¿Qué es la redacción de documentos PDF, por qué es importante y cómo se hace?

¿Qué es la redacción de documentos PDF?

La redacción de documentos PDF es el proceso de edición de un documento para eliminar y proteger datos sensibles. La redacción de documentos PDF se produce cuando se elimina información de un registro antes de su publicación o distribución. Hay muchos casos en los que los documentos que contienen información personal o datos sensibles pueden necesitar ser redactados antes de ser dados a conocer a terceros o al público en general. Por ejemplo, muchos informes gubernamentales que en su día fueron clasificados se han hecho públicos con cierta información redactada. La redacción permite la eliminación permanente de información confidencial antes de la distribución de los documentos. El ejemplo más común de redacción en los formularios es un rectángulo negro que cubre parte o, en algunos casos, todo el texto.

¿Por qué es importante la redacción?

La redacción es esencial para proteger y eliminar información personal y sensible antes de distribuir contenidos al público. Es un método ampliamente utilizado por el Gobierno, las fuerzas del orden, las empresas grandes y pequeñas e incluso los particulares para proteger cierta información. La información que se elimina de los documentos puede incluir nombres, direcciones, números de la Seguridad Social, fechas de nacimiento, secretos comerciales, secretos de seguridad nacional, entre otros muchos. Además, dependiendo del tipo de empresa, la legislación estatal, federal o internacional puede exigir la eliminación de cierta información. Por ejemplo, la CCPA o Ley de Derechos de Privacidad de California se aplica a cualquiera que haga negocios con residentes en California. Por tanto, aunque una persona resida en Maine o México debe cumplir esta legislación para hacer negocios con residentes de California.

Por otra parte, el Reglamento General de Protección de Datos o GDPR es una legislación de privacidad integral que funciona de manera similar a las leyes estadounidenses como la Ley de Derechos de Privacidad de California. Si alguien desea hacer negocios con cualquier residente de la Unión Europea, debe cumplir con el GDPR en todo momento, independientemente de dónde se encuentre ubicada físicamente su empresa. Por ejemplo, una empresa de Brasil que desee localizar sus ventas en la UE deberá conocer todos los requisitos del GDPR. Si se descubre que una empresa ha infringido estas normas, podría enfrentarse a juicios y sanciones económicas. Además, se puede prohibir a dichas empresas que sigan vendiendo sus productos y servicios en la región concreta en la que se hayan producido dichas infracciones.

La combinación de gastos judiciales, multas, sanciones y pérdida de la confianza de los consumidores puede ser fatal, incluso para las grandes empresas y corporaciones. El costo de no cumplir con las normas y reglamentos de privacidad se ha vuelto tan alto que mantener el cumplimiento se ha convertido en una de las principales prioridades para muchas empresas y organizaciones de todo el mundo. Antes de los sistemas informáticos el proceso de redacción incluía muchos elementos físicos y métodos manuales como rotuladores negros, tijeras, lápices de grasa y fotocopiadoras. Una vez que la tecnología permitió compartir documentos por medios electrónicos, la capacidad de redactar fue una necesidad para muchas empresas. Los días en los que se redactaban documentos complejos o clasificados a mano prácticamente han desaparecido.

¿Cómo redactar un documento PDF?

Hay muchas maneras de redactar un documento PDF. Una de las formas más utilizadas es mediante Adobe Acrobat Pro, ya que Adobe tiene las herramientas que permiten al usuario redactar con éxito los detalles de un documento PDF de forma rápida y precisa. Para redactar un documento PDF con Acrobat hay que seguir los siguientes pasos:

1. Abra su documento en Acrobat.
2. Seleccione HERRAMIENTAS y luego REDACTAR.
3. En el cuadro de diálogo abierto, haga clic en el botón EDITAR. Encontrará la opción REDACTAR TEXTO E IMÁGENES.
4. Con el ratón, haga clic con el botón derecho en cualquier texto o imagen.
5. Seleccione REDACTAR en el menú.

Redactar documentos PDF es relativamente fácil cuando se trata de una pequeña cantidad de textos o archivos. Sin embargo, en muchos casos cuando hay un gran número de documentos PDF con una variedad de datos o contenidos personales que deben ser redactados, los consumidores tienen que recurrir a alguno de los softwares especializados en redacción que usan el aprendizaje automático para procesar toda la información sensible sin tener que tardar los cientos de horas que tomaría hacerlo manualmente.

Por ejemplo, un software especializado en redacción como CaseGuard Studio cuenta con multitud de herramientas que pueden ayudar a aliviar la carga de trabajo durante el procesamiento. Además, se encarga de realizar traducciones automáticas, transcripciones, informes y mucho más. Para la mayoría de las empresas, el tiempo que se economiza en la gestión de miles de redacciones en masa no sólo ahorra dinero, sino que proporciona una mayor seguridad de los datos. Los algoritmos avanzados de aprendizaje automático pueden redactar automáticamente cualquier tipo de archivo de cualquier tipo de industria. Estos algoritmos pueden manejar archivos de personal y recursos humanos, registros policiales, médicos, bancarios y educativos, así como solicitudes de la FOIA. Asimismo, se puede buscar y redactar cualquier tipo de dato. Los siguientes tres métodos permiten redactar documentos PDF mediante CaseGuard Studio:

Redacción Manual

Esto es tan simple como usar la funcionalidad ARRASTRAR y SOLTAR para dibujar un rectángulo encima de los datos sensibles que usted quiere redactar.

Redacción de Páginas

Decida el número de páginas que desea redactar. Si desea redactar todas las páginas de su documento, elija la funcionalidad REDACTAR TODO.

Redacción Automática

Es tan sencillo como hacer clic en la herramienta BUSCAR y REDACTAR. Con esta herramienta puede redactar nombres, direcciones y números de teléfono y de la Seguridad Social. El programa escaneará sus archivos y redactará automáticamente lo que usted le indique. Cuando tenga que redactar miles de archivos, la opción más rentable y eficiente es gestionar automáticamente las redacciones masivas a través de un software de inteligencia artificial como CaseGuard Studio.

Prevenir errores

Como se ha mencionado anteriormente, no redactar eficazmente los datos personales puede resultar extremadamente costoso para las empresas y los gobiernos. Por tanto, es una buena idea asegurarse de que todos los empleados de una empresa o entorno empresarial comprendan la importancia de la redacción, así como la forma de redactar un documento correctamente. Desde el Gobierno hasta las grandes empresas, ha habido muchos casos ampliamente publicitados en los que la falta de redacción adecuada ha llevado a la vergüenza pública y al daño de la reputación. Cubrir una palabra con un cuadro negro no es lo mismo que redactar. Por ejemplo, veamos lo que podría ocurrir si alguien no sabe redactar correctamente un documento.

Los datos de la siguiente frase se han eliminado cubriéndolos con un recuadro negro.

Health Record – Patient: David Mcbrayer Date of Birth: 03/15/54.

Si se resaltan los recuadros con el ratón, se pueden seguir viendo los datos. Se puede abrir el archivo, eliminar fácilmente los recuadros negros y los datos quedan al descubierto. Se trata de un error común que puede conducir inadvertidamente a la divulgación de los datos personales de clientes o pacientes, poniéndolos en peligro de robo de identidad o fraude. Las leyes de privacidad existen para proteger a los individuos y las empresas de verse en esa nefasta situación. Ninguna empresa quiere causar un perjuicio a sus clientes o perder su buena reputación. Si los clientes creen que sus datos no están seguros, dejarán de revelarlos a una empresa.

Debido al aumento de los documentos electrónicos en todas las industrias, tanto en el sector público como en el privado, la redacción será, sin duda, una parte necesaria del entorno empresarial durante muchos años. Además, las nuevas normativas sobre privacidad que se han aprobado en todo el mundo recientemente han redefinido por completo lo que significa proteger la información personal. Como resultado de esto, las empresas pueden esperar que el número de normas y reglamentos sobre privacidad siga creciendo en los próximos años. Para mantenerse a la vanguardia, las entidades y organizaciones empresariales deben asegurarse de que cuentan en todo momento con los métodos de redacción de mayor calidad. Por ello, muchas empresas han descubierto que la utilización de un software de redacción automática es el enfoque más eficaz, ya que las leyes que ahora rigen la recopilación, transferencia y divulgación de información personal son demasiado estrictas y rigurosas como para arriesgarse a cometer errores que pueden derivarse de intentar redactar los documentos manualmente.