerlo y lo consiguió con el uso combinado de las herramientas de redacción manual y automática en CaseGuard Studio.
La idea es combinar principios que maximicen la eficiencia laboral y proporcionen un ahorro en los costos totales. Nadie quiere quedarse atascado tratando de completar un trabajo al que no se le avizora un final y utilizando un agotador programa informático que requiere escribir comandos e invertir muchísimo tiempo para culminar tareas.
Uso de la redacción manual
La redacción manual en CaseGuard Studio es realmente sencilla, como debe ser. Se selecciona la herramienta de redacción manual, se resaltan las palabras que necesitan redacción (señalándolas, haciendo clic y manteniendo el cursor del ratón sobre ellas) y eso es todo.
La redacción manual es la base de todas las demás formas de redacción, tanto si se utilizan tipos automáticos pasivos (redacción de encabezados y pies de página/columnas) como activos (redacción por palabras clave o patrones de palabras). Si la redacción manual no está diseñada para funcionar con fluidez, los demás tipos de redacción serán ineficientes. La redacción manual es como gatear: hay que saberlo hacer bien antes de empezar a caminar o correr.
No hay mucho más que decir, salvo referirnos a una funcionalidad clave relacionada con la redacción automática y que trataremos a continuación.
Uso de la redacción automática
El truco es conseguir que los principios automáticos trabajen de forma cooperativa en el contexto de la redacción de documentos. Normalmente la redacción automática tiene problemas para reconocer los márgenes, el tamaño de la fuente, el interlineado y muchas de las propiedades que organizan y estructuran un documento típico. Sin embargo, en CaseGuard Studio hay dos elementos que diferencian la parte de la redacción automática que afecta a los documentos. En primer lugar, al utilizar la búsqueda por palabras clave en ambos tipos de redacción, se puede aplicar la redacción rápidamente en varias páginas, sin apenas esfuerzo. El segundo elemento abordado por CaseGuard es la forma en que las herramientas de redacción ven el documento. Tratar de hacer coincidir las propiedades de un documento entre una herramienta y un archivo creado en otro software es un trabajo engorroso. Lo que resulta más sencillo es crear una nueva plantilla a partir de la cual la herramienta pueda trabajar y que se ajuste al documento. Con este fin CaseGuard ha desarrollado la funcionalidad de propiedades fraccionarias. Esta funcionalidad permite a CaseGuard Studio evaluar cada documento en fragmentos extremadamente pequeños. Gracias a esto, las redacciones (y mejoras) se aplican de forma incremental y no vinculadas a los márgenes y las propiedades de un documento. Piense en ello como si se colocara una capa de papel cuadriculado sobre el documento a redactar y se pudiera colorear bloque por bloque y personalizar la coloración de cada línea utilizada.
Redacción manual y automática combinadas
Con estas funcionalidades añadidas a nuestras herramientas de redacción de documentos, se puede combinar la redacción manual y la automática de una forma extremadamente efectiva.
Con nuestra herramienta de análisis por palabras clave, busque palabras, frases y oraciones que desee redactar, resáltelas para su redacción automática y, a continuación, analice los resultados en la página para ver si necesita redactar manualmente algún contenido que aparezca antes o después de alguna palabra.
Redacte automáticamente la información personal de identificación y aporte parámetros a la redacción automática añadiendo tamaños de columna y fila. Mientras la redacción se lleva a cabo exitosamente a lo largo del documento, usted puede revisar cada página y redactar áreas más pequeñas en la que se ubican palabras con menor frecuencia de aparición en el texto. De este modo, usted está llevando a cabo un proceso de edición mientras sigue aplicando la redacción en vivo al documento. Al combinar ambos métodos de redacción, se gana en eficiencia en el proceso de edición.
Es probable que el uso de esta herramienta suponga una reducción del ochenta por ciento del trabajo invertido en finalizar una tarea, en comparación con los resultados obtenidos al utilizar otro software de redacción disponible en el mercado. Cuando se puede presumir de este tipo de cifras en el ahorro de costos, se sabe que se ha encontrado la solución a un problema.
Véalo en Acción
Conclusión
Cuando se trata de la redacción de documentos, se necesita un software que responda y eso es exactamente lo que ofrece CaseGuard Studio. Ya sea que se requiera de redacción manual, redacción automática o ambas, con este programa usted puede realizar sus tareas de forma rápida y sencilla y sin necesidad de capacitación especializada. CaseGuard Studio es la mejor opción. No sólo proporciona las herramientas de redacción más avanzadas, sino que reduce en gran medida la cantidad de tiempo invertido en finalizar un proyecto.
